Jak wyjaśnić zamawiającemu, że koszty pracy nie są rażąco niskie?

9 min czytania

Kwestia zgodności z wynagrodzeniem minimalnym

Zamawiający może oczekiwać wyjaśnienia niskiej ceny oferty m.in. w zakresie zgodności przewidzianych przez Ciebie kosztów pracy z wymogami wynikającymi z ustanowionego minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej.

Wymóg ten obowiązuje niezależnie od tego, czy zamawiający wskaże w SWZ, że musisz zatrudniać wszystkie lub niektóre osoby wykonujące czynności w trakcie realizacji zamówienia na podstawie umowy o pracę, czy też nie postawi takiego wymogu.

Zgodnie z aktualnymi przepisami w 2022 r. kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę wynosi 3 010 zł, a minimalna stawka godzinowa 19,70 zł brutto na godzinę. Pamiętaj, że minimalna stawka godzinowa, dotyczy również pracy wykonywanej przez osoby zatrudniane przez Ciebie na podstawie umowy zlecenia oraz umowy o dzieło.

Oczywiście zgodność w tym zakresie to jedynie pewne minimum. Po pierwsze, koszty pracy to nie tylko kwota wynagrodzenia zapisana w umowie z pracownikiem. Po drugie, tylko dla części stanowisk realne koszty pracy są pochodną minimalnego wynagrodzenia za pracę, w większości przypadków są one wyższe.

Jakie elementy kosztów pracy należy skalkulować?

Zwróć uwagę, że minimalne wynagrodzenie brutto nie obejmuje innych Twoich obowiązkowych obciążeń finansowych jako pracodawcy np. części składek finansowanych ze środków pracodawcy, obowiązkowych dodatków do wynagrodzenia, a także bezpośrednio związanych z zatrudnieniem kosztów zapewnienia zgodnych z bhp warunków pracy.

Choć przepis wprost o tym nie mówi takie koszty również musisz ponieść, a co za tym idzie powinno to zostać uwzględnione w cenie (a następnie Twoich wyjaśnieniach ceny).

Konstruując wyjaśnienia nie możesz też zapominać o specyfice danego zamówienia. Zauważ, że niektóre zamówienia muszą być wykonywane w nocy (np. usługi ochrony, usługi opiekuńcze, roboty budowlane z krótkim terminem realizacji), a wówczas  pracownikom przysługuje ustawowy dodatek do podstawowej stawki wynagrodzenia. Podobnie, kiedy z zestawienia ilości przeznaczonych do realizacji osób lub krótkiego terminu realizacji wynika, iż konieczne będzie wykonywanie pracy w nadgodzinach lub w dni wolne od pracy. Powinieneś wówczas uwzględnić w wyjaśnieniach ilość godzin, za które wykonującym je osobom przysługiwać będzie podwyższone wynagrodzenie.

Minimalne wynagrodzenie to nie wszystko

Realny poziom płac to w przypadku dużej części zamówień poziom wyższy niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Nie możesz więc pominąć w wyjaśnieniach faktu, że w oparciu o analizę rynku nie jest możliwe zatrudnienie pewnych grup pracowniczych za minimalną stawkę wynagrodzenia za pracę.

Jeżeli zamówienie lub jego część wymaga zatrudnienia osób o wyższych kwalifikacjach lub po prostu poszukiwanych na rynku powinieneś wykazać odpowiednio wyższy, realny poziom wynagrodzeń. Przypisanie takim osobom minimalnego wynagrodzenia zostanie bowiem uznane za zaniżenie kosztów pracowniczych, co może skutkować negatywną oceną Twoich wyjaśnień i odrzuceniem oferty.

Co jeszcze warto uwzględnić wyjaśniając koszty pracy?

W wyjaśnieniach powinieneś też uwzględnić inne czynniki, które mogą zostać uznane za mające wpływ na obniżenie kosztów pracowniczych. Należy do nich np. dostęp do własnego, stałego zespołu wykwalifikowanych pracowników czy wykonywanie zamówienia w miejscu zatrudnienia pracowników.

