Jak udzielać odpowiedzi na pytania zadane w Bazie Konkurencyjności?

Pamiętaj!

Jako zamawiający nie masz za bardzo wpływu na to jakie pytania otrzymasz do ogłoszenia opublikowanego w Bazie Konkurencyjności. W poniższym wpisie wyjaśniam zarówno kwestie techniczne jak i prawne związane z udzielaniem odpowiedzi na pytania w zamówieniach dofinansowanych ze środków unijnych i udzielanych z zachowaniem zasady konkurencyjności (które będę też określała jako zapytania ofertowe). To bardzo praktyczne zagadnienia, które regularnie pojawiają się przy pracy w Bazie Konkurencyjności.

Czy wykonawcy mogą zadawać pytania do każdego ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności?

Potencjalni oferenci (w praktyce wszystkie podmioty zarejestrowane w Bazie Konkurencyjności) mają możliwość zadawania pytań do Twojego ogłoszenia od momentu, w którym zostało opublikowane. Nie masz możliwości zablokowania tej opcji.

Co równie istotne, dla zamówień udzielanych w projektach aktualnej perspektywy (2021-2027) wszelka wymiana informacji między wykonawcami a zamawiającym powinna odbywać się przez Bazę Konkurencyjności.

Nie ma już możliwości zadawania pytań na adres e-mail podany w ogłoszeniu. Zgodnie z wytycznymi nieuprawnione są również kontakty telefoniczne odnośnie wyjaśnienia treści prowadzonego zapytania ofertowego.

Co robić z pytaniami zadanymi na adres e-mail, a nie przez Bazę Konkurencyjności?

Załóżmy (z własnego doświadczenia mogę napisać, że bardzo prawdopodobną) sytuację – ogłosiłeś nowe zapytanie ofertowe, do którego otrzymujesz wkrótce szereg pytań – wpływają one jednak za pośrednictwem poczty elektronicznej. Co zrobić?

Zakaz komunikacji w inny sposób niż przez Bazę Konkurencyjności nie jest jednoznaczny z koniecznością całkowitego ignorowania takich wiadomości.

Po pierwsze, warto zwrócić uwagę nadawcy na prawidłową formę zadawania pytań w zapytaniu i poprosić o ponowne przesłanie pytań. Nawet gdybyś chciał, to nie udzielisz w Bazie odpowiedzi na pytania, które wcześniej nie zostały przekazane za jej pośrednictwem.

Po drugie, nawet jeśli tych pytań nie otrzymasz przez Bazę (też tak się zdarza), a z treści pytań wynikają błędy lub realne niejasności w treści Twojego zapytania to możesz z własnej inicjatywy zmienić jego treść, by te błędy lub niejasności usunąć.

Jak sprawdzić czy wpłynęły pytania do ogłoszenia?

Baza Konkurencyjności doczekała się długo oczekiwanej funkcjonalności – systemu powiadomień. Jeśli masz włączone powiadomienia otrzymasz maila z informacją o otrzymaniu pytań do prowadzonego przez Ciebie zapytania. Zwróć więc uwagę czy adres e-mail, na który jest założone konto użytkownika w Bazie jest regularnie sprawdzany.

Co więcej, powiadomienia funkcjonują również w samym interfejsie Bazy po zalogowaniu się do niej w postaci czerwonego symbolu oznaczającego nowe zdarzania w Twoim zapytaniu.

Aby sprawdzić treść pytań, która wpłynęła do zapytania:

1. Zaloguj się na swoje konto w Bazie Konkurencyjności.
2. Wejdź w zakładkę Moje ogłoszenia i wybierz z listy interesujące Cię ogłoszenie, klikając w przycisk Pokaż szczegóły.
3. Pod numerem i tytułem ogłoszenia znajdują się trzy zakładki, jedną z nich jest zakładka Pytania, to tam znajdziesz pytania zadane przez potencjalnych oferentów.

Jeśli do Twojego ogłoszenia nie zostały zadane pytania, w zakładce Pytania pojawi się informacja „Nie zadano żadnego pytania.” Jeśli natomiast ktoś zadał pytanie do Twojego ogłoszenia, wyświetli się lista pytań. Obok numeru pytania znajdziesz również informację o czasie wysłania pytania. Ta informacja może być przydatna, jeśli określiłeś oferentom termin na zadawanie pytań.

W jaki sposób udzielić odpowiedzi w Bazie Konkurencyjności?

Jeśli wykonawca  zadał pytanie do Twojego ogłoszenia, wyświetli się ono na liście pytań w zakładce Pytania. Jako zamawiający nie masz możliwości sprawdzenia kto zadał dane pytanie.

Odpowiedzieć możesz tylko za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności. Przy każdym pytaniu znajduje się przycisk Udziel odpowiedzi, po jego kliknięciu otwiera się okno, w którym możesz wpisać odpowiedź na pytanie, a także, co ciekawe, edytować samo pytanie. Jeśli zdecydujesz się na edycję pytania, informacja o tym fakcie będzie widoczna w Bazie. Sugeruję wykorzystywać opcję edycji pytania jedynie do zmian typowo redakcyjnych, bez ingerowania w merytoryczną treść pytania.

Po wpisaniu odpowiedzi na pytanie masz możliwość zapisania wersji roboczej lub od razu możesz zdecydować się na jej publikację.

Po opublikowaniu odpowiedzi automatycznie wrócisz do listy wszystkich pytań. Na liście, przy każdym pytaniu będzie widoczna informacja Udzielono odpowiedzi wraz z datą i godziną jej udzielenia lub informacja Brak odpowiedzi przy pytaniach, na które jeszcze nie udzieliłeś odpowiedzi.

Czy mam określony czas na udzielenie odpowiedzi?

Odpowiadać na pytania możesz tylko, dopóki ogłoszenie jest aktywne. Gdy minie termin składania ofert, nie będziesz miał już takiej możliwości. To dosyć logiczne, prawda?

Na pytania dobrze jest odpowiedzieć jak najszybciej. Zbyt późne udzielenie odpowiedzi nie tylko może mieć wpływ na liczbę i jakość złożonych ofert, ale również spowodować zarzuty nieuwzględnienia czasu koniecznego dla oferentów na dostosowanie swoich ofert do udzielonych odpowiedzi.

Udzielanie odpowiedzi na pytania zadane przez potencjalnych oferentów jest Twoim obowiązkiem. Brak odpowiedzi może wiązać się z konsekwencjami podczas rozliczenia projektu, zależnie od treści pytania i wagi podniesionych w nim kwestii.

Co istotne, w sytuacji, kiedy odpowiedzi same w sobie stanowią zmianę treści zapytania ofertowego pamiętaj, że każda taka zmiana może wiązać się z koniecznością wydłużenia terminu składania ofert.

W jaki sposób udokumentować udzielenie odpowiedzi?

Zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wymianę informacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą należy udokumentować. Zadane pytania oraz odpowiedzi na nie zdecydowanie należy zakwalifikować jako wymianę informacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.

Jak to zrobić? Pobierając listę pytań z Bazy Konkurencyjności – w zakładce Pytania kliknij przycisk Wydruk listy pytań  co spowoduje wygenerowanie pliku pdf z listą pytań wykonawców oraz Twoich odpowiedzi. Listę tę powinieneś załączyć do protokołu postępowania (wraz z pozostałymi załącznikami).