Jak skutecznie przeprowadzić self-cleaning?

Jakie są obowiązkowe elementy procedury self-cleaningu?

Jak już wiesz (Kiedy można zastosować self-cleaning?), self-cleaning może uratować Cię w sytuacji, kiedy grozi Ci wykluczenie z postępowania.

Warto, żebyś rozumiał jak przekonać zamawiającego, że przeprowadziłeś go dobrze i nadal jesteś rzetelnym i wiarygodnym wykonawcą. Zgodnie z ustawą musisz w tym celu pokazać zamawiającemu odpowiednie dowody i wyjaśnienia które potwierdzą, że:

1. naprawiłeś szkodę lub zobowiązałeś się do naprawienia wyrządzonej szkody np. zapłaciłeś odszkodowanie;
2. wyjaśniłeś dokładnie jak doszło do przestępstwa, wykroczenia lub innego nieprawidłowego działania oraz powstania szkód, a po fakcie współpracowałeś z właściwymi organami, w tym organami ścigania, lub zamawiającym;
3. podjąłeś środki techniczne, organizacyjne i kadrowe, które zapobiegną w przyszłości przestępstwom, wykroczeniom lub nieprawidłowym działaniom, dla przykładu:
   1. skończyłeś współpracę z osobami lub podmiotami (np. podwykonawcami), które odpowiadały za twoje nieprawidłowe postępowanie,
   2. zreorganizowałeś personel,
   3. wprowadziłeś system do kontroli i sprawozdawczości,
   4. wprowadziłeś system audytu wewnętrznego, który będzie monitorował przestrzegania przepisów i wewnętrznych regulacji lub standardów,
   5. wprowadziłeś wewnętrzne regulacje dotyczące odpowiedzialności i odszkodowań za nieprzestrzeganie przepisów i wewnętrznych regulacji.

Co musisz zrobić, aby zamawiający uznał self-cleaning za skuteczny?

Nie da się ukryć, że przeprowadzenie self-cleaningu tak, żeby zamawiający uznał, że może Ci zaufać, nie jest proste.

Bardzo ważne jest przede wszystkim, żebyś naprawił szkodę, która była wynikiem twojego  działania. Potwierdzeniem tego może być pisemne oświadczenie zamawiającego, dowód zapłaty grzywny czy potwierdzenie przelewów kwot, które naliczono Ci jako kary umowne.

Musisz też podjąć inne konkretne działania np. wprowadzić lub zmienić obowiązujące regulaminy, wypowiedzieć umowy z podwykonawcami, zwolnić lub zmienić zakresy obowiązków osób, które spowodowały naruszenia, zatrudnić nowe osoby, utworzyć komórki zobowiązane do kontroli itp. Wszystko po to, żeby zamawiający mógł uwierzyć, że w przyszłości nieprawidłowości już nie wystąpią.

Co najistotniejsze, powinieneś wybrać takie środki naprawcze, które pasują do rodzaju naruszenia przez jakie podlegasz wykluczeniu oraz są odpowiednie do wagi tego naruszenia.

Pamiętaj, że zamawiający może uznać self-cleaning za skuteczny tylko jeśli przyznasz się wprost do tego, że popełniłeś czyny stanowiące przesłankę wykluczenia, czyli np. nienależycie wykonałeś umowę czy popełniłeś przestępstwo lub wykroczenie. Musisz też wyjaśnić zamawiającemu dlaczego takie naruszenia miały miejsce, dzięki czemu będzie mógł on ocenić czy to co zrobiłeś w ramach self-cleaningu wystarczy do tego żeby problem nie powtórzył się  w przyszłości.

Bardzo ważne jest też to, żebyś swoje działania na bieżąco dokumentował i zbierał dowody wprowadzenia nowych rozwiązań. Będziesz musiał pokazać je zamawiającemu, więc powinny być wiarygodne. Jeśli masz z tym problem warto skorzystać z pomocy kancelarii, która może opracować odpowiedni dla Ciebie plan działania oraz przekonująco go udokumentować.

Jaki self-cleaning jest skuteczny w opinii Krajowej Izby Odwoławczej?