Odnośnie pierwszego z nich warto w wyjaśnieniach ująć wyliczenia potwierdzające, że koszt zatrudnienia na stałe zespołu wykwalifikowanych pracowników jest niższy od kosztu osób zaangażowanych doraźnie tylko na potrzeby określonego  zamówienia.

Podobnie będzie w przypadku, kiedy wykonujesz lokalne zamówienie. Obniża to koszty pracownicze o wysokość delegacji i koszty zakwaterowania. W przypadku długoterminowych zamówień, w które zaangażowanych jest wielu pracowników taka okoliczność może wygenerować znaczące oszczędności w porównaniu do cen ofertowych konkurencji.

Jakie dowody w zakresie wynagrodzeń pracowników powinieneś przedstawić wraz z wyjaśnieniami?

Jeśli otrzymasz wezwanie do złożenia wyjaśnień spoczywa na Tobie ciężar wykazania, że Twoja cena nie jest rażąco niska. Oprócz wyjaśnień musisz w tym celu przedstawić również odpowiednie środki dowodowe. Ponieważ ustawodawca nie określił ani wymaganego, ani nawet przykładowego katalogu tych środków, możesz posłużyć się wszelkimi dostępnymi Ci dowodami.

Jeżeli chcesz udowodnić, że prawidło wliczyłeś do oferty koszty pracownicze powinieneś przedłożyć zamawiającemu wszelkie dokumenty, z których wynikają podstawy do takich wyliczeń. Dowody oczywiście muszą być dostosowane do rodzaju i przedmiotu zamówienia. Przy robotach budowlanych może to być kosztorys szczegółowy z uwzględnieniem rynkowych kosztów robocizny.

Patrząc ogólniej, w przypadku kiedy stawki za pracę danej grupy zawodowej są powszechnie znane możesz uwzględnić te dane.

Jednak w przypadku, gdy wynagrodzenia dla danego stanowiska ustalane są w szerokich widełkach lub są u Ciebie wyraźnie niższe niż średnia rynkowa ich wykazanie wymaga przedłożenia (zanonimizowanych) kopii umów o pracę lub dokumentów płacowych przedsiębiorstwa. Jest to konieczne zwłaszcza w przypadku zamówień, gdzie koszty pracy stanowią istotną część kosztów realizacji zamówienia i mają istotny wpływ na realność ceny całkowitej oferty.

Pamiętaj, że dowody są bardzo istotnym elementem wyjaśnień i nie można ich pominąć. Co więcej ich przedstawienie możliwe jest tylko w momencie składania wyjaśnień. Jeśli przedstawisz swoje dowody dopiero podczas rozprawy odwoławczej, Krajowa Izba Odwoławcza nie weźmie ich pod uwagę.

Które wyroki Krajowej Izby Odwoławczej warto poznać?

Ciekawy jest wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 30.05.2022 r.  (sygn. akt KIO 1277/22), w którym podkreślono, że wykonawcy powołujący się na dysponowanie personelem w odpowiednim wieku, jako jeden z głównych czynników wpływających na obniżenie ceny oferty powinien powyższe udowodnić: „mogło to nastąpić np. poprzez przedstawienie jako dowodów kopii umów o pracę, z których wynikałoby, że osoby na których właściwości powołuje się wykonawca, faktycznie są w wieku, który pozwala na zaoszczędzenie kosztów, choćby przez odtajnienie pierwszych dwóch cyfr numeru PESEL. Przesądziłoby to o zasadności założeń Przystępującego i realności obniżenia przez niego kosztu oraz spełniłoby obowiązek wykazania realności zaoferowanej ceny”.

Inny wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 15.04.2022 r. (sygn. akt KIO 832/22) przypomina z kolei fakt, iż: „osobiste wykonanie znacznego zakresu prac przez wykonawcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą niewątpliwie stanowi okoliczność sprzyjającą obniżeniu kosztów, w porównaniu do wykonawcy, który musi zatrudnić personel dla całego zakresu zamówienia”. Chcąc skorzystać z tego rozwiązania pamiętaj, by wykazać odpowiednie kompetencje wykonawcy do osobistego wykonania zamówienia lub jego części.

