Co zrobić w przypadku braku lub błędów kosztorysu ofertowego?

Problemy kosztorysu w postępowaniu przetargowym

Uczestniczysz w postępowaniu przetargowym, w którym zamawiający żądał złożenia kosztorysu ofertowego, ale nie wszyscy wykonawcy dochowali tego wymogu?

Z mojego artykułu dowiesz się, kiedy braki lub błędy kosztorysu ofertowego powodują odrzucenie oferty, a także jak działać w podobnej sytuacji.

Ważne założenie początkowe jest jednak takie, że te braki lub błędy nie stanowią omyłek, którą zgodnie z ustawą poprawia sam zamawiający (takich jak oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe i inne omyłki niepowodujące istotnych zmian w treści oferty). Chodzi o niezgodności, których zamawiający nie może poprawić i analizy wymaga zagadnienie prawne czy skutkiem tych niezgodności będzie odrzucenie oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia.

Jakie kroki podjąć?

Przede wszystkim, niezależnie od tego czy problem dotyczy Twojej oferty, czy konkurencyjnej, musisz wiedzieć jak silne masz argumenty, czyli musisz dokonać analizy swojej sytuacji prawnej. Jak zobaczysz dalej, w tego rodzaju sprawach jakieś argumenty zawsze się znajdą, jednak „jakieś argumenty” to bardzo nieprecyzyjna analiza sprawy i raczej będziesz potrzebować czegoś więcej…

Kolejny krok – musisz zaplanować swoje działania i przemyśleć swoje intencje. W przypadku robót budowlanych ogromna większość postępowań nie przekracza wartościowo tzw. progów unijnych. Oznacza to, że termin na złożenie odwołania to jedynie 5 dni. Jeśli to nie jest jasne, napiszę wprost – to niewiele czasu.

W przypadku istnienia jakichkolwiek wątpliwości dobrze jest przeprowadzić analizę jeszcze przed wyborem najkorzystniejszej oferty. Da Ci to również szansę wywarcia wpływu na stanowisko zamawiającego – możesz złożyć pismo z odpowiednią argumentacją jeszcze przed podjęciem przez zamawiającego decyzji o wyborze.

Pamiętaj też, że bieżąca sprawa może być ważna, ale powinieneś zadbać (choćby po jej zakończeniu) również o polepszenie swojej pozycji w kolejnych postępowaniach przetargowych. Chodzi mi zarówno o zadbanie o bezpieczeństwo swojej oferty (np. przez jej dodatkową weryfikację przed złożeniem), jak i zwiększenie szans uzyskania zamówienia przez weryfikację złożonych ofert konkurencji.

Niezależnie zaś od tego jakiej pomocy i na jaką skalę potrzebujesz, możemy Ci pomóc.

Jakie są skutki niezgodności kosztorysu przy wynagrodzeniu kosztorysowym?

Pierwsze sito to prosty podział na zamówienia rozliczane ryczałtowo oraz kosztorysowo.

W przypadku metody kosztorysowej kosztorys zawsze stanowi merytoryczną treść oferty, która nie podlega uzupełnieniu i której brak stanowi podstawę do odrzucenia oferty. Kosztorys stanowi wówczas swoisty cennik za poszczególne wykonane prace według którego nastąpi rozliczenie.

Złożenia kosztorysu z błędami niepodlegającymi poprawie zazwyczaj kończy się podobnie. Jeśli błędy nie dotyczą wytycznych zamawiającego o tylko porządkowym charakterze (np. zamawiający oczekiwałby wskazania w kosztorysie imienia i nazwiska osoby, która sporządziła kosztorys), to generalnie będą one prowadzić do odrzucenia oferty w postępowaniach z rozliczeniem kosztorysowym.

Określenie skutków niezgodności kosztorysu przy wynagrodzeniu ryczałtowym

W pozostałej części artykułu skupię się na analizie skutków braku lub błędów kosztorysu ofertowego w przypadku wynagrodzenia ryczałtowego. To dość rozbudowany problem. Postaram się go przedstawić możliwie wiernie, jednocześnie nie strasząc długością artykułu.

Dla osób mniej zorientowanych w tematach zamówieniowych sprawa może wydawać się prosta. Zamawiający wymagał złożenia kosztorysu – kosztorys nie został złożony – a więc oferta powinna zostać odrzucona, prawda?

Spojler: to tak nie działa.

Dlaczego często trudno określić skutki niezgodności kosztorysu przy wynagrodzeniu ryczałtowym?Ponieważ nie zawsze wymóg zamawiającego jest uzasadniony.

Często bywa tak, że zamawiający przygotowując postępowanie po prostu nie zastanawia się nad tym, czy rzeczywiście będzie jakoś ten kosztorys wykorzystywał oraz jakie skutki ma nieść złożenie przez wykonawcę kosztorysu z błędami (lub brak złożenia kosztorysu).