Przy ocenie skuteczności przeprowadzonego samooczyszczenia pomocne jest sięgnięcie do orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej.

Podkreśla się tam konieczność oceny czy podjęte przez Ciebie działania były realne i w przyszłości pozwolą Ci uniknąć podobnych naruszeń.

Izba podkreśla, że nie wystarczy, że wyjaśnisz zamawiającemu dlaczego doszło do naruszeń. Powinieneś zarówno wykazać podjęcie działań kadrowych, organizacyjnych czy technicznych, jak i to w jaki sposób wpłyną one w przyszłości na to, by nie doszło do powtórzenia się sytuacji. Wykazanie wymaga przedstawienia odpowiednich dowodów, nie tylko oświadczeń.

Z treści wyroków Izby można też wywnioskować jakie Twoje działania naprawcze Izba uzna za wystarczająco skuteczne.

Zazwyczaj będzie to zwolnienie osób odpowiedzialnych za niewłaściwe wykonanie obowiązków, zatrudnienie osób z odpowiednimi kwalifikacjami, a także zwiększenie ilości szkoleń, ewentualnie rozszerzenie ich zakresu. Izba twierdzi, że zmiana pracownika, który mógł przyczynić się do nienależytego wykonania danego kontraktu, jest zmianą konkretną, adekwatną do zaistniałego zdarzenia, w szczególności w sytuacji gdy większość uchybień wynika z nienależytej organizacji pracy personelu i niedostatecznego nadzoru nad sposobem wykonywania przez niego usługi.

Jako kolejny skuteczny środek zaradczy KIO uznaje też wzmocnienie systemu nadzoru nad pracownikami szeregowymi, oraz wprowadzenie systemu motywacyjnego.

Z orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej można wyciągnąć znacznie więcej wniosków, które powinieneś uwzględnić. Zamawiający bardzo chętnie opierają się na twierdzeniach Izby z aktualnych wyroków uznając je za wiarygodną wskazówkę podczas badania prawidłowości self-cleaningu. Właśnie z tego względu warto przeprowadzić analizę orzecznictwa KIO w celu wybrania rozwiązań, które są wysoko oceniane w wyrokach.

Co jeszcze musisz wiedzieć przeprowadzając self-cleaning?

Przede wszystkim dostosuj wprowadzone rozwiązania do charakteru naruszeń stanowiących podstawę wykluczenia.

Twoje rozwiązania nie mogą ograniczyć się do wprowadzenia tylko jednej zmiany. Powinien to być raczej cały program naprawczy uwzględniający zmianę wszystkich elementów, które doprowadziły do wcześniejszego naruszenia.

Pamiętaj, że to wyłącznie Ty jesteś odpowiedzialny za przedstawienie zamawiającemu dowodów na samooczyszczenie. Powinieneś  zgromadzić je w możliwie jak najszerszym zakresie, gdyż w Twoim interesie jest wyczerpujące i jasne ich przedstawienie, dzięki czemu zamawiający uzna Cię  za podmiot rzetelny i godny zaufania.

Nie wystarczą niestety same twoje oświadczenia, obietnice czy deklaracje. Dowody muszą być realne. Jeżeli więc wykazujesz, że wprowadziłeś jakiś regulamin, to powinieneś załączyć go i udowodnić jego wdrożenie (przez załączenie oświadczeń pracowników, że się z nim zapoznali itp.).

Bardzo ważne jest też, żebyś nie zaczynał przeprowadzenia self-cleaningu w ostatniej chwili np. w momencie gdy rozpoczynasz przygotowywanie oferty do kolejnego postępowania. Powinieneś działać już w momencie, kiedy zorientujesz się, że wydarzyło się coś, co może skutkować wykluczeniem cię z postępowania.

Po pierwsze, samooczyszczenie wymaga sporego zaangażowania i zabiera dużo czasu, więc rozpoczynając je później możesz zwyczajnie nie zdążyć odpowiednio się przygotować.

Po drugie, wprowadzane na ostatnią chwilę zmiany wyglądają na upozorowane. Brak działań naprawczych przez dłuższy czas, a potem ich nagromadzenie w czasie tuż przed terminem składania ofert obniża ich wiarygodność jako realnych środków zapobiegawczych.