Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny – jak napisać, jakie dowody załączyć?

Dostałeś wezwanie?

Dostałeś wezwanie do wyjaśnienia ceny swojej oferty? Czeka Cię trochę pracy przy rzetelnym przygotowaniu odpowiedzi – inaczej możesz się spodziewać nawet odrzucenia oferty.

Wymagania stawiane wobec wyjaśnień są coraz wyższe i coraz rzadziej za wystarczające uznawane są ogólne twierdzenia co do efektywności wykonawcy połączone z kalkulacją rozpisaną na kilka ogólnych pozycji kosztowych.

Na samym wstępie kilka informacji co do procedury wyjaśnień, które powinieneś znać:

• wyjaśnienia powinny odpowiadać nie tylko zamawiającemu jeśli istnieje ryzyko wniesienia odwołania – możesz być przekonany, że zamawiający nie ma wysokich wymagań w zakresie składanych wyjaśnień (tak było w przeszłości lub cena Twojej oferty jako jedyna mieści się w budżecie zamawiającego), jednak, nawet jeśli to przekonanie się sprawdzi, odwołanie innego wykonawcy do Krajowej Izby Odwoławczej doprowadzi do odrzucenia Twojej oferty z powodu niestarannie sporządzonych wyjaśnień;
• jeśli umiejętnie wytłumaczysz realność swojej ceny, to nie znaczy to, że automatycznie wszystkie oferty o cenie podobnej lub wyższej również zostaną uznane za realne – wykonawcy mają nie tylko różny poziom kosztów, ale i różny poziom staranności pisania wyjaśnień, stąd bywa, że oferty droższe zostają odrzucone, podczas gdy oferty tańsze zostają uznane za wiarygodne cenowo;
• cena na poziomie rynkowym nie jest gwarancją uwzględnienia Twoich wyjaśnień, podobnie jak fakt, iż podobną cenę zaoferowało wielu wykonawców (o czym przekonało się dwunastu wykonawców, których oferty odrzucono jako rażąco niskie w niedawno badanym przeze mnie postępowaniu na rozbiórkę budynków);
• wezwanie, które dostałeś często jest wynikiem obowiązku ustawowego nałożonego na zamawiającego bardziej niż jego własnymi wątpliwościami.

A teraz do pracy, czyli co jest najważniejsze w wyjaśnieniach.

Najważniejsza jest kalkulacja kosztów

Podstawę Twoich wyjaśnień musi stanowić kalkulacja kosztów realizacji zamówienia.

Natomiast nawet dziś zdarzają mi się klienci, którzy wyjaśnienia zaczęli i skończyli pisać wskazując jedynie źródła oszczędności jakie osiągną przy realizacji zamówienia. Dobrze, kiedy mają szansę zmienić swoją praktykę na etapie naszej współpracy, gorzej kiedy zderzają się z odrzuceniem swojej oferty w istotnym dla nich postępowaniu.

Wskazanie oszczędności bez wyliczenia kosztów nie pokazuje w żaden sposób, że realizacja zamówienia nie zakończy się stratą dla wykonawcy. Nie ma żadnego poziomu kosztów, który zamawiający mógłby uznać za standardowy i którego nie trzeba wykazywać.

Jak sporządzić taką kalkulację? Oto najważniejsze zasady:

• kompletność – kalkulacja powinna wskazywać wszystkie istotne koszty realizacji zamówienia,
• szczegółowość – poziom szczegółowości wyjaśnień należy dostosować do stopnia złożoności procesu realizacji zamówienia, przy czym rozbicie kosztów jedynie na cztery-pięć pozycji z góry wydaje się być skazane na porażkę,
• spójność – w ramach samych wyjaśnień, ale również z treścią złożonej oferty – dziwnie wygląda opisywanie oszczędności z uwagi na wyeliminowanie udziału podwykonawców, kiedy ich udział został zadeklarowany w ofercie,
• zgodność z wymogami zamawiającego – nie kalkuluj sposobu realizacji, który nie jest zgodny z wymogami zamawiającego.

Ze wszystkich powyższych najtrudniej jednoznacznie określić wymagany poziom szczegółowości wyjaśnień. Tu najbardziej pomaga doświadczenie. Jeżeli brakuje Ci własnego, a nie korzystasz z pomocy prawnika, możesz próbować określić ten poziom na podstawie wyjaśnień konkurencji z wcześniejszych postępowań (co wymaga jednak systematycznego działania) i ich dalszego losu (czy zamawiający miała dodatkowe pytania, jaką podjął decyzję co do odrzucenia oferty).

