Jak przeprowadzić procedurę wyjaśniania rażąco niskiej ceny dla zapytań w Bazie Konkurencyjności?

Po co wyjaśniać cenę oferty?

W przypadku zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności (zapytania zgodnie z zasadą konkurencyjności) przyczyny wszczynania procedury wyjaśnienia ceny oferty są generalnie dwie:

1. obowiązek wynikający z wytycznych kwalifikowalności,
2. Twoja obawa przed ofertą zawierającą cenę niższą niż rynkowa.

Procedura wyjaśnień służy przesądzeniu czy badana oferta podlega odrzuceniu jako zawierająca rażąco niską cenę, czy może normalnie zostać oceniona.

Jakie są wymogi zasady konkurencyjności odnośnie wszczęcia procedury wyjaśniającej?

Zapytania publikowane w Bazie Konkurencyjności oparte są na tzw. zasadzie konkurencyjności, czyli zbiorze reguł dotyczących udzielania zamówień zawartych w wytycznych kwalifikowalności.

Dla aktualnej perspektywy (2021-2027) wprowadzono obowiązkowe zasady dot. wyjaśniania rażąco niskiej ceny. I tak:

w ślad za prawem zamówień publicznych ustanowiono próg obowiązkowego uruchomienia procedury wyjaśnienia ceny. Następuje to wówczas, gdy zaoferowana cena różni się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu. Tutaj nie ma znaczenia czy jako zamawiający uważasz zaoferowaną cenę za realną.

Druga podstawa to Twoje wątpliwości jako zamawiającego co do możliwości wykonania w oferowanej cenie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym lub przepisach prawa.

Jeśli złożona oferta nie różni się o więcej niż 30% od średniej cen ważnych ofert wówczas zastosowanie może mieć właśnie ta przesłanka. Masz wątpliwości co do ceny? Możesz oczekiwać udzielenia wyjaśnień przez wykonawcę.

Wątpliwości te muszą być uzasadnione, ale przesłanka charakteryzuje się dużą dozą swobody.

O czym pamiętać przygotowując wezwanie do wyjaśnienia ceny?

Na tym etapie nic nie jest przesądzane. Jako zamawiający nie oskarżasz wykonawcy o zaoferowanie rażąco niskiej ceny czy nie przesądzasz, że tak właśnie jest. Oczekujesz jedynie wyjaśnień, by rozwiać (lub nie) swoje wątpliwości.

Wezwanie do złożenia wyjaśnień najlepiej sformułować stosując frazy wzięte z samych wytycznych kwalifikowalności tj. zażądać złożenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny.

Jednocześnie jednak, zwłaszcza jeśli masz realne wątpliwości co do ceny, warto już na tym etapie poprosić o szczegółowe wyjaśnienie poszczególnych kwestii (zależnie od rodzaju zamówienia) wskazując konkretnie co powinno zostać uwzględnione w wyjaśnieniach.

Dobrze też podkreślić w wezwaniu, iż same ogólne wyjaśnienia jak to, że „dzięki wspaniałej organizacji działalności udało się osiągnąć niski poziom kosztów nieosiągalny dla konkurencji” nie mają racji bytu i konieczne jest przedstawienie wyliczeń poszczególnych rodzajów kosztów ponoszonych przy realizacji zamówienia.

Co trzeba wziąć pod uwagę w procedurze wyjaśnień w zapytaniu ofertowym?

Napisałem, że warto wymagać szczegółowych wyjaśnień, ale jest tu jedno, za to wielkie, zastrzeżenie.

Wykonawcy często nie są przygotowani (zwłaszcza Ci, którzy nie funkcjonują w sferze zamówień publicznych) do złożenia szczegółowych wyjaśnień. Czasem też nie widzą powodu, by się wysilać i napisać coś więcej niż kilka ogólnych zdań.

Także w przypadku, kiedy musiałeś wysłać wezwanie do wyjaśnienia ceny ze względu na taki obowiązek (przekroczenie 30-procentowego progu), a jednocześnie chcesz, czy wręcz „musisz”, zaakceptować najtańszą ofertę zastanów się nad szczegółowością wezwania dwa razy.

Jeśli masz uzasadnione przypuszczenia, że wyjaśnienia będą ogólne, słabe i lepsze wezwanie nic tu nie pomoże to może lepiej nie stawiać wykonawcom dodatkowych wymogów co do treści odpowiedzi. I oczywiście, odpowiedź nie będzie przez to lepsza, ale może mniej będzie raziła w oczy przy kontroli poprawności udzielania zamówień.

