Jak uzyskać podwyższenie wynagrodzenia ze względu na wzrost kosztów paliwa?

Jaki wzrost cen daje uprawnienie do żądania zmiany umowy?

Nie każdy wzrost kosztów daje możliwość uzyskania zmiany umowy podwyższającej wynagrodzenie z tytułu realizacji zamówienia. W końcu zamówienia realizowane są na warunkach rynkowych, które zmieniają się wraz z upływem czasu.

Inaczej traktowana jest jednak sytuacja, kiedy wzrost kosztów, w tym wzrost cen paliw ma charakter niespodziewany. Nie chodzi tu o zupełny brak możliwości przewidzenia – wystarczy, że nie było realnego ryzyka takiego wzrostu.

Możliwość przewidzenia oceniana jest z Twojego poziomu, czyli co prawda profesjonalisty, ale w swojej profesji, a nie w prognozowaniu!

Obecny konflikt w rejonie Zatoki Perskiej nie jest pierwszym w tym regionie. Nie jest również pierwszym, który powoduje wzrost cen paliw…. A jednak trudno uznać, że należało przewidzieć jego wystąpienia, a tym bardziej jego skutki.

Aby wzrost dał możliwość zmiany umowy zawartej z zamawiającym musi być też istotny i musi mieć istotny wpływ na koszty realizacji zamówienia (czyli nie wystarczy niespodziewany, ale umiarkowany wzrost, podobnie jak nie wystarczy istotny wzrost kosztu, który nie jest znaczący w ogólnych kosztach realizacji zamówienia).

Co robić kiedy umowa zawiera klauzulę waloryzacyjną, ale nie jest ona wystarczająca?

Prawdopodobnie znajdziesz w swojej umowie klauzulę waloryzacyjną i prawdopodobnie nic ona nie zmieni w Twojej bieżącej sytuacji.

Źródłem tego problemu jest sposób przygotowania klauzul przez zamawiających. Zazwyczaj sięgają oni po najprostsze możliwe wskaźniki np. publikowany przez GUS wskaźnik inflacji odnoszący się, po pierwsze, do jej rocznej wartości, po drugie, do cen towarów i usług konsumpcyjnych. Taka klauzula nie tylko nie jest w stanie odzwierciedlić nagłego wzrostu kosztów, ale często również nic z niej nie wyniknie póki cała gospodarka nie wpadnie w wysoką inflację.

Podsumowując, standardowa klauzula waloryzacyjna zazwyczaj nie będzie adekwatna dla nagłego wzrostu cen paliw. Nawet jeśli spowoduje zmianę ceny wynagrodzenia umownego, to zazwyczaj z wielomiesięcznym opóźnieniem i w stopniu radykalnie mniejszym niż poziom wzrostu kosztów.

To co istotne dla Ciebie, to fakt, że obecność klauzuli waloryzacyjnej w umowie nie stanowi przeszkody dla zwiększenia wynagrodzenia umownego. W sytuacji, kiedy taka klauzula nie jest w stanie wystarczająco złagodzić wzrostu cen paliw, masz możliwość dochodzenia zwiększenia wynagrodzenia niezależnie od niej.

Jak wyliczyć wzrost wynagrodzenia?

Wyliczając wartość oczekiwanego wzrostu wynagrodzenia kieruj się poniższymi wskazaniami:

1. Za punkt wyjścia weź poziom cen z okresu składania ofert.
2. Spróbuj określić jaki zakres wahań cen można uznać za w miarę normalny, a przez to możliwy do przewidzenia. W tym celu musisz wykorzystać historyczne dane dotyczące cen paliw.
3. Biorąc pod uwagę aktualny poziom cen paliw wylicz wzrost cen w stosunku do poziomu z okresu składania ofert, ale wzrost ten pomniejsz jeszcze o określony na podstawie poprzedniego punktu standardowy zakres wahań cen.

Pamiętaj, że z jednej strony chcesz uzyskać jak największą waloryzację, ale z drugiej strony Twoje wyliczenia powinny być wiarygodne, a poziomy cen, do których się odnosisz wykazane. Jednocześnie musisz uwzględnić informacje, które przekazywałeś na etapie postępowania w formie wyjaśnień rażąco niskiej ceny (jeśli takie były składane).

Takie wyliczenie nowego poziomu kosztów jest jednak odpowiednie jedynie w niektórych sytuacjach. Kiedy dynamika zmian cen nadal jest wysoka, okres realizacji zamówienia dłuższy i zawiera wiele płatności częściowych trudno o jednoznaczne określenie nowego poziomu cen. Po prostu nie wiadomo co będzie za miesiąc, a nawet i za tydzień.

W takim przypadku znacznie lepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie do umowy dodatkowej klauzuli waloryzacyjnej, która będzie obsługiwała niejako tylko aktualny nadzwyczajny wzrost cen opisując sposób wyliczenia waloryzacji.

Takie rozwiązanie może być również preferowane przez zamawiającego, jeśli ten obawia się, że inny sposób zmiany wynagrodzenia nie będzie adekwatny w przypadku szybkiego powrotu cen paliw na wyraźnie niższy poziom.

Czy uzyskasz pełną waloryzację?

Niekoniecznie. Wiele zależy od poziomu przygotowanego wniosku, ale to nie jedyny element całej układanki. Dochodzi do tego sytuacja finansowa zamawiającego, ale również same zasady prawne waloryzacji, które nie nakładają całego ciężaru takiego niespodziewanego wzrostu cen na zamawiającego.

