Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny – jak je napisać, na co uważać!

Jak powinny wyglądać Twoje pierwsze kroki po otrzymaniu wezwania?

Zamawiający wysłał Ci już wezwanie do wyjaśnienia ceny oferty? Sprawdź od czego zacząć swoją pracę nad odpowiedzią:

1. Sprawdź termin odpowiedzi na wezwanie.
2. Zacznij dość szybko tworzyć roboczą wersję wyjaśnień, by sprawdzić czy dasz radę przygotować je w wyznaczonym terminie.

Jeśli termin na udzielenie odpowiedzi i Twój czas są wystarczające, przejdź od razu do dalszej części artykułu z poradami odnośnie przygotowania samych wyjaśnień.

Czy dostałeś odpowiedni termin odpowiedzi na wezwanie?

Nie ma sztywnego minimalnego terminu odpowiedzi na wezwanie, ale to nie znaczy, że zamawiający może go wyznaczać dowolnie. Wyznaczony termin musi umożliwić Ci realne przygotowanie odpowiedzi na wezwanie. Oczywiście czas na odpowiedź zależy od wielkości i stopnia złożoności zamówienia.

W praktyce termin następnego dnia roboczego można z pewnością określić jako zbyt krótki, choćby wyjaśnieniu podlegała drobna sprawa. Odpowiedź na wezwanie wymaga nie tylko samego przygotowania, zazwyczaj również zebrania dowodów, często podpisania przez osobę inną niż przygotowująca odpowiedź. Zamawiający nie może oczekiwać, że każdego dnia wykonawca będzie miał wolne zasoby w gotowości do odpowiedzi na takie wezwanie.

Termin dwóch dni roboczych w większości przypadków też będzie niewłaściwy. Dłuższe terminy mogą być również uznane za zbyt krótkie w stosunku do rozmiaru materii podlegającej wyjaśnieniu. W skrajnych przypadkach nawet tygodniowy termin na udzielenie odpowiedzi może być niewystarczający.

Jeśli termin odpowiedzi jest zbyt krótki jak najszybciej wystąp o jego przedłużenie. W skrajnych przypadkach rozważ zaskarżenie wyznaczonego terminu (kiedy zamawiający odrzuci Twoją ofertę ze względu na niewystarczające wyjaśnienia zapewne będzie już za późno, termin zaskarżenia wyznaczonego czasu odpowiedzi na wezwanie biegnie od dnia otrzymania wezwania).

Co istotne, przygotowując wniosek o wydłużenie terminu odpowiedzi nasyć go konkretami, nie tylko ogólną informacją, że „jego przygotowanie jest utrudnione ze względu na okres urlopowy”. Takie szczegóły zwiększają szanse na pozytywną odpowiedź zamawiającego.

Moje doświadczenia

O ile w praktyce decyzja zamawiającego co do przedłużenie terminu odpowiedzi zależy w dużej mierze od pilności udzielenia zamówienia, to słabo uzasadniony wniosek może zaprzepaścić każdą ilość dobrej woli zamawiającego.

Czy jesteś przygotowany na terminowe udzielenie odpowiedzi?

Wykazywanie realności zaoferowanej ceny zajmuje czas i wymaga więcej pracy niż to wygląda na pierwszy rzut oka. Nie odkładaj rozpoczęcia pracy nad odpowiedzią na ostatni dzień.

Kiedy zaczniesz przygotowywać wyjaśnienia, zbierać dane i dowody, spróbujesz opisać wszystkie czynniki mające znaczenie dla ustalenia ceny – dopiero wówczas poczujesz jakim bezmiarem pracy bywa pisanie takich wyjaśnień.

I wtedy lepiej mieć jeszcze trzy dni na dokończenie całości niż jeden.

