Uniknij tych częstych błędów opisu przedmiotu zamówienia zapytania w Bazie Konkurencyjności

Co musisz wiedzieć tworząc opis przedmiotu zamówienia?

Jak widzę po Bazie Konkurencyjności najpopularniejsza forma sporządzania opisu przedmiotu zamówienia to wzięcie specyfikacji technicznej konkretnego urządzenia i dodanie kilku łagodzących określeń typu „minimum”.

A jednak ten model przygotowania opisu jest z gruntu nieprawidłowy. Jego podstawowy problem to przyjęcia za punkt odniesienia tylko jednego rozwiązania dostępnego na rynku.

W tym artykule nie zajmę się tłumaczeniem jak przygotować dobrze opis przedmiotu zamówienia. To za szeroki temat i po prostu nie dam rady tego napisać. Zapewni zresztą sam nie znalazłbyś dość czasu, by to przeczytać i wdrożyć.

Wskażę jedynie na najważniejsze, częste błędy beneficjentów przy przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia. Twój opis przedmiotu zamówienia nie będzie dzięki temu bezbłędny, ale na pewno będzie i lepszy, i bezpieczniejszy przy rozliczaniu projektu.

Stosowanie nazw własnych

Pierwsza, oczywista, ale konieczna uwaga – nie stosuj nazw własnych (np. wskazania producenta, modelu, zastrzeżonych nazw funkcji urządzenia).

Co do zasady nie możesz ich używać w celu opisania przedmiotu zamówienia. Wyjątki istnieją, ale są tylko wyjątkami obwarowanymi dodatkowymi warunkami. Trudno w ten sposób bezpiecznie przygotować opis przedmiotu zamówienia.

Niewystarczające jest również pozostawienie nazw własnych w opisie z dodaniem ogólnej formuły o akceptowaniu rozwiązań równoważnych. Te formuły królują w zapytaniach i nie jest tak, że nie mają absolutnie żadnej wartości, ale jednak nie zapewniają zgodności z wytycznymi.

Przykład takiej formuły: „W przypadku, gdy w opisie lub wymogach podano do zastosowania nazwy ze wskazaniem określonego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia, mogą być one zastąpione rozwiązaniami równoważnymi lub lepszymi, o parametrach technicznych i użytkowych nie gorszych niż podane”.

To tak nie działa.

I inny, wcale nie konkretniejszy: „System sterowania oparty na podzespołach takich firmy jak: Siemens, Mitsubishi, Beckhoff, Heidnenhain lub równoważne”. Nie ma czegoś takiego jak „równoważność w stosunku do Siemensa”. Taki opis jest również nieakceptowalny.

Każde zastosowanie nazwy własnej niepotrzebnie przyciąga wzrok osoby weryfikującej prawidłowość udzielonego zamówienia. Czy godzisz się na takie ryzyko?

Bezrefleksyjne kopiowanie informacji z materiałów producenta

Jest bardzo prawdopodobne, że przygotowując opis przedmiotu zamówienia będziesz się posiłkował materiałami informacyjnymi producentów danego rodzaju urządzeń. Pamiętaj jednak, że to nie jest gotowy opis przedmiotu zamówienia, a jedynie informacja o rozwiązaniach istniejących na rynku.

Unikaj kopiowania całych fragmentów folderów producenckich, choćby poszczególne parametry wydawały Ci się całkowicie obiektywne i uzasadnione.

Tu ciekawy przykład. Wchodzę na pierwsze z brzegu ogłoszenia w Bazie, przeglądam opisy i widzę wymogi:

• odległość od środka wrzeciona do powierzchni kolumny – 350 mm,
• odległość końcówki wrzeciona do stołu roboczego – 770 mm,
• maks. odległość końcówki wrzeciona od podstawy – 1215 mm,
• maks. skok wrzeciona – 185 mm.

Po przekopiowaniu tych parametrów do wyszukiwarki pierwszym wynikiem jest strona sprzedażowa konkretnego opisanego urządzenia. Wszystkie parametry takie same jak w opisie, ale co lepsze, takie same są również kolejność i nazewnictwo tych parametrów.

