Zamawiający unieważnił przetarg. Jak możesz działać?

zniszczony banknot

14 min czytania

Czy jest możliwe unieważnienie przetargu bez podania przyczyny?

Widziałeś może kiedyś zastrzeżenie przez zamawiającego możliwości unieważnienia przetargu bez podania przyczyny? Bardzo możliwe, to popularne sformułowanie. Jest stosowane zazwyczaj w przetargach i zapytaniach prowadzonych przez podmioty prywatne.

Pamiętaj jednak, że nie ma ono nic wspólnego z prawem zamówień publicznych. Tu obowiązują zupełnie inne zasady:

  1. Zamawiający może unieważnić postępowanie tylko w sytuacji, kiedy zezwala na to prawo zamówień publicznych.
  2. Zamawiający zawsze musi podać przyczynę unieważnienia postępowania przetargowego.

Wymogi prawa zamówień publicznych w zakresie procedury są bardziej rozbudowane niż w przypadku innych postępowań. Zamawiający nie ma dowolności w zakresie unieważnienia postępowania. Jego decyzja zależy wyłącznie od stwierdzenia czy rzeczywiście wystąpiła podstawa unieważnienia postępowania.

Czytając dalej dowiesz się, kiedy unieważnienie przetargu jest uzasadnione, a kiedy jest bezpodstawne. Przede wszystkim zaś pokażę Ci co można zrobić w przypadku bezprawnego unieważnienia przetargu.

Kiedy przysługuje odwołanie do KIO wobec unieważnienia przetargu?

W praktyce zamawiający dość często unieważniają przetargi z bardziej błahych lub naciąganych powodów niż te przewidziane w ustawie.

Czasem w połowie postępowania zmienia się kierownictwo zamawiającego (wybory, zmiany w zarządzie spółki komunalnej), a tym samym wizja co do jego potrzeb. Kiedy indziej zamawiający szuka powodów unieważnienia postępowania nie chcąc podpisać umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę. Co wtedy robić?

Jako wykonawca masz prawo do zaskarżenia unieważnienia przetargu składając odwołanie do KIO (Krajowej Izby Odwoławczej). Izba może swoim wyrokiem uchylić tę czynność zamawiającego, co otwiera drogę do wyboru najkorzystniejszej oferty i podpisania umowy.

Niestety, możliwość złożenia odwołania jest ograniczona w postępowaniach o mniejszej wartości, czyli takich, których wartość nie przekracza progów unijnych (tutaj może sprawdzić ich aktualną wysokość). Masz wówczas możliwość podważenia unieważnienia, tylko jeśli wynika ono z odrzucenia Twojej oferty lub wykluczenia Cię z udziału w postępowaniu.

W postępowaniach o większej wartości zawsze możesz zaskarżyć czynność zamawiającego polegającą na unieważnieniu postępowania przetargowego.

Jakie inne konsekwencje wadliwego unieważnienia przetargu może ponieść zamawiający?

Unieważnienie postępowania o przetargowego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych jest zawsze naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. Odpowiedzialność za to naruszenie ponosi kierownik zamawiającego.

Sprawy dotyczące naruszenia dyscypliny finansów publicznych rozstrzygają regionalne komisje orzekające oraz Główna Komisja Orzekająca. Główne negatywne skutki takiego naruszenia pozostają jednak zazwyczaj w strefie wizerunkowej, a sama uciążliwość sprawy jest większa niż ewentualnej kary (typowa to nagana…).

Dlaczego uzasadnienie unieważnienia ma znaczenie?

Zamawiający zawsze musi wskazać w decyzji o unieważnieniu postępowania jedną z ustawowych podstaw unieważnienia. Jednocześnie musi uzasadnić, iż unieważnienia postępowania jest zgodne z prawem, czyli rzeczywiście zachodzi wskazana w ustawie sytuacja umożliwiająca mu wcześniejsze zakończenie postępowania.

