Jakie są koszty odwołania do KIO i kiedy uzyskasz ich zwrot?

Jakie są koszty wniesienie odwołania?

Wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) jest inwestycją. Wymaga poniesienia nakładów, jednak celem jest późniejsze uzyskanie znacznie większych korzyści.

Koszt wniesienia odwołania to przede wszystkim wpis (czyli opłata za rozpoznanie sprawy wnoszona na rachunek Urzędu Zamówień Publicznych). Jego wysokość określona rozporządzeniem wynosi:

• 7 500 złotych – dla zamówień na dostawy lub usługi o wartości poniżej progów unijnych i 15 000 zł w postępowaniach o wyższej wartości.
• 10 000 złotych – dla zamówień na roboty budowlane o wartości poniżej progów unijnych i 20 000 zł w postępowaniach o wyższej wartości.

Oprócz wpisu, Twoim kosztem jest samo przygotowanie odwołania, zazwyczaj w postaci wynagrodzenia pełnomocnika (przy okazji, typowe wynagrodzenie dla naszych spraw sprawdzisz tutaj).

Nie muszę chyba pisać, że odwołanie to nie jest moment na samodzielne działanie, chyba że masz w zespole prawnika mocnego w tym zakresie lub zamawiający popełnił trywialny błąd. Skorzystaj z pomocy osoby, która zweryfikuje Twoje stanowisko, wzmocni je, a następnie przygotuje odwołanie i będzie Cię reprezentować na posiedzeniu Krajowej Izby Odwoławczej.

Kiedy przysługuje zwrot kosztów odwołania?

Jak każda inwestycja, tak i wniesienie odwołania może się zwrócić lub nie. Główną korzyścią, jaką możesz uzyskać składając odwołanie jest zmiana decyzji zamawiającego. Krajowa Izba Odwoławcza może nakazać zamawiającemu wykonanie konkretnych czynności w postępowaniu lub ich unieważnienie.

Dodatkowa korzyść jest taka, że za wygraną w przed Izbą idzie zwrot poniesionych przez Ciebie kosztów postępowania. W przypadku uwzględnienia odwołania przez KIO, czyli uznania Twoich zarzutów za zasadne, Izba zasądzi zwrot kosztów postępowania odwoławczego – od zamawiającego na Twoją rzecz.

Co obejmuje zwrot kosztów postępowania odwoławczego?

Zwrot kosztów postępowania odwoławczego obejmuje:

• wpis,
• wynagrodzenia pełnomocnika (jednak nie więcej niż 3 600 złotych),
• koszty związane z dojazdem na posiedzenie Izby oraz inne uzasadnione koszty.

Zwrot wpisu jest zasądzany bez wniosku, pozostałe koszty wymagają złożenia wniosku do Izby. Zwrot kosztów wynagrodzenia pełnomocnika jest możliwy tylko w przypadku, gdy ten pełnomocnik reprezentuje Cię na rozprawie. Samodzielne uczestnictwo nie uprawnia do zwrotu w tym zakresie.

Zwrot kosztów wynagrodzenia pełnomocnika jest ograniczony kwotowo do wartości 3600 złotych. To ograniczenie, ale działające w obie strony. W przypadku ewentualnej przegranej również kwota zasądzona od Ciebie będzie ograniczona.

Jak wyglądają koszty w przypadku negatywnego rozstrzygnięcia sprawy przez Izbę?

Jak więc wygląda sytuacja w przypadku, gdy Izba merytorycznie rozpatrzy sprawę, a następnie uzna w całości zasadność stanowiska zamawiającego? W przypadku oddalenia odwołania Krajowa Izba Odwoławcza kosztami postępowania obciąży Ciebie.

Będziesz zobowiązany do zwrotu zamawiającemu poniesionych przez niego i zasądzonych kosztów. Zazwyczaj jest to tylko wynagrodzenie pełnomocnika (pamiętaj, nie więcej niż 3 600 złotych). Czasem dodatkowo koszty dojazdu czy noclegu przed rozprawą.