Dodanie „maks.” nic tu nie zmieniło. Opisanie urządzenia obiektywnymi parametrami nie oznacza automatycznie prawidłowego opisu, a taka specyfikacja jak powyższa będzie z gruntu podejrzana.

Unikaj także stosowania określeń, które nie są nazwami własnymi, ale ich brzmienie sugeruje, że zostały w całości przekopiowane z jakichś materiałów promocyjnych np.

• unikatowa na rynku technologia, umożliwiająca zapis danych odbiorczych zaraz po digitalizacji,
• system sterowania przygotowany do obsługi Przemysłu 4.0,
• inteligentny system automatycznego wykrywania błędów,
• duży blat roboczy umożliwia wykonywanie mniejszych prac na górze wózka.

Takie pisanie ma same wady: zazwyczaj jest zbyt ogólne, by jednoznacznie określić kształt wymogu, a jednocześnie wyraźnie wskazuje co było podstawą do przygotowania przez Ciebie opisu przedmiotu zamówienia.

Zbyt sztywne wartości parametrów

Problemem są również zbyt sztywno określone wartości wymaganych parametrów. Mogą one być problemem nawet jeśli nie wskazują na konkretnego producenta, ale niezasadnie eliminują pewną grupę producentów czy ich rozwiązań. 

Masz wymóg „pole robocze: 4100 x 2100 mm”? To powiedz dlaczego to pole nie może być ani trochę mniejsze, ani trochę większe.

Inne reprezentatywny przykład: „Chłodzenie powietrzem o mocy 90 W”.

Często błąd ten pojawia się przy wymogach wielkości ekranu urządzeń przemysłowych np. „TFT 8.9 cala”.

W ogromnej większości sytuacji tak sztywne określenie wymogów jest nieprawidłowe i wynika z pójścia na skróty przy sporządzaniu opisu przedmiotu zamówienia. Bardzo rzadko jest tak, że jako zamawiający rzeczywiście potrzebujesz tylko tak dokładnie opisanego parametru, bez żadnych odchyleń od jego wartości.

Zbyt szczegółowo określone rozwiązania techniczne

Podobnym błędem jest zbyt szczegółowe określanie konkretnych rozwiązań technicznych, tam gdzie wystarczyłoby wskazanie jedynie celu takiego wymogu nieograniczającego stosowanych rozwiązań technicznych.

Weźmy wymóg opisany jako „stół roboczy z ruchomymi podporami kulowymi podnoszonymi w fazie załadunku”. Zawiera on wskazanie konkretnego rozwiązania technicznego. Jeśli jednak cel może być osiągany też innym rozwiązaniem technicznym niż te ruchome podpory kulkowe to należałoby wpisać właśnie ten cel, a zostawić oferentom swobodę co do sposobu jego osiągnięcia.

Ma to znaczenia zwłaszcza wówczas, kiedy różni oferenci stosują różne rozwiązania techniczne dla osiągnięcia podobnych rezultatów.

Mam świadomość, że duża część zamówień jest podobnie opisywana i zazwyczaj nie kończy się to w żaden negatywny sposób. Należy mieć jednak świadomość, że nie daje to pełnej zgodności z wymogami wytycznych (przedmiotu zamówienia nie można opisać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję), a więc nie daje też bezpieczeństwa od strony prawnej.

Opis ogólny lub niejednoznaczny

Zazwyczaj opis przedmiotu zamówienia jest raczej zbyt szczegółowy niż zbyt ogólny, ale zdarza się również ta druga sytuacja. Dlaczego to takie groźne?

Nie zakładaj, że Twoi oferenci to będą jedynie firmy, które kojarzysz na rynku. Wyobraź sobie, że ofertę składa nieznany podmiot, do którego nie masz zaufania. I to nie znaczy, że cokolwiek pójdzie źle, ale czy rzeczywiście wymagając tylko tego co wskazałeś w opisie przedmiotu zamówienia jesteś pewien, że otrzymasz produkt odpowiadający Twoim potrzebom? Również w przypadku realizacji zamówienie przez dostawcę, do którego masz zaufanie mogą się pojawić spory, a wymagać możesz tylko tyle ile wynika z Twojego opisu (a nie Twoich zamiarów).

