Uzupełnienie odpisu z CEIDG lub KRS

Uzupełnienie odpisu z CEIDG lub KRS

8 min czytania

Uzupełnienie CEIDG

Jaka jest możliwość uzupełnienia zaświadczenia z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)? Niestety dosyć ograniczona – kiedy zamawiający wzywa do uzupełnienia dokumentów złożonych z ofertą, wymaga by dokumenty potwierdzały spełnianie warunków na dzień składania ofert. Nie wystarczy, by potwierdzały stan na dzień uzupełnienia dokumentów.

Co z tego wynika? Jeśli otrzymasz wezwanie do uzupełniania zaświadczenia (odpisu) z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, to albo masz w szufladzie wymagany dokument wystawiony najpóźniej w terminie składania ofert, którego tylko nie dołączyłeś do oferty, albo masz kłopot. Na czym polega problem?

Zaświadczenie można uzyskać ze strony www.ceidg.gov.pl. Widnieje na nim data wygenerowania z systemu, jednocześnie będąca datą określającą aktualność danych zawartych w zaświadczeniu. Skoro zaświadczenie zostało wygenerowane 17 sierpnia 2014 roku, to dane przedstawiają stan na 17 sierpnia 2014 roku. Co do zasady nie możliwości wygenerowania zaświadczenia aktualnego na inny dzień. A mimo, że jest po terminie składania ofert interesuje Cię zaświadczenie wystawione przed terminem składania ofert (nie wcześniej jednak niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert). To jest ten kłopot.

Zgodnie z rozporządzeniem o dokumentach (dokładniej w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane) zamawiający może żądać od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą aktualnego odpisu z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Sama ustawa o swobodzie działalności gospodarczej mówi o zaświadczeniach o wpisie w CEIDG i w art. 38 ust. 4 określa, iż mają one formę dokumentu elektronicznego albo wydruku ze strony internetowej CEIDG.

Tylko czy każdy wydruk ze strony CEIDG jest zaświadczeniem? Pierwszy ekran pokazujący aktualne dane każdego z przedsiębiorców wpisanych do CEIDG opatrzony jest dopiskiem:

„Niniejszy wydruk jest zgodny z art. 38 ust. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 r. i ma moc zaświadczenia o wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej RP.”

Dane historyczne, do których można uzyskać dostęp ze strony CEIDG, już nie są opatrzona taką klauzulą. Nie zawierają też daty określającej stan ewidencji, co jest równie istotne dla celów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Zamawiający żądając dokumentu na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu (tu, niepodlegania wykluczeniu) nie może zadowolić się oświadczeniem. Nie może też uznać formy mieszanej, jak można określić zaświadczenie uzupełnione o oświadczenie wykonawcy:

  • zaświadczenie z datą zbyt wczesną (wcześniejszą niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert) lub zbyt późną (po terminie składania ofert), uzupełnione oświadczeniem, że dane te są również aktualne na dzień składania ofert,
  • zaświadczenie bez daty, uzupełnione oświadczeniem, jakiego okresu dane dotyczą (kiedy były aktualne).

Historyczny stan ewidencji nie jest opatrzony datą ani klauzulą o mocy zaświadczenia, więc jest problem, jak należy go potraktować. W końcu to, że system informatyczny ewidencji ujawnia pewne dane, nie oznacza, że pełnią one rolę zaświadczenia.

Nie wyobrażam sobie zaświadczenia bez daty. Skoro zaświadczenie stanowi urzędowe poświadczenie pewnych faktów lub stanu prawnego, to data stwierdzenia tych informacji jest kluczowa. W oderwaniu od niej zaświadczenie nie może funkcjonować, bez niej to tylko informacja, że kiedyś w przeszłości stwierdzone zaświadczeniem COŚ miało miejsce.

Może więc wydrukować również historię zmian, z której zazwyczaj będzie wynikało, że od terminu składania ofert nie wprowadzono żadnych zmian w ewidencji? Tym samym zaświadczenie po terminie składania ofert prezentowałoby stan aktualny również w terminie składania ofert. Tylko co będzie informacją, że rejestr zmian został wygenerowany po terminie składania ofert, skoro nie ma na nim odpowiedniej daty?

Dodatkowo ustawa o swobodzie działalności gospodarczej mówi we wspomnianym już art. 38 ust. 4:

zaświadczenia (…) w zakresie jawnych danych, o których mowa w art. 25 ust. 1, mają formę dokumentu elektronicznego albo wydruku ze strony internetowej CEIDG.

Wynika z tego, iż treścią zaświadczenia są dane określone w art. 25 ust. 1, które nie obejmują historii zmian (choć zgodnie z art. 23 ust. 3 pkt 4 tejże ustawy zadaniem samej ewidencji jest umożliwienie ustalenia terminu i zakresu zmian wpisów w CEIDG oraz wprowadzającego je organu).

