Jak przygotować dokumentację zapytania, by była bardziej odporna na błędy oferentów?

Błędy popełnione przez oferentów to nie tylko ich problem

Wydawałoby się, że popełnione w ofertach błędy to problem tylko oferentów. I być może czasami (jeśli konkretna oferta Ci nie odpowiada) tak właśnie jest. Sytuacja wygląda jednak inaczej, kiedy taki sam problem dotyczy jedynej oferty, której cena mieści się w Twoim budżecie!

Co więcej, błędy w ofertach tworzą dodatkowe ryzyko prawne, którego powinieneś unikać.

Nie jest przecież tak, że każdy błąd oferenta łatwo dostrzec. Podobnie, nie każdy błąd łatwo ocenić co do jego skutków, a jest naprawdę spora różnica pomiędzy odrzuceniem oferty a jej wyborem. Różnica ta może być też różnicą pomiędzy naliczeniem korekty dofinansowania (w przypadku błędnej oceny skutków błędu oferenta) a bezproblemową weryfikacją postępowania.

Uważaj, zanim zajmiesz się odpornością dokumentacji na błędy oferentów uniknij swoich błędów i zatroszcz się o zgodność dokumentacji postępowania ofertowego z wytycznymi kwalifikowalności. Jak to zrobić, aby wystrzec się najczęstszych błędów dowiesz się z tego wpisu.

Od czego zacząć przygotowywanie dokumentacji zapytania, aby nie była podatna na błędy?

Spróbuj się postawić na miejscu potencjalnych oferentów i zastanów się jak możesz ułatwić im poprawne przygotowanie i złożenie oferty.

Pamiętaj! Twój zespół spędził wiele godzin przygotowując zapytanie ofertowe i świetnie zna jego treść. Natomiast, czy dla oferenta, który będzie zapoznawał się z dokumentacją po raz pierwszy wszystko będzie jasne? Czy o wszystkim będzie pamiętał wypełniając formularz ofertowy?

Poproś kogoś, kto nie przygotowywał dokumentacji, aby ją przeczytał i dał Ci informację zwrotną, czy wszystko jest dla niego zrozumiałe.

Dlaczego warto wrócić do swoich wcześniejszych zapytań?

Przeanalizuj swoje wcześniejsze zapytania i sprawdź jakie błędy popełniali oferenci, a następnie zastanów się co możesz zmienić w aktualnie przygotowywanej dokumentacji, aby uniknąć powtórki z rozrywki.

Przykład: jeśli któryś z oferentów zapomniał podpisać formularz ofertowy, to możesz np. w miejscu na podpis powiększyć czcionkę lub ją pogrubić, aby konieczność podpisania formularza była ewidentna.

Przykład: jeśli w zapytaniu ofertowym wymagasz, aby z ofertą złożyć specyfikację techniczną oferowanego urządzania, a oferenci często ją pomijają, to zastanów się, czy w zapytaniu ofertowym nie wyróżnić tego wymogu, czy jest on wpisany we właściwą część zapytania, a dodatkowo czy w samym wzorze formularza ofertowego nie wpisać specyfikacji technicznej jako załącznika do oferty.

Jak formularze ułatwiają pracę?

Wydaje się, że już praktycznie wszyscy zamawiający wraz z dokumentacją publikują wzór formularza ofertowego. Bardzo dobrze, to pierwszy krok, który pozwala ograniczyć błędy oferentów.

W samym formularzu ofertowym dobrze jest stosować wszelkiego rodzaju pola, tabele do wypełnienia oraz pola wyboru do zaznaczenia. Im mniej pól do wypełnienia, a więcej do zaznaczenia tym lepiej!

W każdym miejscu gdzie oferent będzie musiał jednak wpisać informację warto podpowiedzieć minimalne wymagania.

Przykład: postanowiłeś zastosować kryterium “okres gwarancji” i punktować zaoferowanie okresu gwarancji dłuższego niż minimalny wymagany (który zgodnie z dokumentacją wynosi 24 miesiące). W formularzu ofertowym warto więc, obok pola, w którym oferent ma wpisać oferowany okres gwarancji, umieścić informację o wymaganym minimalnym okresie gwarancji. Zmniejszysz tym samym ryzyko, że oferent zaoferuje np. 12-miesięczny okres gwarancji. 

UWAGA! W przypadku stosowania podpowiedzi we wzorze formularza ofertowego zachowaj czujność. W razie zmiany treści zapytania ofertowego odnoszącej się do treści podpowiedzi będziesz musiał zmienić nie tylko treść samych wymogów, ale i wzór formularza ofertowego.

I jeszcze jedno świetne rozwiązanie. Jeśli planujesz opublikować również wzory oświadczeń, które należy złożyć wraz z ofertą, to najlepiej umieść je w tym samym pliku co formularz ofertowy. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że jeśli oferent zapomni o wgraniu jakiegoś dokumentu do Bazy, to raczej nie będzie to formularz ofertowy.

Ponadto, dobrym pomysłem jest wypisanie listy załączników w treści formularza ofertowego. Nawet jeśli oferent przeoczy wymóg złożenia dokumentu zawarty w zapytaniu, będzie miał kolejną szansę na jego dostrzeżenie wypełniając formularz.

