Czy jest możliwe unieważnienie zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności bez podawania przyczyny?

Powszechność klauzuli o unieważnieniu bez podawania przyczyny

Przeglądając treść zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności wielokrotnie spotykam frazę: „Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania ofertowego na każdym etapie bez podania przyczyny”.

Ma ona różne formy, kolejna to np. „Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania zapytania bez podania przyczyny lub unieważnienia go w każdym momencie. Unieważnienie zapytania ofertowego nie wymaga uzasadnienia”.

Wszystkie je łączy to, że są powszechnie zastrzegane i są nieprawidłowe.

I jeszcze dodatkowo sugerują wszystkim dookoła, że taka możliwość unieważnienia to akceptowalna norma. A potem muszę tłumaczyć swoim klientom dlaczego to nie jest takie proste…

Czy unieważnienie zapytania ofertowego wymaga podania powodu?

Czym jest unieważnienie postępowania bez podawania przyczyny? Zastrzeżeniem możliwości dowolnego wycofania się z udzielenia zamówienia, również po terminie składania ofert.

Z moich rozmów z beneficjentami jasno wynika, że największym motywem zapisania takiego zastrzeżenia jest chęć uniknięcia podpisania umowy z „niepożądanym” wykonawcą. Taka motywacja jest zrozumiała od strony biznesowej, ale trudno ją uznać za zgodną z wytycznymi kwalifikowalności.

Jak to wygląda w wytycznych? Zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności protokół postępowania zawiera wskazanie powodów, dla których zamawiający postanowił zrezygnować z udzielenia zamówienia.

Unieważnienie postępowania mieści się w pojęciu rezygnacji z udzielenia zamówienia. Widać więc, że wytyczne wymagają ujawnienia powodów unieważnienia postępowania. Powody te mogą być potem badane pod kątem ich zgodności z ogólnymi zasadami udzielania zamówień.

Czy powód unieważnienia postępowania może być dowolnie sformułowany?

Co jest największą przeszkodą w dowolnym unieważnianiu zamówienia? Na pewno nie sam wymóg podania uzasadnienia, w końcu samo stwierdzenie „nie mam zaufania do wykonawcy z najwyżej punktowaną ofertą” stanowi podanie jakiegoś uzasadnienia.

Przeszkodą są tu zasady udzielania zamówień określone w wytycznych. Wymagają one przeprowadzenia postępowania w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców.

Załóżmy, że prowadzisz zapytanie ofertowe. Skoro wykonawca z najwyżej punktowaną ofertą spełnił warunki udziału w postępowaniu i nie podlega wykluczeniu (inaczej nie byłoby możliwości, że uzyska zamówienie), to dlaczego w takiej sytuacji jednemu wykonawcy udzielisz zamówienia, a drugiemu już nie? W końcu ten drugi również spełnił wszystkie Twoje wymagania.

Można wręcz wskazać, że wytyczne nie po to próbują Cię krępować regułami ustalania warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert itp., by potem pozwolić Ci na dowolne negowanie wyniku tak przeprowadzonego postępowania przez jego unieważnienie.

Jest jasne, że taka dowolność w negowaniu wyniku postępowania nie jest do pogodzenia z obiema wskazanymi wyżej zasadami.

Co możesz zrobić?

Oczywiście są beneficjenci, którzy wolą zaryzykować utratę lub pomniejszenie dofinansowania niż wybrać ofertę, która nie spełnia ich oczekiwań (oczekiwań istniejących poza zapytaniem, te określone w zapytaniu są egzekwowane podczas badania ofert). I to też jest jedna z możliwości.

Tylko musisz być świadom, że to jest możliwość obarczona ryzykiem, a nie darmowy bilet do wybierania do skutku oferty, która zyska Twoją aprobatę.

Dlatego tak ważne jest to co na początku: przygotowanie zapytania ofertowego jak najdokładniej odzwierciedlającego Twoje oczekiwania, trzymając się jednocześnie ram określonych wytycznymi. Dokładne określenie warunków udziału, kryteriów oceny ofert, opisu przedmiotu zamówienia, wymogów co do składanych dokumentów potwierdzających wymagania zapytania, zabezpieczenia, kar umownych i innych minimalizuje ryzyko otrzymania ofert od wykonawców, którzy nie poradzą sobie potem z prawidłową realizacją zamówienia.