Co robić w przypadku oczywistej omyłki pisarskiej w ofercie przetargowej?

Nie każdy błąd w Twojej ofercie spowoduje jej odrzucenie

Patrząc na ilość możliwości uratowania oferty wynikających z prawa zamówień publicznych można odnieść wrażenie, że nikomu nie zależy na jej odrzuceniu. Ustawa przewiduje:

• poprawienie oczywistej omyłki pisarskiej, o czym szerszej piszę dzisiaj,
• poprawienie oczywistej omyłki rachunkowej i innej omyłki niepowodującej istotnych zmian oferty,
• możliwość uzupełnienia i wyjaśnienia większości dokumentów,
• możliwość wyjaśnienia treści oferty.

Jak odbywa się poprawienie omyłki pisarskiej?

Poprawienie oczywistej omyłki pisarskiej, podobnie jak poprawienie oczywistej omyłki rachunkowej jest o tyle ciekawe, że odbywa się bez Twojego udziału. Zamawiający samodzielnie ustala czy ma możliwość poprawienia omyłki.

Jeśli tak, to omyłkę poprawia jednocześnie informując Cię o tym.

Jeśli omyłka nie zostanie poprawiona zazwyczaj dowiesz się o tym z informacji o odrzuceniu Twojej oferty. Stąd co do zasady otrzymana informacja od zamawiającego o poprawieniu oczywistej omyłki pisarskiej to dobra wiadomość.

Jaka jest Twoja rola w razie wystąpienia omyłki w ofercie?

Skoro nie uczestniczysz w procedurze poprawienia omyłki pisarskiej, to co możesz zrobić? Odpowiedź jest prosta. Żaden zamawiający nie jest nieomylny i żaden nie będzie. Jeśli nie chcesz polegać tylko na wiedzy i ocenie zamawiającego musisz mieć własną wiedzę (lub własnego prawnika). Dzięki temu skonfrontujesz poglądy zamawiającego z rzeczywistym stanem Twojej sprawy.

Bez odpowiedniej wiedzy nie wykorzystasz dobrze możliwości złożenia odwołania na odrzucenie Twojej oferty czy zwykłego pisania, tłumaczenia i przekonywania zamawiającego

Czym jest omyłka pisarska?

Omyłka pisarska to błąd, który polega na tym, że co innego chciałeś napisać w ofercie, a co innego faktycznie w niej jest.

Brzmi to trochę zabawnie, jednak zdarza się to w przetargach regularnie. Ilość dokumentów do przygotowania, presja czasu czy konieczność wprowadzania zmian w już przygotowanej ofercie – wszystko to powoduje, że omyłek pisarskich nie da się do końca wyeliminować.

Istotą omyłki jest różnica pomiędzy intencją autora, a treścią oferty – czyli jak napisałem wcześniej – zapisałeś coś inaczej niż chciałeś.

To ważne. Nie ma mowy o omyłce w sytuacji, kiedy treść oferty odpowiada Twoim intencjom, tyle że zamawiający uznał, że nie odpowiada postawionym przez niego wymogom.

Przykład błędu, który nie stanowi omyłki

Zdecydowałeś się zaoferować 30-dniowy termin dostawy przeoczając informację, że zamawiający wymagał określenia terminu nie dłuższego niż 21 dni.

Jak wygląda typowa omyłka pisarska?

Omyłka pisarska może polegać na:

• mylnej pisowni wyrazu lub wyrażenia,
• opuszczeniu wyrazu lub kilku wyrazów,
• przeniesieniu wyrazu lub kilku wyrazów w inne miejsce dokumentu itp.

Jak mogą wyglądać takie omyłki pisarskie?

• procesor Inel Core i5 zamiast Intel Core i5,
• długość auta: 3120 m zamiast 3120 mm,
• „proponowany okres gwarancji to 36 od daty odbioru końcowego” zamiast „proponowany okres gwarancji to 36 miesięcy od daty odbioru końcowego”,
• „maksymalna długość po rozłożeniu: 40 ^oC1100 mm, maksymalna temperatura pracy:” zamiast „maksymalna długość po rozłożeniu: 1100 mm, maksymalna temperatura pracy: 40 ^oC”.

Łatwość edycji tekstu na komputerze, normalnie będąca wielką zaletą, staje się tutaj zagrożeniem. Skutkuje błędami, które raczej nie wystąpiłyby kiedyś, podczas ręcznego wypełniania treści oferty – omyłkowym wykasowaniem części formularza, przeniesieniem fragmentu tekstu w inne miejsce czy mylną pisownią spowodowaną nadgorliwą automatyczną korektą tekstu.

