Które dokumenty składane z ofertą w przetargu można uzupełnić?

Co warto wiedzieć przy celowym nieskładaniu dokumentów z ofertą

Do napisania tego artykułu skłoniło mnie pytanie od klienta, który chciał złożyć ofertę, ale nie zostało mu już wiele czasu do upływu terminu składania ofert. Chciał wiedzieć, które dokumenty musi złożyć już teraz, a co do których ma możliwość poczekania na wezwanie.

Oczywiście „czekanie na wezwanie” ma jedną sporą wadę – możliwość uzupełnienia każdego braku jest tylko jedna, więc odpowiedź na wezwanie musi już być prawidłowa.

Nie ma za to innej wady, której część osób się obawia – ryzyka utraty wadium. Zamawiający zatrzymuje wadium na etapie przed wyborem jedynie w przypadku braku właściwego uzupełnienia oferty w odpowiedzi na jego wezwanie. Tam, gdzie nie ma możliwości uzupełnienia oferty, nie ma również ryzyka utraty wadium.

Które dokumenty składane z ofertą można uzupełnić?

Poniżej lista dokumentów, które podlegają uzupełnieniu. Tutaj uwzględniam jedynie dokumenty, które powinny zostać złożone wraz z ofertą (a więc nie te składane dopiero na żądanie zamawiającego):

Uwaga! Nie ma znaczenia czy poniższe dokumenty miały zostać złożone przez Ciebie czy innych podmiot (z którym wspólnie składasz ofertę lub na którego zasobach polegasz)

• oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji (oczywiście również w formie formularza JEDZ);
• oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie, z którego z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy;
• pełnomocnictwo i inne dokumenty potwierdzające umocowanie do działania;
• zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów – jednak jedynie pod warunkiem, że ze złożonych dokumentów wynika, że polegasz na zasobach podmiotu trzeciego. Jeżeli nie można tego wywnioskować z treści oferty nie masz prawa później powoływać się na zasoby podmiotu trzeciego;
• inne dokumenty zależnie od ich charakteru – nie jestem jednak w stanie prosto tego przedstawić, sygnalizuję więc tylko ten fakt – przede wszystkim w razie wątpliwości sprawdź koniecznie czy dokument nie znajduje się, w którejś z kolejnych kategorii – jeśli tak to stosują się do niego inne zasady.

Nie wszystko w zamówieniach publicznych podlega łatwej kategoryzacji. Nie ma też szansy, by prawo dogoniło wyobraźnię niektórych zamawiających. Niektóre sprawy po prostu wymagają indywidualnego potraktowania.

Które dokumenty można uzupełnić tylko jeżeli przewidział to zamawiający?

Dokumenty potwierdzające zgodność przedmiotu oferty z wymogami zamawiającego mogą zostać uzupełnione, tylko jeżeli taka możliwość została przewidziana w postępowaniu przez zamawiającego. Są to przykładowo:

• tabela z parametrami urządzenia (w zakresie oferowanych parametrów, zasadniczo nie dotyczy to wskazania oferowanego modelu, jeśli też jest wymagane)
• deklaracja zgodności,
• karta katalogowa,
• instrukcja obsługi urządzenia,
• karta gwarancyjna,
• autoryzacja producenta,
• dokumenty potwierdzające dopuszczenie przedmiotu oferty do obrotu, używania,
• próbka.

Te same zasady dotyczą uzupełnienia tłumaczenie dokumentów w języku obcym.

Po terminie składania ofert zamawiający nie może już zmienić wybranych zasad co do dopuszczalności uzupełnienia powyższych dokumentów.

Czy można uzupełniać dokumenty wpływające na ocenę oferty?

To zależy.

Zawsze jednak uzupełnienie takiego dokumentu nie spowoduje zwiększenia punktacji w stosunku do tej, jaka powinna zostać przyznana na podstawie dokumentów złożonych już z ofertą. Jeżeli więc z ofertą zamawiający nie otrzyma żadnych informacji koniecznych do oceny ofert to za te kryteria nie przyzna żadnych punktów.

Możliwość uzupełnienia dokumentu może tu zaistnieć w stosunku do dokumentów, które pełnią podwójną rolę np. wypisujesz parametry oferowanego sprzętu, by potwierdzić ich zgodność ze specyfikacją, a jednocześnie dwa z nich są punktowane. Jeśli brakuje tych informacji, zostaniesz wezwany do ich uzupełnienia (jeżeli zamawiający dopuścił uzupełnianie takich przedmiotowych środków dowodowych), jednak jedynie w celu potwierdzenie zgodności parametrów ze specyfikacją. Nie otrzymasz żadnej dodatkowej punktacji wynikającej z uzupełnienia.

Jak interpretować brak dokumentu na liście?

Jeśli interesującego Cię dokumentu nie ma na powyższych listach spróbuj jeszcze:

• sprawdź niżej listę dokumentów, których nie można uzupełnić, wówczas będziesz pewny, że szukany przez Ciebie dokument nie podlega uzupełnieniu w toku postępowania,
• jeżeli nie ma go na obu listach, sprawdź pod kątem podobnie brzmiących dokumentów lub oceń ponownie jego rodzaj co do podobieństwa (niestety trudno mi tutaj zawczasu jednoznacznie opisać, które podobne opisy oznaczają de facto ten sam dokument).

Które dokumenty składane z ofertą nie podlegają uzupełnieniu?

Nie możesz uzupełnić:

• formularza oferty;
• dokumentów w których deklarujesz co będzie przedmiotem Twojej oferty np. wpisujesz model oferowanego urządzenia, kod produktu itp. – mogę one mieć różne nazwy np. formularz asortymentowo-cenowy;
• kalkulacji lub kosztorysu, jeżeli było wymagane rozbicie ceny na poszczególne elementy – inaczej jest jednak w przypadku, gdy dokument ten w praktyce nie ma żadnego zastosowania w postępowaniu ani na etapie realizacji (zgodnie z treścią dokumentów zamówienia);
• harmonogramu rzeczowo-finansowego – inaczej jest jednak w przypadku, gdy dokument ten w praktyce nie ma żadnego zastosowania w postępowaniu ani na etapie realizacji (nie jest powiązany ani z karami umownymi, ani z płatnościami lub na etapie realizacji umowy powstanie zupełnie nowy harmonogram);
• dokumentów stanowiących wadium (np. gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa, poręczenie bankowe), nie dotyczy to potwierdzenia wpłaty wadium przelewem, sam pieniądz stanowi tu wadium i wystarczy, że to on wpłynie w terminie.

Pamiętaj też, że nie zawsze ich brak jest taki jednoznaczny z odrzuceniem oferty. Czasem szczególne okoliczności powodują, że ofertę da się uratować.

Dlaczego nie warto składać oferty na ostatnią chwilę?

Na koniec trochę oczywistości. Co do zasady (nie twierdzę, że zawsze) nie warto przygotowywać oferty na ostatnią chwilę. Presja czasu istotnie zwiększa ryzyko błędu. To dzięki temu mam sporo pracy wyszukując błędy w konkurencyjnych ofertach.

Jednak tak samo jest ze mną – kiedy mam do wykonania zadanie, a czasu na realizację jest mało, rośnie ryzyko, że to co wykonam dla klienta nie będzie tak dobre jak mogłoby być. To niedobrze.

A więc, jeśli masz jakiś problem w postępowaniu i potrzebujesz pomocy, nie zwlekaj z kontaktem i daj mi szansę wykonać pracę na maksimum moich możliwości.