Nie dopisuj, nie dodawaj

Nie dopisuj, nie dodawaj

4 min czytania

Zasada

Czego nie warto robić w zamówieniach publicznych? Wszystkiego, czego nie oczekuje zamawiający.

W praktyce wygląda to tak: jeśli zamawiający oczekuje złożenia jedynie formularza oferty i kilku oświadczeń, nie dołączaj do oferty niczego więcej. Zazwyczaj nie ma to żadnego celu, może jedynie doprowadzić do problemów, z których najgorszym jest odrzucenie oferty. Chociaż nie zdarza się to często, nie raz widziałem oferty w formie udoskonalonej dopiskami lub dodatkowymi dokumentami. Dzisiaj ostrzegam Cię – nie powtarzaj tych błędów.

1. Strona tytułowa oferty

Nie twórz strony tytułowej oferty, w której powtarzasz wybrane, choćby najważniejsze informacje z oferty. Nie ułatwisz tym życia ani sobie, ani zamawiającemu. Nie ułatwisz życia sobie, ponieważ błąd może narazić Cię na odrzucenie oferty. Nie ułatwisz życia zamawiającemu, skoro ma większą objętościowo ofertę do sprawdzenia.

Jeśli powtarzasz na stronie tytułowej żądaną cenę za realizację zamówienia, to wiedz, że kiedy postanowisz ją zmienić po stworzeniu pierwszego projektu oferty, będziesz musiał pamiętać, by zmienić ją w kolejnym miejscu. Nie kuś losu.

Nie przeliczaj terminu związania ofertą z ustawowego okresu na konkretną datę. Może to ładnie wygląda i jeśli trzymasz u siebie kopię oferty to wiesz, kiedy przedłużyć związanie ofertą, ale pomyłka może skutkować odrzuceniem Twojej oferty. Jeśli będzie trzeba, zamawiający sam obliczy, kiedy wypada np. 60 dni od 16 lipca 2014 roku. A jeśli dalej uważasz, że jej wyliczenie wcześniej jest pomocne, to zapisz ją na kopii oferty, którą zatrzymasz u siebie (tak w ogóle to bardzo polecam praktykę archiwizowania kopii złożonych ofert).

Nie wpisuj na stronie tytułowej terminu płatności, nazwy oferowanego urządzenia, nic, po prostu nic.

2. Dopiski

Dopiski w ofercie to trochę inny rodzaj błędu. Najcięższy ze spotykanych, bo wynikający z nieznajomości podstawowych zasad funkcjonowania zamówień publicznych, a jednocześnie łatwy do uniknięcia.

Jednak zdarza się również, że w ofercie wykonawca:

  • „ulepsza” termin realizacji – był od podpisania umowy, wykonawca deklaruje termin od przekazania placu budowy, a zamawiający odrzuca jego ofertę,
  • wpisuje przy niektórych wymaganiach, że ich nie spełnia (widziałem, inaczej bym nie uwierzył),
  • w miejscu zadeklarowanym do wpisania okresu gwarancji zaczyna się rozwodzić, że gwarancja nie obejmuje naturalnego zużycia czy niewłaściwego użytkowania.

3. Podpisany wzór umowy

Niektórzy zamawiający wymagają złożenia wraz z ofertą podpisanego wzoru umowy, najpewniej na znak jego akceptacji. Sama oferta jest jednak oznaką zgody na ustalone warunki realizacji zamówienia. Przynajmniej dopóki nie przeczy temu jej treść. Rozumiem tych, którzy załączają taki podpisany wzór umowy, kiedy zamawiający go żąda. Choć nie jest to rozsądne wymaganie ze strony zamawiającego to jednak łatwo mu zadośćuczynić.

Po co jednak składać podpisany wzór umowy, kiedy zamawiający tego nie żąda? Tak jak cała specyfikacja istotnych warunków zamówienia, wzór umowy może ulegać zmianom w trakcie postępowania. Zmianom, które wynikają z wyjaśnień zamawiającego, ale nie zostały ujęte w ujednolicony dokument wzoru umowy. Po co więc ryzykować załączeniem wzoru umowy w nieaktualnej wersji? Po co ryzykować zarzuty zamawiającego lub konkurencji, ze zaakceptowane warunki realizacji zamówienia nie odpowiadają tym ostatecznym? Co prawda Krajowa Izba Odwoławcza potrafi uratować wykonawcę, który złożył poprzednią wersję dokumentu zmienionego przez zamawiającego lub niewymagany dokument z błędem, ale należy unikać problemów, które są łatwe do uniknięcia.

4. Karta gwarancyjna

To też mój ulubieniec. Zawsze, kiedy widzę kartę gwarancyjną w ofercie, wiem, że określa warunki gwarancji inaczej, niż wynika to ze wzoru umowy. Po prostu nikt, kto przemyśli tę kwestię, nie załącza karty gwarancyjnej, kiedy zamawiający jej nie żąda. A tak zamawiający musi się zastanowić, o co chodzi z tą kartą gwarancyjną.

Uwaga na karty gwarancyjne stanowiące część instrukcji. Nierzadko instrukcję oferowanego urządzenia należy załączyć do oferty. Lepiej instrukcję obciąć niż tłumaczyć zamawiającemu, nie zawsze skutecznie zresztą, o co chodzi z tą kartą gwarancyjną, że to karta producenta, lub że to moja karta, ale standardowa i oczywiście warunki realizacji świadczeń gwarancyjnych będą zgodne z umową itp.

Podsumowanie
Nie załączaj dokumentu, którego nie wymaga zamawiający. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy potrzebujesz wykazać jakąś szczególną okoliczność (np. przejście przedsiębiorstwa na inny podmiot). Postępuj tak szczególnie w odniesieniu do dokumentów, które możesz uzupełnić po terminie składania ofert.