Natomiast wpłacony przez Ciebie wpis po prostu przepadnie.

Co w przypadku częściowego uwzględnienia odwołania?

Częściowe tylko uwzględnienie odwołanie – czyli częściowa wygrana przed KIO (która jest jednoznaczna z przegraną w pozostałej części) – oznacza, iż Izba rozdzieli koszty postępowania odpowiednio do wyniku sprawy.

Może się to skończyć tym, że uzyskasz zwrot kosztów, ale jedynie częściowy, tym, że taki częściowy zwrot zostanie przyznany zamawiającemu lub żadna ze stron nie otrzyma zwrotu kosztów, a każda z nich pozostanie ze swoimi kosztami.

Jak wygląda zwrot kosztów w przypadku cofnięcia odwołania?

Złożone odwołanie możesz wycofać. W 2024 roku aż 22% wniesionych odwołań zakończyło się umorzeniem postępowania z powodu cofnięcia odwołania przez odwołującego wykonawcę. Ten odsetek jest podobny od wielu lat.

To dużo. Spora część z cofniętych odwołań została jednak złożona jedynie w celu wywarcia nacisku na zamawiającego (z nadzieją na uwzględnienie odwołania przez zamawiającego). Odwołujący nie chce jednak ryzykować utraty całego wpisu związanego z ewentualną przegraną przed Izbą.

Zdarza się również, że intencją odwołującego jest jedynie opóźnienie rozstrzygnięcia postępowania. Tego typu odwołania najczęściej są wycofywane przed rozpatrzeniem ich przez Izbę.

No dobrze, ale jak wygląda kwestia zwrotu kosztów w przypadku cofnięcia przez Ciebie odwołania?

Tu mamy jeden znaczący moment – otwarcie rozprawy przez Izbę. Cofnięcie odwołania przed rozprawą oznacza zwrot przez Izbę 90% uiszczonego wpisu. Przepada jedynie pozostałe 10%. Nie będziesz też zobowiązany do zwrotu kosztów zamawiającemu.

Cofnięcie odwołania po otwarciu rozprawy wywołuje zupełnie inne skutki – to prawdziwa kapitulacja. Jesteś traktowany jako przegrywający sprawę z obowiązkiem zwrotu zamawiającemu kosztów postępowania. Nie otrzymasz również zwrotu uiszczonego wpisu.

Co z kosztami w przypadku uwzględnienia odwołania przez zamawiającego?

Uwzględnienie odwołania przez zamawiającego w całości oznacza, iż zgodził się on ze wszystkimi zarzutami odwołania. W takim przypadku Izba umorzy postępowanie odwoławcze.

Jest to jeszcze częstsza sytuacja niż cofnięcie odwołania, jeśli łącznie spojrzymy na odsetek spraw formalnie uwzględnionych przez zamawiających (20%) oraz tych umorzonych z uwagi na unieważnienie przez zamawiającego zaskarżonej czynności (9%), czyli tam gdzie również doszło do zmiany decyzji zamawiającego wskutek jej zaskarżenia.

W powyższych przypadkach otrzymasz zwrot pełnej kwoty wpisu z rachunku Urzędu Zamówień Publicznych. Zamawiający nie zwróci Ci jednak żadnych kosztów, pomimo tego, że uznał swój błąd. Koszty Twojego pełnomocnika pozostaną więc w całości po Twojej stronie.

Powyższe ma na celu dodatkowe zachęcanie zamawiających do uwzględniania odwołań, tam gdzie jest to właściwe.

Zazwyczaj jest jednak tak, że zmiana decyzji zamawiającego jest na tyle dużą korzyścią, że te poniesione koszty sporządzenia odwołania nie są wówczas istotne. Dodatkowo sytuacja jest tu podobna do tej przy cofnięciu odwołania przed rozpoczęciem rozprawy. Wówczas również nie zwracasz zamawiającemu kosztów pełnomocnika, choć mógł już ponieść koszty związane z przygotowaniem się do sprawy odwoławczej.

