Kiedy zamawiający może wcześniej wezwać do złożenia oświadczeń i dokumentów?

Kiedy zamawiający może wcześniej wezwać do złożenia oświadczeń i dokumentów?

7 min czytania

Uwaga
Poniżej znajdziesz opis nowego uprawnienia zamawiającego wprowadzonego przez nowelizację prawa zamówień publicznych. Obowiązuje ona w postępowaniach wszczętych od 28 lipca 2016 r.

Wcześniejsze żądanie oświadczeń i dokumentów

Zasadniczo po ostatniej wielkiej nowelizacji prawa zamówień publicznych na etapie składania ofert czy  wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu zamawiający żąda jedynie wybranych dokumentów i oświadczeń.

Wszystkie będzie musiał przedstawić tylko wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona. W postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych zamawiający może zdecydować, że w ogóle nie zażąda składania wszystkich dokumentów i oświadczeń, nawet przez zwycięskiego wykonawcę.

Wyjątkiem od zasady jest uprawnienie zamawiającego do żądania na każdym etapie postępowania dokumentów lub oświadczeń normalnie żądanych tylko od zwycięskiego wykonawcy. Są to dokumenty i oświadczenia potwierdzające:

  • spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji,
  • brak podstaw wykluczenia.

Kiedy zamawiający może skorzystać z tego uprawnienia?

Zgodnie z art. 26 ust. 2f prawa zamówień publicznych „jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia”.

Jaki przebieg postępowania jest odpowiedni?

1. Z pewnością zgodny z ustawą, ale trudno uznać, by bez tego przepisu nie dało się tej zgodności zapewnić.

2. Odpowiednie przebieg to też taki, który pozwoli na osiągnięcie celu postępowania jakim jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. Stąd konieczność ograniczania ryzyka unieważnienia postępowania.

Zgodnie z tym rozumowaniem Urząd Zamówień Publicznych sugeruje stosowanie art. 26 ust. 2f  p.z.p. w postępowaniach wieloetapowych (gdzie najpierw następuje selekcja wykonawców uprawnionych do złożenia oferty), gdy liczba wykonawców składających wniosek jest większa niż przewidziana do zaproszenia do składnia ofert.

wypowiedź Urzędu Zamówień Publicznych

W postępowaniach wieloetapowych ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia odbywa się na etapie badania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 ustawy Pzp. Następnie zamawiający ocenia oferty złożone przez wykonawców wyłonionych na podstawie kryteriów selekcji.

Jeżeli wykonawca, którego oferta została oceniona najwyżej, nie potwierdzi (na wezwanie zamawiającego) wymaganymi dokumentami, że spełnia warunki udziału w postępowaniu lub że nie zachodzą w stosunku do niego przesłanki wykluczenia, wówczas będzie podlegał wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp. Jednocześnie, jeżeli liczba wykonawców, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu jest większa niż przewidziana w ogłoszeniu liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert (np. 15 wniosków na 10 zapraszanych wykonawców), może dojść do sytuacji, w której do kolejnego etapu nie zostanie zaproszony wykonawca spełniający warunki udziału w postępowaniu i niepodlegający wykluczeniu, który uzyskał liczbę punktów plasującą go na 11 pozycji. Taki wykonawca zakwalifikowałby się na tzw. „krótką listę”, gdyby zamawiający zweryfikował wcześniej wykonawcę, który złożył ofertę najwyżej ocenioną i w konsekwencji wyeliminowałby go z postępowania.

Powyższa sytuacja może skutkować koniecznością unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia przez zamawiającego, albowiem nie ma możliwości powrócenia do wcześniejszego etapu tego postępowania.

W celu zapobiegnięcia ewentualnej konieczności unieważnienia postępowania w przypadku negatywnego wyniku weryfikacji wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, wydaje się uzasadnione, aby zamawiający korzystali z dyspozycji art. 26 ust. 2f ustawy Pzp już na etapie składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, w sytuacji gdy liczba wykonawców składających wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu jest większa niż liczba wykonawców, którzy zgodnie z treścią ogłoszenia o zamówieniu zostaną zaproszeni do składania ofert.

