Certyfikacja wykonawców – odpowiedzi na Twoje pytania

Jak działa certyfikacja?

Idea certyfikacji jest następująca – możesz wykazać brak podstaw wykluczenia czy spełnianie pewnych poziomów doświadczenia podmiotowi certyfikującemu, a nie zamawiającym.

Podmiot certyfikujący wystawia Ci potwierdzenie, że nie podlegasz wykluczeniu lub posiadasz pewien poziom doświadczenia. Takie potwierdzenie otrzymujesz na czas określony (np. rok). Przez ten czas jest ono obowiązujące dla zamawiających – nie badają już Twojej oferty w zakresie określonym certyfikatem.

Uwaga!

Zgodnie z kuriozalnym komunikatem Ministerstwa Rozwoju i Technologii z 10 lipca 2026 r. nastąpiło opóźnienie planowanego wejścia w życie rozporządzenia w sprawie poziomów zdolności do 1 stycznia 2027 r. (ostatecznej treści rozporządzenia jednak nie znamy, obecnie dysponujemy tylko projektem). Opóźnienie jest przedstawiane w pozytywnym tonie, co budzi rozbawienie, bo wcześniej certyfikacja była przedstawiana jako wytchnienie dla wykonawców, którzy będą składać certyfikat zamiast stosu dokumentów…

W każdym razie obecnie certyfikacja nie ma racji bytu w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu. W zakresie podstaw wykluczenia certyfikacja już obowiązuje, ale zanim cały system ruszy obowiązuje jedynie w teorii tj. zamawiający są zmuszeni do jej uwzględnienia w dokumentacji postępowania. Obecnie nie został podany nawet adres Bazy Danych o Certyfikatach Wykonawców Zamówień Publicznych.

Jakie korzyści daje certyfikacja?

Certyfikacja może przynieść Ci następujące korzyści:

• przeniesiesz weryfikację swojej sytuacji z momentu udziału w przetargu na moment certyfikacji, kiedy jest więcej czasu na ewentualne wyjaśnienie wątpliwości czy uzupełnienie braków w złożonych dokumentach,
• ograniczysz ryzyko utraty wadium w przypadku kłopotów ze skutecznym uzupełnieniem dokumentów wykazujących brak podstaw wykluczenia czy spełnianie warunków udziału,
• ograniczysz żądania zamawiających wynikające z niezrozumienia ustawy, gdyż należy się spodziewać, że podmioty certyfikujące zapewnią wyższy standard weryfikacji niż przeciętny zamawiający,
• ograniczysz niepewność w przypadkach, kiedy w grę wchodzą kwestię ocenne (np. skuteczność dokonanego self-cleaningu).

Jaki zakres obejmuje certyfikacja?

Certyfikacja obejmuje dwie niezależne okoliczności:

• niepodleganie wykluczeniu (w pełnym zakresie przesłanek, z wyjątkiem okoliczności związanych typowo z bieżącym postępowaniem jak zakłócenie konkurencji z art. 108 ust. 1 pkt 6 p.z.p. czy konflikt interesów z art. 109 ust. 1 pkt 6 p.z.p.)
• spełnianie warunków udziału w postępowaniu (obecnie jeszcze z wyłączeniem warunku doświadczenia w odniesienie do dostaw i usług).

Wnioskując o wydanie certyfikatu określasz, której okoliczności ma dotyczyć oraz jaki ma być jego zakres (np. czy ma objąć tylko przesłanki obligatoryjne wykluczenia, czy również któreś fakultatywne albo jakiego warunku i jego poziomu ma dotyczyć certyfikat).

Czy certyfikacja jest obowiązkowa?

Certyfikacja NIE jest obowiązkowa. Ma być dodatkową opcją dostępną dla wykonawców, zwłaszcza dla tych, którzy występują w większej liczbie postępowań przetargowych.

Zamawiający prowadząc postępowanie przetargowe nie może wymagać od wykonawców posiadania odpowiedniego certyfikatu, ale musi honorować przedstawiony mu przez wykonawcę certyfikat.

Kto dokonuje certyfikacji i w jaki sposób?

Certyfikacja jest przeprowadzana przez podmioty certyfikujące. Certyfikacja braku podstaw wykluczenia będzie realizowana tylko przez jednostki publiczne. Na razie nie ujawniono takich podmiotów.

Certyfikat otrzymasz od podmiotu certyfikującego dopiero po zbadaniu Twojej sytuacji wynikającej z:

• przedstawionych przez Ciebie podmiotowych środków dowodowych i innych dokumentów,
• informacji uzyskanych przez podmiot certyfikujący bezpośrednio we własnym zakresie odnośnie niezalegania, niekaralności, informacji wpisanych do KRS.

Czy certyfikacja jest odpłatna?

Tak, wnioskując o wydanie certyfikatu do podmiotu certyfikującego zobowiązany jesteś do poniesienia kosztów całej procedury certyfikacji (badania Twojej sytuacji, ale później również stałego nadzoru nad aktualnością ważności certyfikacji aktualizacji informacji).

