Jak szukać błędów w konkurencyjnej ofercie przetargowej?

Błąd w ofercie konkurencji w przetargu – gdzie znajdziesz go najłatwiej?

Oczywiście rekomenduję weryfikację całej oferty i takie właśnie zlecenia są u nas standardem. Jeśli jednak chcesz we własnym zakresie i niskim nakładem czasu zweryfikować konkurencyjną ofertę, skup się na:

• formularzu oferty – tu błędy często prowadzą do odrzucenia oferty,
• wykazie wykonanych robót/dostaw/usług wraz z referencjami – spełnianie warunku doświadczenia regularnie bywa problemem dla wykonawców,
• zobowiązaniu podmiotu trzeciego (jeśli było składane) – tu trwa ciągła walka pomiędzy chęcią wykonawców do posłużenia się zasobami innego podmiotu, a niechęcią do angażowania go w szerszym zakresie w realizację zamówienia, co nieraz skutkuje niewystarczającą treścią zobowiązania do udostępnienia zasobów,
• wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny (jeśli były składane) – tak wielu wykonawców traktuje przygotowanie wyjaśnień jako zbędną pracę, że stosunkowo łatwo tu o znalezienie błędów, nieścisłości czy braków,
• wadium – tu błędy nie pojawiają się często, ale ich skutkiem jest zazwyczaj odrzucenie oferty.

Jak sprawdzać formularz oferty konkurencji?

Na co powinieneś zwrócić uwagę sprawdzając poprawność badanego formularza oferty? Na podstawie swojego doświadczenia mogę Ci wskazać poniższe problemy:

1. Nieprawidłowości w podpisie oferty:
   • Brak podpisu pod formularzem oferty.
   • Inny rodzaj podpisu niż właściwy podpis elektroniczny.
   • Podpis osoby, która nie wykazała swojego umocowania do działania w imieniu wykonawcy.
2. Warunki realizacji zaoferowane niezgodnie z wymogami specyfikacji, co dotyczy najczęściej:
   • Terminu realizacji.
   • Oferowanego okresu gwarancji.
   • Kryteriów oceny, gdzie zamawiający określił, że wymaga zaoferowania jednej z kilku wartości, a wykonawca i tak oferuje co innego.
3. Nieprawidłowości w sposobie określenia ceny:
   • Różnica pomiędzy kwotami zapisanymi słownie i liczbowo.
   • Nieprawidłowe określenie stawki podatku VAT.
   • Nieprawidłowe wyliczenie podatku VAT lub kwoty brutto.
4. Brak spójności z innymi dokumentami:
   • Różnica w określeniu ceny w stosunku do formularza cenowego lub kosztorysu.
   • Różnica we wskazywanym okresie gwarancji w stosunku do wpisanego w opisie oferowanego przedmiotu dostawy.
   • Niewskazanie podmiotu udostępniającego swoje doświadczenie w ramach robót budowlanych lub usług jako podwykonawcy, który  będzie realizował część zamówienia.
5. Złożenie oferty na formularzu oferty, który następnie został zmieniony przez zamawiającego, zawierającym inną treść niż aktualnie wymagana.

Możliwości popełnienia błędu w formularzu oferty jest oczywiście dużo więcej, te wskazane wydają się jednak najbardziej powszechne.

Jakie są typowe błędy zawarte w wykazie robót / usług / dostaw oraz referencjach?

Typowe błędy, które możesz napotkać w wykazie robót/usług/dostaw to:

1. Brak odniesienia się do wszystkich wymaganych przez zamawiającego cech zamówienia np. zamawiający wymaga robót przeprowadzanych na czynnych obiektach, a w wykazie brak jest tej informacji.
2. Sztuczne łączenie kilku mniejszych i niepowiązanych zamówień od jednego podmiotu w jedno większe w celu osiągnięcia wymaganego rozmiaru/wartości zamówienia.
3. Termin realizacji zamówienia nie mieści się w wymaganym przez zamawiającego okresie, za który weryfikowane jest spełnianie warunku doświadczenia.
4. Ogólnikowe opisywanie zamówienia, jeśli skutkuje problemami w weryfikacji spełniania warunku czy porównaniu do treści otrzymanych referencji np. bardzo ogólne opisanie przedmiotu zamówienia, jego terminu czy odbiorcy.
5. Wskazanie całego zakresu zamówienia wykonanego wspólnie z innym podmiotem, a nie jedynie tego realizowanego przez wykonawcę.
6. Sprzeczność pomiędzy treścią wykazu oraz treścią referencji.
7. Złożenie referencji, które nie wskazują jakiego zamówienia konkretnie dotyczą lub jedynie ogólnie odnoszą się do pozytywnej oceny całej współpracy z wykonawcą, a nie realizacji konkretnych zamówień.
8. Złożenie potwierdzenia, które odnosi się jedynie do faktu wykonania zamówienia i nie zawiera żadnej pozytywnej informacji o jego należytym wykonaniu.
9. Złożenie fałszywych referencji co do zamówienia, które w ogóle nie było realizowane lub miało zupełnie inny zakres niż wskazano.

