Oświadczenie wykonawcy zamiast referencji jako dokument potwierdzający doświadczenie

Jakimi dokumentami możesz wykazać doświadczenie wymagane przez zamawiającego?

W postępowaniach przetargowych najczęstszym sposobem wykazywania doświadczenia jest złożenie referencji, które potwierdzają należyte wykonanie zamówień o cechach wymaganych przez zamawiającego w treści specyfikacji warunków zamówienia.

Zawsze możliwe jest też skorzystanie z innych niż referencje dokumentów wystawionych przez podmiot zlecający wykonanie zamówienia, z których wynika należytego wykonania zamówienia. Takim dokumentem jest m.in. protokół odbioru (choć zwróć uwagę na treść protokołu, w końcu powinna ona potwierdzać należyte wykonanie zamówienia, a nie zawsze tak się dzieje).

Czy zamawiający może zrezygnować z żądania referencji?

Czy zamawiający może zrezygnować z żądania referencji? Tak, jednak w praktyce rzadko tak się dzieje. Doświadczenie wykonawcy jest przecież kluczowym wymogiem, a weryfikacja referencji jest stosunkowo nieskomplikowana.

W każdym razie swoje wymagania co do sposobu wykazywania doświadczenia zamawiający musi określić w specyfikacji warunków zamówienia. Podczas weryfikacji ofert nie może już ich zmienić.

Kiedy możesz wykazywać doświadczenie za pomocą swojego oświadczenia?

Referencje oraz podobne dokumenty są podstawowym, ale nie jedynym sposobem potwierdzania posiadanego doświadczenia.

Masz możliwość złożenia własnego oświadczenia o należytym wykonaniu zamówienia, jeżeli z przyczyn niezależnych nie jesteś w stanie uzyskać dokumentu od podmiotu zlecającego wykonanie zamówienia. Dotyczy to zarówno dostaw, jak i usług.

W przypadku robót budowlanych nie możesz zastępczo posługiwać się oświadczeniem własnym. W przypadku braku możliwości uzyskania potwierdzenia należytej realizacji od inwestora lub podmiotu działającego w jego imieniu uzyskujesz prawo złożenia innego dokumentu potwierdzającego prawidłowe wykonanie robót (czyli nie musi to być już dokument pochodzący od inwestora lub podmiotu działającego w jego imieniu).

W każdym przypadku ten brak możliwości musi wynikać z przyczyn niezależnych od Ciebie.

Czy prawo do złożenia oświadczenia dotyczy każdego postępowania przetargowego?

Tak. Prawo do zastępczego wykorzystania własnego oświadczenia wynika z przepisów prawa, a nie treści specyfikacji warunków zamówienia. Zamawiający nie może go wyłączyć lub ograniczyć.

W przypadku bezprawnych działań zamawiającego możesz je skutecznie zaskarżyć wnosząc odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej.

W jaki sposób możesz powołać się na prawo do wykazywania doświadczenia własnym oświadczeniem?

Możliwość załatwienia kwestii wykazania należytego wykonania zamówienia za pomocą samego oświadczenia wydaje się niezwykle kusząca. Ma jednak istotne ograniczenie. Już wraz ze złożeniem oświadczenia musisz wykazać zamawiającemu, że z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze nie byłeś w stanie uzyskać referencji.

Oświadczenie nie może zastąpić referencji, jeśli miałeś możliwość ich uzyskania. Z tej przyczyny potrzebujesz dowodu na to, że zamawiający odmówił wydania referencji lub z tym zwleka. Takim dowodem może być wiadomość mailowa z odmową wydania referencji (np. „nie praktykujemy wystawiania referencji”) lub poważna zwłoka w samej odpowiedzi (dłuższa niż kilka dni!). Nie wystarczy tutaj Twoje przeczucie czy przeświadczenie graniczące z pewnością, że nie uzyskasz referencji.

Jakie konkretne sytuacje dają prawo do złożenia oświadczenia?