Koszty te określone są w umowie jaką zawierasz na wstępie całej procedury z podmiotem certyfikującym.

Jak będzie certyfikowane posiadane doświadczenie?

Certyfikacja w zakresie doświadczenia dotyczy wykonanych robót budowlanych (na razie certyfikacja nie obejmuje doświadczenia w zakresie dostaw i usług). Odnosi się zarówno do przedmiotu wykonanych robót, ich cech, takich jak rozmiar, zakres i liczba, użyta technologia lub materiały oraz zgodność z określonymi klasyfikacjami.

Doświadczenie jest określane w certyfikacie przez odniesienie się do poziomów wystandaryzowanych w rozporządzeniu w sprawie poziomów zdolności wykonawcy do wykonania zamówienia na roboty budowlane.

Przykładowe poziomy w zakresie budowy dróg odnoszą się do klasy drogi, rodzaju nawierzchni i długości odcinka. Ponieważ wartości te są określone poziomami zamawiający będzie np. musiał wybierać między wymaganiem wykonania robót na odcinku min. 3000 m lub min. 5000 m (poziomy określone w rozporządzeniu) – nie będzie mógł wybrać wartości pośredniej.

Jak certyfikacja wpłynie na treść warunków doświadczenia w przetargach?

Certyfikacja bardzo istotnie wpłynie na treść warunków doświadczenia. Aby zdobyty certyfikat wykonawca mógł wykorzystać w wielu postępowaniach ustawodawca zdecydował się wymusić standaryzację warunków doświadczenia w ramach postępowań przetargowych (obecnie jedynie w zakresie robót budowlanych).

Rozporządzenie w sprawie poziomów zdolności wykonawcy określa wystandaryzowane poziomy zdolności w odpowiednich kategoriach robót. Zamawiający musi wybrać jedną z tych kategorii jako postawiony warunek udziału w postępowaniu.

Koniec więc z dowolnością ustalania warunków. Oczywiście pełnej dowolności nigdy nie było (warunki musiały być przede wszystkim proporcjonalne do przedmiotu zamówienia), ale zamawiający mógł w szerszym zakresie decydować, które cechy udzielanego zamówienia są dla niego istotne i płynnie ustalać te wymogi.

Czy zamawiający ma jakąś możliwość określenia warunków innych niż ustandaryzowane?

Ustawa przewiduje pewne wyjątki, kiedy zamawiający nie musi stosować ustandaryzowanych warunków postępowania.

Pierwszy, to brak możliwości ich stosowania ze ze względu na charakter zamówienia (np. zamówienie ma innowacyjne cechy, które wymagają odmiennego sformułowania warunku).

Drugi, bardziej oczywisty, to sytuacja, kiedy dla danego przedmiotu zamówienia poziomy zdolności nie zostały określone (zakres rodzajowy zamówień jest na tyle bogaty, że trudno byłoby przygotować wyczerpujący katalog ustandaryzowanych warunków). Obecnie rozporządzenie odnosi się do poziomów zdolności dla poniższych kategorii robót:

• budowa/remont dróg,
• budowa/remont obiektów inżynierskich,
• budowa/remont sieci kanalizacyjnych i wodociągowych,
• budowa/remont torowisk tramwajowych,
• budowa/remont obiektów budowlanych.

Jeśli zamawiający nie stosuje ustandaryzowanych warunków musi powołać się na jeden z dwóch powyższych wyjątków w dokumentach zamówienia.

Na jaki okres udzielany jest certyfikat?

Certyfikat udzielany jest na czas określony w przedziale od jednego roku do trzech lat, zgodnie ze złożonym wnioskiem.

Jak certyfikat będzie wykorzystywany w postępowaniach przetargowych?

Certyfikat składany jest w postępowaniu przetargowym zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych. Certyfikat ten jest dla zamawiającego potwierdzeniem, którego merytorycznie nie weryfikuje. Zamawiający sprawdzi jedynie aspekty formalne certyfikatu – czy jest ważny, czy faktycznie ma właściwy zakres itd.

Jak można sprawdzić posiadanie przez dany podmiot certyfikatu, jego zakres i aktualność?

Informacje dotyczące wydanych certyfikatów dostępne są w publicznej bazie, gdzie można zweryfikować kwestię posiadania przez dany podmiot certyfikatu, jego zakres, stan obowiązywania oraz informację o dokumentach stanowiących podstawę jego wydania, (Baza Danych o Certyfikatach Wykonawców Zamówień Publicznych).

Każdy może pobrać z bazy certyfikat dowolnego podmiotu do niej wpisanego. Zapewnia to łatwy dostęp do tych informacji dla wszystkich uczestników rynku (zamawiających i wykonawców).

Czy potwierdzenie wynikające z certyfikatu można zakwestionować?