Samo uzasadnienie musi być rzeczywiste i oparte na faktach, a nie przypuszczeniach zamawiającego co do dalszego biegu wydarzeń, w tym dotyczących zakończenia przetargu i realizacji umowy. Zamawiający mają czasem tendencję do oddawania się takim rozważaniom, które zazwyczaj kończą w odpowiadający sobie sposób. Tak jakby te rozważania były równoważne rzeczywistości.

Dzięki temu artykułowi będziesz w stanie przynajmniej częściowo określić czy uzasadnienie zamawiającego do czegokolwiek się nadaje czy jest tylko pięknie napisaną bajeczką. Dodatkowo, na zakończenie przedstawię Ci odpowiedzi na kilka często zadawanych pytań dotyczących etapu postępowania, kiedy może dojść do unieważnienia przetargu publicznego oraz skutków samego unieważnienia.

Unieważnienie przetargu z powodu braku środków zamawiającego – dlaczego trudno z tym walczyć?

Zamawiający zawsze może unieważnić przetarg w przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przekracza zadeklarowane podczas otwarcia ofert środki zamawiającego.

Zamawiający może również, po otwarciu ofert i ich zbadaniu, zadecydować o zwiększeniu środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia. Wybiera wtedy normalnie ofertę najkorzystniejszą.

Nie zawsze oferta najkorzystniejsza i najtańsza znaczy to samo. Wynika to z funkcjonowania pozacenowych kryteriów oceny ofert. Zamawiający zawsze może wybrać jedynie ofertę najkorzystniejszą – zgodnie z ustalonymi w przetargu kryteriami oceny ofert. Nie ma znaczenia czy inna oferta zawiera niższą cenę.

Cena Twojej oferty mieszczącą się w zadeklarowanym budżecie nie ma znaczenia, jeśli Twoja oferta nie jest najkorzystniejsza.

Przykład

Zamawiający dysponuje budżetem w wysokości 220 000 zł.

  • Oferta nr 1 o cenie 300 000 zł otrzymała 35 pkt w kryterium ceny oraz 50 pkt w kryterium wartości technicznej, łącznie 85 pkt
  • Twoja oferta o cenie 210 000 zł otrzymała 50 pkt w kryterium ceny oraz 30 pkt w kryterium wartości technicznej, łącznie 80 pkt

Najkorzystniejsza jest oferta nr 1, która otrzymała 85 pkt, podczas gdy Twoja oferta jedynie 80 pkt.

Zamawiający może wybrać jedynie najkorzystniejszą ofertę, stąd jeśli chce podpisać umowę musi zwiększyć budżet do 300 000 zł. Nie może wybrać Twojej mniej korzystnej oferty, choć mieści się ona w jego budżecie. Może za to unieważnić postępowanie skoro cena najkorzystniejszej oferty przekracza założony przez niego budżet.

Co istotne, zamawiający nie musi pokazywać, że rzeczywiście nie ma możliwości zwiększenia środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia. Wystarczy, że tego nie chce zrobić. Z tego względu jest to dla zamawiających łatwa do zastosowania przesłanka unieważnienia przetargu. Trudno wówczas walczyć z taką decyzją zamawiającego.

Kiedy istotna zmiana okoliczności może spowodować unieważnienie przetargu?

Postępowanie przetargowe nie może co do zasady zostać przerwane z powodu zmiany planów zamawiającego. Zmieniły się okoliczności i prowadzenie postępowania nie ma według zamawiającego dalszego sensu? Trudno, postępowanie powinno toczyć się nadal aż do rozstrzygnięcia.

No dobrze, zamawiający ma czasami możliwość unieważnienia takiego postępowania, ale jest ona bardzo ograniczona. Dotyczy tylko zamawiających, którzy z dbałością przygotowali postępowanie, a mimo to wystąpiła taka zmiana okoliczności zewnętrznych, która neguje sens udzielenia zamówienia któremukolwiek z wykonawców.

