Kiedy zamawiający ma obowiązek zwrotu kosztów przygotowania oferty?

7 min czytania

Kiedy masz możliwość żądania zwrotu kosztów?

Kiedy postępowanie przetargowe zostanie unieważnione z przyczyn leżących po stronie zamawiającego możesz zażądać od niego zwrotu kosztów udziału postępowaniu.

Zamawiający ma ustawowy obowiązek zwrotu tych kosztów. Zwrot jest jednak ograniczony kilkoma warunkami. No i oczywiście wcale nie jest powiedziane, że te pieniądze bez problemu uzyskasz, nawet jeśli Ci przysługują. Zwrot kosztów to nierzadko dla zamawiających drażliwy temat.

Jak  dokładnie wygląda odzyskiwanie kosztów przygotowania oferty?

Zanim rozważysz zwrot kosztów…

Jeśli masz w tym interes (wygrałbyś przetarg) przede wszystkim sprawdź czy samo unieważnienie postępowania jest zasadne. Pomagamy w takich kwestiach klientom i to co daje się zauważyć to łatwość z jaką zamawiający stosują unieważnienie postępowania, nawet w przypadku braku zaistnienia przesłanek ustawowych. Sprawdzimy czy w Twoim przypadku unieważnienie było zasadne.

Czy każdemu wykonawcy przysługuje zwrot kosztów?

Pierwsza kwestia jest dość podstawowa – by oczekiwać zwrotu kosztów musisz złożyć ofertę w postępowaniu. Choćbyś poniósł koszty przygotowania oferty, to jeśli jej nie złożysz (postępowanie unieważniono przed terminem składania ofert lub z powodu nieprawidłowego postępowania zamawiającego nie byłeś w stanie złożyć oferty) żaden zwrot kosztów Ci nie przysługuje.

Nie ma natomiast wymogu, by Twoja oferta była najkorzystniejsza. Musisz mieć jedynie tę teoretyczną szansę uzyskania zamówienia, czyli Twoja oferta nie może podlegać odrzuceniu…

Zwróć na to uwagę. To, że Twoja oferta nie została odrzucona w postępowaniu, nie oznacza, że nie podlegała odrzuceniu. Zamawiający mógł jedynie odstąpić od badania ofert z uwagi na konieczność unieważnienia postępowania. Bardzo możliwe, że przyjrzy się Twojej ofercie dokładniej, kiedy wystąpisz z wnioskiem o zwrot kosztów.

Czy prawidłowość samego unieważnienia ma wpływ na zwrot kosztów?

Nie jest konieczne, by to unieważnienie było zgodne z prawem zamówień publicznych. Jeśli zamawiający unieważnił postępowanie na wyrost, to nadal postępowanie zostało unieważnione i przysługuje Ci zwrot kosztów.

Oczywiście ewentualne zaskarżenie czynności unieważnienia do Krajowej Izby Odwoławczej spowoduje, że Izba oceni prawidłowość tej czynności – może wówczas nakazać zamawiającemu zniesienie samej czynności unieważnienia i powrót do prowadzenia postępowania.

Czy zamawiający może bronić się brakiem swojej winy?

Nie. Przepis wskazuje na przyczyny leżące po stronie zamawiającego, a nie przyczyny zawinione przez zamawiającego.

Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy: „odpowiedzialność na podstawie wskazanego przepisu jest odpowiedzialnością na zasadzie ryzyka, a więc dochodzenie roszczeń nie wymaga wykazania winy zamawiającego”.

Oczywiście wzmacnia to odpowiedzialność zamawiającego, ale jednocześnie, kiedy piszemy taki wniosek o zwrot kosztów dla klienta, daje nam to szansę na zaprezentowanie zamawiającemu sytuacji, jako niewynikającej z jego winy. Czasami brak tego „ciężaru” ułatwia zamawiającym podjęcie decyzji o zwrocie kosztów.

Czy brak zabezpieczenia wystarczającego budżetu przez zamawiającego daje możliwość żądania zwrotu kosztów?

Zagadnienie zwrotu kosztów pojawia się w pytaniach naszych klientów również w kontekście braku zabezpieczenia wystarczającego budżetu przez zamawiającego. To sytuacje, kiedy pojawia się rozgoryczenie co do czasu i wysiłku zmarnowanego w celu przygotowania oferty dla zamawiającego, który następnie unieważnia przetarg z braku środków.

Na pewno sama sytuacja braku wystarczających środków po stronie zamawiającego nie daje możliwości przypisania mu odpowiedzialności za to unieważnienie. Oczekiwania finansowe obu stron nie raz się rozchodzą i jest to normalny element etapu poprzedzającego zawarcie umowy.