Moje doświadczenia

Mam czasami klientów, którzy dostali wezwanie, poczekali parę dni aż ono „dojrzeje”, wzięli się za pisanie odpowiedzi i… stwierdzili, że potrzebują pomocy. Tylko ja nie zawsze jestem w stanie efektywnie im pomóc, bywa, że czasu jest bardzo mało, a jednocześnie inne zadania nie zawsze nadają się do przesunięcia lub delegowania innej osobie. Z drugiej strony, jeśli jesteś w takiej sytuacji, to warto spróbować. Czasem nawet kilka szybkich porad potrafi nadać prawidłowy bieg pracy nad wyjaśnieniami.

Co jest najważniejszym elementem wyjaśnień?

Podstawę Twoich wyjaśnień musi stanowić kalkulacja kosztów realizacji zamówienia.

Najprościej pisząc – kalkulacja ma zwykle formę tabeli określającej poszczególne koszty realizacji zamówienia oraz wskazującej sposób ich wyliczenia.

Nawet dziś zdarzają się jednak wykonawcy, którzy pisząc wyjaśnienia opisują jedynie oszczędności jakie osiągną przy realizacji zamówienia. To mocno niewłaściwe podejście. Takie wyjaśnienia aż proszą się o odrzucenie, a uratować je może tylko nadmiar dobrej woli zamawiającego i brak aktywnej konkurencji gotowej na złożenie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej.

Zwróć uwagę, że kalkulacja powinna nie tylko wskazywać poszczególne koszty ponoszone w trakcie realizacji zamówienia, ale zazwyczaj również sposób ich wyliczenia.

Przykład

W większości sytuacji nie będzie wystarczające ogólne określenie kosztów nadzoru na 50 000 złotych netto, jeśli jednocześnie nie wiadomo przy jakich założeniach i jak ta kwota została wyliczona.

Z czego wynika konieczność określania sposobu wyliczenia poszczególnych kosztów? Wyjaśnienia ceny to nie cennik lub spis kosztów, a właśnie wyjaśnienia. Ich celem jest wykazanie zamawiającemu realności zaoferowanej ceny. Ponieważ zamawiający nie musi mieć wiedzy co do sposobu organizacji realizacji zamówienia (tym bardziej, że przy niektórych zamówieniach może to wyglądać różnie w zależności od wykonawcy), musisz mu ją przekazać, by wyjaśnienia nadawały się do weryfikacji.

Jak sporządzić kalkulację kosztów realizacji zamówienia?

Oto najważniejsze zasady sporządzania kalkulacji kosztów realizacji zamówienia:

1. kompletność – kalkulacja powinna wskazywać wszystkie istotne koszty realizacji zamówienia,
2. szczegółowość – poziom szczegółowości wyjaśnień należy dostosować do stopnia złożoności procesu realizacji zamówienia, tak by weryfikacja wiarygodności ceny była realna,
3. spójność – dotyczy to zarówno wewnętrznej spójności samych wyjaśnień, ale również spójności z treścią złożonej oferty
4. zgodność z wymogami zamawiającego – nie możesz kalkulować sposobu realizacji, który jest niezgodny z wymogami zamawiającego.

Kiedy przygotowana kalkulacja kosztów jest kompletna?

W przypadku kalkulacji kosztów pojawia się nieraz problem jej kompletności. Z jednej strony wiadomo, że kalkulacji nie da się sporządzić co do ostatniego spinacza, z drugiej strony oczywistym jest, że istotne braku w kalkulacji rujnują jej wiarygodność.

Kompletność kalkulacji najlepiej jest oceniać przy pomocy dwóch pytań:

• Czy ewentualne nieuwzględnione koszty mogą mieć istotny wpływ na całkowity koszt realizacji zamówienia oraz uzyskiwany zysk?
• Czy ewentualne nieuwzględnione koszty mogą negatywnie wpływać na wiarygodność samych wyjaśnień?

Jeśli nie uwzględnisz pojedynczego kosztu, który nie ma istotnego wpływu na całkowity koszt realizacji zamówienia (możesz tu przyjąć próg istotności na poziomie 1% całości), a jednocześnie nie zagraża on powstaniu straty na realizacji zamówienia (bywają kalkulacje ceny oparte na bardzo niskim zysku), to możesz czuć się nadal stosunkowo bezpiecznie ze swoją kalkulacją.