Na tej same zasadzie pamiętaj o opisaniu funkcjonalności oprogramowania zamawianego razem z urządzeniem. Zdarza się, że beneficjenci traktują ten obszar po macoszemu. Idealnym przykładem jest tu zakończenie długiego opisu urządzenia stwierdzeniem: „Oprogramowanie w zestawie”. I wszystko jasne…

Jest to ryzykowne zwłaszcza, kiedy oprogramowanie ma charakter modułowy i dostawca może Ci zaoferować inny zakres oprogramowania niż oczekiwałeś (ale nadal zgodny z ogólnie opisanymi wymogami w opisie przedmiotu zamówienia).

Twój interes na etapie realizacji to jednak tylko pierwszy z problemów. Drugim jest ryzyko obciążenia Cię korektą dofinansowania. Błędami opisu są bowiem także jego niejednoznaczności, które utrudniają oferentom wycenę realizacji zamówienia.

Nie możesz wymagać dla oprogramowania „licencji dla wszystkich techników działu utrzymania ruchu” – nie wiadomo przecież ilu tych pracowników jest. Taki opis nie narusza Twojego interesu, ale realnie utrudnia wycenę realizacji zamówienia.

Niedopuszczalny byłby też brak informacji o warunkach technicznych wykonania instalacji fotowoltaicznej w zakresie jej konstrukcji, posadowienia na gruncie oraz warunków przyłączenia do sieci. W podobnej sytuacji wskazanie na moc instalacji, rodzaje paneli i falownika nie stanowi wystarczającego opisu przedmiotu zamówienia.

Bardzo krótki termin realizacji

Co do zasady termin realizacji zamówienia (a także jego poszczególnych etapów) powinien odpowiadać realnym, rynkowym terminom realizacji dla danego rodzaju zamówień.

Ustanowienie krótszego terminu realizacji może prowadzić do ograniczenia konkurencyjności w postępowaniu. Jest jasne, że kiedy wyraźnie skrócisz termin realizacji w stosunku do terminów standardowo oferowanych przez wykonawców część z nich zrezygnuje z ubiegania się o zamówienie. Po co im w końcu problem z organizacją produkcji czy ściągnięciem towaru, ryzyko kar umownych przy opóźnieniach, czy nawet odstąpienia od umowy.

Czasem beneficjenci podkładają się tutaj informacjami wynikającymi z szacowania wartości zamówienia – zbierają szacunkowe oferty, w których termin realizacji określono na 5-7 miesięcy, a następnie ogłaszają zapytanie i wymagają realizacji w terminie 3 miesięcy…

Oczywiście powody uzasadniające skrócenie terminu realizacji zamówienia mogą być różne, niektóre zupełnie niezależne od Ciebie, nie zawsze jednak są one wystarczające do skrócenia terminu realizacji w świetle wytycznych kwalifikowalności.

Natomiast jeśli możesz otrzymać przedmiot zamówienia w standardowym terminie dostawy, ale po prostu chciałbyś mieć go szybciej rozważ punktowanie skrócenia terminu realizacji zamówienia. Zadbaj jednak o to, by punktacja skrócenia terminu dostawy nie była aż tak istotna, by skrócenie okresu realizacji o krótki okres czasu pozwoliło na bardzo wyraźne zwiększenie ceny wygrywającej oferty.

Inne błędy

Nie używaj określenia „około” – jest zbyt niejednoznaczne. Istnieje realne ryzyko, że rozumiesz je inaczej niż oferenci, a w przypadku sporu może się okazać, że również inaczej niż sąd. Wskaż dokładnie jakie wartości są akceptowane, a jakie nie.

Nie powołuj się na normę bez konkretnego wskazania normy, jej wydania, a także – jeśli tylko część normy ma zastosowanie – stosowanej części.

Pamiętaj też o zachowaniu spójności z pozostałymi elementami zapytania ofertowego, w szczególności wzorem umowy. Standardowo wzór umowy i opis przedmiotu zamówienia przygotowują różne osoby. Ponadto dokumenty te są w dużej mierze od siebie niezależne. Jednak nie całkowicie… I te wspólne treści stają się czasem problemem, zwłaszcza jeśli rozbieżności nie zostaną wykryte na etapie samego zapytania ofertowego.