Oświadczenie wykonawcy zamiast referencji

Zasada

Standardowym dowodem należytego wykonania zamówień składających się na wiedzę i doświadczenie wykonawców są poświadczenia, zazwyczaj w formie zwykłych referencji.

Czasem konieczne jest skorzystanie z innych dokumentów, z których wynika poświadczenie przez zamawiającego należytego wykonania zamówienia – protokołów odbioru lub korespondencji.

Jeśli jednak żaden z nich nie jest dostępny możesz wykazać należyte wykonanie zamówienia na dostawy i usługi za pomocą swojego własnego oświadczenia. W przypadku robót budowlanych możesz je wykazać za pomocą innych dokumentów.

Możliwość załatwienia kwestii należytego wykonania zamówienia za pomocą samego oświadczenia jest niezwykle kusząca ze względu na swoją prostotę. Ma jednak swoje ograniczenia. Musisz jednocześnie wykazać, że z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze nie jesteś w stanie uzyskać poświadczenia.

Obiektywna przyczyna

Nie ma co długo pisać, co może być obiektywną przyczyną. Jeśli należycie wykonałeś zamówienie i nie możesz otrzymać poświadczenia to możesz założyć, że taka obiektywna przyczyna zachodzi. Powtórzę, jeśli należycie wykonałeś zamówienie i nie możesz otrzymać poświadczenia.

Przykład I
Wykonałeś dostawę maszyn drukarskich. Odbiorcą była spółka, która wkrótce potem przestała istnieć. Ponieważ nie ma możliwości uzyskania poświadczenia od odbiorcy możesz wykazać należyte wykonanie zamówienia za pomocą oświadczenia.

Przykład II
Jako podwykonawca wykonałeś usługę malowania oznakowania poziomego. Ponieważ Twój zleceniodawca obawia się konkurencji w kolejnym postępowaniu zignorował Twoje pismo z prośbą o wydanie referencji dotyczących tej usługi. W takim przypadku również jesteś w stanie wykazać obiektywny brak możliwości uzyskania poświadczenia.

Ale uważaj!
Nie liczy się to co Ty uważasz, tylko jak sprawa wygląda z zewnątrz. Twoje uzasadnienie – czemu przedstawiłeś tylko swoje oświadczenie – powinno być pełne i przekonujące dla zamawiającego, czasem również i dla Krajowej Izby Odwoławczej.

Pełne uzasadnienie to takie, które nie pomija żadnej wymaganej przesłanki.

Oświadczenie nie może zastąpić referencji jeśli istnieje możliwość ich uzyskania. To proste. Tyle, że nie wystarczy Twoje przeczucie czy przeświadczenie. Czasem nawet przypuszczenie graniczące z pewnością to za mało. Potrzebujesz dowodu na to, że zamawiający odmawia ich wydania lub z tym zwleka. Może to być pismo z odmową wydania referencji (np. „nie praktykujemy wystawiania referencji”) lub długa zwłoka w samej odpowiedzi (nie kilka dni!).

Oświadczenie nie zastąpi referencji, jeśli nie zadbałeś z odpowiednim wyprzedzeniem o uzyskanie referencji, a teraz już nie ma na to czasu.

Najczęściej taka sytuacja zachodzi, gdy próbujesz uzupełnić dokumenty w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego. Te kilka dni na odpowiedź to zazwyczaj wystarczający czas na zdobycie referencji. Jednak czasem z braku osoby, która nadzorowała wykonanie zamówienia lub może podpisać referencje ich wydanie opóźnia się o tydzień, a nawet dłużej. Niestety, nie będzie to wystarczającym uzasadnieniem, by przedłożyć własne oświadczenie. Krajowa Izba Odwoławcza nie ma aż tyle wyrozumiałości dla wykonawców, którzy zawczasu nie zadbali o swoje interesy.

Pamiętaj, by nie korzystać z nieprawdziwych lub podrobionych referencji, nawet jeśli wiesz, że zamówienie zostało zrealizowane należycie. Samo ich wykorzystanie w postępowaniu grozi nie tylko wykluczeniem, ale również odpowiedzialnością karną.

Naucz się na cudzych błędach

Wykonawca został wezwany do uzupełnienia dokumentu potwierdzającego należyte wykonanie wykazywanego zamówienia. Na uzupełnienie dostał 5 dni, w tym dwa dni weekendu. W odpowiedzi przedstawił swoje oświadczenie, jednocześnie wskazując, że w tak krótkim terminie nie był w stanie uzyskać żądanego poświadczenia. Mimo to został wykluczony z postępowania. Dlaczego? Krótki termin na udzielenie odpowiedzi nie jest wystarczającym uzasadnieniem dla skorzystania z możliwości wykazania należytego wykonania zamówienia własnym oświadczeniem. Co więcej, na jaw wyszło, że wykonawca w ogóle nie spróbował uzyskać poświadczenia od poprzedniego zamawiającego! W takich okolicznościach, pomimo wniesienia odwołania, wykonawca nie miał szans na obronę swojego udziału w postępowaniu.