Powyższe nie oznacza, że kalkulacja z większymi brakami przekreśli od razu całe wyjaśnienia. Te nieraz nadal nadają się do obrony. Takie braki stanowią już jednak realne ryzyko odrzucenia oferty.

Jeśli nie uwzględnisz kosztów, które ewidentnie dla wszystkich stanowią część kosztów realizacji zamówienia, to z pewnością wpłynie to negatywnie na wiarygodność samych wyjaśnień. Nawet jeśli sam w sobie taki błąd nie będzie wystarczający do odrzucenia oferty, to jeśli zamawiający lub konkurencja znajdą dodatkowe braki w wyjaśnieniach, może to spowodować, że wyjaśnienia zostaną uznane za niewystarczające.

Moje doświadczenia

I podobnie – nie działają wyjaśnienia na skróty. Miałem jakiś czas temu sprawę, kiedy konkurencja w przetargu na dostawę podzespołów elektronicznych przedstawiła szczegółowo koszty dla dwóch pozycji, pomimo tego, że zamówienie obejmowało ich kilkadziesiąt. Nawet jeśli te pozycje stanowiły znaczący udział w całości lub miałyby być uznane ze reprezentatywne, to takie wyjaśnienia nigdy nie będą wystarczające. Co ciekawe, w tamtej sprawie zamawiający zaakceptował takie wyjaśnienia i dopiero po złożeniu odwołania do KIO zmienił swoją decyzję.

Kiedy kalkulacja kosztów jest wystarczająco szczegółowa?

Najtrudniej jest określić wymagany poziom szczegółowości wyjaśnień. Tu po prostu musisz zaakceptować, że nie ma jednej obiektywnej miary.

Z pewnością nie ma mowy o wycenie na podstawie ogólnych danych czy samego swojego doświadczenia, choćby nie wiem jakie ono było. Odpadają więc ogólne formy uzasadniania ceny typu:

• „2 zł za kilometr to u nas standardowa stawka, zamówienie jest standardowe, więc taką właśnie stawkę zaoferowaliśmy”,
• „konkurencja rok temu wygrała z taką stawką i jakoś zrealizowała zamówienia więc, żeby wygrać zaoferowaliśmy ciut mniej”.

Rozbicie kosztów jedynie na cztery-pięć pozycji z góry wydaje się być skazane na porażkę, choć, ponieważ ocena nie jest obiektywna, i takie wyjaśnienia bywają czasem akceptowane.

Jako punkt wyjścia dla swoich wyjaśnień przyjmij zawarte w jednym z wyroków Krajowej Izby Odwoławczej wskazanie podlegających przedstawieniu kategorii kosztów:

• ceny poszczególnych materiałów i sprzętu,
• koszty podwykonawców,
• koszty wynagrodzeń,
• koszty stałe,
• koszty zarządzania,
• koszty zabezpieczenia należytego wykonania umowy, koszty ubezpieczenia,
• rezerwa, zysk,
• informację o przyjętej technologii prac i organizacji pracy.

Oczywiście różne kategorie kosztów odnoszą się do różnych zamówień, powyższe wyliczenie jedynie przybliża wymagany poziom rozbicia kosztów. Jak pisałem wcześniej, nadal powinieneś wskazać sposób wyliczenia każdego kosztu, co oznacza, że nie możesz tych kategorii traktować tylko jako zbiorów opatrzonych jedną metką z ceną typu „koszty wynagrodzeń to 670 000 złotych”.

Najbardziej przy ocenie szczegółowości wyjaśnień pomaga doświadczenie. Jeżeli brakuje Ci własnego, a nie korzystasz z pomocy radcy prawnego, możesz próbować określić ten poziom na podstawie wyjaśnień konkurencji z wcześniejszych postępowań i ich dalszego losu (co wymaga jednak systematycznego działania, by mieć sensowny wgląd w większą ilość sytuacji.).

