Na co uważać składając ofertę w przetargu na sprzęt medyczny?

Uważaj na określenie modelu oferowanego urządzenia

Pierwszym problemem, który wciąż wraca wśród moich klientów z branży medycznej i ich konkurencji jest niedokładne wskazaniem modelu oferowanego urządzenia.

Zamawiający szpital już na etapie badania ofert chce wiedzieć jakie urządzenie oferujesz. Tym samym składając ofertę musisz podać informację co do modelu oferowanego urządzenia oraz jego producenta. Trudno mi sobie przypomnieć przetarg, gdzie zamawiający nie stawiał takiego oczekiwania.

Według obiegowej opinii dzięki tej wiedzy zamawiający wie czy surowo (co to za sprzęt?), czy pobłażliwie (znamy i lubimy) podejść do Twojej oferty. W rzeczywistości jest to normalne oczekiwanie przy dostawach sprzętu. Skoro konkretny model oferowanego urządzenia już istnieje i zamawiający może go zweryfikować pod kątem spełniania wymogów specyfikacji, to dlaczego miałby rezygnować z takiej możliwości?

Dokładne określenie modelu to jednak coś co nie zawsze okazuje się proste dla wykonawców, więc zawsze warto być zwrócił na nie uwagę. Oto poniższe problemy z oznaczeniem modelu, z którymi się spotkałem podczas swojej pracy:

• oznaczenie modelu inne niż wskazane na załączonej deklaracji zgodności (wskazanie wersji, która nie występuje w deklaracji zgodności czy raczej występuje pod inną nazwą),
• niepełne oznaczenie modelu – niewskazujące, która wersja modelu została zaoferowana (np. ABC zamiast ABC e1 lub ABC e2), szczególnie trudna sytuacja, kiedy jedna z nich nie spełnia wymogów specyfikacji,
• wskazanie modelu tylko głównego urządzenia, choć zamawiający wymagał podania także oznaczeń dla oferowanych akcesoriów.

Błędy tego rodzaju są dosyć trudne do wybronienia – dotyczą istotnego elementu oferty, nie dają się uzupełnić, a i zamawiający są wyczuleni na ich punkcie.

Interpretowanie odpowiedzi szpitala nie jest łatwym zadaniem i wymaga Twojej uwagi

Opis przedmiotu zamówienia na sprzęt medyczny zazwyczaj umożliwia złożenia oferty tylko jednemu lub niewielkiej liczby wykonawców (nie jest to jednak temat na ten artykuł).

Powoduje to składanie przez wykonawców multum pytań do specyfikacji. Nie są to w praktyce wnioski o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a o zmianę jej treści. Zamawiający udzielają na nie odpowiedzi, a Tym musisz te wiele stron pytań i odpowiedzi przeanalizować.

Nierzadko budzi to wątpliwości już na etapie odczytywania sensu odpowiedzi zamawiającego. W praktyce skrótowe odpowiedzi zamawiających typu:

• „zamawiający dopuszcza”
• „zgodnie z SIWZ””
• „tak”

nie zawsze do końca pasują do zadawanego pytania. Można zamawiającego pytać dalej o sens udzielonych przez niego odpowiedzi, ale zazwyczaj jest już po terminie na zadawanie pytań i uzyskanie dalszych wyjaśnień jest wątpliwe.

Problemy z odczytaniem intencji zamawiającego to jedna rzecz, druga to spójność wymagań zamawiającego. Co się czasem dzieje w udzielonych odpowiedziach:

• zamawiający wyraża zgodę na proponowaną pytaniem zmianę, a kilkadziesiąt odpowiedzi dalej na takie same pytanie innego wykonawcy udziela odmiennej odpowiedzi,
• zamawiający, podpuszczony pytaniem wykonawcy, stwierdza, że nie dopuszcza rozwiązania stosowanego w modelu, który chciałby kupić i który opisał w specyfikacji – i już nikt nie jest w stanie złożyć ważnej oferty,
• zamawiający nieumyślnie dopuszcza więcej niż zamierzał w udzielonej odpowiedzi i potem dostaje ofertę, która nie odpowiada jego potrzebom.

Zdarza się, że w wyniku odpowiedzi całkowitemu przeobrażeniu ulegają wymagania zamawiającego. Ba, widziałem jak parę dni po udzielonych odpowiedziach zamawiający pozmieniał kilkadziesiąt z nich na zupełnie inne.

