Jak zaskarżyć bezpodstawne unieważnienie przetargu? Kiedy złożyć odwołanie do KIO?

Czy zamawiający może unieważnić przetarg bez podania przyczyny?

Widziałeś może kiedyś zastrzeżenie przez zamawiającego możliwości unieważnienia przetargu bez podania przyczyny? Bardzo możliwe, to popularne sformułowanie stosowane w zamówieniach prowadzonych przez podmioty prywatne.

Pamiętaj jednak, że nie ma ono nic wspólnego z prawem zamówień publicznych. Tu obowiązują zupełnie inne zasady:

1. Zamawiający może unieważnić postępowanie tylko, kiedy zezwala na to prawo zamówień publicznych.
2. Zamawiający zawsze musi podać przyczynę unieważnienia postępowania przetargowego.

Zamawiający nie ma co do zasady dowolności w zakresie unieważnienia postępowania. Oznacza to, że decyzję o unieważnieniu, którą uznasz za niekorzystną dla swoich interesów, warto badać pod kątem zgodności z przepisami ustawy.

Czy na unieważnienie przetargu przysługuje odwołanie do KIO?

Jako wykonawca masz prawo do zaskarżenia unieważnienia przetargu składając odwołanie do KIO (Krajowej Izby Odwoławczej).

Skuteczne zaskarżenie unieważnienia otwiera drogę do wyboru najkorzystniejszej oferty i podpisania umowy z zamawiającym. Nie przesądza jednak ostatecznego wyniku przetargu – sprawa przed Izbą dotyczy wówczas jedynie kwestii zasadności unieważnienia postępowania. Postępowanie przetargowe wróci do etapu, na którym było, gdy zamawiający zadecydował o jego unieważnieniu.

Możliwość zaskarżenia unieważnienia masz nawet wtedy, gdy Twoja oferta nie uzyskuje najwyższej punktacji – dopóki procedura badania i oceny ofert się nie zakończyła możesz jeszcze walczyć o uzyskanie zamówienia, w tym dzięki błędom w ofertach konkurencji.

Odwołanie możesz złożyć również wówczas, gdy cena Twojej oferty przekracza budżet zamawiającego przeznaczony na realizację zamówienia. W końcu jest szansa, że zmuszony sytuacją zamawiający będzie musiał ten budżet zwiększyć (choćby nawet obecnie twierdził inaczej). Izba normalnie rozpatruje sprawy w tego typu sytuacjach.

Możliwość złożenia odwołania nie jest ograniczona ze względu na wartość zamówienia.

Jakie masz szansę na skuteczne zaskarżenie unieważnienia przetargu?

W praktyce zamawiający dość często unieważniają przetargi z bardziej błahych powodów niż te przewidziane w ustawie.

Dobrze tę praktykę zamawiających podsumowuje oficjalna „Informacja o działalności Krajowej Izby Odwoławczej w 2024 roku”:

Analiza orzecznictwa Izby z roku 2024 r. prowadzi do jednoznacznych wniosków potwierdzających wyjątkowość omawianej przesłanki unieważnienia postępowania, która w praktyce jest niejednokrotnie błędnie interpretowana i nadużywana. Przedstawiona w niniejszym opracowaniu niewielka próba analizy zeszłorocznych orzeczeń, w których Izba poddała pod rozwagę prawidłowość zastosowania dyspozycji art. 255 pkt 5 ustawy Pzp ukazuje skalę tego problemu, a przede wszystkim potwierdza, że w większości przypadków okoliczności faktyczne sprawy nie wypełniały prawnych przesłanek dopuszczalności unieważnienia postępowania.

Szczerze mówiąc to sugeruję, by wyjść z założenia, że każde unieważnienie przetargu jest „podejrzane” i warte weryfikacji. Podstawy unieważnienia postępowania naprawdę nie dają zamawiającym wielkiego pola manewru.

Wiadomo jak wygląda rzeczywistość. Czasem w połowie postępowania zmienia się kierownictwo zamawiającego (wybory czy zmiany w zarządzie spółki komunalnej), a tym samym i plany na przyszłość. Kiedy indziej zamawiający szuka powodów unieważnienia postępowania nie chcąc podpisać umowy z konkretnym wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę. Trudno zamawiającemu tego rodzaju działania zmieścić w ustawowych podstawach unieważnienia postępowania.

Jakie inne konsekwencje wadliwego unieważnienia przetargu może ponieść zamawiający?

Niezgodne z prawem zamówień publicznych unieważnienie postępowania przetargowego jest zawsze również naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. Odpowiedzialność za to naruszenie ponosi kierownik zamawiającego.

Główne negatywne skutki takiego naruszenia pozostają jednak zazwyczaj w strefie wizerunkowej, a sama uciążliwość sprawy jest większa niż ewentualnej kary. Wniosek – skup się na działaniu tu i teraz w celu zmiany decyzji zamawiającego.

Dlaczego uzasadnienie unieważnienia przygotowane przez zamawiającego ma takie znaczenie?

Zamawiający zawsze musi wskazać w decyzji o unieważnieniu postępowania jedną z ustawowych podstaw unieważnienia. Jednocześnie musi uzasadnić, iż unieważnienia postępowania jest zgodne z prawem, czyli rzeczywiście zachodzi wskazana w ustawie sytuacja umożliwiająca mu wcześniejsze zakończenie postępowania. To na nim spoczywa ciężar wykazania tej okoliczności.