Do tego dochodzą tradycyjne błędy w postaci literówek czy pominięcia fragmentu tekstu oraz błędy wynikające z przepisywania danych np. z arkusza kalkulacyjnego do formularza ofertowego.

Jakie omyłki pisarskie podlegają poprawieniu przez zamawiającego?

Pamiętaj, że omyłki pisarskie podlegają poprawieniu tylko jeśli są oczywiste.

Oczywiście ta oczywistość jest dość ocenna.

Ludzie różnią się oceną co jest oczywiste, a co nie jest (czy wpisanie jako daty produkcji roku 2006 jest oczywistą omyłką?). Różna jest też ich wiedza w konkretnej dziedzinie, co może wpływać na postrzeganie omyłki jako oczywistej (czy wpisanie systemu operacyjnego Windows 12 to oczywista omyłka pisarska?).

Czy można sięgnąć do innych dokumentów w ofercie w celu zweryfikowania omyłki?

Omyłka, którą przeciętny człowiek dostrzeże oraz będzie wiedział jak poprawić zgodnie z pierwotną intencją autora bez przeglądania reszty oferty oraz innych dokumentów jest na pewna oczywista. To sytuacja podręcznikowa.

A jeśli do ustalenia lub poprawienia omyłki potrzebne są informacje znajdujące się w innym miejscu oferty?

Taka pomyłka również jest oczywista. Te dodatkowe informacje powinny jednak wskazywać jednoznacznie na popełnienie omyłki.

Moje doświadczenia

Ratowałem kiedyś z opresji klienta, który wpisał w formularzu ofertowym swoją cenę w miejscu odnoszącym się do części nr 2 zamówienia, choć oferta była składana na cześć nr 1. Za najlepsze argumenty posłużyła pozostała treść oferty: wskazanie „cz.1” na stronie tytułowej oraz wskazanie gwarancji w polu odnoszącym się do części nr 1. Pomógł też fakt, że klient był znanym dystrybutorem sprzętu objętego częścią nr 1 zamówienia i nie miał w swojej ofercie sprzętu objętego częścią nr 2.

Czy oczywista jest omyłka, do poprawienia której potrzebna jest wiedza specjalistyczna, którą posiada zamawiający?

Raczej tak. Widać tendencję w wielu wyrokach Izby, by oczywistość badać z uwzględnieniem doświadczenia i wiedzy zamawiającego. Jeśli błąd jest oczywisty dla zamawiającego dzięki jego wiedzy w dziedzinie, której dotyczy zamówienie, to nadal powinien zostać poprawiony.

Nie zmienia to warunku oczywistości. Błąd powinien być nadal oczywisty dla zamawiającego. Bardziej jednak niż pod kątem przeciętnej osoby badanie oczywistości odbywa się pod kątem wiedzy adresata oferty, czyli właśnie zamawiającego.

Jeśli jednak zamawiający jest w stanie poprawić błąd dzięki swojej wiedzy, ale wymagałoby to złożonych rozważań, wyliczeń czy przyjmowania założeń taka omyłka nie jest oczywista.

Czy oczywista jest omyłka, do której ustalenia lub poprawienia należy odwołać się do informacji nieposiadanych przez zamawiającego, ale łatwo dostępnych?

Postawione tu pytanie celowo odnosi się do informacji łatwo dostępnych. Raczej nikt nie zamierza twierdzić, że oczywista jest omyłka możliwa do stwierdzenia lub poprawienia dopiero po szerokim poszukiwaniu informacji poza złożoną ofertą.

A jeśli jednak informacje te są łatwo dostępne? No cóż, wydaje się, że nadal nie będziemy mieli do czynienia z oczywistą omyłką pisarską. To co pojawia się wielokrotnie w orzeczeniach Izby to postawienie akcentu na widoczność omyłki „na pierwszy rzut oka”.

I o ile możemy tę widoczność badać w kontekście wiedzy zamawiającego (jako adresata oferty) oraz treści całej oferty (z którą zamawiający i tak musi się zapoznać), to trudno znaleźć argument potwierdzający konieczność weryfikowania przez zamawiającego wystąpienia omyłki w dodatkowy sposób np. przez wyszukanie w Internecie czy odpytanie modeli AI.

Czy oczywista może być omyłka, której zamawiający nie zauważył?

Omyłka nie przestaje być oczywista tylko dlatego, że zamawiający jej nie zauważył.