Łatwiej w takiej sytuacji zaskarżyć wymagania zamawiającego jako nieoparte na realnych potrzebach. Zresztą niektórzy zamawiający otwarcie przyznają, że działają w trybie „robię co chcę, a dopiero jak wpłynie odwołanie szerzej przeanalizuję sprawę”.

Żądanie złożenia dokumentów możesz znaleźć w dość losowych miejscach

Zdarzają się też regularnie sytuacje, kiedy to szpital żąda dołączenia jakichś dokumentów, ale to żądanie  dokleja w innym miejscu niż rozdział specyfikacji poświęcony właśnie dokumentom składanym wraz z ofertą.

Czasami takie dopiski zdarzają się w opisie przedmiotu zamówienia, czasami w innych załącznikach do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, kiedy załączniki te przygotowują inne osoby niż pozostałą część specyfikacji (a jednocześnie trochę szwankuje wymiana informacji między pracownikami zamawiającego).

Ostatnio widziałem żądanie złożenia ważnych dokumentów wpisane trochę na doczepkę na samym końcu specyfikacji, już po pouczeniu o środkach ochrony prawnej i liście załączników. Dokumenty te nie zostały jednak wymienione w zawartej w specyfikacji liście dokumentów do złożenia w postępowaniu. Taka niespodzianka chyba…

Chcesz czy nie, specyfikację powinieneś choć raz przeczytać w całości. I choćby chciało się ominąć te „standardowe” lub „nieistotne” fragmenty to zamawiający nie ma przecież obowiązku, by nie umieszczać tam wymagań niestandardowych czy po prostu istotnych. A ewentualne braki w ofercie mogą być już nie do uzupełnienia.

Zwróć uwagę czy wymóg złożenia deklaracji zgodności nie jest zbyt szeroki

Zamawiające szpitale czasami „upraszczają” sobie życie i określają, że do wszystkich oferowane wyrobów i urządzeń należy przedstawić deklarację zgodności. Zdarza się jednak, że nie wszystkie one są objęte obowiązkiem uzyskania takich deklaracji. Ani to wyroby medyczne, ani inny sprzęt objęty obowiązkiem potwierdzenia zgodności. Nie za bardzo wówczas wiadomo z czym tą zgodność producent miałby deklarować, skoro nie ma odnośnych przepisów.

No i powstaje sytuacja, kiedy zamawiający oczekuje takich deklaracji, a ich nie masz, bo mieć nie możesz. Czasami zamawiający uznają, że w ich wymogu chodziło tylko o przedstawienie takich deklaracji tam, gdzie są konieczne, a nie dla całego zakresu zamówienia (choć co innego wynika z treści specyfikacji). Czasami po prostu unieważniają postępowanie orientując się w swoim błędzie.

Przy okazji podpowiem Ci, być uważał czy deklaracje zgodności, którymi dysponujesz obejmują akcesoria i wyposażenie dodatkowe sprzętu. Dotyczy to w szczególności sytuacji, kiedy są one wytwarzane przez innego producenta.

Ważne jest dodatkowe sprawdzenie tabeli opisu przedmiotu zamówienia

Typowym żądaniem szpitali jest złożenie wypełnionej tabeli specyfikacji technicznej sprzętu (opisu przedmiotu zamówienia) z wyszczególnieniem parametrów oferowanego urządzenia obok każdego wymaganego parametru zamawiającego.

Jest to ten fragment oferty, w którym najłatwiej o omyłkę. Przyczynia się do tego wiele pól do wypełnienia, często ze wskazaniem konkretnych wartości liczbowych.

Niektórzy wykonawcy nie mają czasu, by raz sporządzoną ofertę przekazać drugiej osobie do weryfikacji. A to jest działanie, które się sprawdza. Nie oczekuj, że przygotowując ofertę zawsze unikniesz błędów. Części z nich można jednak wykryć jeszcze przed złożeniem oferty.

No i wreszcie pamiętaj, że na podobne błędy nie jest również odporna Twoja konkurencja. Jeśli zamówienie ma dla Ciebie duże znaczenie spróbuj je wygrać nawet z drugiej pozycji weryfikując ofertę pierwszego wykonawcy.