Kiedy do wyjaśnień konieczne są dowody?

W praktyce zalecam, by zawsze załączać dowody do składanych wyjaśnień – faktury kosztowe, oferty podwykonawców, kopie umów itp.

Co prawda w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej często pojawia się twierdzenie, że kalkulacja ceny o odpowiednim stopniu szczegółowości również może stanowić taki „dowód” prawidłowego wyliczenia ceny, ale zazwyczaj trudność w zdobyciu właściwych dowodów jest niewspółmiernie mała do ewentualnych problemów, kiedy okazuje się, że okoliczność wydawałoby się jasna i dobrze opisana w wyjaśnieniach jest szeroko kwestionowana przez konkurencję.

Na co więc zwrócić uwagę, przy kompletowaniu dowodów?

• Dowody powinny być aktualne, faktury sprzed półtora roku (jak ostatnio u klienta, który zgłosił się do nas za późno) będą miały o wiele niższą wartość niż te bieżące.
• Obowiązuje zasada: im większe znaczenie dla sprawy, tym więcej dowodów (lub mocniejsze dowody). Jeżeli dana pozycja jest znacząca dla całkowitych kosztów realizacji lub twierdzisz, że jest istotnie niższa niż u konkurencji to wykaż to (i bądź gotowy na kontrdowody ze strony konkurencji).
• Wygląd ma znaczenie! Dwuzdaniowa oferta podwykonawcy, bez szczegółowego określenia zakresu i warunków realizacji, bez daty, na duża kwotę, wprost wygląda na przysługę Twojego partnera biznesowego, a nie realną wycenę.

Na co powinien zwrócić uwagę zamawiający badając Twoje wyjaśnienia ceny?

Wyjaśnienia ceny oferty  zamawiający powinien badać nie tylko poprzez zsumowanie podanych w nim kwot, ale i poprzez analizę realności poczynionych założeń co do czasochłonności pracy, kosztów wynagrodzeń, kosztów materiałów i ich zużycia itd.

Dodatkowo zamawiający powinien weryfikować czy sposób realizacji zamówienia opisany w wyjaśnieniach odpowiada jego wymaganiom określonym w dokumentacji zamówienia. Tutaj najczęstszym błędem wykonawców jaki dostrzegam jest zapominanie o obowiązkach określonych we wzorze umowy.

Sam opis przedmiotu zamówienia nie wyczerpuje wszystkich zadań wykonawcy. Może się okazać, że obowiązki dotyczące zakresu wykonywanych przeglądów w cenie złożonej oferty, posiadanego ubezpieczenia, częstotliwości raportowania itp. zostały określone tylko we wzorze umowy, a brak ich uwzględnienia w wyjaśnieniach oznacza pominięcie istotnych źródeł kosztów w trakcie realizacji zamówienia.

Co do samego badania wyjaśnień przez zamawiającego zwróć uwagę, że najczęściej zamawiającemu trudno jest jednoznacznie stwierdzić czy ma do czynienia z rażąco niską ceną. Łatwiej mu określić czy sporządzone dla niego wyjaśnienia wraz z kalkulacją kosztów wyglądają wiarygodnie, są kompletne i poparte dowodami.

Twoja cena ofertowa może być realna, ale to nie znaczy, że będziesz w stanie pokazać to w wyjaśnieniach. Wielokrotnie wykonawcy wyceniają realizację zamówienia lub poszczególnych jego elementów na podstawie swojego doświadczenia – nawet jeśli ich ocena jest trafna zamawiający nie uwzględni jej jako argumentu. Wycena musi być możliwa do weryfikacji.

Jak opisać czynniki uzasadniające niską cenę?

Jeżeli potrafisz, warto wskazać czynniki, które pozwoliły Ci na obniżenie poziomu kosztów realizacji zamówienia, a tym samym zaoferowanie niskiej ceny.

Chodzi o źródła oszczędności wynikające np. ze sposobu organizacji pracy, stosowania rozwiązań technicznych zwiększających wydajność, niskich kosztów pracy czy sprzyjających warunków realizacji.

Nie wystarczy jednak wskazanie samych czynników, należy uzasadnić w jaki sposób i w jakim stopniu ich istnienie przekłada się na obniżenie kosztów wykonania zamówienia. Oczywiście nieraz wskazanie oszczędności może być tylko szacunkowe, ważne jednak wówczas, by ten szacunek opierał się na dobrze opisanych założeniach. Nie ma nic bardziej kuriozalnego niż podanie oszczędności w postaci samotnej kwoty np. „szacowana oszczędność wynikająca ze stosowaniem nowoczesnych maszyn: 400 000 złotych”.