Oczywistość omyłki jest badana w częściowo zobiektywizowany sposób, czyli przez odwołanie się do tego, co zamawiający powinien był rozpoznać jako omyłkę, a nie tylko do tego co faktycznie tak rozpoznał.

Zdarza się przecież nieraz, że zamawiający nie dostrzegają niezgodności w badanych ofertach, tym bardziej może się zdarzyć, że nie dostrzegą również omyłki, choćby była nie wiem jak oczywista.

Jeśli zamawiający powinien był omyłkę dostrzec i poprawić przy zachowaniu należytej staranności przy badaniu ofert, to jest to oczywista omyłka.

Czy konieczność uzyskania wyjaśnień neguje oczywisty charakter omyłki?

Jest to kwestia, co do której występują pewne rozbieżności w orzecznictwie. Wydaje się jednak, że co do zasady konieczność uzyskania wyjaśnień przeczy oczywistemu charakterowi omyłki.

Zdarzają się sytuacje graniczne, gdy uzyskanie wyjaśnień jest tylko drobnym dopełnieniem wiedzy posiadanej przez zamawiającego lub pokazuje zamawiającemu, że rozwiązanie problemu rzeczywiście jest oczywiste, a tylko zamawiający na nie wpadł. Tu łatwiej mi o akceptację takiego wezwania do wyjaśnień formułowanego przez zamawiającego.

Na pewno jednak wyjaśnienia nie powinny być podstawowym źródłem informacji co do wystąpienia oczywistej omyłki lub sposobu jej poprawienia.

Samo wezwanie do wyjaśnienia treści oferty nie jest jednoznaczne z przekreśleniem szansy na późniejsze poprawienie niezgodności jako oczywistej omyłki pisarskiej. W końcu być może omyłka rzeczywiście jest oczywista, a zamawiający sformułował swoje wezwanie z nadmiernej ostrożności.

Co jeśli omyłka pisarska jest oczywista, ale nie wiadomo jak ją poprawić?

Oczywistość dotyczy też sposobu poprawienia omyłki. Zamawiający nie może zgadywać jaka była Twoja pierwotna intencja – co chciałeś uwidocznić w ofercie. Jeśli omyłkę można poprawić na kilka sposobów, a nie wiadomo, który z nich jest zgodny z Twoją intencją, to omyłka nie może zostać uznana za oczywistą.

Zamawiający omyłkę poprawia samodzielnie, nie jest do tego potrzebna Twoja zgoda. Oznacza to, że nie ma miejsca na dowolne przesądzanie jaka treść miała zostać zawarta w ofercie. Oznaczałoby to zmianę treści Twojej oferty bez pewności, że jest to zgodne z Twoimi intencjami, co oczywiście nie jest możliwe w ramach zamówień publicznych.

Jakie znaczenie w kontekście możliwości poprawienia omyłki ma oświadczenie o zgodności z SWZ?

Jeśli jesteś jedną z osób, które za lek na wszystkie błędy w ofercie uważa zawarte w ofercie oświadczenie o zgodności oferty ze specyfikacją warunków zamówienia – mam dla Ciebie złą wiadomość. Takie ogólne oświadczenie nie stanowi ratunku, jeśli wprost w innym miejscu oferty jest błąd, którego nie da się zaklasyfikować jako oczywista omyłka.

Błąd nie staje się oczywisty przez to, że wykonawca chce złożyć ważną ofertę czy oświadcza ogólnie o jej zgodności z SWZ.

Co z możliwością poprawy oczywistej omyłki zawartej poza ofertą?

Zamawiający nie poprawia omyłek poza ofertą. Wydaje się to oczywiste w kontekście samego przepisu, który dokładnie to wyraża

art. 223 ust. 2 pkt 1 p.z.p.

Zamawiający poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie (…) niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

Gdzie więc zamawiający nie poprawi omyłek?

• W gwarancji wadialnej (składanej zamawiającemu, ale nie będącej częścią oferty).
• W udzielonych wyjaśnieniach.

Czy jeśli niezgodność w ofercie nie stanowi oczywistej omyłki pisarskiej oferta podlega odrzuceniu?

Pamiętaj że oczywista omyłka pisarska to nie jest Twoja ostatnia szansa. Spora część niezgodności, które nie kwalifikują się do poprawienia jako oczywiste omyłki pisarskie z powodu braku oczywistości zostaje poprawiona na innej podstawie – jako omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

Jeśli Twoja oferta warta jest podjęcia próby jej ratowania, zbadaj wszystkie swoje możliwości.