Wielokrotnie przygotowywane przez zamawiających uzasadnienia są słabe, gdyż nikt nie poświęcił wystarczającej ilości czasu, by były lepsze. Czasem kończy się to tak, że pełniejsze uzasadnienie unieważnienia jest przedstawiane przez zamawiającego dopiero w postępowaniu przed KIO. Wtedy już jest jednak na to za późno. Izba ocenia jedynie uzasadnienie istniejące w momencie dokonywania czynności unieważnienia, a zamawiający musi się liczyć z przegraną swojej sprawy.

Samo uzasadnienie musi być oparte na faktach, a nie przypuszczeniach zamawiającego co do dalszego biegu wydarzeń, w tym dotyczących zakończenia przetargu i realizacji umowy. Zamawiający mają czasem tendencję do oddawania się takim rozważaniom, jakie to straszne rzeczy mogą się wydarzyć, jeśli postępowanie nie zostanie unieważnione… Tak jakby te rozważania były równoważne rzeczywistości.

Czy zamawiający może unieważnić przetarg przed terminem składania ofert?

Nie ma przeszkód, by zamawiający unieważnił postępowanie jeszcze przed upływem terminu składania ofert. A dokładniej, nie ma dodatkowych przeszkód przewidzianych w prawie.

Zawsze jednak zamawiający powinien powołać się na jedną z podstaw, które powodują unieważnienie przetargu. A to jest zazwyczaj o wiele trudniejsze na etapie przed terminem składania ofert.

Po pierwsze, część z podstaw do unieważnienia odnosi się tylko do etapu postępowania już po składaniu ofert.

Po drugie, popularna podstawa unieważnienia związana z istnieniem nieusuwalnej poważnej wady postępowania znajdzie o wiele rzadziej zastosowanie przed terminem składania ofert. Powód? Na tym etapie wiele wad jest usuwalnych za pomocą zwykłej modyfikacji specyfikacji warunków zamówienia.

Czy zamawiający może unieważnić przetarg po wyborze najkorzystniejszej oferty?

Wybór najkorzystniejszej oferty nie wpływa na możliwość unieważnienia postępowania.

Jeśli istnieje uzasadniona podstawa do obowiązkowego unieważnienia postępowania, to oznacza jedynie, że wybór był niewłaściwy. Tym samym wybór najkorzystniejszej oferty sam w sobie nie stanowi przeszkody przed unieważnieniem przetargu. To nie znaczy oczywiście, że unieważnienie jest zasadne, po prostu nie jest niemożliwe.

Odmienna jest sytuacja, kiedy zamawiający wybrał ofertę jednocześnie zwiększając środki przeznaczone na sfinansowanie realizacji zamówienia. Bardzo trudno mu potem wiarygodnie twierdzić, że tych środków jednak nie posiada przez co postępowanie należałoby unieważnić.

Czy zamawiający może unieważnić przetarg po podpisaniu umowy z wykonawcą?

Nie ma możliwości, by zamawiający unieważnił przetarg po podpisaniu umowy z wybranym wykonawcą.

Postępowanie prowadzone przez zamawiającego zostało już zakończone z chwilą podpisania umowy. Tym samym jest już po prostu za późno na jego unieważnienie.

Nawet jeśli zakończone postępowanie miało poważne wady to nie da się ich już naprawić w ten sposób. W pewnych okolicznościach możliwe jest jedynie rozwiązanie umowy przez zamawiającego lub jej unieważnienie przez sąd.

Jakie są skutki unieważnienia przetargu?

Unieważnienie przetargu oznacza jego zakończenie bez podpisywania umowy z jakimkolwiek wykonawcą.

Zamawiający może ponownie ogłosić przetarg – zachowując dotychczasowe warunki lub je zmieniając.

Uwaga! Warto być świadomym, że warunki udziału w postępowaniu lub opis przedmiotu zamówienia, które pasowały Ci w pierwotnym postępowaniu, w powtórzonym mogą zostać zmienione tak, że uniemożliwią Ci złożenie oferty. Miałem już takie sytuacje, kiedy klient nie decydował się na zaskarżenie unieważnienia wierząc w swoje szanse w powtórzonym postępowaniu, jednak w ponownym postępowaniu zamawiający modyfikował swoje wymagania tak, że sprzęt oferowany przez klienta ich nie spełniał. Oczywiście takie wymogi można zaskarżyć, ale trzeba je podważać merytorycznie. Nie zadziała wyłącznie argument, że wcześniej zamawiający miał inne oczekiwania…

Ponadto powtórzenie postępowania nie jest obowiązkiem zamawiającego. Ten może zrezygnować ze swoich planów i zamówienia nie udzielać w ogóle.

Wreszcie, czasami przyczyny unieważnienia postępowania uprawniają zamawiającego do udzielenia zamówienia z wolnej ręki.

Bezpodstawne unieważnienie przetargu

Unieważnienie postępowania bywa wykorzystywane jako sposób na uniknięcie wyboru oferty, której zamawiający wybrać po prostu nie chce. Zamawiający uważają, że takie rozstrzygnięcie jest bezpieczniejsze pod kątem ewentualnej kontroli, a jednocześnie mniejsze jest ryzyko ewentualnego odwołania. I jest w tym sporo racji, to ryzyko rzeczywiście jest mniejsze.

Jeśli masz wrażenie, że zamawiający unieważnił prowadzone postępowanie jedynie po to, by nie wybrać Twojej oferty, warto to zweryfikować.

Oczywiście czasem to może być tylko wrażenie. Zapewne z racji swojego zawodu (takie sprawy trafiają do mnie jako do radcy prawnego), spotykam się częściej z sytuacjami, kiedy unieważnienie jest wątpliwe lub nawet w sposób oczywisty nieuzasadnione.