Chcesz sprawdzić ofertę konkurencji?

Co powinieneś wiedzieć?

Pamiętaj, że sprawdzanie oferty odbywa się w zupełnie innych warunkach niż jej przygotowywanie.

Często oferta jest przygotowywana w pośpiechu, wręcz na ostatnią chwilę. Inna zadania w pracy czy oczekiwanie na wyceny od podwykonawców i dostawców potrafią opóźnić cały proces do ostatniej chwili. Widzimy to również po swoich klientach.

W takiej sytuacji dużo łatwiej o pomyłkę. Ktoś tę ofertę musiał przygotować i złożyć pod presją czasu, ale kiedy zlecisz nam jej weryfikację zajmiemy się tym na spokojnie i w pełnym skupieniu. Wszystko po to, by żadne potknięcie konkurencji nam nie umknęło.

Jak sprawdzamy?

Pierwszy etap weryfikacji to zapoznanie się z dokumentacją postępowania i jej zmianami w trakcie postępowania. Szczególną uwagę zwracamy na:

• dokonywane zmiany specyfikacji warunków zamówienia,
• zapisy nieszablonowe, które rzadko pojawiają się w przetargach,
• wymogi, które nie zostały jasno opisane.

Oczywiście jednak zapoznajemy się z całością specyfikacji warunków zamówienia, inaczej nie ma mowy o kompletnej weryfikacji oferty w kolejnym etapie.

Pozyskane informacje oraz znajomość orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej to wzorzec, do którego jest porównywana treść weryfikowanej oferty.

Badamy wszystkie złożone przez konkurencję dokumenty, jednak najczęściej błędy dotyczą poniższych kwestii:

• złożonych wyjaśnień rażąco niskiej ceny, w tym złożonych dowodów – jest to jeden z elementów, który dość często przynosi zastrzeżenia i wielu już sytuacjach stanowił podstawę do odrzucenia konkurencyjnej oferty,
• kompletności informacji podanych w celu uzyskania wyższej punktacji w kryteriach oceny ofert,
• nieprawdziwych informacji w dokumentach potwierdzających należyte wykonanie zamówienia,
• określenia parametrów i funkcjonalności oferowanego urządzenia,
• prawidłowości dokumentów, których nie można uzupełnić.

Dlaczego powinieneś postawić na profesjonalne sprawdzenie?

Niektóre błędy są dość proste do wykrycia. Inne wymagają dużej staranności, by je odkryć. Są też jednak takie, gdzie i staranność, i zwykła znajomość prawa zamówień publicznych nie są wystarczające.

Dopiero duże doświadczenie wynikające z wielu zakończonych spraw dotyczących błędów w ofertach oraz znajomość orzecznictwa KIO dają szansę na ich ujawnienie…

Mamy doświadczenie w obsłudze wielu branż: budowlanej, medycznej, usług leśnych, utrzymania zieleni, dostawców wyposażenia dla szkół wyższych, odpadowej, przewoźników autobusowych i innych. Doświadczenie to obejmuje również weryfikację ofert – w rzeczywistości jest to jedna z ciekawszych części naszej pracy.

Jakie są szanse pozytywnego wyniku weryfikacji?

Bardzo trudno oszacować szanse pozytywnego wyniku weryfikacji, gdyż zależą one w dużej mierze od czynników zupełnie indywidualnych.

Im więcej dokumentów należało złożyć w przetargu, tym większa szansa na znalezienie błędów. Po pierwsze, większy rozmiar oferty do przygotowania daje większą szansę na popełnienie błędu. Po drugie, przygotowanie wielu dokumentów wymaga więcej czasu i wysiłku, a często wykonawcy przygotowują ofertę na ostatnią chwilę.

Podobnie, im zamawiający mniej starannie przygotował dokumentację, tym bardziej warto weryfikować ofertę konkurencji. Po pierwsze, mniej czytelna dokumentacja zwiększa szansę wystąpienia błędów w ofertach. Po drugie, jest spore ryzyko, że również oferty nie będą sprawdzane zbyt starannie, więc nawet jeśli zamawiający będzie dysponował dużą wiedzą, to może po prostu pewne błędy pominąć.

Dobrze, jeśli możemy rozpocząć sprawdzanie ofert konkurencji jak najszybciej. Nie wpływa to na szansę odkrycia błędów, ale na łatwość wpłynięcia na decyzje zamawiającego. Jeśli zdecydujesz się skorzystać z naszej pomocy niedługo po otwarciu ofert, masz większe szanse przekonania zamawiającego do swoich racji i uniknięcia postępowania odwoławczego

No i wreszcie, najwięcej zależy od samego wykonawcy składającego ofertę i jego profesjonalizmu. Nie znajdziemy błędów, tam gdzie po prostu ich nie ma.

Czy weryfikacja ofert do dobra inwestycja?

Moim zdaniem tak.

Na weryfikację konkurencyjnych ofert należy patrzeć jak na proces. Nie można przewidzieć czy w danym postępowaniu przyniesie najlepszy rezultat (czyli ujawnienie błędu w konkurencyjnej ofercie, co spowoduje jej odrzucenie), ale ma te rezultaty przynieść w założonym okresie czasu. Dopiero wówczas można porównać poniesione koszty weryfikacji z korzyściami z uzyskania dodatkowego zamówienia w którymś postępowaniu.

Jeśli zastanowisz się ile zyskasz na odrzuceniu konkurencyjnej oferty w przeciętnym postępowaniu, w którym bierzesz udział i przyrównasz to do kosztu weryfikacji oferty, to najpewniej okaże się, że te korzyści pokryłyby koszt nawet kilkudziesięciu takich weryfikacji.

I oczywiście mam świadomość, że pojedyncze niepowodzenia zniechęcają, ale komu udaje się rozwinąć swój biznes, kto zniechęca się pojedynczymi niepowodzeniami?