Zmiana okoliczności musi być istotna. Musi ona powodować, że kontynuacja postępowania przetargowego nie leży w interesie publicznym. To trudny warunek do wykazania.

Dlaczego? Interes zamawiającego nie jest tożsamy z interesem publicznym. One mogę mieć dużo wspólnego, jednak nie można automatycznie przyjmować, że to co dobre dla zamawiające, leży również w interesie nas wszystkich (a tym jest przecież interes publiczny).

Jednocześnie prawo wymaga od zamawiającego wyjątkowej zapobiegliwości. Jeśli zmianę okoliczności można było wcześniej przewidzieć to nie może ona stanowić podstawy unieważnienia przetargu.

Przykład

Tu pokażę Ci sprawę przetargu nieograniczonego prowadzonego i unieważnionego przez jeden ze szpitali. Podobne do tej sytuacje zdarzają się regularnie.

Klient złożył najkorzystniejszą ofertę, która dodatkowo mieściła się w budżecie zamawiającego. Nie została jednak wybrana. Zamawiający po terminie składania ofert stwierdził, że przepłaciłby dokonując jej wyboru. A przepłacanie nie leży w interesie publicznym.

No cóż, w tym wypadku unieważnienie prowadzonego przetargu nieograniczonego było bezpodstawne, klient mógł dochodzić skutecznie swoich praw przed Krajową Izbą Odwoławczą.

Czemu uzasadnienie zamawiającego nie było wystarczające? Po pierwsze i najważniejsze, nie ma tu żadnej zmiany okoliczności, jedynie zmiana stanowiska zamawiającego co do pierwotnych założeń postępowania (czego wymaga i za ile może to dostać). Po drugie, nie ma czegoś takiego jak „przepłacanie” w prawie zamówień publicznych. Jeśli oferta mieści się w budżecie, spełnia wymogi zamawiającego i jest najkorzystniejsza to co najwyżej postępowanie zostało źle przygotowane. Po trzecie, interes publiczny najczęściej właśnie wymaga doposażenia szpitala, a nie unieważnienia postępowania.

Kiedy zamawiający może unieważnić przetarg po swoim błędzie?

Poważna i nieusuwalna wada postępowania to kolejna podstawa, która oznacza konieczność unieważnienia postępowania przez zamawiającego.

Wada taka praktycznie rzecz biorąc zawsze wynika z działań zamawiającego. Działania wykonawców przekładają się jedynie na los ich ofert, a nie całego postępowania.

Taka wada powinna być poważna, a dokładniej, zgodnie z brzmieniem prawa zamówień publicznych „uniemożliwiająca zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego”. Oznacza to, że nawet gdyby zamawiający zawarł umowę to podlegałaby ona unieważnieniu. Tylko najpoważniejsze wady mają taki skutek. Chodzi tu o sytuacje, kiedy zamawiający:

  • z naruszeniem prawa zamówień publicznych zastosował tryb negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę, lub
  • nie zamieścił ogłoszenia o zamówieniu, lub
  • dokonał innego naruszenia prawa zamówień publicznych, które miało lub mogło mieć wpływ na wynik postępowania.

Nieusuwalność wady oznacza, że jeżeli zamawiający może jeszcze ją poprawić (np. modyfikując specyfikację istotnych warunków zamówienia) to nie ma prawa unieważnienia całego postępowania przetargowego. Unieważnienie zawsze traktowane jest jako wyjście ostateczne.

Przykład

Z naruszeniem tego rodzaju walczył mój klient, który złożył ofertę w przetargu nieograniczonym na roboty wodno-kanalizacyjne w jednej z gmin w woj. lubelskim. Zamawiający niecałe dwa dni przed terminem składania ofert istotnie zmienił parametry rozbudowy sieci wodno-kanalizacyjnej. Nie dał przy tym wykonawcom niezbędnego czasu na wprowadzenie zmian w ofertach.