Certyfikat ustanawia domniemanie, że posługujący się nim wykonawca posiada dane zdolności lub nie podlega wykluczeniu. Zamawiający nie może w tym zakresie żądać od takiego wykonawcy dodatkowych dokumentów potwierdzenia.

Istota certyfikatu wymagała wprowadzenia istotnych ograniczeń w możliwości kwestionowania certyfikatu (choć można się zastanawiać czy te ograniczenia nie poszły za daleko).

I tak kwestionowanie:

• wymaga wykazania, że wykonawca wprowadził w błąd podmiot certyfikujący, co mogło mieć istotny wpływ na udzielenie tej certyfikacji, lub że wykonawca przestał spełniać warunki udzielenia certyfikacji. Tym samym nie widać możliwości odnoszenia się do samej błędnej oceny podmiotu certyfikującego (który np. uznał skuteczność samooczyszczenia, co budzi wątpliwości lub popełnił inny błąd w ocenie);
• wykazanie to musi się odbywać w trakcie postępowania przetargowego, w którym certyfikat jest wykorzystywany, nie może mieć miejsca poza nim;
• musi być poprzedzone wezwaniem do wykonawcy do złożenia wyjaśnień w przedmiotowym zakresie,
• wymaga skierowania przez zamawiającego informacji o zaistnieniu podstaw do obalenia domniemania wynikającego z certyfikatu do podmiotu certyfikującego.

I dopiero na samym końcu dokonuje się krok ostateczny, którym jest przesądzenie przez podmiot certyfikujący czy certyfikacja zachowuje ważność.

Zamawiający nie podejmuje w tym procesie ostatecznej decyzji, należy ona do podmiotu certyfikującego. Zamawiający nie ma też możliwości odwołania się w tym zakresie do Krajowej Izby Odwoławczej, gdyż odwołanie przysługuje zasadniczo jedynie wykonawcom przeciw czynnościom zamawiającego.

Zaskarżenia czynności zamawiającego (opartej na stanowisku podmiotu certyfikującego) może dokonać za to konkurencyjny wykonawca. Odwołujący może zwalczać domniemanie wynikające z certyfikatu, choć oczywiście będzie to trudniejsze bez łatwego dostępu do dokumentów stanowiących podstawę certyfikacji.

Podsumowując, certyfikacja utrudnia weryfikację konkurencyjnej oferty w postępowaniu, którą w dużej mierze ma zastąpić zaufanie do oceny podmiotu certyfikującego. Kwestionowanie sytuacji podmiotowej konkurencji z certyfikatem nadal jest możliwe, jednak wymaga wykonania znacznie większej pracy.

Czy certyfikacja w zakresie niepodlegania wykluczeniu obejmuje również podstawy fakultatywne?

To zależy od wyboru wykonawcy. Może on zdecydować się na certyfikację jedynie w zakresie obligatoryjnych podstaw wykluczenia (wynikających z art. 108 p.z.p.), ale może też rozszerzyć zakres certyfikacji na wybrane przez siebie podstawy fakultatywne (wynikające z art. 109 p.z.p.).

Co w przypadku, gdy podstawa wykluczenia objęta certyfikatem wystąpi w związku z prowadzonym postępowaniem?

Zamawiający nadal może wykluczyć wykonawcę posiadającego certyfikat obejmujący daną podstawę wykluczenia odnośnie podstaw, które zaszły w tym właśnie postępowaniu i dotyczyły:

• zawarcia porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji (art. 108 ust. 1 pkt 5 p.z.p.),
• próby bezprawnego wpłynięcia na wynik postępowania (art. 109 ust. 1 pkt 8, 10 p.z.p.),
• wprowadzenia zamawiającego w błąd (art. 109 ust. 1 pkt 9 p.z.p.).

Czy certyfikacja znajdzie jakieś zastosowanie poza zamówieniami publicznymi?

Formalnie nie. Niewykluczone jednak, że będzie ona wykorzystywana przez wykonawców przy promowaniu swojej oferty prywatnym inwestorom – jako potwierdzenie posiadanego doświadczenia.

Kiedy certyfikacja nie działa?

Certyfikacja nie ma zastosowania do:

• zamówień publicznych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa,
• zamówień na dostawy i usługi w zakresie posiadanego doświadczenia (w tym zakresie przepisy wchodzą w życie dopiero 12 września 2029 r.).

Czy warto poddać się certyfikacji?

Certyfikacja dopiero wchodzi w życie, trudno więc porównać wszystkie korzyści z wydatkami. Na pewno bilans jest tym korzystniejszy, im certyfikat będzie przez Ciebie częściej wykorzystywany.

Pamiętaj też, że certyfikat nie tylko daje Ci pewność, że spełniasz wymagania podmiotowe zamawiającego, ale też chroni Cię przed wieloma błędami formalnymi przy składaniu podmiotowych środków dowodowych w postępowaniach przetargowych.