Poniżej przedstawiam dwie bardzo typowe sytuacje stanowiące uzasadnienie braku możliwości uzyskania referencji:

Przykład 1.
Wykonałeś dostawę maszyn drukarskich. Odbiorcą była spółka, która niedługo potem przestała istnieć. Ponieważ nie masz już możliwości uzyskania referencji od odbiorcy, możesz wykazać należyte wykonanie zamówienia za pomocą swojego oświadczenia.

Przykład 2.
Jako podwykonawca wykonałeś usługę malowania oznakowania poziomego. Twój zleceniodawca zignorował Twoje pismo z prośbą o wydanie referencji dotyczących tej usługi obawiając się, że złożysz ofertę w kolejnym postępowaniu obejmującym wykonanie takiego oznakowania. W takim przypadku również jesteś w stanie wykazać obiektywny brak możliwości uzyskania poświadczenia.

Ale uważaj!
Nie liczy się Twoje subiektywne odczucie, lecz to, jak sprawa wygląda z zewnątrz. Twoje uzasadnienie – czemu przedstawiłeś tylko swoje oświadczenie – powinno być kompletne i przekonujące dla zamawiającego, a czasem również i dla Krajowej Izby Odwoławczej. Kompletne uzasadnienie to takie, które nie pomija żadnej wymaganej przesłanki możliwości zastąpienia referencji oświadczeniem.

Co się może wydarzyć, gdy nie zabezpieczysz referencji?

Historia jednej ze spraw odwoławczych pokazuje, jak ważne jest odpowiednie zabezpieczenie referencji… Wykonawcy dano 5 dni – w tym dwa dni weekendu – na uzupełnienie dokumentów potwierdzających należyte wykonanie zamówienia. W odpowiedz złożył swoje oświadczenie o należytym wykonaniu zamówienia, jednocześnie wskazując, że w tak krótkim terminie nie był w stanie uzyskać żądanego poświadczenia. Mimo tego jego oferta została odrzucona.

Dlaczego?

Krótki okres na udzielenie odpowiedzi nie stanowi wystarczającego uzasadnienia dla uzyskania możliwości zastąpienia referencji własnym oświadczeniem. Co więcej, w trakcie postępowania odwoławczego okazało się, że wykonawca w ogóle nie podjął próby uzyskania referencji. W takich warunkach, pomimo złożenia odwołania, wykonawca nie miał szans na obronę swojej oferty.

Co jeśli po prostu nie masz już czasu na uzyskanie referencji?

Oświadczenie nie zastąpi referencji, jeśli nie zadbałeś z odpowiednim wyprzedzeniem o uzyskanie referencji, a teraz już nie masz na to wystarczającego czasu.

Termin odpowiedzi na wezwanie zamawiającego to zazwyczaj wystarczający czas na zdobycie referencji (choć nie ukrywam, że co do zasady powinieneś je uzyskać już wcześniej – zawsze pilnujemy tej kwestii na etapie przygotowania oferty z klientem).

Jednak czasem wydanie referencji bardzo się opóźnia np. z powodu nieobecności osoby, która nadzorowała wykonanie zamówienia lub takiej, która może je podpisać.

Niestety, nie będzie to wystarczającym uzasadnieniem, byś mógł przedłożyć własne oświadczenie. Krajowa Izba Odwoławcza nie ma aż tyle wyrozumiałości wobec wykonawców, którzy nie zadbali o zabezpieczenie swoich interesów z odpowiednim wyprzedzeniem.

Czego na pewno nie powinieneś robić?

Nie korzystaj z nieprawdziwych lub podrobionych referencji, nawet jeśli wiesz, że zamówienie zrealizowałeś należycie, a nie otrzymałeś referencji z przyczyn zupełnie niemerytorycznych. Samo użycie takich dokumentów w postępowaniu grozi nie tylko wykluczeniem, ale również odpowiedzialnością karną.

Jak powinieneś działaś?

Działaj bezpiecznie i skutecznie. Jeśli jakieś postępowanie przetargowe jest dla Ciebie ważne, to traktuj poważnie proces swojego udziału w nim. Zapewnij sobie odpowiednie prawne wsparcie merytoryczne i dostateczną ilość czasu na działanie.