Termin składania ofert minął, a klient z brak czasu nie mógł rzetelnie wycenić swojej oferty. Z pewnością mogło mieć to wpływ na wynik postępowania, i tak też podnosiliśmy w naszym piśmie. Zgodził się z tym również sam zamawiający unieważniając postępowanie.

Brak ważnych ofert – czy do rozstrzygnięcia przetargu wystarczy jedna oferta?

Najczęstszą i najprostszą podstawą unieważnienia postępowania jest brak ważnie złożonych ofert.

Może to być sytuacja, kiedy nie złożono żadnej oferty lub złożono jedną lub więcej ofert, ale wszystkie podlegają odrzuceniu albo składający je wykonawcy zostali wykluczeni. W takim przypadku zamawiający nie jest w stanie wybrać żadnej oferty zgodnie z prawem zamówień publicznych. Skoro nie ma czego wybierać musi unieważnić postępowanie przetargowe.

Już jedna ważna oferta umożliwia poprawne rozstrzygnięcie postępowania. Zamawiający nie musi dysponować dwiema ofertami, by wybrać najkorzystniejszą ofertę i podpisać umowę z wybranym wykonawcą.

Warunki unieważnienia różnią się dla trybów zapytania o cenę oraz licytacji elektronicznej. W przypadku zapytania o cenę brak co najmniej dwóch ważnych ofert prowadzi do nieważności postępowania. Nie wystarczy więc jedna ważna oferta. Ponieważ zapytanie o cenę to tryb bardzo uproszczony prawo wymaga od zamawiającego zachowania przynajmniej pewnej dozy konkurencyjności w postaci dwóch otrzymanych ofert (na ile jest to realna konkurencyjność to zupełnie inna sprawa).

Kiedy unieważnienie przetargu jest możliwe?

Czy unieważnienie przetargu możliwe jest przed terminem składania ofert?

Nie ma przeszkód, by zamawiający unieważnił postępowanie jeszcze przed upływem terminu składania ofert. A dokładniej, nie ma dodatkowych przeszkód przewidzianych w prawie.

Zawsze jednak zamawiający powinien powołać się na jedną z podstaw, które powodują unieważnienie przetargu. A to jest zazwyczaj o wiele trudniejsze na etapie przed terminem składania ofert.

Po pierwsze, część z podstaw do unieważnienia odnosić się do wprost to sytuacji po składaniu ofert.

Po drugie, popularna podstawa unieważnienia dotycząca istnienia nieusuwalnej poważnej wady postępowania znajdzie o wiele rzadziej zastosowanie przed terminem składania ofert. Powód? Na tym etapie wiele wad jest usuwalnych za pomocą zwykłej modyfikacji specyfikacji.

Co z unieważnieniem postępowania po wyborze najkorzystniejszej oferty?

Wybór najkorzystniejszej oferty nie wpływa na możliwość unieważnienia postępowania.

Jeśli istnieje podstawa do obowiązkowego unieważnienia postępowania, to oznacza jedynie, że wybór był błędem, który zamawiający powinien naprawić, a postępowanie unieważnić. Tym samym wybór najkorzystniejszej oferty sam w sobie nie stanowi przeszkody przed unieważnieniem przetargu.

Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy zamawiający wybrał ofertę jednocześnie zwiększając środki przeznaczone na sfinansowanie realizacji zamówienia. Bardzo trudno potem wiarygodnie twierdzić, że tych środków jednak nie ma przez co postępowanie należałoby unieważnić.

Unieważnienie przetargu po podpisaniu umowy z wykonawcą

Nie ma możliwości, by zamawiający unieważnił przetarg po podpisaniu umowy z wykonawcą.

Postępowanie prowadzone przez zamawiającego zostało już zakończone. Tym samym jest już po prostu za późno na jego unieważnienie.