Wniosek, który wysnuwam – nie da się wykazać dokumentem braku podstaw do wykluczenia nie dysponując zaświadczeniem wystawionym najpóźniej w terminie składania ofert.

Pomoc zamawiającego?

Jedyna nadzieja przy braku właściwego dokumentu do uzupełnienia to liczyć na tolerancję zamawiającego (którzy czasem tolerują i większe przewinienia). Czy taka tolerancja byłaby właściwa? Chciałbym prezentować liberalne stanowisko – skoro zamawiający może sam zweryfikować stan ewidencji, to powinien wziąć go pod uwagę. Skoro widzi, że nie ma wpisu dotyczącego upadłości i nigdy go nie było, to trudno wykluczyć takiego wykonawcę. Trudno, ale jednak nie ma innego wyboru.

Zaakceptowanie takiego stanowiska prowadziłoby do uznania za niecelowy samego wymogu żądania zaświadczenia z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W końcu wszystko, co ma wykazywać zaświadczenie, można sprawdzić na www.ceidg.gov.pl. Wystarczy byle punkt zaczepienia: NIP czy nazwisko i adres. Można się nie zgadzać z prawodawcą w osobie Prezesa Rady Ministrów, ale nie warto wygłaszać długich wywodów tylko po to, by dojść do wniosku, że zaszło się o krok za daleko – z interpretacji prawa do jego tworzenia.

Otrzymawszy wezwanie do uzupełnienia zaświadczenia z CEIDG jakąś odpowiedź trzeba przygotować. Wszystko, aby nie narazić się na utratę wadium, nawet jeśli nie mamy dokumentu spełniającego wymagania zamawiającego. Jednocześnie nie zaszkodzi spróbować uprawdopodobnić braku podstaw do wykluczenia w dniu składania ofert, a nuż zamawiający zaakceptuje taką odpowiedź. Proponuję w takim wypadku przekazać zamawiającemu zaświadczenie z CEIDG wystawione po terminie składania ofert wraz z wydrukiem strony dostępnej pod przyciskiem Historia Zmian. Czasem to wystarczy, wtedy należy się szczerze cieszyć.

Uzupełnienie KRS

Dla miłej odmiany, uzupełnienie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) jest możliwe i nieskomplikowane. Tak jak CEIDG nie umożliwia generowania pełnego (wraz z danymi historycznymi) zaświadczenia, tak Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego wydaje odpisy pełne, które pokazują historię wpisów od chwili wprowadzenia informacji o podmiocie do Krajowego Rejestru Sądowego.

Odpis pełny dostępny jest jedynie w formie dokumentu wydawanego przez Centralną Informację KRS. To oznacza, że:

Praktycznie rzecz biorąc większość czytelników wie, gdzie i jak uzyskać taki odpis, bo jeszcze do niedawna nie funkcjonował wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu i dokładnie w ten sam sposób trzeba było uzyskać odpis aktualny.

Uzyskany odpis pełny jest gotowy do przekazania zamawiającemu, jedynie na wszelki wypadek odpowiadając na wezwanie do uzupełnienia można wyjaśnić w piśmie przewodnim, jaki jest charakter odpisu pełnego:

Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie ustroju i organizacji Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz trybu i sposobu udzielania informacji z Krajowego Rejestru Sądowego i wydawania kopii dokumentów z katalogu, a także struktury udostępnianych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru oraz cech wydruków umożliwiających ich weryfikację z danymi w Rejestrze odpis pełny zawiera treść wszystkich wpisów w rejestrze pod danym numerem KRS, dokonanych od chwili pierwszego wpisu, z wyjątkiem wpisów niepodlegających ujawnieniu.

Tym samym odpis pełny wskazuje również na stan wpisów aktualny na dzień składania ofert potwierdzając brak podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania.

Wniosek dla wykonawców

Skoro uzupełnienie zaświadczenia z CEIDG jest praktycznie niemożliwe bez posiadania takiego dokumentu w szufladzie, najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie takiej wypełnionej szuflady. To samo dotyczy zresztą zaświadczeń z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego i Krajowego Rejestru Karnego. Po prostu nie rzadziej niż co 6 miesięcy (3 miesiące dla zaświadczeń z ZUS i US) należy uzyskiwać kolejny dokument. W przypadku zaświadczenia z CEIDG jest to bezpłatne, tym bardziej warto zabezpieczyć się na przyszłość. Jeden dodatkowy plik na dysku lub jeden dodatkowy dokument w szufladzie może oszczędzić nam wielu kłopotów.