Jak wygląda zdalna rozprawa przed Krajową Izbą Odwoławczą?

Jak wygląda zdalna rozprawa przed KIO?

Rozprawa zdalna przed Krajową Izbą Odwoławczą nie jest całkowicie wirtualna. Nadal rozprawa odbywa się na sali rozpraw i nadal możesz wziąć w niej udział w sposób tradycyjny stawiając się w siedzibie Izby w wyznaczonym terminie rozprawy.

Po prostu istnieje obecnie dobra alternatywa w postaci uczestnictwa zdalnego w formie typowej wideokonferencji, kiedy to obraz i dźwięk z sali rozpraw jest przekazywany na Twoje urządzenie (komputer, tablet, smartfon) i na odwrót.

Masz wybór co do sposobu uczestnictwa w rozprawie (i możesz wybrać inaczej niż Twój pełnomocnik). Twój wybór nie ma wpływu na przebieg samej rozprawy.

Od kiedy w KIO funkcjonują rozprawy zdalne?

Możliwość zdalnego uczestnictwa w rozprawie przed Krajową Izbą Odwoławczą to coś, na co musieliśmy „trochę” (długo) poczekać w stosunku do postępowań sądowych w sprawach cywilnych. Rozwiązanie to obowiązuje dla odwołań złożonych w ramach postępowań przetargowych wszczętych od 13 marca 2026 roku.

Co istotne, decydujący jest moment wszczęcia postępowania przetargowego, a nie złożenia odwołania.

Przykład

Odwołanie złożone w listopadzie 2026 roku zostanie rozstrzygnięte bez rozprawy zdalnej, jeśli samo postępowanie przetargowe zostało wszczęte w lutym tego samego roku (czyli przed 13 marca).

Co do zasady rozprawa zdalna możliwa jest w każdym postępowaniu odwoławczym przed Izbą i ma być typowym sposobem przeprowadzania rozpraw.

Czy warto skorzystać ze zdalnego uczestnictwa w rozprawie przed KIO?

Z punktu widzenia składu orzekającego nie powinno mieć znaczenia czy weźmiesz udział w rozprawie na sali rozpraw czy zdalnie. Dokonaj wyboru zgodnie ze swoimi preferencjami, warunkami do połączenia zdalnego i odległością od siedziby Izby.

Oczywiście wydaje się, że wygodniejsze jest uczestnictwo zdalne, jednak są osoby, które preferują udział osobisty. Jeśli tak jest w Twoim przypadku, to oczywiście działaj zgodnie ze swoimi preferencjami. Moje osobiste doświadczenie jest takie, że rozprawa wymaga 100% skupienia. Jeśli jesteś w stanie uzyskać taki poziom tylko będąc na miejscu, a Twoja obecność na rozprawie jest wskazana, to staw się na niej osobiście.

Obie opcje uczestnictwa mają swoje zalety i wady.

Jakie są zalety i wady wyboru zdalnego uczestnictwa w rozprawie?

W przypadku uczestnictwa zdalnego masz możliwość bardziej komfortowego weryfikowania na bieżąco twierdzeń strony przeciwnej. Po pierwsze, łatwiej zweryfikować dokumenty czy sprawdzić nowe twierdzenia w swoim miejscu pracy niż nawet z laptopem na miejscu w siedzibie Izby. Po drugie, dzięki wyłączonemu mikrofonowi przez większość rozprawy łatwiej jest szybko skonsultować się z klientem/pełnomocnikiem w celu wymiany informacji. Stacjonarne uczestnictwo po prostu utrudnia podobny kontakt.

Oczywiście odpada też kwestia dojazdu, a to czasem naprawdę duża zaleta. To nie tylko wygoda, ale i praktyczna oszczędność sił przed często wymagającą rozprawą.

Główną wadą zdalnego uczestnictwa jest oczywiście różna jakość połączenia z Izbą. To tak samo męczące i wymagające dla wszystkich stron jak rozmowy telefoniczne prowadzone przy niskiej jakości połączenia. Z pewnością zależy Ci na tym, by skład orzekający mógł się skupić na meritum Twojej wypowiedzi, a nie samym jej rekonstruowaniu ze słyszalnych zakłóceń.

Jakie są zalety i wady uczestnictwa w rozprawie w siedzibie Izby?

