Limit znaków w ogłoszeniach unijnych, niespodziewany problem dla zamawiających
Czego dowiesz się z mojego wpisu:
Limit znaków w ogłoszeniach unijnych został wprowadzony z powodu ograniczonego miejsca w formularzach ogłoszeń
Limit znaków w ogłoszeniach unijnych pojawił się wraz z wejściem w życie nowych dyrektyw unijnych dotyczących zamówień publicznych. Nowe wzory ogłoszeń unijnych wymuszają zachowanie dla każdego pola limitu wynoszącego od 400 do 4 000 znaków. W przypadku większości pól jest on wystarczający i umożliwia umieszczenie wymaganych informacji. Nie jest tak jednak dla wszystkich z nich, co dotyczy zwłaszcza tych zawartych w ogłoszenia o zamówieniu. To problem, gdyż ustawa prawo zamówień publicznych wyraźnie określa zakres informacji, które należy uwzględnić w takim ogłoszeniu.
Jak wygląda rozwiązanie problemu limitu znaków w ogłoszeniach unijnych?
W przypadku informacji, które nie zmieszczą się w ogłoszeniu powinieneś wskazać, iż z uwagi na brak miejsca pełna informacja znajduje się w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. To rozwiązanie jest akceptowane, choć na razie jedynie w pojedynczych źródłach. Oczywiście to nie wszystko co powinieneś wiedzieć, dlatego zachęcam Cię do dalszego czytania.
Wymagania ustawy
Wymogi co do treści ogłoszenia o zamówieniu w przetargu nieograniczonym zawiera art. 41 p.z.p.
Niektóre wymagane tam elementy ogłoszenia to:
- nazwa i adres zamawiającego,
- adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia,
- określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia,
- warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy wykluczenia,
- wykaz oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia,
- informacja na temat wadium.
Limit znaków w ogłoszeniach unijnych jest najbardziej dotkliwy w przypadku wymogu wskazania podstaw wykluczenia oraz wykazu oświadczeń lub dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia. Są to rozbudowane informacje – sama lista podstaw wykluczenia jest długa, a może zostać przecież jeszcze rozszerzona o wybrane fakultatywne podstawy wykluczenia określone w art. 24 ust. 5 p.z.p. Jeszcze dłuższa jest informacja co do oświadczeń i dokumentów, jakie będą żądane od wykonawców w postępowaniu. Pozostałe elementy ogłoszenia albo nie wymagają aż takiej ilości miejsca, albo są porozdzielane pomiędzy kilka pól w formularzu (jak informacje o warunkach udziału w postępowaniu oraz oświadczeniach lub dokumentach potwierdzających ich spełnianie).
Jak dużym problemem dla sprawnego przeprowadzenia przetargu jest limit znaków w ogłoszeniach unijnych?
Problem jest istotny. Po pierwsze, prawo zamówień publicznych wymaga, by ogłoszenie o zamówieniu zawierało podstawy wykluczenia i inne informacje, a nie jedynie odesłanie do tych informacji zawartych w specyfikacji. Po drugie, brak pełnej informacji o warunkach udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub kryteriach oceny ofert to jedna z nieprawidłowości stanowiących podstawę do wymierzenia korekty finansowej pomniejszającej współfinansowanie Unii Europejskiej. Takie zagrożenie ma swoją wagę. Wreszcie, zupełny brak informacji to utrudnienie dla wykonawców, którzy za każdym razem muszą sięgać do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, by określić najważniejsze informacje dotyczące zamówienia.
uchwała Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 19 października 2010 r. (sygn. akt KIO/KU 76/10)
Nie jest, wbrew twierdzeniom zamawiającego, wystarczającym odesłanie do brzmienia specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym podanie adresu strony internetowej zawierającej tę specyfikację. Nie jest trafną także argumentacja zamawiającego, zgodnie z którą, ogłoszenie dotyczące przedmiotowego postępowania zawierało wszystkie wymagane informacje na temat dokumentów, które należało złożyć na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu.
uchwała Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 27 maja 2015 r. (sygn. akt KIO/KD 29/15)
Izba podziela stanowisko kontrolującego w zakresie naruszenia przez zamawiającego art. 41 pkt 7 i 8 w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy Pzp poprzez stosowanie nieprawidłowej praktyki zamieszczania w ogłoszeniu o zamówieniu odesłań do innych dokumentów, w tym do zapisów specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie informacji o warunkach udziału w postępowaniu i opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków oraz informacji na temat wadium.Zgodnie z treścią art. 41 pkt 7 i 8 ustawy Pzp ogłoszenie o zamówieniu musi zawierać warunki udziału w postępowaniu wraz z opisem sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków oraz informację na temat wadium.
Limit znaków w ogłoszeniach unijnych, jak sobie radzić?
Przejrzałem kilkadziesiąt ogłoszeń, by sprawdzić jak inni radzą sobie z tym problemem. Oto co zauważyłem:
- nie opisują w ogóle podstaw wykluczenia czy wykazu dokumentów,
- korzystają ze starych wzorów ogłoszeń odnoszących się do poprzednio obowiązujących dyrektyw (nie ma tam limitu znaków…),
- stosują odesłanie do przepisów prawa zamówień publicznych dotyczących podstaw wykluczenia oraz przepisów rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów,
- stosują odesłanie do specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- starają się skrócić wymaganą informację lub umieszczają ją w w kilku różnych polach.
Nie warto przyjmować pierwszych dwóch sposobów. Pierwszy to oczywiście nie sposób na uniknięcie problemu, lecz raczej przepis na wadliwe postępowanie. Drugi jest przewinieniem mniejszego kalibru, ale i tak nie mogę go polecić. Warte rozważenia są jedynie odesłania lub robienie skrótów.