Warto walczyć o uzyskanie jak najkorzystniejszych warunków waloryzacji i takie jest nasze zadanie. Wiedz jednak, że częstym wynikiem tego rodzaju spraw jest waloryzacja, gdzie nadal będziesz musiał ponieść pewną część ciężaru wzrostu cen.

Co powinien zawierać wniosek o podwyższenie wynagrodzenia umownego?

Podstawowe elementy, które warto zawrzeć we wniosku o podwyższenie wynagrodzenia umownego to:

1. Wyliczenie wartości oczekiwanego wzrostu wynagrodzenia lub wskazanie oczekiwanej klauzuli waloryzacyjnej.
2. Wykazanie odpowiednimi dowodami wszelkich podstaw do przyjętych założeń i wyliczeń zawartych w piśmie.
3. Uzasadnienie podstawy prawnej oczekiwania zmiany, najlepiej w formie, która będzie dla zamawiającego gotowcem uzasadnienia konieczności wydatkowania zwiększonych środków.
4. Uzasadnienie dlaczego waloryzacja jest nie tylko właściwa, ale również dlaczego może być korzystniejsza dla interesu zamawiającego niż spór w tej kwestii lub problemy z realizacją zamówienia.

Wniosek powinien być nie tylko dobrze uargumentowany, ale również powinien maksymalnie ułatwić zamawiającemu samo wprowadzenie zmian umowy (temu służą właśnie gotowe propozycje zmian oraz przekonujące uzasadnienie dla ewentualnej kontroli prawidłowości wydatkowania środków).

Jak przekonywać zamawiającego, że jemu zmiana również się opłaci?

Wiadomo, że większe koszty realizacji zamówienia mogą być dla zamawiającego trudnym tematem. Trudno w takiej sytuacji mówić o korzyściach dla zamawiającego wynikających ze zwiększenia wynagrodzenia wykonawcy. A jednak – nie chodzi przecież o korzyści względem stanu sprzed wzrostu cen paliw – wzrost jest faktem znanym również zamawiającemu i okolicznością, na którą żadna ze stron nie ma wpływu.

Gdy wspominam o korzyściach dla zamawiającego, mam na myśli korzyści w porównaniu do scenariusza, w których wynagrodzenie umowne nie zostanie zwiększone. W takiej sytuacji zamawiający ryzykuje poniższymi konsekwencjami:

1. Sporem sądowym w celu zmiany wynagrodzenia, co pochłonie zarówno czas, energię, jak i środki finansowe. Zamawiający odmawiając należnej waloryzacji wynagrodzenia oddala tylko jej przeprowadzenie, jednocześnie skazując się na udział w procesie sądowym (oczywiście zamawiający może być również przekonany, że waloryzacja nie ma mocnych podstaw, co wymusza jak najszersze i mocne uzasadnienie Twojego stanowiska).
2. Przerwaniem realizacji umowy ze względu na Twoje problemy z płynnością finansową. Żaden wykonawca nie zrealizuje więcej niż jest w stanie udźwignąć finansowo. Powinno to być jasne dla zamawiającego szczególnie wówczas, kiedy Twoja działalność to niewielkie przedsiębiorstwo.
3. Jeszcze większym zwiększeniem kosztów w przypadku próby ponownego rozpisania przetargu na realizację przedmiotowej umowy. Skąd ten wzrost kosztów? Już piszę.

Dlaczego nowy przetarg rzadko jest dla zamawiającego dobrym rozwiązaniem?

Zazwyczaj nawet ogłoszenie nowego przetargu i wybór nowego wykonawcy nie będzie korzystny dla zamawiającego.

Jeśli rosną ceny paliw, to ten poziom jest wyższy dla wszystkich podmiotów. A skoro tak, to dlaczego nagle zamawiający miałby uzyskać niższą cenę od innych wykonawców?

Prawdopodobnie będzie wręcz przeciwnie. Wykonawcy muszą bowiem brać pod uwagę nie tylko wyższy poziom cen, ale i wysokie ryzyko ich dalszej zmiany. Zazwyczaj takie ryzyko jest wycenione podwyższoną ceną oferty.

Nawet jeśli wśród wykonawców znajdzie się taki z żyłką do hazardu, który obstawiając szybkie i głębokie obniżenie cen paliw złoży niską ofertę, to zamawiający zamienia w ten sposób rzetelnego wykonawcę na takiego z żyłką do hazardu. To rzadko jest dobrym rozwiązaniem. W przypadku jakichkolwiek problemów ze spełnieniem się nadmiernie optymistycznych założeń taki wykonawca może postępować gwałtownie próbując ratować się od wysokich strat podczas realizacji zamówienia. Może to oznaczać jeszcze więcej problemów, sporów sądowych i wątpliwą jakość współpracy.

Kiedy warto wystąpić o waloryzację?

Jak najszybciej. Często bywa tak, że zamawiający nawet zgadzając się na podwyższenie wynagrodzenia umownego, zgadza się tylko na uwzględnienie tej zmiany na przyszłość (od momentu podpisania aneksu). Tym samym nie otrzymujesz waloryzacji za czas przed podpisaniem aneksu.

Jako kancelaria jesteśmy w stanie uargumentować zasadność odniesienia waloryzacji również do wcześniej poniesionych kosztów, ale bez zgody zamawiającego sprawa staje się po prostu sporna, czego klienci zazwyczaj jednak pragną uniknąć.

Jedynie w przypadku, kiedy wzrost cen jest bardzo krótkotrwały i jeszcze nie ma istotnego wpływu na koszty realizacji zamówienia warto się wstrzymać ze złożeniem wniosku. Możesz za to zacząć przygotowywać się do jego złożenia, jeśli widzisz, że w najbliższej przyszłości nie ma szans na powrót cen do wcześniejszego poziomu.