Dlaczego jasne określenia wymagań jest takie istotne?

Unikaj ogólników i niejasności w zapytaniu ofertowym, co szczególnie dotyczy opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału i kryteriów oceny ofert. Pozwoli Ci to na uniknięcie zbędnych pytań w trakcie trwania postępowania. Jednocześnie unikniesz wielu sporów na etapie oceny ofert czy, co gorsza, realizacji zamówienia. Czasem takie niejasności są same w sobie powodem do korekty (zmniejszenia) wartości dofinansowania!

Przykład: w opisie przedmiotu zamówienia unikaj ogólnych zapisów typu „nowoczesne rozwiązanie” – zamiast tego podaj parametry techniczne, funkcjonalności, standardy jakościowe rozwiązania, które chcesz zakupić.

Przykład: zamawiający często w zapytaniach ofertowych odwołują się w warunku doświadczenia do „podobnych zamówień”. To pojęcie jest niejednoznaczne. Opisz precyzyjnie swoje wymogi np. jaki ma być zakres i wartość usług stanowiących doświadczenie oferenta. Jeśli natomiast nie masz żadnych skonkretyzowanych wymagań, nie formułuj w ogóle warunku doświadczenia.

Czy sam sposób zredagowania tekstu też ma znaczenie?

Jasne wymogi to jeszcze nie wszystko. Zadbaj o to, by oferent miał dobry przegląd treści zapytania, a najważniejsze wymogi były odpowiednio wyeksponowane. Dokumentacja powinna być intuicyjna dla oferenta. Aby wszystko było uporządkowane stosuj np.:

• nagłówki,
• numerację,
• checklisty,
• wyróżnienia,
• tabele.

Dodatkowo zadbaj, by treść zapytania była właściwie uporządkowana. Prawdziwym wyzwaniem dla oferentów są zapytania, gdzie zamawiający „doklejają” dodatkowe wymogi nie przejmując się za bardzo układem całości. W części „zamawiający” oferent naprawdę nie spodziewa się opisania kar umownych, a w warunkach udziału wskazania wysokości wadium…

Jak traktować oferentów?

Pamiętaj, że Twoi oferenci to niekoniecznie podmioty obyte z bardziej sformalizowanymi procedurami zakupowymi. Być może nawet to ich pierwsza oferta składana przez Bazę Konkurencyjności. Formułuj więc wyraźne instrukcje dla oferentów. W treści zapytania opisz krok po kroku, jak przygotować ofertę, jakie dokumenty są wymagane, w jakiej formie oraz jak je złożyć.

Rada: w treści zapytania ofertowego możesz umieścić link do instrukcji składania oferty dostępnej na stronie Bazy Konkurencyjności.

Wymagania formalne są niezbędne, tyle że nie każde!

Nie komplikuj bez potrzeby – im prostsze wymagania formalne, tym mniejsze ryzyko błędów. Zastanów się, które dokumenty są naprawdę niezbędne na etapie składania ofert, a o które możesz poprosić tylko oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę.

Przykład: jako zamawiający wymagasz, by oferent do realizacji zamówienia wyznaczył osobę, która ma wykształcenie wyższe w zakresie ochrony środowiska oraz co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe na stanowisku, na którym zajmowała się kontrolą przestrzegania przepisów dotyczących ochrony środowiska.

Scenariusz 1. (generujący więcej pomyłek): wymagasz, aby wskazać osobę wyznaczoną do realizacji zamówienia w formularzu ofertowym, a wraz ofertą złożyć CV podpisane przez tę osobę oraz oświadczenie tejże osoby (na osobnym wzorze) o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych.

Ilość ewentualnych pomyłek oferentów w tym scenariuszu jest właściwie nieograniczona…

• w formularzu ofertowym wpisane są dane jednej osoby, a załączono CV innej,
• brak jest załączonego CV,
• brak oświadczenia RODO,
• brak podpisu pod którymś z dokumentów,
• w CV znajduje się tylko informacja o wykształceniu wyższym, a brak informacji o kierunku,
• na podstawie załączonego CV trudno ocenić czym dana osoba zajmowała się na wskazanym stanowisku itd.

Scenariusz 2. (bez nadmiaru wymagań formalnych): W formularzu ofertowym przygotowujesz prostą tabelę (dosłownie trzy kolumny), w której należy wpisać imię i nazwisko osoby, która zostanie wyznaczona do realizacji zamówienia oraz jej wykształcenie i doświadczenie. Dopiero na dalszym etapie (przed wyborem oferty najkorzystniejszej) nastąpi weryfikacja wskazanych w formularzu ofertowym informacji.

Scenariusz 3. (minimalne wymagania): W formularzu ofertowym przygotowujesz miejsce na wpisanie imienia i nazwiska osoby oddelegowanej do realizacji zamówienia oraz oczekujesz od wykonawcy złożenia oświadczenia, że osoba ta posiada wymagane wykształcenie i doświadczenie.

O czym warto pamiętać?

Nigdy nie unikniesz całkowicie błędów oferentów (tak samo zresztą jak i swoich). Chodzi jedynie o to, by było ich jak najmniej, a strona formalna Twojego zapytania nie przesłoniła jego istoty – wyboru najkorzystniejszej dla Ciebie oferty.