Odkrycie dopiero na etapie żądania wszystkich dokumentów i oświadczeń od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, iż został on zaproszony do złożenia oferty w miejsce innego wykonawcy niestety spowoduje konieczność unieważnienia postępowania.


Moja opinia
Art. 26 ust. 2f wprost powinien nakładać na zamawiających obowiązek żądania wskazanych dokumentów i oświadczeń w opisanej wyżej sytuacji.

Być może jednak już w obecnej treści ukryty jest taki obowiązek.

Obowiązek wcześniejszego żądania

Czy jeżeli zamawiający widzi, iż wcześniejsze żądanie oświadczeń i dokumentów „jest niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia” to tylko ma możliwość sformułowania takiego żądania czy obowiązek?

Jeśli zgodzimy się, że tylko możliwość, to zgodzimy się też, że na zamawiającym nie ciąży ogólny obowiązek zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania. I wreszcie zgodzimy się, że zasada zachowania uczciwej konkurencji nie wymaga eliminacji już na tym etapie wykonawców, którzy nie powinni zostać zaproszeni do składania ofert.

Zauważmy bowiem, że ryzyko negatywnego zweryfikowania zwycięskiego wykonawcy to tylko pierwsza część problemu. Drugą jest ryzyko zaproszenia do składania ofert wykonawców, którzy nie spełniają kryteriów selekcji w stopniu wyższym niż inni, a jedynie oświadczyli, iż tak jest.

Rozumiem, że jest to kwestia pewnych założeń prawodawcy (zaufanie do oświadczeń wykonawców), ale pytanie czy rzeczywiście wykonawcy chcą, by tak im ufano? Im, czyli wszystkim wykonawcom, także konkurencyjnym. Kwalifikacja wykonawców na podstawie samych oświadczeń niestety, ale wydaje się być oderwana od realiów niektórych postępowań.

A groźba jest taka, że np. z 5 wykonawców zakwalifikowanych 3 będzie tylko słupami „zapychającymi” dzięki nieprawdziwym oświadczeniom miejsca wśród wykonawców zaproszonych do składania ofert. A ofert nie złożą.

W art. 26 ust. 2f mowa jest, że „zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać wykonawców”. „Może” nadaje zamawiającemu uprawnienie do żądania tych oświadczeń i dokumentów na każdym etapie, nie przesądza, że skorzystanie z niego zależy od dowolnej decyzji zamawiającego.

Trochę więcej o art. 26 ust. 2f

  • Warto pamiętać, że od zwycięskiego wykonawcy zamawiający żąda (jeśli określił takie wymaganie) zgodnie z art. 26 ust. 1 lub 2 również oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego. Art. 26 ust. 2f nie pozwala na ich wcześniejsze żądanie.
  • Przepis dotyczy również ponownego żądania wskazanych oświadczeń lub dokumentów, jeśli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne. Doświadczenie się nie zdezaktualizuje, ale już potencjał techniczny może. Mogą też pojawić się na późniejszym etapie podstawy wykluczenia.
  • Czy wykonawca może rozmyślnie doprowadzić do unieważnienia przetargu ograniczonego (np. wygrał nie ten wykonawca, który  miał wygrać)? Chodzi właśnie o sytuację kiedy zamawiający musiał przeprowadzić selekcję wykonawców, a nie żądał wcześniejszego złożenia dodatkowych oświadczeń i dokumentów. Czy złożona po terminie składania ofert informacja od jednego z zakwalifikowanych wykonawców:

„Przepraszamy, ale w wyniku naszego zamierzonego działania/rażącego niedbalstwa przedstawiliśmy informacje, że spełniamy kryteria selekcji, czym wprowadziliśmy zamawiającego w błąd. Prosimy o wykluczenie nas z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 16. Właściwie to prosimy też o unieważnienie postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 7. Dziękujemy.”

powinna spowodować unieważnienie postępowania?

  • Pamiętajmy, że razem ze swoimi oświadczeniami i dokumentami wykonawca składa oświadczenia i dokumenty podmiotu trzeciego, na którego potencjale się wspiera, a gdy takie wymaganie zawarto w specyfikacji również odnoszące się do znanych podwykonawców.