Czego może żądać zamawiający przed podpisaniem umowy?

czego może żądać zamawiąjacy przed podpisaniem umowy

4 min czytania

Po wyborze

Zamawiający wybrał Twoją ofertę jako najkorzystniejszą w postępowaniu. Nie wygląda też na to, by któryś z konkurentów miał podstawy do złożenia odwołania. Pora szykować się na podpisanie umowy.

No właśnie. Czy trzeba się jakoś przygotować czy wystarczy czekać na zaproszenia do podpisania umowy? Co jeśli zamawiający wymaga przedstawienia dodatkowych dokumentów przed podpisaniem umowy?

Możliwości zamawiającego

Zamawiający powinien zawrzeć w specyfikacji istotnych warunków zamówienia informację o formalnościach, których musisz dopełnić po wyborze swojej oferty w celu zawarcia umowy.

Zazwyczaj nie są to rozbudowane wymagania:

  • żądanie umowy  regulującej współpracę wykonawców w przypadku wyboru oferty złożonej przez konsorcjum (wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia),
  • żądanie udzielenia informacji koniecznych do uzupełnienia treści wzoru umowy, jak wskazanie osób kontaktowych, adresu do doręczeń czy kontaktu do serwisu gwarancyjnego.

Dodatkowo pamiętaj, że czas po wyborze najkorzystniejszej oferty, a przed podpisaniem umowy to czas na wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia, jeśli takie było wymagane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Inne żądania

Byłoby prosto, gdyby na podobnych żądaniach zawsze kończyły się wymagania zamawiającego. Czasem jednak idą one o wiele dalej, a zamawiający żąda dodatkowych dokumentów odnoszących się do oferowanego przedmiotu czy samego wykonawcy. Powstaje wtedy problem na ile takie żądania są dopuszczalne.

Pamiętaj, że co do zasady prawo zamówień publicznych reguluje całość postępowania o udzielenia zamówienia publicznego. Postępowanie kończy się zaś dopiero z momentem podpisania umowy z zamawiającym, a nie z momentem wyboru najkorzystniejszej oferty. Tym samym uprawnienie zamawiającego do żądania dodatkowych dokumentów powinna wynikać właśnie z przepisów prawa zamówień publicznych.

Jedyną podstawą jest tu treść art. 36 ust. 1 pkt 14 prawa zamówień publicznych, wedle którego specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wskazany przepis nie daje jednak zamawiającemu wolnej ręki w określeniu swoich wymogów.

Wynika to z dwóch rzeczy.

Po pierwsze, badanie ofert poprzedza wybór najkorzystniejszej oferty. Zamawiający przed wyborem weryfikuje spełnianie warunków udziału przez wykonawców oraz przez oferowane dostawy, usługi czy roboty budowlane wymagań opisu przedmiotu zamówienia. Ta weryfikacja nie może trwać po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty. Celem wyboru nie jest wyłonienie kandydata do finalnego etapu oceny, lecz wykonawcy, z którym zostanie podpisania umowa.

Po drugie, określenie „formalności, jakie powinny zostać dopełnione” wskazuje, iż na tym etapie zamawiający nie może stawiać wymagań, które mogą uniemożliwić podpisanie umowy wykonawcy dochowującemu należytej staranności. Chodzi przecież jedynie o „formalności”.

wyrok Krajowej Izby Odwoławczej (KIO 384/12)
Formalność to, zgodnie z definicją słownikową, „czynność wykonywana według przepisów, sprawa łatwa do załatwienia”, jak np. przedstawienie umowy konsorcjalnej, przedstawienie oryginałów dokumentów, przedstawienie pełnomocnictw do zawarcia umowy itp.

Jak te ograniczenia przekładają się na praktykę? Co do żądania konkretnych dokumentów stanowisko poszczególnych składów Krajowej Izby Odwoławczej bywają różne.

Generalnie dopuszczalne wydaje się żądanie przez zamawiającego:

  • kosztorysu dla robót budowlanych z wynagrodzeniem ryczałtowym,
  • harmonogramu realizacji zamówienia,
  • ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej wykonawcy z tytułu wykonania zamówienia zawierającego konkretnie wymagane przez zamawiającego ryzyka i poszczególne sumy ubezpieczenia,
  • ubezpieczenia związanego z realizacją zamówienia np. ubezpieczenia placu budowy.

Poważne wątpliwości budzą natomiast żądania przedstawienia:

  • uzgodnionego z zamawiającym harmonogramu, podczas gdy nie określono na jakiej zasadzie zamawiający będzie uzgadniał harmonogram,
  • wszelkich dodatkowych dokumentów odnoszących się do zamawiającego czy oferowanych przez niego dostaw, usług lub robót budowlanych, które miałyby być badane przez zamawiającego pod kątem zgodności z wymaganiami specyfikacji,
  • próbek, które miałyby być badane przez zamawiającego.

Późniejsze żądania

Co jest istotne, formalności, które musisz zrealizować przed podpisaniem umowy powinny być określone już w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający nie może uzależniać podpisania umowy od przedstawienia dodatkowych dokumentów, których nie określił w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Takie działanie zamawiającego byłoby bezprawne. Co więcej, zignorowanie żądania przedstawienia dodatkowych dokumentów nie stanowiłoby odmowy podpisania umowy, a zamawiający nadal byłby zobowiązany umowę zawrzeć.