Skracanie tekstu
Pierwsza moja sugestia jest następująca: sprawdź czy rzeczywiście informacje, które chcesz zamieścić w ogłoszeniu nie zmieszczą się w nim. Wszelkie skróty i odesłania stosuj jedynie, gdy jest to niezbędne. Najprawdopodobniej taką informacją, która nie wpisze się w limit jest wykaz oświadczeń i dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia. Mieści się on w jednym polu jeśli dotyczy tylko obligatoryjnych podstaw wykluczenia. Dokładniej to prawie się mieści, gdyż nie wystarczy miejsca na opis dokumentów składanych przez wykonawców zagranicznych lub dotyczących osób mieszkających za granicą.
Co więcej, trudno sensownie skrócić ten wykaz, skoro znaczenie ma w nim praktycznie każdy wyraz. Nie napiszesz przecież „zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego o niezaleganiu”, skoro nie tylko będzie to niejasne, ale również nieprawdziwe. Jak widać skracanie jest tylko połowicznym rozwiązaniem.
Dopiero teraz mogę zaproponować zastąpienie wybranych informacji odesłaniem do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dopiero teraz, bo trudno bez rozważenia innych możliwości sugerować rozwiązanie niezgodne z literalnym brzmieniem ustawy. Co więcej nadal bym ich nie sugerował, przynajmniej nie publicznie, bez choćby pojedynczego sygnału aprobaty „z góry”. W porównaniu do wcześniejszych uchwał KIO, które oceniały stan, gdzie nie było limitu znaków, trochę się jednak zmieniło.
Spójrz na fragmenty z poniższego wyroku KIO.
wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 31 stycznia 2017 r. (sygn. akt KIO 101/17)
W przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego informacje o warunkach udziału i dokumentach dostępne są jednocześnie w dwóch dokumentach, tj. ogłoszeniu i siwz, do których wykonawcy mają pełen dostęp. Przy obszernych wymaganiach może się okazać, że limit znaków w ogłoszeniu uniemożliwia ich pełne opisanie i w takiej sytuacji zamawiający będą zmuszeni odsyłać do zapisów siwz lub dokonywać sprostowania ogłoszenia poprzez jego uzupełnienie.
W ocenie Izby, tego rodzaju sytuacje nie stanowią z automatu o naruszeniu Ustawy, jeżeli tylko zamawiający zadba o to, żeby wykonawcy mieli dostęp w ogłoszeniu do informacji o miejscu publikacji siwz możliwej do pobrania od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu, a także zadba, aby informacje zamieszczone w ogłoszeniu oraz siwz nie były ze sobą sprzeczne. (…)
W ocenie Izby taki sposób zredagowania ogłoszenia, przy limicie możliwych do zamieszczenia znaków, nie narusza uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.
Jak wygląda podejście Ministerstwa Rozwoju wobec limitu znaków w ogłoszeniach unijnych?
Stanowisko Ministerstwa Rozwoju
Brak pełnej informacji o warunkach udziału oznacza uniemożliwienie potencjalnym wykonawcom zapoznanie się z wszystkimi okolicznościami umożliwiającymi złożenie prawidłowej oferty.
Wyjaśnienie: nieuzasadnionym byłoby stosowanie korekt finansowych za niezamieszczenie w ogłoszeniu publikowanym w DUUE tzw. pełnej informacji o warunkach udziału w postępowaniu oraz o dokumentach potwierdzających spełnianie tych warunków, jeśli byłoby to spowodowane ograniczeniami technicznymi (limit znaków w formularzach ogłoszeń ustanowiony w systemie SIMAP).
Należy przy tym zastrzec, że każdy tego typu przypadek należy oceniać indywidualnie, biorąc pod uwagę, czy łącznie spełnione zostały następujące okoliczności:
- w SIWZ zamieszczono wszelkie i wyczerpujące informacje o zamówieniu,
- w ogłoszeniu o zamówieniu publikowanym w DUUE udostępniono adres strony internetowej zapewniającej nieograniczony, pełny, bezpośredni i bezpłatny dostęp do dokumentów zamówienia,
- w ogłoszeniu zamieszczono skróconą (ze względu na limit znaków) informację o warunkach udziału w postępowaniu oraz o wykazie oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, w zakresie zgodnym z dyrektywami Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24 (dyrektywa klasyczna) albo 2014/25 (dyrektywa sektorowa) oraz rozporządzeniem Komisji (UE) 2015/1986 (wymogi sekcji III w polach III.1 1) do III.1.3)3 formularza Ogłoszenie o zamówieniu.
W opinii IK UP spełnienie wymienionych wyżej warunków jest wystarczające, aby nie nakładać korekty finansowej z tytułu braku pełnej informacji w ogłoszeniu.
Podsumowując, najbezpieczniej jest:
- stosować odesłania tylko tam, gdzie to niezbędne (czyli również nie korzystać z opcji „kryteria kwalifikacji zgodne z dokumentami zamówienia”, skoro konkretny warunek mieści się w limicie znaków)
- stosować odesłania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- i oczywiście podać adres strony internetowej, z której można pobrać specyfikację zawierającą te informacje w pełnym zakresie.
O zmianie informacji, która nie zmieściła się w ogłoszeniu o zamówieniu, nadal powinieneś informować za pomocą ogłoszenia o zmianie. Nie wystarczy sama zmiana specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
W przypadku trybów innych niż przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony nie masz obowiązku publikowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej jednocześnie z opublikowaniem ogłoszenia.
W takiej sytuacji możesz albo skorzystać z możliwości jej wcześniejszej publikacji na stronie, albo rozważyć zamieszczenie tam jedynie informacji, które zawiera ogłoszenie, już w pełnej formie.
