Dokumenty w języku obcym w przetargu

Dokumenty w języku obcym w przetargu

6 min czytania

Język polski

Postępowanie przetargowe prowadzone jest przez zamawiającego w języku polskim. Twoja oferta również powinna zostać przygotowana i złożona w języku polskim. Wszystkie dokumenty i oświadczenia składane wraz z ofertą, które w oryginale zostały sporządzone w języku obcym powinny zostać złożone razem z tłumaczeniem.

Nie ma wyjątków dla poniższych sytuacji:

  • pracownicy zamawiającego znają język, w którym został sporządzony dokument,
  • dokument zawiera niewiele tekstu w języku obcym, a jego główną treścią są rysunki czy zdjęcia,
  • dokument jest obszerny.

Nie wymyślaj też swoich własnych wyjątków, zazwyczaj nie tylko bezpieczniej, ale i prościej jest sporządzić tłumaczenie.

Czego nie musisz tłumaczyć

To, że każdy dokument powinien zostać przetłumaczony, nie znaczy jeszcze, że każdy obcojęzyczny wyraz musi zostać przetłumaczony. Określenia, które nie podlegają tłumaczeniu wynikają z ustawy o języku polskim (art. 11 ustawy) i są przejawem zdrowego podejścia do kwestii obcojęzycznych określeń. Wymóg przetłumaczenia na język polski nie dotyczy więc m.in.:

  • nazw własnych,
  • zwyczajowo stosowanej terminologii naukowej i technicznej,
  • znaków towarowych, nazw handlowych oraz oznaczeń pochodzenia towarów i usług.

Jeśli składasz z ofertą katalog obejmujący oferowany produkt, ale i też sto innych, to nie musisz tłumaczyć całości, a jedynie treść odnoszącą się do oferowanego produktu. Zwróć jednak uwagę, by było jasne, która część i dlaczego została przetłumaczona.

Jak powinno wyglądać tłumaczenie

Przy tłumaczeniu obowiązuje zasada – tłumaczenie powinno być wierne. To co jest w oryginale powinno pojawić się też w tłumaczeniu.

Możesz liczyć czasem na drobne odstępstwa:

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 18 czerwca 2013 r. KIO 1308/13
Odwołujący nie podważał treści ww. dokumentów, która ma istotne znaczenie dla potwierdzenia spełniania warunków udziału. W ocenie Izby brak przetłumaczenia pieczęci lub jakiegoś innego elementu widniejącego na dokumencie nie dyskwalifikuje tłumaczenia oraz nie stanowi uzasadnienia do uzupełniania dokumentu lub wykluczenia wykonawcy.

Zauważyć należy, że przepis ww. rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów nie wymaga przedkładania tłumaczenia przysięgłego. Dokument może być przetłumaczony przez samego wykonawcę. Odwołujący kwestionując tłumaczenie powinien wykazać, że podnoszony brak ma jakikolwiek wpływ na treść dokumentu (zawartość merytoryczną).

Ale tylko drobne:

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 3 czerwca 2011 r. KIO 1041/11; KIO 1043/11
Tłumaczenie składanego dokumentu musi być pełne, tj. musi odzwierciedlać całą treść zawartą w dokumencie wraz z zamieszczonymi w nim oznaczeniami, pieczęciami i innymi elementami, które zostały w nim umieszczone.

Nie sposób zatem przyjąć, że tłumaczenie treści noty podmiotu lub organu, przed którym oświadczenie zostało złożone, nie jest konieczne, albowiem nie wpływa na ocenę czy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu. Tłumaczenie nie musi być sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Co więcej, w ogóle nie jest istotne kto sporządził tłumaczenie. Wystarczy, że zostało dołączone do oferty. Tłumaczenie może zostać zweryfikowane przez zamawiającego, nie ma on jednak obowiązku weryfikacji złożonych tłumaczeń Pamiętaj za to, że błędy w tłumaczeniu może dostrzec Twoja konkurencja.

Pamiętaj, że nie każdy błąd w tłumaczeniu je dyskwalifikuje – istotne jest, by nie wpływał na merytoryczną ocenę dokumentu przez zamawiającego.

Brak tłumaczenia

Brak tłumaczenia dokumentu składanego wraz z ofertą jest równoznaczny z brakiem samego dokumentu, który powinien zostać przetłumaczony. Nie wystarczy złożenie samego obcojęzycznego dokumentu bez tłumaczenia.

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 28 marca 2013 r. KIO 599/13
Przyjęcie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, tym bardziej do oceny merytorycznej oferty, dokumentu złożonego w całości w języku obcym (innym niż język polski) prowadziłoby do naruszenia zasady udzielania zamówień publicznych wyrażonej w art. 9 ust. 2 ustawy P.z.p., tj. zasady prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w języku polskim.

Przykład
Brak tłumaczenia niemieckojęzycznych referencji potwierdzających należyte wykonanie usługi wymaganej do spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia jest równoznaczny z brakiem tych referencji. Jeśli nie zostanie uzupełniony zamawiający uzna, iż wykonawca nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu i wykluczy go z postępowania.

Możliwość uzupełnienia (na podstawie art. 26 ust. 3 prawa zamówień publicznych) tłumaczenia dokumentu obcojęzycznego jest pochodną możliwości uzupełniania samego dokumentu obcojęzycznego. Jeśli nieprzetłumaczony dokument podlega uzupełnieniu, to możliwe jest takie uzupełnienie przez złożenie brakującego tłumaczenia. Jeśli zaś sam dokument nie może zostać uzupełniony to podobnie niemożliwe jest uzupełnienie jego tłumaczenia.

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 12 grudnia 2012 r. KIO 2618/12
Dokument ten jest dokumentem nieuzupełnialnym, a tym samym, wykonawca nie może naprawić jego wad – podlega on tylko korekcie, o której mowa w art. 87 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz wyjaśnieniom treści oferty (art. 87 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych). Tym samym odwołujący nie może uzupełnić dokumentów – broszur poprzez przedstawienie ich tłumaczeń na język polski, podobnie jak nie mógłby uzupełnić takiego tłumaczenia w stosunku do formularza oferty czy formularza 2A. Nie jest to też rodzaj wad, który zamawiający mógłby skorygować w oparciu o art. 87 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych – w zakres poprawek nie wchodzi bowiem dokonanie przez niego tłumaczenia całych dokumentów.

W przypadku uzupełnienia tłumaczenia pamiętaj, że samo tłumaczenie może zostać sporządzone po terminie składania ofert. Jedynie sam dokumentu powinien potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego nie później niż w terminie składania ofert.

Tłumaczenie nie służy temu potwierdzeniu, lecz jedynie umożliwia zamawiającemu zapoznanie się w języku polskim z treścią złożonego dokumentu.

Na koniec

Zamawiający ma pewną możliwość wyrażenia zgody na złożenie oferty oraz innych dokumentów również w języku powszechnie używanych w handlu międzynarodowym. Ilość takich postępowań jest jednak znikoma, raczej na żadne z nich się nie natkniesz.

Zwróć za to uwagę na dwa popularne błędy związane ze składaniem dokumentów obcojęzycznych:

  • złożenie tłumaczenia innego dokumentu niż składany oryginał (deklaracja CE innego produktu, zła karta katalogowa)
  • złożenie samego tłumaczenia bez oryginału (lub jego poświadczonej kopii).

Dbaj o tłumaczenia tak samo jak o pozostałą część swojej oferty.