Jak przeprowadzić szacowanie wartości zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności?

Ten wpis to część serii artykułów przybliżających podstawy udzielania zamówień w projektach unijnych zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Czemu służy szacowanie?

1. Głównym celem szacowania jest przesądzenie czy przy udzielaniu zamówienia będziesz musiał zastosować zasadę konkurencyjności – obejmuje ona zamówienia o wartości od 80 000 zł (bez podatku VAT). Dla podmiotów stosujących prawo zamówień publicznych oczywiście takim głównym celem jest również przesądzenie czy czasem do udzielania zamówienia nie będą stosowane przepisy tejże ustawy.
   Dodatkowo, niektóre szczególne wyłączenia ze stosowania zasady konkurencyjności obowiązują dla zamówień o ograniczonej wartości zamówienia.
2. W przypadku większych zamówień oszacowana wartość zamówienia ma znaczenia dla terminu składania ofert. Przy wartości powyżej 750 000 EUR dla dostaw i usług (5 538 000 EUR dla robót budowlanych) minimalna długość terminu składania ofert to już 30 dni.
3. Oszacowana wartość zamówienia ma pomocnicze znaczenie przy badaniu złożonych ofert pod kątem wystąpienia rażąco niskiej ceny.

Niezależnie od powyższych szacowanie jest Twoim obowiązkiem wynikającym z wytycznych kwalifikowalności, także jego celowość ma dla Ciebie znaczenie wtórne. Po prostu musisz oszacować wartość swoich zamówień.

Czym jest szacunkowa wartość zamówienia?

Wartość ta ma charakter rynkowy i po prostu odzwierciedlać koszty nabycia.

Wartość zamówienia nie obejmuje podatku VAT. W przypadku zbierania wycen na rynku warto więc sobie ułatwić pracę i prosić o wyodrębnienie kwoty netto (bez uwzględnienia podatku VAT).

Każde zamówienie musi mieć ustaloną wartość szacunkową jeszcze przed wszczęciem procedury zakupowej.

Jak ustalić wartość zamówienia?

Wartość zamówienia nie może być ustalona „zgodnie z własnym doświadczeniem”. Nie może też być wyrażona „w przedziale”.

Dwie alternatywne drogi określenia szacunkowej wartości zamówienia to:

1. przyjęcie wartości określonej w zaakceptowanym wniosku o dofinansowanie
2. ustalenie wartości na podstawie informacji rynkowych

Pierwszy sposób jest najprostszy, nie zawsze jednak możliwy do wykorzystania. Jeśli jesteś świadomy zmian rynkowych wpływających na poziom cen, to sugeruję przygotowanie szacowania opierającego się na bieżących informacjach rynkowych. Jest to zaś konieczne, jeśli doszło do zmian w projekcie i wskazana w nim wartość zamówienia może już nie odzwierciedlać rzeczywistości.

Pamiętaj, że przyjęcie wartości określonej w zaakceptowanym wniosku o dofinansowanie nie oznacza braku konieczności przeanalizowania, które zamówienia musisz oszacować łącznie. Nie możesz więc zajrzeć do budżetu projektu, odnaleźć właściwe pole i z zadowoleniem zakończyć etap szacowania. Więcej o tym za chwilę.

Drugi sposób wymaga oparcia się na bieżących danych rynkowych – czy to pozyskanych samodzielnie z ogólnodostępnych źródeł (cenniki dostępne w internecie, sklepy internetowe), czy za pośrednictwem wykonawców działających na danym rynku przez wystosowanie prośby o określenie szacunkowego kosztu realizacji zamówienia. Takimi danymi rynkowymi mogą być też oferty złożone we wcześniejszym zapytaniu ofertowym.

Czy roboty budowlane wymagają sporządzenia kosztorysu inwestorskiego?

Kosztorys inwestorski jest wymaganym w prawie zamówień publicznych sposobem szacowania wartości zamówienia na roboty budowlane.

Wytyczne kwalifikowalności w żaden sposób nie różnicują jednak procedury szacowania wartości zamówienia ze względu na rodzaj robót. Tym samym nie ma podstaw do oczekiwania, by roboty budowlane szacowane były na podstawie kosztorysu inwestorskiego.

Wiedz jednak, że… takie oczekiwanie sugeruje podręcznik „Zamówienia udzielane w ramach projektów” wydany przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej. Jego treść nie jest wiążąca, ale taka sugestia zawsze wisi gdzieś w powietrzu.

Co jest najważniejsze przy szacowaniu wartości zamówienia?

Najważniejsza informacja, którą powinieneś zapamiętać po przeczytaniu tego artykułu jest następująca – wytyczne wymagają od Ciebie łącznego szacowania wartości niektórych zamówień.

Chodzi o zamówienia podobne, zbliżone rodzajowo, takie, które standardowo na rynku świadczone są przez tych samych wykonawców. Zagadnienie to jest na tyle złożone, że w wytycznych kwalifikowalności wprost zawarto wymóg wspierania się wykładnią przepisów prawa zamówień publicznych dotyczących szacowania wartości zamówienia!