Jak szukać błędów w zobowiązaniu podmiotu trzeciego?

Zobowiązanie do udostępnienia zasobów przez podmiot trzeci to kolejny ważny punkt weryfikacji. Wszystko dlatego, że pomimo tego, że jest dość często stosowane, niektórym wykonawcom brakuje wiedzy jak je prawidłowo przygotować.

Często wątpliwości powstają tu przy określeniu zakresu udziału podmiotu trzeciego – zakres ten powinien być jak najszerszy z punktu widzenia wykazania spełniania warunku udziału. Jednocześnie jednak wykonawcy nie chcą oddawać do realizacji innemu podmiotowi zbyt dużej części zamówienia.

Jakie nieprawidłowości pojawiają się najczęściej w zobowiązaniach?

1. Brakuje deklaracji podmiotu trzeciego o wzięciu udziału w realizacji zamówienia jako podwykonawca, co jest konieczne przy wykazywania spełniania warunku doświadczenia w zamówieniach na roboty budowlane i usługi. Czasem ten brak próbuje się przykryć uczestnictwem w realizacji jedynie na zasadzie doradztwa lub innego pośredniego wsparcia.
2. Zobowiązanie zostało przygotowane na wysokim poziomie ogólności tak, że nie wynikają z niego żadne konkretne obowiązki podmiotu trzeciego na etapie realizacji zamówienia.
3. Istnieje sprzeczność pomiędzy treścią zobowiązania określającą udział podmiotu trzeciego w realizacji zamówienia a deklaracjami wykonawcy co do udziału tego podmiotu zawartymi w treści formularza oferty.
4. Zobowiązanie zostało złożone dopiero w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, pomimo że wcześniej z treści oferty nie wynikało, iż wykonawca zamierza w danym zakresie polegać na zasobach innego podmiotu.

Dlaczego warto weryfikować wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

Prawdziwą kopalnią braków są wyjaśnienia niskiej ceny składane przez wykonawców. Jeśli były one składane przez Twojego konkurenta, koniecznie je zweryfikuj!

Duża część składanych przeze mnie odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej dotyczy właśnie kwestii niewystarczających wyjaśnień i rażąco niskiej ceny.

Najważniejsze błędy, których powinieneś szukać to:

1. Wysoki stopień ogólności wyjaśnień uniemożliwiający ich weryfikację przez zamawiającego np. zebranie wszystkich kosztów materiałów w jedną zbiorczą pozycję, podczas gdy koszty te stanowią istotną część realizacji zamówienia.
2. Pominięcie istotnych kosztów realizacji zamówienia, co do których wiesz, że mogą wystąpić podczas realizacji zamówienia.
3. Koszty pracy zostały uwzględnione poniżej minimalnego wynagrodzenia za pracę lub zostały uwzględnione na poziomie zbliżonym do minimalnego wynagrodzenia za pracę w przypadku stanowisk specjalistycznych.
4. Wskazanie sposobu realizacji odmiennego od wymagań dokumentacji zamówienia lub wycena materiałów/dostaw niespełniających parametrów wymaganych przez zamawiającego.
5. Brak dowodów dla poziomu istotnych kosztów realizacji zamówienia.

Po więcej informacji z tego zakresu kieruj się do mojego wcześniejszego wpisu „Jak szukać błędów w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny?” Jest on bardzo szczegółowy i zawiera dużą dawkę wiedzy z zakresu weryfikacji wyjaśnień rażąco niskiej ceny.

Na co zwrócić uwagę weryfikując wniesione wadium?

Tu kwestii do koniecznego zbadania jest mniej:

1. Sprawdź czy wadium zostało wniesione ze wskazaniem wszystkich wykonawców składających wspólnie ofertę w postępowaniu.
2. W przypadku wadium wniesionego w formie przelewu w dniu terminu składania ofert zweryfikuj czy zamawiający sprawdził, o której godzinie wpłynął przedmiotowy przelew.
3. W przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia sprawdź czy dokument obejmuje cały wymagany okres związania ofertą, czy jest podpisany oraz czy obejmuje wszystkie części zamówienia, na które została złożona oferta.
4. Uważaj na niewłaściwe wskazanie beneficjenta wadium w formie gwarancji lub poręczenia w przypadku, gdy postępowanie prowadzone jest przez inny podmiot niż sam zamawiający.

Wybrane dokumenty sprawdzone – co dalej?

Opisałem tutaj najczęstsze błędy, które pojawiają się w wybranych dokumentach składających się na ofertę. Warto jednak sprawdzać całą ofertę, wszystkie dokumenty, zarówno te składane w terminie składania ofert, jak i na wezwania zamawiającego.