Sprawdź dlaczego możesz potrzebować naszej pomocy

Pamiętaj, że zwrócenie się zamawiającego do Ciebie o wyjaśnienia kosztów pracowniczych oznacza, że przyjął on domniemanie rażąco niskiej ceny. Możesz je obalić, ale tylko składając przekonujące wyjaśnienia oraz dowody, że możliwe jest rzetelne wykonanie zamówienia.

Jeśli nie udzielisz wyjaśnień lub gdy wyjaśnienia potwierdzą w ocenie zamawiającego, że koszty pracownicze są rażąco niskie, Twoja oferta zostanie odrzucona.

Podobnie jeśli Twoje wyjaśnienia nie będą poparte dowodami.

Ponieważ nie jest to zadanie proste, warto w tym zakresie korzystać z pomocy doświadczonego prawnika.

Skontaktuj się ze mną (Grzegorz Rogalewicz) pod nr telefonu 510 506 503

Czy treść wyjaśnień dotyczących wyceny kosztów pracy można zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa?

Ponieważ, jak już wyżej wspominałam, wyjaśnienia kosztów pracy i składane na ich potwierdzenie dowody mogą, a nawet powinny zawierać informacje o pracownikach, sposobie i formie ich zatrudnienia i wynagradzania, metodach zarządzania i organizacji pracy personelu, część wykonawców zastrzega je jako tajemnicę przedsiębiorstwa. Musisz jednak pamiętać, że nie zawsze takie zastrzeżenie będzie skuteczne.

Zastrzeżenie wymaga wykazania że:

  • zastrzeżone informacje posiadają wartość gospodarczą,
  • informacje te nie są powszechnie znane albo łatwo dostępne (ale nie przeciętnej osobie, a takim, które zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji),
  • podjąłeś niezbędne działania w celu utrzymania informacji w poufności.

Warto tu zwrócić uwagę na stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie zawarte w wyroku z dnia 20 lutego 2018 roku (sygn. akt II SA/Ol 997/17): „aby określone informacje mogły zostać objęte tajemnicą przedsiębiorcy, muszą ze swojej istoty dotyczyć kwestii, których ujawnianie obiektywnie mogłoby negatywnie wpłynąć na sytuację przedsiębiorcy (informacje takie muszą mieć choćby minimalną wartość)”.

Podsumowując, musisz mieć mocne argumenty, aby Twoje zastrzeżenie zostało uznane przez zamawiającego za skuteczne.

Wskazuje na to również wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2021 r. dotyczący prawa do utajnienia kalkulacji cenowej kosztów wynagrodzenia tłumaczy przedstawionej przez wykonawcę w ramach wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Izba uznała, że  w tym przypadku nie została spełniona przesłanka wartości gospodarczej, ponieważ informacje dotyczące wynagrodzeń tłumaczy są powszechnie znane (dostępne nawet na stronach internetowych). KIO pokreśliła, że Wykonawca nie wykazał, że stosuje jakiś unikalny system wynagrodzeń dla tłumaczy, nie przedstawiał żadnej polityki czy metodologii wynagrodzenia pracowników w swojej firmie o charakterze unikatowym i dostępnym wyłącznie temu wykonawcy.

W każdej podobnej sytuacji pojawiają się argumenty wykonawców o możliwości podkupywania pracowników przez konkurencję, ale pamiętaj, że w rzeczywistości trudno jest wykazać realne korzyści dla konkurencji wynikające z ujawnienia poziomu wynagrodzeń w Twoim przedsiębiorstwie.

Z biegiem lat orzecznictwo KIO idzie w kierunku podwyższania poprzeczki dla informacji, które mogą zostać zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa i z tym musisz się liczyć.

Wiedz też, że nie jest dla Izby żadnym argumentem obawa przed wyciekiem danych od zamawiającego (nawet tych zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa). Jeżeli nie chcesz przekazać pewnych danych zamawiającemu musisz się liczyć z negatywnymi konsekwencjami tego faktu, przede wszystkim niższą wiarygodnością wyjaśnień niskiej ceny.