Podział wydatków na poszczególne pozycje widniejący w budżecie Twojego projektu nie uwzględnia zasad szacowania wartości zamówienia. Dwie, trzy, a nawet więcej różnych pozycji może wymagać łącznego oszacowania.

Nieznajomość tej zasady lub błędy w jej stosowaniu są jedną z największych pułapek zasady konkurencyjności, a także niewyczerpany źródłem korekt dofinansowania… I to korekt w wysokości nawet 100% wartości dofinansowania zakupu, w przypadku kiedy zostaje on dokonany bez stosowania zasady konkurencyjności, a prawidłowe łączne ustalenie wartości zamówienia wskazywałoby na obowiązek jej stosowania.

Jakie zamówienia należy szacować łącznie?

W tym artykule przedstawię kilka najbardziej uniwersalnych porad dotyczących łącznego szacowania wartości zamówień:

• różne miejsca realizacji dostaw czy usług (np. Gdańsk i Warszawa) zazwyczaj nie oznaczają, że zamówienia nadają się do odrębnego oszacowania,
• w przypadku robót budowlanych wartością robót jest wartość całego przedsięwzięcia niezależnie od tego czy prace w ramach różnych branż będą wykonywane przez różne podmioty. I tak łącznego szacowania wymagały w przypadku naszego klienta prace polegające na modernizacji kotłowni z wymianą źródła ciepła oraz wymiana stolarki okiennej. Obie miały zostać zlecone zupełnie oddzielnie różnym podmiotom. Wartość zamówienia jest jednak łączna,
• roboty wykonywane w różnych budynkach w ramach jednej lokalizacji to nadal nie są odrębne zamówienia,
• przewidziane zamówienia udzielane oddzielnie w kolejnych latach realizacji projektu to nadal jedno zamówienie,
• kody CPV, choć są elementem unijnego systemu klasyfikacji zamówień wymaganym do wpisania w Bazie Konkurencyjności, nie przesądzają czy wartość danych zamówień należy oszacować łącznie czy odrębnie – mogą mieć jedynie znaczenie pomocnicze,
• co do każdej grupy zamówień może się zdarzyć wykonawca, który jest w stanie zaoferować łączną realizację zamówienia (np. dostarczyć jednocześnie sprzęt IT i odczynniki chemiczne). Dla badania kwestii łącznego szacowania istotne jest jednak to, czy wiele podmiotów ma w swojej standardowej ofercie możliwość realizacji danej grupy zamówień.

Nie traktuj powyższych wskazań jako kompletnej informacji w zakresie badania konieczności łącznego szacowania. Tu potrzebny byłby nawet nie oddzielny artykuł, ale całe opracowanie. W każdym razie kiedyś, w przyszłości napiszę w tym temacie dużo więcej.

Szacowanie musi objąć wszystkie elementy zamówienia

Pamiętaj, by szacowanie obejmowało najpełniejszy możliwy zakres zamówienia.

Czasem realizacja zamówienia podzielona jest na etapy – realizacja kolejnego uzależnione jest od pozytywnego wyniku poprzedniego. Czasem zamawiający zastrzega możliwość powtórzenia zamówienia obejmującego podobne usługi lub roboty budowlane. W każdym takim przypadku szacunkowa wartość zamówienia powinna objąć pełny możliwy zakres zamówienia.

Jak zwrócić się do wykonawców o przedstawienie wyceny do szacowania?

Jeśli dokonujesz szacowania zbierając wyceny od wykonawców działających na rynku, pamiętaj, by możliwie ułatwić im to zadanie.

Poproś o wycenę w formie mailowej, nie wymagaj załączenia podpisanego dokumentu, nie wymagaj wypełnienia dodatkowego formularza. Interesuje Cię tylko kwota wyceny. Wiesz przecież kto wycenę składa i kiedy została sporządzona.

Postaraj się, by opis wycenianego zamówienia był jasny. Dodatkowo, nie musi on zawierać wszystkich szczegółów realizacji, chyba że mają one widoczny wpływ na wycenę.

Zadbaj też, by było jasne, że oczekujesz jedynie wstępnej wyceny, a nie wiążącej oferty.

Dlaczego nie warto nadmiernie rozbudowywać procedury wyceny?

Szacowanie służy ustaleniu szacunkowej wartości zamówienia. Oczywiście czasem w jego trakcie uzyskasz inne informacje, które mogą wpłynąć na kształt ostatecznej treści zapytania, jednak jest to tylko pewna wartość dodana.

Moim zdaniem nie warto rozbudowywać zbytnio procedury szacowania.

Po pierwsze, przygotowanie prośby o wycenę, która wygląda od strony formalnej prawie jak finalne zapytanie – np. z dokładnie opisaną formą podpisania, formularzami do wypełnienia zawierającymi liczne oświadczenia, z opisaną procedurą zadawania pytań, opisem sytuacji kiedy wycena nie będzie brana pod uwagę, wskazaniem warunków udziału – wymaga czasu. Swój czas lepiej poświęć na przygotowanie zapytania (co może objąć również kontakt z wykonawcami), a wykonawcy niech się skupią na merytorycznych wymogach co do realizacji zamówienia.