Wszystkie podobne decyzje musisz jednak podejmować świadom ryzyka, po rozważeniu indywidualnych okoliczności sprawy i możliwych alternatywnych decyzji.

Jaki termin wyznaczyć na udzielenie wyjaśnień?

Oczywiście każde wezwanie do wykonawcy musi się wiązać z wyznaczeniem jakiegoś terminu na odpowiedź. Ile powinien wynosić ten termin?

Na pewno wiele zależy od poziomu skomplikowania zamówienia. W każdym razie nawet dla najprostszych zamówień warto, by wynosił on co najmniej 3 dni robocze.

Konieczność przygotowania odpowiedzi na wezwanie nie za bardzo jest czymś co wykonawca może zaplanować przed złożeniem oferty. Nie możesz oczekiwać, że wykonawcy będą już mieli przygotowane wyliczenie kosztów i na wezwanie tylko je przekażą. Jeśli odpowiedź ma być merytoryczna, to czas wymagany na jej przygotowanie musi być odpowiedni.

Dla większych lub bardziej skomplikowanych zamówień wyznaczony termin odpowiedzi powinien być odpowiednio dłuższy, ale wówczas pewnie nie czytasz tego rodzaju wpisów tylko polegasz na opinii swojego prawnika…

Pamiętaj też, że procedura wyjaśnień może wymagać kolejnych wezwań, tak więc gospodaruj czasem tak, by mieć jeszcze na nie czas.

Jak oceniać wyjaśnienia?

Jak wynika z wytycznych, zamawiający ocenia wyjaśnienia w konsultacji z wykonawcą i może odrzucić ofertę wyłącznie w przypadku, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny.

Fragment ten przypomina treść art. 69 ust. 3 dyrektywy 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych i podobnie powinien być interpretowany, co oznacza brak ograniczenia do jednokrotnego wezwania – jeśli wyjaśnienia są rzetelne, ale pewne kwestie nadal pozostały niewyjaśnione, należy dopytać o nie wykonawcę.

Proces wyjaśniania ceny oferty nie jest nauką ścisłą – nie ma jasnej granicy, gdzie zaczynają się wyjaśnienia, które należy zaakceptować, a wszystko przed nią podlega odrzuceniu. Oczywiście jest wiele przypadków jasnych, gdzie łatwo przesądzić czy wyjaśnienia są wystarczające. Jest jednak również wiele sytuacji, kiedy ocena nie jest taka jednoznaczna.

Pomocniczo mogę Ci polecić moje artykuły z zakresu wyjaśnienia ceny oferty w zamówieniach publicznych, w szczególności te dwa:

• artykuł wskazujący najważniejsze zasady sporządzania wyjaśnień,
• artykuł opisujący najczęstsze błędy w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny.

Sama merytoryczna odpowiedź na wyjaśnienia wygląda w zamówieniach publicznych w sposób tożsamy jak w zasadzie konkurencyjności. Powtórzę jednak swoje zastrzeżenie: obecnie poziom wyjaśnień oczekiwany w ramach zamówień publicznych jest wyższy niż to czego realnie można oczekiwać od wykonawców w ramach zasady konkurencyjności. Trudno jednak powiedzieć jak sytuacja będzie się rozwijała wraz z upływem czasu, kiedy procedura wyjaśnień będzie trochę dłużej funkcjonowała również w zapytaniach ofertowych opartych na zasadzie konkurencyjności.

Czego pilnować dokonując odrzucenia oferty?

Odrzucasz ofertę wykonawcy, jeśli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają zaoferowanej ceny.

Ponieważ taka decyzja jest oparta zazwyczaj na porównaniu wielu argumentów wymaga jasnego uzasadnienia. Tak samo jak wykonawca miał za zadanie wyjaśnić zaoferowaną cenę, Ty masz za zadanie wyjaśnić ustalone podstawy do odrzucenia oferty – co najmniej w treści protokołu postępowania.

I jeszcze jedno – możliwa jest sytuacja, w której odrzuceniu jako rażąco niska podlega oferta z wyższą ceną niż oferta, co do której uznałeś wyjaśnienia za wystarczające.

Po pierwsze, koszty realizacji zamówienia mogą wyglądać różnie u poszczególnych wykonawców. Po drugie, cena nie tylko musi być realna, ale również uzasadniona w złożonych wyjaśnieniach, skoro pojawiły się przesłanki do wezwania do jej wyjaśnienia. Brak rzetelnych wyjaśnień zawsze uniemożliwi uznanie ceny za skutecznie uzasadnioną.