Sytuacja wygląda jednak inaczej, moim zdaniem, kiedy zamawiający ogłasza przetarg pomimo tego, że powinien mieć świadomość, że nie ma szans na uzyskanie oferty, na której sfinansowanie go stać. Jeśli jest możliwe w miarę precyzyjne określenie szacunkowej wartości zamówienia, a wartość ta bardzo istotnie odbiega od możliwości finansowych zamawiającego i nie ma on racjonalnego powodu sądzić, że sytuacja rynkowa pozwoli na uzyskanie niższych ofert cenowych, to należy uznać odpowiedzialność zamawiającego za konieczność unieważnienia takiego postępowania, które od początku było skazane na unieważnienie.

Jakie koszty może objąć zwrot?

Zwrot obejmuje uzasadnione koszty uczestnictwa w unieważnionym postępowaniu.

Przede wszystkim są to koszty przygotowania oferty:

  • koszt pracy osób przygotowujących ofertę, zarówno od strony formalnej, jak i  produktowej czy cenowej,
  • koszty usług zewnętrznych potrzebnych do przygotowania oferty – usługi doradztwa prawnego w trakcie postępowania, usługi eksperckie,
  • koszty uczestnictwa w wizji lokalnej,
  • koszty wniesienia wadium.

Powyższe wyliczenie przedstawia tylko najbardziej typowe koszty, w Twojej sytuacji mogą do tego dojść inne pozycje kosztowe.

Koszty muszą być celowe tj. rzeczywiście służyć Twojemu udziałowi w postępowaniu. Będziesz musiał wykazać zamawiającemu zarówno ich wysokość, jak i to, że były niezbędne w celu udziału w postępowaniu przetargowym.

Jest dość jasne, iż wykonawcy mają różne kompetencje, różny jest też poziom skomplikowania procesu składania oferty będący pochodną wymagań zamawiających. Tym samym to jakie koszty można uznać za uzasadnione będzie zawsze oceniane indywidualnie.

W każdym razie raczej nikt nie składa ofert w myślą o występowanie potem z wnioskiem o zwrot kosztów postępowania. Także w praktyce pomijasz etap rozważania czy dany koszt ponieść (ta decyzja już została podjęta), pozostaje jedynie przejrzenie jakie koszty zostały poniesione w związku z udziałem w przetargu, a następnie ich weryfikacja.

Z powyższego wynika jeszcze jeden wniosek: nie ma możliwości, by na wskazanej podstawie prawnej dochodzić od zamawiającego zwrotu utraconych korzyści z realizacji zamówienia objętego unieważnionym postępowaniem.

Co jeśli zamawiający odmówi zwrotu kosztów?

Zarówno poziom profesjonalizmu, jak i racjonalności jest u zamawiających różny. Możesz się więc spodziewać zarówno sprawnego zwrotu kosztów, jak i szoku, że w ogóle takie żądanie jest możliwe.

Załóżmy jednak ten gorszy scenariusz. Co w przypadku, gdy zamawiający odmówi zwrotu kosztów?

Wówczas pozostaje Ci droga sądowa. Krajowa Izba Odwoławcza nie rozpoznaje tego rodzaju spraw. W skrócie, sprawa zostanie rozpatrzona w dłuższym terminie, ale za to wnoszona opłata sądowa będzie dużo niższa.

Obawiasz się złożyć wniosek?

Jeśli obawiasz się złożyć wniosek ze względu na ryzyko odwetu ze strony zamawiającego (gorszego traktowania w przyszłości w stosunku do innych wykonawców) to… musisz rozważyć tę ewentualność na poważnie. Nie na samym prawie opiera się stosunek zamawiających do wykonawców, trudno tego nie dostrzec.

Zależności od zamawiających mogą mieć jednak różny charakter i nie zawsze być trwałe. Pamiętaj, że z wnioskiem o zwrot kosztów złożenia oferty nie musisz występować zaraz po zakończeniu postępowania. Może on poczekać. Miej tylko na uwadze terminy przedawnienia roszczeń.

Nasza pomoc może mieć dla Ciebie wielką wartość!

  • zweryfikujemy, jakie koszty udziału w przetargu możesz odzyskać od zamawiającego,
  • pomożemy Ci walczyć o zwrot należnych kosztów, w tym sporządzimy wniosek do zamawiającego,
  • zapewnimy Ci wsparcie w innych zamówieniach, zarówno na etapie postępowania, jak i realizacji zamówienia publicznego.

Skontaktuj się pod nr telefonu 510 506 503 (Grzegorz Rogalewicz).