Nawet jeśli zakończone postępowanie miało poważne wady to nie da się ich już naprawić w ten sposób. W pewnych okolicznościach możliwe jest jedynie rozwiązanie umowy przez zamawiającego lub jej unieważnienie przez sąd.

Czy jest możliwe unieważnienie części postępowania przetargowego?

Unieważnienie może objąć tylko część postępowania przetargowego, pod warunkiem, że postępowanie prowadzone jest w częściach.

Podstawy unieważnienia postępowania przetargowego, takie jak brak wystarczających środków na sfinansowanie zamówienia czy poważna nieusuwalna wada postępowania mogą odnosić się do jednej części postępowania, ale już nie do pozostałych. Wówczas zamawiający powinien unieważnić tylko tę część przetargu, której dotyczy wskazana sytuacja.

Jeśli zamówienie nie jest udzielane w częściach unieważnienie może dotyczyć jedynie całego postępowania.

Jakie są skutki unieważnienia przetargu?

Unieważnienie przetargu oznacza jego zakończenie bez podpisywania umowy z jakimkolwiek wykonawcą. Zamawiający może ponownie ogłosić przetarg – zachowując dotychczasowe warunki lub je zmieniając. Nie jest to jednak jego obowiązek. Może zrezygnować ze swoich planów i zamówienia nie udzielać w ogóle. Wreszcie, czasami przyczyny unieważnienia postępowania uprawniają go do udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki.

Unieważnienie przetargu a wadium

Unieważnienie postępowania przetargowego może mieć w pewnych sytuacjach wpływ na możliwość zatrzymania wadium przez zamawiającego.

Jeśli nie uzupełniłeś oferty z przyczyn leżących po Twojej stronie i spowodowało to brak możliwości wybrania Twojej oferty jako najkorzystniejszej to zachodzą przesłanki do zatrzymania wadium.

Jeśli jednak postępowanie powinno zostać już wcześniej unieważnione np. z uwagi na poważną wadę postępowania to Twoja sytuacja wygląda całkiem inaczej. To nie brak uzupełnienia powoduje wtedy brak możliwości wyboru Twojej oferty, lecz samo unieważnienie postępowania. Wadium powinno zostać Ci zwrócone.

Nowy przetarg po unieważnieniu poprzedniego

Jak szybko po unieważnieniu postępowania przetargowego zamawiający może ogłosić kolejne postępowanie w tym samym zakresie?

Są przypadki, kiedy zamawiający może bezpiecznie ogłosić nowe postępowanie jeszcze tego samego dnia. Dotyczy to sytuacji, kiedy żaden z wykonawców nie ma możliwość zaskarżenia unieważnienia lub innych czynności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania.

Jeśli wykonawca ma możliwość zaskarżenia tych czynności zamawiający raczej powinien wstrzymać się z ogłoszeniem nowego postępowania. Ostateczną decyzję może podjąć przy uwzględnieniu zarówno ryzyka błędnej oceny podstawy unieważnienia, jak i skutków opóźnienia w ogłoszeniu nowego postępowania.

Bezpodstawne unieważnienie przetargu

Opisane przeze mnie podstawy unieważnienia przetargu można podzielić na dwie kategorie:

  • te w miarę oczywiste (brak ofert, brak środków zamawiającego),
  • te trudne do uzasadnienia (istotna zmiana okoliczności, poważna i nieusuwalna wada postępowania).

Zazwyczaj zamawiający nie mają problemów ze stosowaniem tych pierwszych. Za to z doświadczenia widzę, że te trudniejsze są często wykorzystywane niezgodnie z prawem lub niewystarczająco uzasadniane. A niedostateczne uzasadnienie czynności jest również błędem, który może skutkować jej podważeniem przez Krajową Izbą Odwoławczą.

Warto dbać o swój interes. W zamówieniach publicznych oznacza to często, że warto znać prawo i z tej znajomości korzystać. Jeśli potrzebujesz mojej wiedzy czekam na Twoją wiadomość lub telefon.