Czy można złożyć ofertę w przetargu, do którego przygotowywało się dokumentację projektową?

Czy przygotowanie dokumentacji projektowej jest przeszkodą w udziale w przetargu na roboty budowlane?

Samo przygotowanie dokumentacji projektowej może, ale nie musi stanowić podstawy do wykluczenia Twojego przedsiębiorstwa z udziału w postępowaniu. Wszystko zależy od tego jak zostanie przesądzona kwestia – czy wcześniejsze przygotowanie dokumentacji projektowej prowadzi do takiego zakłócenie konkurencji, którego nie da się wyeliminować w inny sposób…

Jak uniknąć wykluczenia z przetargu na roboty budowlane?

Twój udział w postępowaniu nie powinien zakłócać konkurencji. Oznacza to, że nie powinieneś posiadać jakiejkolwiek przewagi nad innymi wykonawcami biorącymi udział w danym postępowaniu z tego tytułu, że przygotowywałeś dokumentację projektową.

Jak to zapewnić?

Przede wszystkim, wykonawcy biorący udział w postępowaniu na roboty budowlane powinni dysponować wszystkimi potencjalnie istotnymi informacjami, które zostały Ci przekazane na etapie prac projektowych.

Wystarczy, że informacje te wynikają z samej dokumentacji projektowej lub innej części dokumentacji przetargowej.

Podobnie w drugą stronę – wykonawcy powinni mieć co do zasady dostęp do wszystkich merytorycznych dokumentów wytworzonych przez Ciebie obejmujących realizowane prace.

Kolejna rzecz to termin składania ofert. Skoro inny wykonawcy powinni mieć podobne szanse na zbadanie jej treści muszą dysponować odpowiednią ilością czasu na zapoznanie się i przygotowanie oferty. Minimalny termin ustawowy może być niewystarczający, a na pewno jest niepożądany z punktu widzenia Twojego interesu minimalizowania ryzyka wykluczenia.

Jak widzisz, są to kwestie, które wydają się leżeć w gestii zamawiającego. A jednak warto się nimi zainteresować. W końcu, jeśli zamawiający nie zadba o takie wyrównanie szans konkurencyjnych, to ostatecznie Ciebie czeka wykluczenie z udziału w postępowaniu, a nie jego.

Dlaczego wcześniejsze informowanie zamawiającego jest ważne?

Powinieneś poinformować zamawiającego (nawet już po zrealizowaniu prac projektowych), że będziesz składał ofertę w postępowaniu na wykonanie robót budowlanych. Zamawiającemu czasem nie przyjdzie do głowy, że zajmujesz się nie tylko projektowaniem, i możesz być również zainteresowany realizacją zamówienia. Taka informacja stanowi jeden z przejawów staranności i ostrożności wymaganych przez KIO od wykonawców, którzy brali udział w przygotowaniu dokumentacji projektowej.

Miej świadomość, że dla zamawiającego to nie jest idealna sytuacja. Z obiektywnością projektantów bywa oczywiście różnie, ale na pewno zamawiający nie można na nią liczyć, kiedy ten sam podmiot przygotował projekt i ma go realizować. A przecież nieraz pojawiają się sytuację, kiedy opinia projektanta może być istotna na etapie realizacji inwestycji.

W każdym razie bez świadomości Twoich zamiarów zamawiający może nie dochować wystarczających środków w celu wyrównania szans konkurowania pomiędzy wykonawcami. A bez takich działań ryzyko wykluczenia Twojego przedsiębiorstwa ze względu na zakłócenie konkurencji znacznie rośnie. W swoim własnym interesie przypilnuj więc zamawiającego, by wszystkie istotne informacje i dokumenty zostały opublikowane na stronie postępowania, a termin składania ofert był dłuższy od minimalnego.

Musisz mieć świadomość ryzyka…

Jak widzisz, prawo zamówień publicznych nie przekreśla możliwości uzyskania zamówienia na realizację robót, które wcześniej były przez Ciebie zaprojektowane. To nie znaczy jednak, że taka sytuacja nie jest obarczona ryzykiem.

Zakłócenie konkurencji to termin nieostry, który może być różnie interpretowany w realiach poszczególnych spraw. Praktycznie zawsze istnieje ryzyko, że zamawiający uzna, że doszło do takiego zakłócenia, ewentualnie Twoja konkurencja przedłoży taką sprawę do rozpatrzenia przez Krajową Izbę Odwoławczą, gdzie jej los również nie będzie pewny.

