Chcesz dostać ofertę konkurencji w elektronicznym przetargu? Sprawdź jak jej żądać

praca w formie elektronicznej

6 min czytania

Czy muszę złożyć wniosek o kopię oferty konkurencji?

Zamawiający udostępni Ci konkurencyjną ofertę oraz inne dokumenty przetargu tylko na wniosek.

Nie znaczy jednak, że ten wniosek musi mieć formę pisemną. Swoją prośbę możesz przekazać zwykłym mailem.

Jak to czasem bywa, zamawiający i tak może nalegać na złożenie wniosku w konkretnej formie. Zazwyczaj nie warto się z nim o to wykłócać – po prostu nie ma na to czasu.

Ja sam w takiej sytuacji zazwyczaj odpuszczam sobie dłuższe polemiki, lecz staram się zaoferować rozwiązania kompromisowe. Jeśli zamawiający chciałby otrzymać wniosek w formie pisemnej, a Ty potrzebujesz kopii oferty konkurencji do weryfikacji jak najszybciej zaoferuj zamawiającemu, że prześlesz skan podpisanego wniosku lub, jeśli masz taką możliwość, wniosek podpisany przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zwłaszcza ta druga forma, jako równoważna pisemnej, powinna wystarczyć.

Chcesz zaoszczędzić czas a musisz złożyć wniosek w bardziej rozbudowanej formie niż treść zwykłego maila? Pobierz wzór wniosku o udostępnienie oferty konkurencji, który znajdziesz w moim wcześniejszym wpisie.

W jaki sposób otrzymam kopię oferty?

Oferta złożona w elektronicznym przetargu to podpisane pliki przekazane zamawiającemu. Również dalsza wymiana pism odbywa się w formie elektronicznej. W odpowiedzi na swój wniosek powinieneś więc uzyskać od zamawiającego kopie tych plików.

Podstawowym sposobem udostępnienia ofert przewidzianym w prawie są środki komunikacji elektronicznej. Najczęściej używanym jest zwykły mail, czyli dostaniesz kopię oferty jako załącznik do wiadomości mailowej.

W przypadku, gdy przekazanie mailem byłoby utrudnione z uwagi na znaczny rozmiar załączników zamawiający powinien skorzystać z alternatywnych rozwiązań np. umożliwić Ci pobranie plików z ofertą innego wykonawcy ze swojego serwera.

Teoretycznie przekazanie plików nagranych na płycie CD/DVD nie jest właściwym sposobem przekazania oferty. Jeśli jednak odpowiada Ci taki sposób udostępnienia oferty to oczywiście możesz go również zaproponować zamawiającemu.

Czy powinienem przyjąć wydruk elektronicznej oferty?

Pamiętaj, że prawidłowa forma udostępnienia to przekazanie Ci kopii plików złożonych przez konkurencyjnych wykonawców.

Nie akceptuj innych form np. wydruków elektronicznych dokumentów czy skanów tych wydruków.

Z podobnym sposobem udostępnienia dokumentów miałem do czynienia sprawdzając dla swojego klienta – zakładu usług leśnych z Wielkopolski – dokumenty konkurencyjnej oferty. Chociaż zamawiający otrzymał je w formie elektronicznej przekazał je nam w formie skanu ich wydruku.

Ile to dodatkowej pracy z jego strony. I to zbędnej, skoro do pełnego zbadania prawidłowości dokumentów konieczne jest sprawdzenie ich podpisanych elektronicznych wersji!

Kiedy uzyskam kopię oferty? Jak przyspieszyć cały ten proces?

Zgodnie z właściwym rozporządzeniem „zamawiający udostępnia wnioskodawcy protokół lub załączniki niezwłocznie”. Niezwłocznie, czyli tak szybko jak to jest możliwe, choć jednocześnie bez rzucania innej pracy tylko po to, by zrealizować Twój wniosek…

Przekazanie kopii oferty złożonej w formie elektronicznej jest dużo prostsze niż kopii oferty papierowej, która wymaga wcześniejszego sporządzenia (zeskanowania lub skserowania oferty). Z tego względu powinieneś oczekiwać realizacji swojego wniosku w ciągu 1-2 dni roboczych. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, kiedy czas ma znaczenie dla Twoich praw, czyli np. biegnie już termin na wniesienie przez Ciebie odwołania od czynności zamawiającego.

