Kiedy możesz uzupełnić dokument w przetargu więcej niż raz?

Jak wygląda prawo do uzupełnienia oferty?

Jeśli masz jakikolwiek większy kontakt z postępowaniami przetargowymi, to wiesz, że w przypadku braku złożenia lub nieprawidłowego złożenia dokumentu przysługuje Ci prawo do jego uzupełnienia (poprawienia).

Dotyczy ono większości składanych dokumentów, jednak nie wszystkich.

Co najważniejsze, prawo do uzupełnienia jest jednokrotne. Zamawiający nie wzywa do skutku, nie wzywa według swojego uznania. Wzywa do uzupełnienia tylko raz. Wszystko wydaje się proste, ale praktyka pokazuje, że są niuanse, które są rzadko dostrzegane przez moich klientów.

Kiedy możliwe jest kolejne wezwanie do uzupełnienia dokumentu?

Najważniejsze co powinieneś zrozumieć to fakt, że prawo do uzupełnienia dokumentu nie jest zależne od błędów zamawiającego przy jego weryfikacji.

Jeśli złożyłeś dokument (np. wykaz osób), a zamawiający dostrzeże, że nie zawiera on wymaganej informacji (np. określenia wykształcenia wykazywanych osób), to wydaje się, że po złożeniu uzupełnionego wykazu każdy błąd zawarty w uzupełnionym już dokumencie nie będzie podlegał uzupełnieniu.

Tak do końca nie jest. Jeśli już pierwotny wykaz zawierał również inną wadę (np. w pierwotnym wykazie osób brakowało nie tylko określenia wykształcenia wykazywanych osób, ale też okres doświadczenia dla jednej z osób nie osiągnął wymaganego poziomu), której zamawiający nie zauważył i co do której nie wzywał do uzupełnienia, to nadal przysługuje Ci prawo do uzupełnienia tego błędu, pomimo tego, że technicznie rzecz biorąc jedno wezwanie do uzupełnienia tego dokumentu już dostałeś i wykonałeś. Zamawiający powinien wówczas wysłać drugie wezwanie do uzupełnienia.

Wynika to z faktu, że błędna weryfikacja oferty przez zamawiającego nie może odbierać Ci prawa do uzupełnienia dokumentu. Gdyby zamawiający dostrzegł od początku wszystkie wady złożonego dokumentu, to przecież wskazałby je w wezwaniu i miałbyś możliwość ich uzupełnienia.

Zauważ, że zupełnie inna jest sytuacja, kiedy dalsze błędy nie pojawiły się w pierwotnym dokumencie, lecz dopiero w uzupełnianym. Wówczas nie masz szansy na kolejne uzupełnienie (i dlatego tak ważna jest weryfikacja dokumentów przed ich złożeniem).

Właściwie to można napisać, że nigdy nie ma szansy na kolejne uzupełnienie. Nawet we wcześniejszym przykładzie drugiego wezwania do uzupełnieniu, było ono de facto bardziej dopełnieniem pierwszego niepełnego wezwania niż faktycznie kolejnym merytorycznie wezwaniem.

W jakich jeszcze sytuacjach orzecznictwo wskazuje na prawo do ponownego wezwanie do uzupełnienia?

Inną sytuacją, co do której konieczne jest powtórne wezwanie do uzupełnienia są błędy w samym sformułowaniu pierwotnego wezwania do uzupełnienia. Chodzi o sytuacje, kiedy zamawiający wyłapał wszystkie braki złożonych dokumentów, ale następnie swoje wezwanie formułuje w bardzo niejasny sposób.

Czasami zamawiający przygotowują swoje wezwania tak słabo (zazwyczaj zbyt ogólnie), że Krajowa Izba Odwoławcza uznaje, że nie dają one wykonawcom szansy na zrozumieniu charakteru błędów jakie dostrzegł w danym dokumencie zamawiający.

Jak podsumowała w jednym z wyroków Izba: „ponowione wezwanie do uzupełnienia dokumentów w przypadku nieprecyzyjnego lub nieprawidłowego pierwszego wezwania nie stanowi wezwania drugiego, lecz nadal jest pierwsze”.

Dotyczy to zarówno sytuacji, kiedy zamawiający formułują swoje pisma niestarannie z braku czasu, jak i tej, kiedy traktują swoje poglądy jako oczywistą prawdę, która jest jasna dla wszystkich i nie wymaga wyjaśnienia.

Drugie wezwanie to nie zasada

Pamiętaj jednak, że niekoniecznie drobne niejasności przekładają się na prawo do kolejnego wezwania. Wszystko tu jest kwestią ocenną i balansowaniem dla zachowania uczciwej konkurencji w postępowaniu.

Nie bez powodu zasadą jest jednokrotne wezwanie. Inne sytuacje to wyjątki. Wyjątki, które się zdarzają, które warto dostrzegać, ale jednocześnie, które występują w dość szczególnych sytuacjach.

Oczywiście rzeczywistość bywa bogatsza niż przepisy

Trochę trudno uwierzyć, ale spotkałem się w niedawno z sytuacją, kiedy mojemu klientowi odmówiono nawet prawa do jednokrotnego uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych. Po prostu zamawiający uznał, iż skoro w wyznaczonym  terminie nie otrzymał odpowiedzi to oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c prawa zamówień publicznych. Złożyliśmy odwołanie, jednak zamawiający nadal niezrozumiale trwał przy swoim stanowisku…

W opisywanym przypadku klient miał problemy z przekazaniem za pośrednictwem platformy składanych załączników. Jednak prawda jest taka, iż ustawodawca nie wprowadza tu żadnego rozróżnienia. Choćbyś zapomniał złożyć dokumenty podlegające uzupełnieniu lub w ogóle nie zamierzał ich złożyć, zamawiający ma obowiązek wezwać Cię do ich uzupełnienia.

Jaki z tego morał? Działasz w różnym otoczeniu. Niektórzy zamawiający mają wielokrotnie większą wiedzę z zakresu zamówień niż Ty, inni zaś popełniają trywialne błędy. Prawdopodobnie zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku przyda Ci się wsparcie dobrego prawnika.