Jakie są oczekiwania dotyczące spójności wyjaśnień i ich zgodności z wymogami zamawiającego?

Nieporozumieniem jest sytuacja, w której wykonawca opisuje swoje oszczędności wynikające z wyeliminowania udziału podwykonawców, podczas gdy zadeklarował ich udział w swojej ofercie. Podobnie wygląda sytuacja, kiedy zakres prac mających zostać zleconych podmiotowi udostępniającemu doświadczenie został wyceniony na podstawie oferty zupełnie innego podwykonawcy.

W wyjaśnieniach często też sąsiadują ze sobą opisy kadry prezentowanej jako sprawdzonych fachowców z ogromnym doświadczeniem oraz wskazanie, że takie osoby będą pracowały za minimalne wynagrodzenie.

Takich podstawowych błędów musisz unikać za wszelką cenę. Jeszcze większe ryzyko błędów wyjaśnień pojawia się na płaszczyźnie ich zgodności z opisem przedmiotu zamówienia.

Zawsze na etapie pisania wyjaśnień ceny oferty musisz mieć przed sobą również opis przedmiotu zamówienia, wzór umowy oraz inne dokumenty określającego zakres obowiązków wykonawcy. Zdarza się bowiem nie tak rzadko, że wykonawcy tak bardzo chcą uzasadnić niską cenę oferty, że wskazują liczne metody optymalizacji kosztów nie weryfikując ich zgodności z wymogami zamawiającego. Trudno uznać za wiarygodną kalkulację opartą na takich nieprawidłowych założeniach.

Moje doświadczenia

Takim ewidentnym przykładem, który pamiętam ze względu na skalę różnicy pomiędzy sposobem realizacji deklarowanym w wyjaśnieniach, a wymaganiami zamawiającego był przetarg prowadzony na pełnienie funkcji inspektora nadzoru przez jeden z oddziałów terenowych Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa. Zgodnie z umową wymagana była inspekcja terenu budowy co najmniej dwa razy w tygodniu, natomiast wykonawca z najniższą ceną w swoich wyjaśnieniach wycenił obecność raz na dwa tygodnie, czyli cztery razy rzadziej niż wymagana…

Czy wyjaśnienia wymagają załączenia dowodów?

W każdym przypadku warto załączyć dowody do składanych wyjaśnień – faktury kosztowe, oferty podwykonawców, kopie umów, potwierdzenie otrzymywania na dane osoby dopłat z PFRON itp.

Nie znaczy to, że w każdym przypadku zamawiający czy nawet Krajowa Izba Odwoławcza będą oczekiwać dowodów. W orzecznictwie Izby przejawia się pogląd, że kalkulacja ceny o odpowiednim stopniu szczegółowości również może stanowić dowód prawidłowego wyliczenia ceny.

Chodzi jednak o to, że zazwyczaj trudność w zdobyciu właściwych dowodów jest niewspółmiernie mała do ewentualnych problemów, kiedy okazuje się, że okoliczność wydawałoby się jasna i dobrze opisana w wyjaśnieniach jest szeroko kwestionowana przez konkurencję. Czasem trudno przewidzieć jaka okoliczność rzeczywiście wymaga dowodu, a możliwość ewentualnego uzupełnienia wyjaśnień jest bardzo niepewna.

Załóż więc, że dowody są wymagane w większości przypadków, ale warto je składać za każdym razem z wyjaśnieniami.

Skoro już wiesz, że powinieneś wyjaśnienia uzupełnić dowodami, to zwróć uwagę na poniższe wytyczne kompletowania dowodów:

• dowody powinny być aktualne, faktury sprzed półtora roku (a dostałem taką propozycję dowodu od klienta) będą miały o wiele niższą wartość niż te bieżące,
• obowiązuje zasada: im większe znaczenie dla sprawy, tym potrzeba więcej dowodów (lub mocniejsze dowody). Jeżeli dana pozycja jest znacząca dla całkowitych kosztów realizacji lub twierdzisz, że jest istotnie niższa niż u konkurencji to wykaż to (i bądź gotowy na kontrdowody ze strony konkurencji),
• wygląd ma znaczenie – dwuzdaniowa oferta podwykonawcy, bez szczegółowego określenia zakresu i warunków realizacji, bez daty, na dużą kwotę, wprost wygląda na przysługę Twojego partnera biznesowego, a nie realną wycenę.