Pamiętaj, że KIO uznawała już, że nawet sam fakt nieopublikowania kosztorysów inwestorskich, które jako autor, znał jeden z wykonawców prowadzi do zakłócenia konkurencyjności w postępowaniu. Dla mnie to wniosek bardzo daleko idący, ale musi Ci unaocznić skalę ryzyka (którego nigdy nie da się wyeliminować), jeśli będziesz brał udział w postępowaniu, do którego przygotowywałeś dokumentację projektową.

Co jeśli masz również udzielać odpowiedzi w ramach postępowania?

W sytuacji, kiedy uczestniczysz w udzielaniu merytorycznych odpowiedzi na pytania wykonawców w trakcie postępowania trudno będzie Ci obronić swój udział w postępowaniu jako niezakłócający konkurencji. W takim przypadku Twój wpływ na przebieg postępowania jest jeszcze bardziej bezpośredni.

Oczywiście pytania wykonawców mogą dotyczyć różnych okoliczności, ale jeśli nie wynikają z pobieżnej lektury dokumentacji projektowej, a dotyczą istniejących w niej niejasności czy stanowią podstawę do wprowadzania zmian w dokumentacji projektowej, to trudno w jakikolwiek sposób bronić takiej formy udziału w postępowaniu jako niezakłócającej konkurencji. Przy czym nie jest to kwestia złej woli po Twojej stronie, sam fakt udziału w trwającym postępowaniu w takim zakresie wywołuje ten efekt.

Co jeśli w szerszym zakresie uczestniczyłeś w przygotowaniu postępowania?

Wszelkie konsultowanie treści warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny oferty, umownych warunków realizacji czy inny wpływ na treść postępowania wykraczający poza opis przedmiotu zamówienia powinieneś zakwalifikować jako wykluczający Twój udział w danym przetargu. Nie da się tych form udziału pogodzić z brakiem zakłócenia konkurencji w postępowaniu.

Dlaczego niejasności dokumentacji to Twój problem?

Dobrze, by przygotowana przez Ciebie dokumentacja projektowa nie zawierała istotnych niejasności czy braków. Powinna ona przedstawiać komplet informacji niezbędnych do wyceny realizacji zamówienia. W innym przypadku rośnie ryzyko stwierdzenia, że wykonawcy wcale nie dysponowali niezbędnymi informacjami w celu wyceny zamówienia, a wówczas pojawia się kwestia na ile Ty nimi dysponujesz…

Mam świadomość, że wykonawcy mogą zadawać tyle pytań ile chcą, ale generalnie zazwyczaj widać czy są to pytania wynikające z braków dokumentacji projektowej, czy też pobieżnej lektury. Jeśli to pierwsze to możesz mieć problem składając ofertę w przedmiotowym postępowaniu.

Lepiej też, jeśli dokumentacja zawiera szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w tym sposób wykonania, technologię oraz wymagany rodzaj materiałów, gorzej jeśli w pewnym zakresie zawiera przestrzenie otwarte, czy też dających swobodę do wyboru optymalnych rozwiązań przez wykonawców, co mogłoby wpływać na konstrukcję ofert (w tym cenę) i dawać przewagę autorowi projektu.

Co jeszcze powinieneś wiedzieć?

Zamawiający nie może stosować „z ostrożności” sankcji wykluczenia wobec podmiotu przygotowującego dokumentację projektową. Wszystkie podejmowane czynności muszą mieć swoje oparcie w przepisach prawa i stanie faktycznym sprawy. Wykluczenie wykonawcy, który nie podlega wykluczeniu zgodnie z przepisami ustawy jest działaniem niezgodnym z prawem.

Zawsze też, co wynika z samych przepisów, przed wykluczeniem wykonawcy zamawiający ma obowiązek wezwać go do wyjaśnień i umożliwić mu wykazanie, że jego udział w przygotowaniu postępowania nie ma wpływu na konkurencję.

I na koniec jeszcze jedna informacja – opisywana tu podstawa wykluczenia dotyczy tak samo również sytuacji, kiedy dokumentację projektową przygotował podmiot, z którym należysz do tej samej grupy kapitałowej.