Kiedy warto podzielić na części zapytanie ofertowe w Bazie Konkurencyjności?

Możliwość podziału zapytania publikowanego w Bazie Konkurencyjności

Zapytanie ofertowe oparte na zasadzie konkurencyjności może zostać podzielone na części. Podział na części jest alternatywą zarówno wobec przeprowadzenia kilku odrębnych zapytań ofertowych, jak i połączenia całego zakresu zamówienia w jedną całość bez podziału na części.

Ile pracy wymaga przeprowadzenie zapytania podzielonego na części?

Przeprowadzenie jednego zapytania, choćby z podziałem na kilka części, wymaga istotnie mniej pracy niż przeprowadzenie kilku odrębnych zapytań ofertowych.

Oszczędność czasu wynika z braku powielania pracy przy przygotowywaniu części zapytania, oświadczeń o braku powiązań, publikacji ogłoszenia, sprawdzaniu ofert itp. Łatwiej jest też monitorować co się dzieje w jednym zapytaniu niż pięciu, czy idąc dalej, w trzech zapytaniach z podziałem na części niż kilkunastu zapytaniach bez takiego podziału.

Jest jeszcze dodatkowe ułatwienie, nazwijmy je bonusowym. W przypadku podziału zapytania ofertowego na części nie musisz w treści protokołu postępowania uzasadniać rezygnacji z dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych. Normalnie takie uzasadnienie jest wymagane i choć nie jest najistotniejszą jego częścią, wymaga poświęcenia dodatkowego czasu.

Również dla wykonawców monitorowanie zmian i złożenia oferty w jednym zapytaniu jest zazwyczaj prostsze niż w przypadku kilku odrębnych zamówień.

Oczywiście w bardziej radykalnych sytuacjach, kiedy wchodzi w grę przeprowadzenie zapytania ofertowego podzielonego na kilkadziesiąt części, ilość pracy koniecznej do przeprowadzenia takiego postępowania zawsze będzie duża. Trzeba ją jednak oceniać w stosunku do alternatyw, czyli albo przeprowadzenia wielu odrębnych zapytań, albo połączenia wszystkiego w jedną całość z ryzykiem braku ofert lub niekonkurencyjnych cen złożonych ofert.

Czy dla różnych części zapytania można określić różne wymagania?

Tak! Możesz określić odrębne warunki udziału oraz kryteria oceny ofert dla każdej części zamówienia. Możesz też dla każdej z nich wymagać złożenia innych dokumentów.

W tym zakresie udzielanie zamówienia w częściach nie różni się w stosunku do udzielania każdego z zamówień w odrębnym zapytaniu ofertowym.

Jakie problemy wiążą się z udzielaniem większej liczby części w jednym zapytaniu?

Bardzo istotny fakt, który musisz wziąć pod uwagę to funkcjonowanie tylko jednego terminu składania ofert dla wszystkich części. Nie masz możliwości ustalenia odrębnego terminu składania ofert dla części nr 1 i innego, dłuższego, dla części nr 2, 3, 4…

To może wydawać się mniejszym problemem na etapie ogłaszania zapytania, kiedy łatwiej przewidzieć czy wspólny termin składania ofert jest dla Ciebie odpowiedni. Pamiętaj jednak, że w trakcie trwania postępowania mogą wystąpić okoliczności, które spowodują konieczność lub chociażby chęć przesunięcia tego terminu.

Jakie to okoliczności?

• Otrzymujesz pytania do części nr 1, z których wynika, że w opisie przedmiotu zamówienia są błędy. Ich poprawienie i ustalenie nowej treści opisu zajmie czas, a jeszcze dodatkowy czas powinieneś dać oferentom na uwzględnienie tej zmiany w treści przygotowywanych ofert.
• Oferenci zadali tyle pytań do części nr 4, że ich ogarnięcie i wyjaśnienie wszystkich wątpliwości zajmie ładnych parę dni roboczych.
• Oferent pisze do Ciebie z prośbą o przedłużenie o tydzień terminu składania ofert w części nr 3 z uwagi na sezon urlopowy i trudności z przygotowaniem oferty.
• Wszystko już miałeś ustalone, ale w trakcie trwania zapytania ofertowego zmienia się u Ciebie koncepcja udzielenia zamówienia na jedną z części zapytania ofertowego.

W tych i podobnych sytuacjach wydłużenie terminu składania ofert musiałoby dotyczyć wszystkich części. Może więc być tak, że błędy lub zmiany w jednej części wymuszą opóźnienie udzielenia zamówienia we wszystkich częściach.

Jakie dodatkowe możliwości daje podział zapytania na części?

Podział zapytania na części pozwala na:

• ograniczenie liczby części zamówienia, na które jeden wykonawca może złożyć ofertę,
• ograniczenie liczby części zamówienia, które może uzyskać jeden wykonawca.

Na przykład, jeśli zamówienie zostało podzielone na sześć części, możesz ograniczyć liczbę części, na które jeden wykonawca może złożyć ofertę, do czterech. Alternatywnie możesz dopuścić składanie ofert na wszystkie części, ale ograniczyć liczbę możliwych do wygrania części do trzech. Możliwe jest również połączenie obu ograniczeń.

Czemu służy takie rozwiązanie? Dywersyfikacji źródeł zakupu (czy pozyskania usług), zwykle pożądanej ze względu na zapewnienie bezpieczeństwa zaopatrzenia.

Jakie dodatkowe korzyści daje udzielanie wielu drobnych zamówień w jednym zapytaniu?

Zdarza się, że przedmiot zamówienia składa się z wielu różnych i dość drobnych pozycji, ale co do których i tak musisz stosować zasadę konkurencyjności (z uwagi na konieczność łącznego szacowania wartości tych pozycji).

W takiej sytuacji przeprowadzenie jednego zapytania ofertowego, ale z podziałem na wiele części jest dobrym wyborem pośrednim pomiędzy przygotowywaniem oddzielnego zapytania dla każdej części oraz połączeniem ich wszystkich w jedną większą całość.

Wykonawcom też jest łatwiej przygotować i złożyć ofertę na kilka części niż przygotować odrębne oferty na kilka zapytań. Te różnice mogą mieć znaczenie, kiedy wartość poszczególnych części (zapytań) jest niewielka.

Dodatkowo, podział zamówienia może skutkować korzystniejszą wyceną. Oferenci często liczą na zdobycie zamówienia w kilku częściach, co może wpływać na ich kalkulację cenową. Warto tylko wiedzieć, że jeśli wykonawca złoży ofertę opartą na założeniu wygrania kilku części, a ostatecznie uzyska zamówienie tylko na jedną, może nie być zainteresowany podpisaniem umowy.

Oczywiście mógłbyś wszystkie te drobne pozycje połączyć do jednego zapytania bez podziału na części. To też może być dobra opcja. Dla niektórych pozycji połączenie ich daje szanse na uzyskanie lepszej ceny (większy zakres zamówienia), dla innych jest wręcz odwrotnie (przy kłopotach z pozyskaniem różnorodnego asortymentu z kilku źródeł i dodatkowych marżach z tym związanych).