Jakie są skutki niewystarczającej odpowiedzi na wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

Brak lub niewystarczające wyjaśnienia rażąco niskiej ceny stanowią samodzielną podstawę do odrzucenia oferty, nawet jeśli wszystkie inne elementy oferty są prawidłowe.

Natomiast brak złożenia wyjaśnień w kwestii rażąco niskiej ceny nie powoduje zatrzymania wadium. Podobnie niewystarczające wyjaśnienia, choć również skutkujące odrzuceniem oferty, nie powodują zatrzymania wadium.

Czy niewystarczające wyjaśnienia można uzupełnić?

Możliwość uzupełnienia wyjaśnień zależy od istotności braków podlegających uzupełnieniu. Przy czym nie jest to kwestia wynikająca wprost z ustawy, ale ukształtowana w orzecznictwie na podstawie treści dyrektyw oraz zasad ogólnych udzielania zamówień.

Nie ma możliwości uzupełnienie ogólnych wyjaśnień, czyli takich, których samą istotą było bardziej „wyglądanie na wyjaśnienia” niż rzeczywiste wyjaśnienie sposobu kalkulacji ceny.

Zamawiający powinien natomiast dopytać wykonawcę, który złożył co do zasady wyjaśnienia o odpowiednim poziomie szczegółowości i kompletności, w których jedynie pojedyncze kwestie wymagają udzielenia dodatkowych informacji w celu przesądzenia, iż cena oferty jest realna.

Jak zwykle, z uwagi nie nieprecyzyjny charakter tych zasad, zalecam, by składając wyjaśnienia celować jednak w rezultat, który usatysfakcjonuje zamawiającego i nie polegać zanadto na możliwości uzupełnienia wyjaśnień.

Jak opisać czynniki uzasadniające niską cenę?

Jeżeli potrafisz, warto wskazać czynniki, które pozwoliły Ci na obniżenie poziomu kosztów realizacji zamówienia, a tym samym zaoferowanie niskiej ceny.

Chodzi o źródła oszczędności wynikające np. ze sposobu organizacji pracy, stosowania rozwiązań technicznych zwiększających wydajność, niskich kosztów pracy czy sprzyjających warunków realizacji.

Nie wystarczy jednak wskazanie samych czynników, należy uzasadnić w jaki sposób i w jakim stopniu ich istnienie przekłada się na obniżenie kosztów wykonania zamówienia. Oczywiście nieraz wskazanie oszczędności może być tylko szacunkowe, ważne jednak wówczas, by ten szacunek opierał się na dobrze opisanych założeniach. Nie ma nic bardziej kuriozalnego niż podanie oszczędności w postaci jedynie szacowanej kwoty np. „szacowana oszczędność wynikająca ze stosowania nowoczesnych maszyn: 400 000 złotych”.

Skoro udało Ci się zbić koszt wykonania zamówienia do poziomu niższego niż u konkurencji, to zamawiający będzie oczekiwał od Ciebie wskazania takich czynników, które uzasadniają tę różnicę. Czynników, które odróżniają Cię od części lub nawet całej konkurencji. Nie takich, które dotyczą każdego podmiotu działającego na rynku.