Skoro udało Ci się zbić koszt wykonania zamówienia do poziomu niższego niż u konkurencji, to zamawiający będzie oczekiwał od Ciebie wskazania takich czynników, które uzasadniają tę różnicę. Czynników, które odróżniają Cię od części lub nawet całej konkurencji. Nie takich, które dotyczą każdego podmiotu działającego na rynku.

Jeśli dysponujesz dostępem do taniego surowca, to jest to dobry argument na uzasadnienie niskiej ceny. Jeśli jednak Twoja konkurencja dysponuje podobnym źródłem, to niestety, ale musisz szukać innych argumentów. Twoja cena wyróżnia się – jest niska, tak samo musi wyróżniać się jej przyczyna i uzasadnienie.

Czy porównanie do innych zamówień jest dobrym argumentem?

Niezłym argumentem uzasadniającym realne i rzetelne skalkulowanie ceny oferty jest porównanie jej do cen oferowanych w innych postępowaniach. Nie jest to jednak argument decydujący.

Po pierwsze, ceny oferowane w innych postępowaniach również mogą być rażąco niskie. Nie gwarantuje tego nawet należyte wykonanie zamówienia (które mogło zostać wykonane ze znaczną stratą), choć to zastrzeżenie jest słabsze w przypadku możliwości porównania cen z wielu postępowań.

Po drugie, w niektórych branżach trudno jest o naprawdę porównywalne postępowania. Każde z nich jest w istotnej części indywidualne, a porównywać ze sobą można nie całe zamówienia, a jedynie ich wybrane elementy. Pamiętaj, że do Ciebie należy udowodnienie, że wcześniejsze zamówienie jest podobne do tego, którego dotyczą wyjaśnienia, a dodatkowo podobne są okoliczności rynkowe jego realizacji.

Nawet biorąc pod uwagę powyższe zastrzeżenia i tak warto (jeśli to możliwe i wartościowe w danym przypadku) byś odniósł się w swoich wyjaśnieniach do wcześniejszych realizowanych zamówień.

Jakie znaczenie ma treść wezwania zamawiającego?

Jest jeszcze jedna rzecz, która może odróżniać jedno wezwanie od drugiego, nawet jeśli dotyczą podobnych zamówień. To treść samego wezwania.

Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej powinieneś odnieść się do konkretnych pytań i wątpliwości podniesionych przez zamawiającego. Pamiętaj, że to zamawiający weryfikuje istnienie rażąco niskiej ceny. Nawet jeśli jego pytania wydają Ci się „nietrafione” to masz obowiązek udzielenia na nie odpowiedzi (zakładam, że pytania rzeczywiście dotyczą kwestii związanych z wyjaśnieniem niskiej ceny oferty).

Nie powinieneś ograniczać się jednak tylko do pytań zamawiającego, jeśli wezwanie dotyczy wyjaśnienia ceny całkowitej oferty. Twoim zadaniem jest przede wszystkim złożenie wyjaśnień potwierdzających prawidłowość skalkulowanej ceny. Może być zresztą tak, że przyczyna niskiej ceny Twojej oferty leży gdzie indziej niż dopatruje się tego zamawiający.

Dlaczego musisz unikać ogólnikowych wyjaśnień?

Przygotowując wyjaśnienia dla zamawiającego uważaj, by nie były ogólnikowe, wypełnione stwierdzeniami, które znaczą wszystko i nic jednocześnie. Ciężar wykazania, że cena nie jest rażąco niska spoczywa na Tobie a brak uzasadnienie niskiej ceny oznacza jedynie narażenie oferty na odrzucenie. Ogólnikowe wyjaśnienia to de facto brak wyjaśnień.

Oczywiście dla części zamawiających nie istnieje koncepcja rażąco niskiej ceny. Każda niska cena jest dobra, a im niższa, tym lepsza. Taki zamawiający zaakceptuje nawet najbardziej ogólną odpowiedź.

Nie należy jednak brać tego za regułę. Kiedy przygotujesz zbyt ogólną odpowiedź na naprawienie sytuacji może być zbyt późno. I może się do tego przyczynić nie tylko zamawiający, ale i konkurent składając odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej.

Pamiętaj też, że jako przedsiębiorca i wykonawca powinieneś orientować się w swoich obowiązkach wynikających z prawa zamówień publicznych – nie masz możliwości tłumaczenia się nieznajomością ustawy czy procesu udzielania wyjaśnień.