W przypadku uczestnictwa osobistego warunki techniczne połączenia nie wpływają na odbiór Twojej wypowiedzi przez skład orzekający Izby. Można powiedzieć, że w takim przypadku i obraz, i dźwięk zawsze będą w najwyższej rozdzielczości.

W związku ze zdalnym charakterem rozpraw możliwe jest wystąpienie sytuacji, kiedy strona łącząca się zdalnie do rozprawy będzie przekazywała pismo procesowe w trakcie rozprawy (choć możliwość tak późnego składania samych wniosków dowodowych została mocno ograniczona). Z uwagi na to obecnie uczestnicząc stacjonarnie w rozprawie powinieneś dysponować sprzętem, który umożliwi odbiór takiej korespondencji. De facto musisz dysponować sprzętem, który umożliwi również wygodne zapoznanie się z taką korespondencją – jeśli będzie to pismo procesowe, to analizowanie jego treści i robienie notatek na telefonie nie będzie optymalnym rozwiązaniem.

O co zadbać korzystając ze zdalnego uczestnictwa?

W trakcie przygotowania do zdalnego uczestnictwa warto być zadbał o wszystkie szczegóły. Oto kilkanaście wskazówek w tym zakresie:

1. Dowód tożsamości

• Przygotuj ważny dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport, możesz też skorzystać z mDowodu).
• Miej go pod ręką w chwili rozpoczynania rozprawy, aby sprawnie okazać go do wglądu składowi orzekającemu Izby.

2. Ubiór i otoczenie

• Wybierz schludny, biznesowy strój (niekoniecznie musi to być garnitur czy garsonka).
• Uporządkuj tło, najlepsze jest takie, które nie będzie odciągało uwagi od Twojej wypowiedzi.
• Możesz włączyć neutralne tło w aplikacji (plaża z palmami odpada) lub efekt rozmycia tła, jednak możesz też zostać poproszony o jego chwilowe wyłączenie.
• Zadbaj o dobre oświetlenie, tak by Twoja twarz była wyraźnie widoczna.
• Wymogiem formalnym uczestnictwa jest przebywanie w miejscu zapewniającym powagę uczestnictwa w rozprawie oraz swobodną komunikację.
• W Twoim otoczeniu nie mogą się znajdować osoby, które nie uczestniczą w rozprawie.

3. Obraz i dźwięk

• Przez czas trwania rozprawy musisz udostępniać obraz ze swojego urządzenia.
• Co do zasady mikrofon powinieneś mieć włączony jedynie na czas swoich wypowiedzi, dzięki czemu w pozostałym czasie ewentualne dźwięki otoczenia nie będą przeszkadzały pozostałym uczestnikom.
• Wycisz inne urządzenia elektroniczne oraz poinformuj pobliskie osoby o rozprawie, by nie przerywały Ci w jej trakcie.
• Z odpowiednim wyprzedzeniem przetestuj mikrofon w swoim urządzeniu pod kątem jakości dźwięku.

4. Połączenie internetowe i sprzęt

• Upewnij się, że masz stabilne i wydajne połączenie z internetem. Niska jakość połączenia wpłynie negatywnie na efektywność Twojego uczestnictwa w rozprawie.
• Z odpowiednim wyprzedzeniem skorzystaj z możliwości przetestowania aplikacji do zdalnego uczestnictwa w rozprawie.
• Jeśli łączysz się przy pomocy smartfona zadbaj wcześniej o jego naładowanie lub miej go podłączonego do ładowania.
• Wyłącz powiadomienia i zbędne programy na urządzeniu, z którego korzystasz.
• Zdalne uczestnictwo możliwe jest zarówno z wykorzystaniem komputera, jak i smartfona. Przy tym o ile smartfon obsłuży Twoje uczestnictwo w rozprawie zdalnej, to jednak konieczność reagowania na przebieg rozprawy, w tym możliwe nowe pisma procesowe innego uczestnika sugeruje, by jednak mieć przy sobie urządzenie, na którym można sprawnie pracować.

Zadbaj o te kwestie, mają one wymierne znaczenie dla przebiegu sprawy. Lepiej zaprezentujesz swoje stanowisko, kiedy będziesz spokojny. A spokój wynika z Twojego przygotowania do udziału w rozprawie.