Prosty błąd w ofercie przetargowej konkurencji może dać Ci wygranie przetargu. I ten błąd nie musi znajdować się właśnie w formularzu, wykazie wykonanych zamówień czy wyjaśnieniach niskiej ceny. Warto jednak od czegoś zacząć.

Jakie są najważniejsze wskazówki dla sprawdzania ofert?

Moja najważniejsza rada dla wykonawców w zakresie sprawdzania konkurencyjnych ofert:

• Zacznij w ogóle to robić, nawet jeśli nie jesteś w stanie sprawdzić wszystkiego! Część błędów jesteś w stanie odkryć we własnym zakresie.
• Nie zrażaj się niepowodzeniami. Nigdy nie będzie tak, że większość sprawdzanych oferta będzie miała błąd. Nie o to chodzi. Chodzi o to byś od czasu do czasu miał szansę na dodatkowe wygrane zamówienie. Zamówienie, które normalnie by Cię ominęło, a dzięki weryfikacji będziesz mógł na nim zarabiać.

Jeśli zamierzasz na poważnie sprawdzać konkurencyjne oferty mam dwie dodatkowe rady:

• trzeba dać sobie czas, oferty warto sprawdzać powoli i dokładnie,
• najlepiej jeśli oferty sprawdzają niezależnie od siebie dwie osoby.

Być może przy drobnych zamówieniach te rady można sobie odpuścić, ale w najważniejszych postępowaniach nie warto stosować półśrodków. Rady te są dość proste, ale nie chodzi o to, by były wyszukane. One mają robić różnicę!

Dlaczego warto sprawdzać konkurencyjne oferty?

Warto to zrobić z czystego porównania kosztów i korzyści:

• koszt to czas zużyty na wnioskowanie o treść konkurencyjnej oferty i jej sprawdzenie,
• korzyści to zwiększenie możliwości uzyskania zamówienia, w sytuacji wykrycia błędu w konkurencyjnej ofercie.

Oczywiście w przypadku korzystania z naszych usług koszt zwiększa się o wynagrodzenie za sprawdzenie oferty. Zwiększa się jednocześnie Twoja szansa na znalezienie błędu i wyeliminowanie konkurencyjnej oferty.

Pamiętaj, że sprawdzanie ofert powinno być Twoją stałą strategią. Co to znaczy?

Jeśli zdecydowałeś, że chcesz tak działać, sprawdzaj lub oddaj do sprawdzenia każdą ofertę, której wyeliminowanie da Ci szansę na zamówienie.

Jest jasne, że błędy w ofertach pojawiają się regularnie, ale to nie znaczy, że pojawiają się często. Zależnie od branży nastaw się na sukces raczej w co piątym lub co dziesiątym postępowaniu niż co drugim. Jeśli przewidywane zyski z uzyskania dodatkowego zamówienia są większe niż koszt kilku-kilkunastu sprawdzeń to pora działać.

Czy znalezione błędy będą skutkować odrzuceniem oferty konkurencji?

Poprawną odpowiedzią jest: „to zależy”. Zawsze większy potencjał do wyrzucenia z postępowania konkurencyjnej oferty mają błędy dotyczące istotnych elementów oferty zawarte w dokumentach, które nie podlegają uzupełnieniu.

Formularz oferty to najważniejsza element oferty. Błąd w formularzu oferty często ma tak istotnych charakter, że powoduje odrzucenie oferty. Podobnie jest z wniesieniem wadium, gdzie nigdy nie było „litości” i czasem wydawałoby się, że drobne błędy powodowały odrzucenie oferty.

Zupełnie inaczej zdaje się wyglądać sytuacja z wykazem wykonanych robót/dostaw/usług, ten można uzupełnić. Tyle, że często jest tak, iż w wykazie wpisane jest całe doświadczenie wykonawcy, które odpowiada treści warunku udziału. Co konkurencji po możliwości uzupełnieniu wykazu, jeśli nie ma nic więcej do wpisania?

Wreszcie najtrudniejsze do oceny są niepełne wyjaśnienia niskiej ceny. Czasem trudno jednoznacznie orzec gdzie kończą się wyjaśnienia z uchybieniami, ale jednak ogólnie wykazujące realny poziom ceny oferty, a zaczynają się po prostu wyjaśnienia niewystarczające.

We wszystkich tych kwestiach ważne jest dobre rozeznanie tematu, by wiedzieć kiedy trzeba się trzymać swojego stanowiska aż do końca i rozstrzygnięcia Krajowej Izby Odwoławczej, kiedy warto jedynie prezentować udawaną pewność swego stanowiska, a kiedy nie ma co w ogóle zawracać sobie głowy próbą wpłynięcia na wynik postępowania.

Jak uzyskać dostęp do konkurencyjnej oferty?

Jeśli nie uzyskałeś jeszcze oferty konkurencji do sprawdzenia możesz skorzystać z mojego wzoru wniosku o udostępnienie oferty.