Moje doświadczenia

W jednym ze składanych odwołań skarżyliśmy treść konkurencyjnych wyjaśnień. Zawarto w nich m.in. takie twierdzenie: „wykonanie projektu zostanie zlecone profesjonaliście z odpowiednim doświadczeniem, co pozwoli zoptymalizować koszty wykonania prac budowlanych”. Ewidentnie jednak powierzenie prac projektowych podmiotowi z odpowiednim doświadczeniem jest absolutnym oczekiwanym minimum realizacji obowiązków wykonawcy i w żaden sposób samo w sobie nie prowadzi do zoptymalizowania kosztów wykonania prac budowlanych…

Świetnie widać tutaj też inne słabości takiego sposobu pisania – brak szerszego wskazania jak zostanie uzyskana oszczędność oraz brak oszacowania wartości oszczędności.

Jeśli dysponujesz dostępem do taniego surowca, to jest to dobry argument na uzasadnienie niskiej ceny. W końcu, jeśli Twoja cena wyróżnia się – jest niska, tak samo powinna wyróżniać się jej przyczyna i uzasadnienie.

Czy porównanie do innych zamówień jest dobrym argumentem?

Niezłym argumentem uzasadniającym realne i rzetelne skalkulowanie ceny oferty jest porównanie jej do cen oferowanych w innych postępowaniach. Nie jest to jednak argument przesądzający, a bardziej wspierający Twoje wyjaśnienia. Z czego wynika tylko uzupełniający charakter takiego argumentu?

Po pierwsze, ceny oferowane w innych postępowaniach również mogą być rażąco niskie. Realnego poziomu ceny nie gwarantuje nawet należyte wykonanie zamówienia (zamówienie mogło zostać wykonane przecież ze znaczną stratą). To zastrzeżenie traci jednak rację bytu w przypadku możliwości porównania cen z wielu postępowań.

Po drugie, w niektórych branżach trudno jest o naprawdę porównywalne postępowania. Każde z nich jest w istotnej części indywidualne, a porównywać ze sobą można nie całe zamówienia, a jedynie ich wybrane elementy. Pamiętaj, że do Ciebie należy udowodnienie, że wcześniejsze zamówienie jest podobne do tego, którego dotyczą wyjaśnienia, a dodatkowo podobne są okoliczności rynkowe jego realizacji.

Najlepiej do porównania nadają się zazwyczaj wcześniejsze zamówienia u tego samego zamawiającego przy zamówieniach powtarzalnych (np. corocznych usługach tego samego typu jak kolejny rok ochrony tych samych budynków).

Nawet jednak biorąc pod uwagę powyższe zastrzeżenia często i tak warto (jeśli to możliwe), byś odniósł się w swoich wyjaśnieniach do wcześniejszych realizowanych zamówień.

Moje doświadczenia

Miałem w tym roku sprawę, w której skarżyliśmy jako rażąco niską cenę konkurencji, która była bardzo podobna do ubiegłorocznej cena klienta za to samo zamówienie. Klient twierdził, że zrealizował tamto zamówienie ze stratą. Tyle że z zewnątrz tego nie było widać, widać było jedynie, że skarżył cenę, którą sam rok wcześniej oferował … Sprawę jednak wygraliśmy, ale oczywiście nie dzięki odniesieniu do ubiegłorocznej ceny, a wbrew tej okoliczności (była ona dla naszego stanowiska obciążeniem).

Jakie znaczenie ma treść wezwania zamawiającego?

Jest jeszcze jedna rzecz, która może odróżniać dwa procesy przygotowywania wyjaśnień, nawet jeśli dotyczą podobnych zamówień. To treść samego wezwania.

Zgodnie z orzecznictwem Izby powinieneś odnieść się do konkretnych pytań i wątpliwości podniesionych przez zamawiającego. Pamiętaj, że to zamawiający weryfikuje istnienie rażąco niskiej ceny. Nawet jeśli jego pytania wydają Ci się nietrafione, to masz obowiązek udzielenia na nie odpowiedzi (zakładam pewne minimum, że pytania rzeczywiście dotyczą kwestii związanych z wyjaśnieniem niskiej ceny oferty).