Twój czas oczekiwania może wydłużyć zastrzeżenie części oferty przez konkurenta jako tajemnica przedsiębiorstwa. Wówczas, jeśli nie zostały oddzielnie przygotowane pliki zawierające takie informacje zamawiający musi poświęcić czas na ich oddzielenie od reszty oferty. Podobnie będzie, jeśli zamawiający uznał zastrzeżenie informacji za częściowo nieskuteczne.

W takim przypadku, jeśli zależy Ci na czasie, poproś o udostępnienie od razu tej części dokumentów, które nie zawierają tajemnicy przedsiębiorstwa i można je oddzielić od reszty oferty. Będziesz musiał czekać dłużej już nie na całą ofertę, tylko jej część. Nadal warto naciskać na zamawiającego na jak najszybsze udostępnienie pozostałych dokumentów.

Co z zamawiającymi broniącymi się przed udostępnieniem oferty?

Regularnie spotykałem się z sytuacją, kiedy moim klientom odmawiano przesłania kopii ofert złożonych w formie pisemnej. Powodem było dla zamawiających znaczące utrudnienie jakie miałoby to spowodować w ich organizacji pracy (np. brak czasu na zeskanowanie oferty).

Często była to po prostu nieprawda, choć wygodna dla zamawiającego. Wiadomo, że każda czynność wymaga czasu, ale powodem takiej odmowy może być tylko znaczące utrudnienie dla zamawiającego.

A jednak uwierz, że taki zamawiający potrafił napisać, że zbyt dużym problemem dla niego jest udostępnienie kilkunastostronicowego fragmentu oferty.

A teraz koniec z tego rodzaju wymówkami przy elektronicznych ofertach. Nic tylko załączać i wysyłać.

Choć oczywiście tak dobrze na pewno nie będzie. Zawsze jakiś zamawiający gdzieś tam w środku Polski stwierdzi, że postawi na swoim. Nawet jednak jeśli nie jest to ostateczny koniec wymówek zamawiających, a jedynie ich ograniczenie, to sporo sobie po nim obiecuję.

Jak sprawdzać ofertę?

Po pierwsze, pamiętaj, że oferta to nie wszystko co warte jest sprawdzenia. W większości postępowań duża część dokumentów składana jest już po terminie składania ofert przez wykonawcę z najwyżej ocenioną ofertą. Warto dysponować do sprawdzenia również tymi dokumentami, a także wszelkimi innymi pismami wymienionymi pomiędzy zamawiającym i wykonawcę. Żądaj udostępnienie wszystkich tych dokumentów.

Po drugie, sprawdzasz ofertę konkurencji, bo wiesz, że coś może umknąć zamawiającemu. Potwierdzam to i jeszcze dodam od siebie: coś może umknąć również Tobie. Może więc warto skorzystać z mojego doświadczenia przy weryfikacji ofert? Wiedz, że nie tylko spośród całego prawa specjalizuję się w prawie zamówień publicznych, lecz przede wszystkim specjalizuję się w weryfikacji ofert konkurencji.

 

Jaką pomoc otrzymasz przy weryfikacji oferty swojej konkurencji?

  • sprawdzę kompletność oferty
  • sprawdzę prawidłowość formy dokumentów i złożonych podpisów
  • sprawdzę zgodność oferty z wymogami formalnymi specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz udzielonymi wyjaśnieniami
  • porównam wymogi merytoryczne zamawiającego z ofertą wykonawcy
  • sprawdzę treść oferty w ogólnodostępnych źródłach informacji co do jej zgodności z prawdą w celu wyszukania nieprawdziwych informacji stanowiących podstawę do wykluczenia wykonawcy
  • zweryfikuję spójność pomiędzy różnymi częściami oferty
  • zbadam zgodność z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa
  • uwzględnię przy badaniu zasady, które nie wynikają wprost z ustawy, lecz na przykład orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej i sądów
Chcę skorzystać!