Jak skontrolować realizację zamówienia przez konkurencję?

kontrola prawidłowości

6 min czytania

Kiedy zacząć swoje działania?

Jak najszybciej.

Moim zdaniem najlepiej zrobisz, jeśli swoje obawy co do możliwości należytego wykonania umowy przez innego wykonawcę wyrazisz jak najszybciej, jeszcze na etapie przetargu. Jednocześnie wyraź swój zamiar weryfikacji działań konkurencji na etapie ewentualnej realizacji umowy.

Co w ten sposób możesz osiągnąć:

  • zamawiający będzie miał świadomość, że ktoś się interesuje tym tematem, i co więcej, będzie się nim interesował również po podpisaniu umowy – zamawiający powinien przez to uważniej podejść do weryfikacji konkurencyjnej oferty,
  • konkurencyjny wykonawca dostrzeże, że rośnie dla niego ryzyko, że ewentualne nieprawidłowości przy realizacji zamówienia wyjdą na jaw.

To, że takie pismo ze swoimi wątpliwościami warto sformułować już teraz nie znaczy, że od razu odniesie ono jakikolwiek skutek. W końcu same Twoje wątpliwości to nie powód do odrzucenia innej oferty.

Na etapie samego przetargu możesz zazwyczaj wnieść odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołanie ma wiele zalet, z których największą jest realny wpływ na czynności zamawiającego. Wnosząc odwołanie wychodzisz z roli petenta i zaczynasz walczyć o korzystny wynik przetargu.

Zamawiający podpisał umowę z konkurencją, co dalej?

1. Zacznij od spisu obowiązków

Załóżmy jednak, że zamawiający już nie tylko wybrał ofertę innego wykonawcy, ale również podpisał z nim umowę. Co wówczas?

Kiedy dzwoni do mnie klient i chce złapać swojego konkurenta na nienależytym wykonaniu umowy pierwsze czym się zajmujemy to wypisanie wszystkich zobowiązań wykonawcy realizującego zamówienie.

Nawet najprostsza dostawa to nie tylko sama dostawa, ale zazwyczaj również szeregi innych obowiązków dotyczących np. uzgodnienia kolorystyki, awizowania dostawy, sposobu montażu, przeszkolenia personelu użytkownika, dostarczenia dokumentów urządzenia, wykonania przeglądów, gwarancji itd.

Jeszcze bardziej złożony jest proces realizacji większości usług i robót budowlanych. Każde, choćby „zwykłe” utrzymanie zieleni zawiera w sobie wiele drobnych obowiązków wykonawcy.

2. Zastanów się jak możesz je weryfikować

Mając listę obowiązków wykonawcy oraz tych wymagań zamawiającego, które są najtrudniejsze do wypełnienia przez konkurencję zastanawiam się w jaki sposób można zweryfikować ich realizację.

I tak: dokumenty jestem w stanie zweryfikować, część usług świadczona jest publicznie, również efekt niektórych dostaw, usług lub robót budowlanych jest łatwo publicznie dostępny. W końcu widać kiedy słupy oświetleniowe zostały wymienione na nowe oraz czy trawa została ścięta zgodnie z wymogami zamawiającego . Wówczas nie ma przeszkód do efektywnej kontroli realizacji zamówienia.

Wiele informacji można pozyskać od zamawiającego w drodze dostępu do informacji publicznej. Nie jest to już bezpośrednia weryfikacja zamówienia, a weryfikacji informacji przedstawionych przez zamawiającego, ale i ona potrafi przynieść efekty.

3. Działaj wytrwale

Kontrola realizacji cudzego zamówienia to najczęściej nie jest jednorazowe działanie. Jeśli zaczniesz zgłaszać liczne wątpliwości, ale potem odpuścisz sobie sprawę to tylko nauczysz zamawiającego i konkurencję, że trzeba brać Cię na przeczekanie.

Czy masz prawo do udziału w odbiorze zamówienia?

Dobre pytanie, prawda? Słyszę je dość często.

Inaczej niż otwarcie ofert, odbiór realizowanego zamówienia co do zasady nie jest otwarty dla zewnętrznych obserwatorów. Dotyczy to również wykonawców, którzy składali oferty w postępowaniu na realizację tegoż zamówienia.