Po drugie, rozbudowana strona formalna zmniejsza szansę na uzyskanie odpowiedzi od wykonawców.

Po trzecie, zdarza się, że wykonawcy mylnie odczytują taką procedurę jako już finalne zapytanie i są niemile zaskoczeni koniecznością ponownego angażowania się na etapie właściwego zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności.

Kiedy szacowanie jest aktualne?

Raz przeprowadzone szacowanie jest aktualne w zasadzie do momentu jakichś widocznych zmian cen na rynku. Problemem jest jednak ta „widoczność” zmian, która jest ograniczona dla Ciebie (bo i jaki masz wgląd w dynamikę zmian cen opracowania oprogramowania?), a w jeszcze większym stopniu dla instytucji pośredniczącej.

Z tego właśnie powodu możesz się spotkać z oczekiwaniem, by czas przeprowadzenia szacowania nie sięgał ponad 3 miesiące wstecz (dla robót budowlanych ponad 6 miesięcy wstecz).

Skąd wynikają te wartości? Funkcjonują one w prawie zamówień publicznych. Oczywiście nie obowiązują one wprost w przypadku zamówień dofinansowanych ze środków unijnych, ale bez dobrego powodu lepiej nie przekraczać tych terminów.

Jest jeszcze druga strona aktualności szacowania. Jeśli wprowadzasz w zamówieniu zmiany mające wpływ na jego wycenę (zmiana zakresu, poziomu swoich wymagań itp.), to musisz ponownie oszacować wartość zamówienia, by odzwierciedlała ona te zmiany.

Jak nie zaszkodzić sobie szacowaniem?

Zwróć uwagę na wszelkie informacje wynikające z wycen wykonawców, nie tylko na kwoty. Sprawdź czy nie podważają one Twoich wymagań określonych w zapytaniu.

Co mam na myśli? Zdarzyło mi się, że przegląd wycen uzyskanych na etapie szacowania ujawniał, że termin realizacji zamówienia jest nierealnie krótki. W innym przypadku z szacowania wynikało, że dwa urządzenia dostępne na rynku nie spełniały wymagań jedynie w zakresie bardzo mało znaczącego parametru.

Tego typu informacje mogą prowadzić do wniosku, że w zapytaniu doszło do nadmiernego ograniczenia konkurencyjności, a co za tym idzie, do wymierzenia korekty finansowej w wysokości 25% dofinansowania.

Jest to ryzyko, którego powinieneś unikać.

Notatka z szacowania, czyli podsumowanie etapu szacowania

Aby prawidłowo wypełnić wymogi dokumentacyjne wynikające z wytycznych kwalifikowalności powinieneś sporządzić notatkę z szacowania.

Efektem przeprowadzonego szacowania jest ustalenie konkretnej szacunkowej wartości zamówienia, a ta nie wynika jednoznacznie z samych uzyskanych wycen – wyceny na 300 000 zł netto, 370 000 zł netto i 500 000 zł netto nie pokazują jednej określonej wartości wynikającej z szacowania.

Osobiście uważam, że celowe jest sporządzenie notatki nawet w przypadku opierania się na wartościach określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. Nie tylko jednoznacznie określa to źródło szacunku, ale również wskazuje czy dany przedmiot zamówienia był łącznie szacowany z innymi pozycjami wniosku o dofinansowanie.

Sama notatka z szacowania nie musi, a nawet nie powinna być rozbudowana. Wystarczy krótki opis jakiego zamówienia dotyczy szacowanie, na jakiej podstawie dokonano szacowania (czyli np. wypisanie zebranych wycen) oraz wskazanie wyniku szacowania – kwoty netto stanowiącej wartość zamówienia.

Do notatki z szacowania musisz załączyć wyceny, oferty itp. stanowiące podstawę szacowania.

I jeszcze jedna „średnia” informacja

Nie ma jednolitej narzuconej metody obliczania szacunkowej wartości zamówienia na podstawie kilku otrzymanych wycen.

Najpowszechniejszym rozwiązaniem jest przyjęcie jako wartości zamówienia średniej arytmetycznej z uzyskanych wycen. To rozwiązanie sprawdzi się w prawie każdej sytuacji.

Zwróć jedynie uwagę na oferty znacznie odbiegające ceną od pozostałych, zwłaszcza na minus. Radzę nie brać pod uwagę wycen, które są z dużym prawdopodobieństwem nierealnie niskie.

A już czerwona lampka powinna Ci się zaświecić jeśli uzyskasz wyceny na poziomie netto 101 000 złotych, 84 000 złotych i 31 000 złotych – w takiej sytuacji średnia wyniesie 72 000 złotych netto, co plasowałoby zamówienie poniżej progu stosowania zasady konkurencyjności (obecnie 80 000 złotych netto). Jednocześnie jednak na pewno plasowałoby to szacowanie i całe zamówienie jako przedmiot wzmożonego zainteresowania każdej kontroli prawidłowości udzielania zamówień.