6 sytuacji, kiedy warto zlecić weryfikację specyfikacji warunków zamówienia

1. Ryzyko utraty części pieniędzy z dofinansowania

Bardzo częstą motywacją u naszych klientów do zlecenia weryfikacji dokumentacji postępowania jest chęć uniknięcia korekty dofinansowania ze środków europejskich (lub innych źródeł).

I rzeczywiście, kiedy sobie przeliczyć koszt weryfikacji specyfikacji (zazwyczaj mieszczący się jednak w kilku tysiącach złotych netto) i porównać do możliwego ryzyka (już tylko 10-procentowa korekta od kilkumilionowego dofinansowania to straconych kilkaset tysięcy złotych) to wybór wydaje się dość prosty.

Co ciekawe, ryzyko utraty podobnych kwot nie jest jakąś absolutną motywacją, ponieważ zdarzyło mi się, że klient decydował się pozostawić bez zmiany wątpliwe postanowienia specyfikacji w zakresie określenia warunków udziału w postępowaniu. Wprowadził za to sugerowane zmiany w wielu mniej istotnych kwestiach (wówczas prawdopodobnie przeważyła niechęć do wydłużenia czasu trwania postępowania, ponieważ, niestety, weryfikacja została zlecona już po ogłoszeniu postępowania).

2. Ryzyko kontroli postępowania

Może też być tak, że czujesz, że właśnie ten przetarg zostanie skontrolowany. Zdarzyło nam się w każdym razie, że klient chciał, by jedno konkretne postępowanie zostało przygotowane wzorowo z tego właśnie względu. To było jego jedyne postępowanie o wartości powyżej progów unijnych i był przekonany, że zostanie objęte przewidzianą na tamten rok kontrolą Regionalnej Izby Obrachunkowej.

Oczywiście zależało mu na bezproblemowym przejściu tej kontroli w tym zakresie.

3. Brak drugiej kompetentnej osoby z zakresu zamówień publicznych

Zawsze trudniej dostrzec błędy w swojej pracy niż cudzej. Nie wynika to ze złej woli, ale sposobu w jaki funkcjonuje ludzki mózg… Już samo przejrzenie własnego tekstu następnego dnia pozwala na nieco świeższe spojrzenie i wyłapanie niektórych problemów.

Pamiętaj też, że część problemów to nie typowe błędy, ale dwuznaczności (np. w treści kryteriów oceny ofert lub warunków udziału) czy kwestie, które stosunkowo niedawno zostały przesądzone w orzecznictwie, więc trudno oczekiwać, by każdy miał możliwość je rozpoznać.

Często bywa tak, że osoba przygotowująca dokumentację postępowania nie może liczyć nawet na tak podstawową weryfikację jej pracy jak przejrzenie dokumentacji przez drugą osobę z adekwatną wiedzą z zakresu prawa zamówień publicznych (ileż to razy stali prawnicy obsługujący daną jednostkę nie są w stanie należycie sprawdzić dokumentacji postępowania, gdyż wykracza to poza zakres ich kompetencji).

4. Szeroki zakres obowiązków lub ich nadmiar

Typowym problemem nie tylko małych jednostek jest wymuszona wielozadaniowość ich pracowników. Ta sama osoba zajmuje się trzema różnymi zakresami obowiązków a każdy z nich wymaga innej wiedzy.

O ile nie ma dla takiego funkcjonowania łatwej alternatywy (w końcu jeśli udzielanych jest tylko kilka-kilkanaście zamówień rocznie, to można jedynie wybrać korzystanie z usług zewnętrznych do przeprowadzenia postępowań lub właśnie przypisanie takiemu pracownikowi dodatkowych obszarów obowiązków), to jego rezultatem jest nieunikniony deficyt kompetencji po stronie osoby prowadzącej postępowania przetargowe.

Podobny problem występuje w dużych jednostkach, które są przeładowane ilością postępowań, które mają do przeprowadzenia. Zwróć uwagę chociażby na poniższe, wynikające z tego problemy:

• trudno śledzić wszystkie zmiany w prawie oraz bieżące orzecznictwo (nikt nie zajmuje się tego typu zadaniami, jeśli ma pilne zadania bieżące),
• duże rozłożenie odpowiedzialności, które powoduje, że pracownicy rzadko zastanawiają się nad prawidłowością poszczególnych fragmentów „wzorcowej” SWZ, która funkcjonuje niejako obok ich zakresu obowiązków.

Ponadto oczywiście wiele przeprowadzonych postępowań nie oznacza wystarczającego doświadczenia, jeśli nowe postępowanie jest całkowicie różne od tych wcześniejszych.

Weryfikacja specyfikacji jest tu wyjściem pośrednim pomiędzy całkowitym brakiem wsparcia dla osoby przygotowującej specyfikację a stałym wsparciem ze strony kancelarii prawnej.

5. Chcesz mieć sprawdzony wzór na przyszłość

Kiedy masz już sprawdzoną dokumentację jednego postępowania, masz ją w dużej mierze sprawdzoną również dla kolejnych. Możesz się oprzeć na niej jak na wzorze.

Prawidłowy wzór nie tylko ułatwia przygotowywanie kolejnych postępowań, ale i radykalnie zwiększa szansę na ich prawidłowe przeprowadzenie. Wiadomo, że wzór wymaga dostosowania (nieraz sporego), ale łatwiej jest startować z takiego (dobrego) punktu wyjścia.

Alternatywą (szeroko stosowaną) jest szukanie po sieci specyfikacji innych zamawiających z nadzieją, że radzą sobie lepiej. Tutaj trudno jednak jednoznacznie wskazać skąd taką dokumentację brać. Nawet ta przygotowywana przez największych polskich zamawiających (a więc i dysponujących dużymi zespołami z tego zakresu) może nie być przydatna.

Z jednej strony dlatego, że taka dokumentacja zazwyczaj jest mocno rozbudowana, z drugiej, zawiera czasem postanowienia, których zgodność z prawem zamówień publicznych jest sporna (ale takie ryzyko jest znane i akceptowane przez zamawiającego, by uzyskać większą kontrolę nad postępowaniem i jego realizacją).

6. Potrzebujesz dodatkowej gwarancji spokoju

O ile nawet sprawdzenie dokumentacji przetargowej przez eksperta nigdy nie da pewności, że dokumentacja jest już bezbłędna, o tyle z pewnością stanowi dowód dochowania należytej staranności przy przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia.

Ciężko mówić o dochowaniu tejże staranności, kiedy przygotowanie postępowania powierzone jest osobie, która nie ma do tego wystarczających kompetencji (nawet jeśli w zakres jej obowiązków wchodzi przygotowywanie postępowań o udzielenie zamówienia).