Jak wygląda przekazywanie pism procesowych w przypadku rozprawy zdalnej?

W trakcie postępowania odwoławczego każdy z jego uczestników może składać pisma procesowe. Zasadniczo pisma procesowe mogą być składane w formie pisemnej lub postaci elektronicznej.

Jednak podczas zdalnej rozprawy pismo procesowe można wnieść co do zasady wyłącznie w postaci elektronicznej.

Jakie są ograniczenia zdalnego dostępu do rozprawy?

W przypadku rozprawy stacjonarnej nie ma problemu z występowaniem większej ilości osób po jednej stronie. Bywało tak, że obok mnie jako pełnomocnika po stronie klienta występował np. zarówno prezes spółki, jak i pracownik na obsługujący dane postępowanie (czasem i dodatkowe osoby).

W przypadku rozprawy zdalnej obowiązuje ograniczenie do dwóch połączeń na stronę. Oznacza to, że nadal konfiguracja trzyosobowa jest możliwa, ale wymusza wspólne korzystanie z jednego urządzenia (połączenia) przez dwie osoby.

Oczywiście, jeśli jest to najwygodniejsze, wszystkie osoby po danej stronie mogą korzystać razem z jednego połączenia w jednym miejscu.

Kolejne narzucone ograniczenie ma charakter geograficzny – zdalne uczestnictwo w rozprawie możliwe jest wyłącznie z adresów IP zlokalizowanych na terytorium państw należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

O jakich wymaganiach technicznych zdalnego uczestnictwa warto wiedzieć?

Zdalne uczestnictwo możliwe jest zarówno z wykorzystaniem komputera, jak i smartfona lub tabletu (dotyczy to zarówno systemu Android, jak i iOS).

Nie jest konieczne instalowanie aplikacji obsługującej zdalne połączenie (Jitsi Meet), ale może wpłynąć to pozytywnie na obsługę połączenia. Dodatkowo, o ile dopuszczone są popularne przeglądarki, o tyle już przy połączeniu z Firefoksa wyświetla mi się komunikat informujący, że przy korzystaniu z tej przeglądarki może wystąpić niestabilne działanie systemu…

Minimalne wymagania techniczne nie są rozbudowane, najważniejsze jest dobre połączenie internetowe. Oczywiście jak zawsze warto sprawdzić wszystkie wymagania techniczne wskazane w obwieszczeniu Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 13 marca 2026 r. w sprawie standardów technicznych oprogramowania i wymagań sprzętowych niezbędnych do uczestniczenia w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu.

Warto też skorzystać (z odpowiednim wyprzedzeniem, a nie tuż przed rozprawą) z możliwości połączenia testowego dostępnego pod adresem https://e-konf.wroclaw.sa.gov.pl/testowepolaczenie1

Jaką dodatkową korzyść przynoszą rozprawy zdalne?

W ogromnej większości spraw przed KIO wyrok zapada nie w dniu zamknięcia rozprawy, ale w kolejnych dniach. Wówczas, aby wysłuchać ustnego uzasadnienia stanowiska zajętego przez Izbę (na pisemne uzasadnienie trzeba czekać kilka tygodni) należy się wybrać ponownie na salę rozpraw.

Od wejścia w życie rozpraw zdalnych również tu alternatywą jest uczestnictwo zdalne.

Tu już nie ma nawet mowy o rozważaniu jaki sposób udziału jest lepszy. Skoro masz tylko wysłuchać odczytanego wyroku oraz ustnego uzasadnienia, udział zdalny jest oczywistością.

Dlaczego wprowadzenie rozpraw zdalnych to tak istotna zmiana?

Izba rozstrzyga spory z całej Polski. Dojazd, zazwyczaj na godzinę 10:00 (to przeważający czas rozpoczęcia rozpraw przed Izbą) bywa po prostu męczący przy większych odległościach.

Uczestnictwo w rozprawie wymaga zaś uważności i szybkiej analizy, tak by na bieżąco kontrować twierdzenia i nową argumentację drugiej strony.

Zazwyczaj po takiej rozprawie jestem bardziej zmęczony niż po całym dniu pracy w biurze. Możliwość zdalnego uczestnictwa jest więc dla mnie osobiście wyraźnym udogodnieniem.