Nie powinieneś ograniczać się jednak tylko do pytań zamawiającego, jeśli wezwanie dotyczy wyjaśnienia ceny całkowitej oferty. Twoim zadaniem jest przede wszystkim złożenie wyjaśnień potwierdzających prawidłowość skalkulowanej ceny. Może być przecież tak, że przyczyna niskiej ceny Twojej oferty leży gdzie indziej niż dopatruje się tego zamawiający. Niezależnie od okoliczności nie pozostawiaj żadnych elementów ceny niewyjaśnionych. To co dla Ciebie jest „bezpieczne” czy oczywiste nadal musi się znaleźć w wyjaśnieniach!

Dlaczego warto przygotować naprawdę dobre wyjaśnienia?

Poziom szczegółowości wyjaśnień, który został zaakceptowany w jednym postępowaniu może nie wystarczyć w innym. Pamiętaj o tym.

Zamawiający są różni. Różny jest ich poziom wiedzy w zakresie zamówień, różna jest też ich determinacja, by wybrać najtańszą ofertę (a taka determinacja może prowadzić do akceptacji każdych złożonych wyjaśnień). Niektórzy zamawiający mają wysokie wymagania, inni wydaje się jakby akceptowali dosłownie wszystko.

Różni są jednak nie tylko zamawiający, ale różna bywa również konkurencyjność danego postępowania. Wyjaśnienia powinny odpowiadać nie tylko zamawiającemu, jeśli istnieje ryzyko wniesienia odwołania. Możesz być przekonany, że zamawiający nie ma wysokich wymagań w zakresie składanych wyjaśnień (gdyż tak było w przeszłości lub cena Twojej oferty jako jedyna mieści się w budżecie zamawiającego), jednak, nawet jeśli masz tutaj rację, to w przypadku odwołania konkurencji Krajowa Izba Odwoławcza rozstrzygnie sprawę na swoich zasadach.

Wreszcie, z upływem lat wymagania stawiane wobec wyjaśnień są coraz wyższe i coraz rzadziej za wystarczające uznawane są ogólne twierdzenia co do efektywności wykonawcy połączone z kalkulacją rozpisaną na kilka ogólnych pozycji kosztowych.

Weź te wszystkie okoliczności pod uwagę, jeśli nie chcesz zwiększać ryzyka odrzucenia swojej oferty ze względu na niewystarczające wyjaśnienia zaoferowanej ceny.

Czy zamawiający może inaczej ocenić wyjaśnienia niskiej ceny dwóch wykonawców z podobnymi cenami?

Oczywiście i czasem to jedyna prawidłowa ocena.

Przykład

Załóżmy, że zaoferowałeś realizację dostawy sprzętu laboratoryjnego za 800 tysięcy złotych, konkurent zaś złożył ofertę na 790 000 złotych. Zamawiający może uznać Twoje wyjaśnienia, a konkurencyjną ofertę odrzucić. I nie musi tu wcale chodzić o te 10 000 złotych różnicy. Możecie mieć inne koszty nabycia tego sprzętu, konkurencja może nie mieć autoryzacji do wykonywania wszystkich przeglądów itp. Wreszcie, może być tak, że koszty macie podobne, ale konkurencja nie przygotowała wystarczających wyjaśnień, więc zamawiający musiał odrzucić jej ofertę.

Poniżej kilka informacji dla Ciebie mogących mieć znaczenie przy podejmowaniu decyzji o pisaniu wyjaśnień niskiej ceny:

• Jeśli umiejętnie wytłumaczysz realność swojej ceny, to nie znaczy to, że automatycznie wszystkie oferty o cenie podobnej lub wyższej również zostaną uznane za realne – wykonawcy mają nie tylko różny poziom kosztów, ale i różny poziom staranności pisania wyjaśnień, stąd bywa, że oferty droższe zostają odrzucone, podczas gdy oferty tańsze zostają uznane za wiarygodne cenowo. Dlatego czasem opłaca się napisać dobre wyjaśnienia, pomimo tego, że Twoja oferta nie jest najkorzystniejsza cenowo.
• Cena na poziomie rynkowym nie jest gwarancją uwzględnienia Twoich wyjaśnień, podobnie jak fakt, iż podobną cenę zaoferowało wielu wykonawców (przekonało się o tym dwunastu wykonawców, których oferty odrzucono jako rażąco niskie w badanym przeze mnie postępowaniu na rozbiórkę budynków).