Zamawiający nie ma również obowiązku zaproszenia do udziału w odbiorze niezależnych ekspertów, choćby wydawało się to sprawiedliwym rozwiązaniem problemu.

Nie znaczy to, że warto od razu odpuścić kwestię swojego udziału, a przynajmniej wpływu na przebieg odbioru. W mojej ocenie jeśli masz szansę wykryć podczas odbioru nieprawidłowości to powinieneś wnioskować do zamawiającego o wyrażenia zgody na udział w odbiorze. Zamawiający może chcieć wysłuchać Twoich argumentów co do należytego wykonania zamówienia czy to umożliwiając Ci udział w odbiorze, czy w inny uzgodniony sposób.

Co więcej, Twoje prośby to presja na zamawiającego, by starannie zweryfikował prawidłowość realizacji zamówienia.

Pamiętaj też, że nawet nie będąc na odbiorze, możesz wystąpić do zamawiającego o udzielenie informacji związanych z przebiegiem odbioru oraz uzyskać wgląd do związanych z nim dokumentów.

O czym jeszcze warto pamiętać, czyli sprawdzanie zmian umowy

Umowa zawarta w wyniku przetargu może zostać zmieniona. Taki aneks czasami dość istotnie zmienia sposób realizacji zamówienia i inne obowiązki wykonawcy.

Jeśli chcesz kontrolować realizację zamówienia musisz wiedzieć jakie są aktualne obowiązki obu stron umowy – zamawiającego i konkurencyjnego wykonawcy.

W tym celu warto ustalić czy zawarta umowa nie uległa zmianie lub strony nie uzgodniły jakiegoś nowego sposobu jej realizacji. Następnie zaś trzeba się zabrać za badanie czy taka zmiana w ogóle była dopuszczalna.

Pamiętaj, że możliwość zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego są ograniczone. Każda zaś zmiana niezgodna z przepisami może stanowić podstawę do odpowiedzialności po stronie zamawiającego za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Czy warto weryfikować dokumenty związane z realizacją zamówienia?

To pytanie jest bardzo podobne do pytania o to czy warto weryfikować konkurencyjną ofertą w przetargu.

Weryfikacja konkurencyjnej oferty ma największy potencjał, kiedy złożono tylko jedną ofertę korzystniejszą od Twojej. Wówczas jej wyeliminowanie stawia Cię w korzystnej pozycji, choć oczywiście nie oznacza jeszcze uzyskania zamówienia.

Podobnie weryfikacja realizacji zamówienia jest tym bardziej celowa, im większą korzyść odniósłbyś z udaremnienia lub utrudnienia realizacji zamówienia niezgodnie z umową.

Jakie mogą być cele kontroli działań zamawiającego i konkurencji?

W przypadku umowy na dostawę specjalistycznej aparatury laboratoryjnej działaliśmy niedawno z klientem w celu doprowadzenia do odstąpienia od umowy przez zamawiającego i powtórzenia przetargu, który klient miał bardzo duże szanse wygrać.

Czasem celem jest samo uniemożliwienia uzyskania referencji należytego wykonania zamówienia przez konkurencję.

Zazwyczaj chodzi jednocześnie o pokazanie konkurencji nastawionej na bylejakość przy realizacji zamówienia, że tu tak łatwo nie będzie, tak by następnym razem omijała podobne zamówienia u tego samego zamawiającego.

No i na zakończenie jeszcze dwa słowa: kary umowne.

 

Jaką pomoc otrzymasz przy sprawdzaniu prawidłowości realizacji zamówienia przez konkurencję?

  • sprawdzę obowiązki konkurencyjnego wykonawcy wynikające z umowy i opisu przedmiotu zamówienia oraz zaproponuję sposób ich weryfikacji,
  • sporządzę pisma do zamawiającego przedstawiające wątpliwości i zastrzeżenia co do realizacji zamówienia przez konkurencję,
  • sprawdzę prawidłowość dokumentów związanych z realizacją zamówienia,
  • zbadam ewentualne zmiany umowy i ustalenia stron pod kątem ich zgodności z prawem zamówień publicznych i wymogami określonymi w przetargu,
  • przeanalizuję zasadność braku nałożenia kar umownych,
  • zbadam zasadność wystawienia referencji.