Co w przypadku złożenia sprzeciwu wobec uwzględnienia odwołania?

Opisana powyżej sytuacja z uwzględnieniem odwołania przez zamawiającego jest najbardziej typowa. Zdarza się jednak również, że wobec formalnego uwzględnienia odwołania sprzeciw wnosi wykonawca, który wcześniej przystąpił do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego (najczęściej to wykonawca, którego oferta może w ten sposób przestać być najkorzystniejsza).

Zasada w tym przypadku jest prosta: to wnoszący sprzeciw przejmuje ciężar prowadzenia sporu z Tobą. Jeśli Izba uwzględni odwołanie, czyli wygrasz sprawę, wszystkie poniesione przez Ciebie koszty postępowanie pokryje wnoszący sprzeciw (Twój konkurent do uzyskania zamówienia). Dodatkowo może on zostać obciążony kosztami poniesionymi przez zamawiającego.

W przypadku oddalenia odwołania przez Izbę koszty postępowania obciążą… niestety Ciebie. Wcale nie zamawiającego, który uwzględnił Twoje odwołanie uznając je za zasadne. Tak jak w przypadku sprawy przegranej na rzecz zamawiającego stracisz wpis i będziesz zmuszony zwrócić opisywane przeze mnie już wcześniej koszty postępowania. Jedynie zwrot tych kosztów będzie miał miejsce na rzecz konkurenta, który wniósł sprzeciw, a nie zamawiającego.

Co z kosztami w przypadku zwrotu odwołania?

Dla pełnej informacji opiszę Ci również jak wyglądają kwestie kosztowe w znacznie rzadszych sytuacjach.

Po wniesienie odwołania zostanie ono poddane ocenie pod kątem spełniania wymogów formalnych. To pierwszy etap jego oceny. Jeśli odwołanie zawiera braki obowiązkowego elementu odwołania, których nie uda Ci się uzupełnić lub spóźniłeś się z wniesieniem wpisu odwołanie zostanie po prostu zwrócone. Postępowanie odwoławcze nie będzie miało dalszego ciągu.

Otrzymasz wówczas zwrot kwoty uiszczonej tytułem wpisu.

Co z kosztami w przypadku odrzucenia odwołania?

Twoja sprawa nie zostanie rozpatrzona merytorycznie również w przypadku odrzucenia odwołania. Spójrz na podstawowe przyczyny odrzucenia odwołania:

• nie przysługiwało Ci prawo złożenia odwołania,
• odwołanie zostało wniesione po terminie (to najczęstsza przyczyna odrzucenia odwołania),
• nie przesłałeś kopii odwołania zamawiającemu.

Rozstrzygnięcie co do kosztów w przypadkach, gdy odwołanie podlega odrzuceniu wygląda jednak zupełnie inaczej niż w przypadku zwrotu odwołania. Jest dotkliwe. Poniesiesz wszystkie koszty postępowania – wpis przepadnie, a dodatkowo zostaniesz obciążony obowiązkiem zwrotu kosztów drugiej strony.

Jakie znaczenie dla kosztów przed KIO ma złożenie skargi do sądu?

Pamiętaj, że od orzeczenia Izby przysługuje skarga do sądu zamówień publicznych. Sąd rozstrzygając sprawę przesądzi również na nowo o kosztach postępowania odwoławczego przed Izbą.

Koszty te będą ponoszone zgodnie z ostatecznym wynikiem sprawy (czyli wynikiem sprawy skargowej przed sądem). Nie ma wówczas znaczenia kto wygrał przed Izbą, strona która wygrała ostatecznie przed sądem otrzymuje zwrot kosztów zarówno z etapu sądowego, jak i etapu postępowania przed KIO.