Czy zamawiający rzeczywiście ma wątpliwości co do ceny Twojej oferty?

Wezwanie, które dostałeś często jest wynikiem obowiązku ustawowego nałożonego na zamawiającego bardziej niż jego własnych wątpliwości.

Zamawiający co do zasady obowiązany jest do wysłania takiego wezwania, jeśli cena cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia wraz z podatkiem VAT lub od średniej arytmetycznej cen złożonych ofert.

Także często dochodzi w praktyce do sytuacji, kiedy zamawiający nie ma wątpliwości co do realności ceny Twojej oferty lub zupełnie się nad tym nie zastanawia, a jedynie wysyła wezwanie z obowiązku nałożonego przez ustawodawcę. Czy tak jest w Twojej sytuacji? Oczywiście nie wiem.

Na co powinien zwrócić uwagę zamawiający badając wyjaśnienia ceny?

Wyjaśnienia ceny oferty zamawiający powinien badać nie tylko poprzez zsumowanie podanych w nich kwot, ale i poprzez analizę realności poczynionych założeń co do czasochłonności pracy, kosztów wynagrodzeń, zużycia materiałów i ich kosztu itd.

Dodatkowo zamawiający powinien weryfikować czy sposób realizacji zamówienia opisany w wyjaśnieniach odpowiada jego wymaganiom określonym w dokumentacji zamówienia.

Tutaj najczęstszym błędem zamawiających jest zapominanie o obowiązkach określonych we wzorze umowy. Sam opis przedmiotu zamówienia nie wyczerpuje wszystkich zadań wykonawcy. Może się okazać, że obowiązki dotyczące zakresu wykonywanych przeglądów w cenie złożonej oferty, posiadanego ubezpieczenia, częstotliwości raportowania itp. zostały określone tylko we wzorze umowy, a brak ich uwzględnienia w wyjaśnieniach oznacza pominięcie istotnych źródeł kosztów w trakcie realizacji zamówienia.

Co do samego badania wyjaśnień przez zamawiającego zwróć uwagę, że najczęściej zamawiającemu trudno jest jednoznacznie stwierdzić czy ma do czynienia z rażąco niską ceną. Łatwiej mu określić czy sporządzone wyjaśnienia wraz z kalkulacją kosztów wyglądają wiarygodnie, są kompletne i poparte dowodami.

Twoja cena ofertowa może i jest realna, ale nadal musisz być w stanie pokazać to w wyjaśnieniach.

Dlaczego musisz unikać ogólnikowych wyjaśnień?

Przygotowując wyjaśnienia dla zamawiającego uważaj, by nie były ogólnikowe, wypełnione stwierdzeniami, które znaczą wszystko i nic jednocześnie. Ciężar wykazania, że cena nie jest rażąco niska spoczywa na Tobie a brak uzasadnienie niskiej ceny oznacza jedynie narażenie się na odrzucenie oferty. Ogólnikowe wyjaśnienia to de facto brak wyjaśnień.

Oczywiście dla części zamawiających nie istnieje koncepcja rażąco niskiej ceny. Każda niska cena jest dobra, a im niższa, tym lepsza. Taki zamawiający zaakceptuje nawet najbardziej ogólną odpowiedź.

Nie należy jednak brać tego za regułę. Kiedy przygotujesz zbyt ogólną odpowiedź na naprawienie sytuacji może być zbyt późno. I może się do tego przyczynić nie tylko zamawiający, ale i konkurent składając odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej.

Pamiętaj też, że jako przedsiębiorca nie masz możliwości tłumaczenia się nieznajomością ustawy czy procesu udzielania wyjaśnień – wszyscy zakładają, że musisz orientować się w swoich obowiązkach wynikających z uczestnictwa w procedurze zamówieniowej…