Taki zamawiający przygotowuje specyfikację, dorzuca kosztorys ofertowy na końcu długiej listy wymaganych dokumentów i wydaje mu się, że wszystko jest jasne. A potem okazuje się, że trudno mu wskazać, do czego ten kosztorys będzie wykorzystywany lub jakie konkretnie elementy powinien zawierać…

W jakim stopniu sam obowiązek złożenia kosztorysu przesądza sprawę według KIO?

W jednym z wyroków Izby pada takie proste spostrzeżenie: „Przy ryczałtowym charakterze wynagrodzenia, brak załączenia do oferty kosztorysu ofertowego nie ma znaczenia dla oceny prawidłowości sporządzenia i przygotowania oferty. Wykonawca bowiem przy tak ustalonym rodzaju wynagrodzenia, będzie miał obowiązek wykonać w trakcie realizacji zamówienia również te pozycje, które nie zostały ujęte kosztorysie ofertowym, ale są objęte udostępnioną przez zamawiającego całą dokumentacją przedmiotu zamówienia”.

I to jest główny klucz do zrozumienia dlaczego samo określenie obowiązku złożenia kosztorysu ofertowego przez zamawiającego niekoniecznie oznacza, że naruszenie tego obowiązku spowoduje odrzucenie oferty.

Zupełnie przeciwne stanowisko wynika jednak z innego wyroku Izby: brak konsekwencji dla zignorowania wymogu zamawiającego może prowadzić do naruszenia zasady równego traktowania wykonawców. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, kiedy wykonawcy zgłaszają w trakcie postępowania, iż sporządzenie kosztorysów ofertowych jest dla nich dużym obciążeniem i mają kłopoty z zebraniem na czas informacji od swoich podwykonawców.

Poza tym, jak zauważa w tym samym wyroku Izba: w przypadku dostaw czy usług nie jest kwestionowana konieczność odrzucenia oferty w przypadku braku złożenia formularza cenowego. Dlaczego w przypadku robót budowlanych podobna sytuacja miałaby być traktowana odmiennie?

Takie stanowisko jest jednak dużo rzadziej wyrażane.

Podsumowując, określona przez zamawiającego rola kosztorysu w postępowanie ma znaczenie, choć zdarza się, że Izba uznaje za wystarczająco istotny sam obowiązek złożenia kosztorysu.

W jakim stopniu orzeczenie KIO odnośnie niezgodności kosztorysu zależy od treści specyfikacji?

Obecnie każda ze stron podobnego rodzaju sporów jest w stanie przywołać co najmniej kilka orzeczeń Izby na poparcie swojego stanowiska.

Różne losy spraw odwoławczych wynikają jednak nie tylko z różnic w poglądach członków Izby orzekających w danych sprawach. Są one w dużej mierze pochodną różnic w treści dokumentów zamówienia.

Kluczowym zagadnieniem jest tutaj istotność kosztorysu wynikająca z treści specyfikacji warunków zamówienia.

Na co zwracać uwagę badając kwestię istotności kosztorysu?

Badając istotność kosztorysu, w celu przesądzenia czy brak lub niepodlegający poprawie błąd w kosztorysie spowoduje odrzucenie oferty, zwracam uwagę na następujące elementy:

1. Czy obowiązek złożenia kosztorysu został wyrażony na tyle jasno, by zamawiający był w stanie go wyegzekwować?
2. Czy zamawiający określił wyraźnie z jakimi skutkami wiąże brak złożenia kosztorysu?
3. Jaki cel złożenia kosztorysu został wyraźnie wskazany przez zamawiającego?
4. Jaką rolę pełni kosztorys na etapie realizacji umowy zgodnie ze wzorem umowy?

Jakie znaczenie ma określenie skutków braku złożenia kosztorysu przez zamawiającego?

Zacznijmy od tego, że zamawiający zazwyczaj nie określają specjalnych zasad dotyczących braku lub błędów kosztorysu.

Jeśli jednak zamawiający zawrze takie zasady, to jakie mają one znaczenie na etapie badania ofert? W mojej ocenie raczej niewielkie i pomocnicze.

KIO stoi na stanowisku, że zamawiający nie jest od określania skutków braków lub błędów wymaganych dokumentów. Te określa ustawa prawo zamówień publicznych.

Wskazania zamawiającego mają tylko pośredni wpływ na określenie skutków braków lub błędów kosztorysu. Może z nich wynikać cel złożenia dokumentu, jego charakter, czyli elementy, dzięki którym takie skutki da się wywnioskować.

Powyższe stanowisko było wyrażane przez Izbę wielokrotnie (choć w odniesieniu do różnych rodzajów dokumentów, niekoniecznie kosztorysów).

Jakie znaczenie ma cel złożenia kosztorysu na etapie przetargu?

Cel złożenia kosztorysu jest czynnikiem, który wpływa na ocenę czy kosztorys ofertowy stanowi istotną treść oferty.

Zamawiający może żądać kosztorysu w celu weryfikacji sposobu kalkulacji ceny czy sprawdzenia zgodności oferowanych robót z dokumentacją projektową co do ich zakresu lub technologii.

Dodatkowo, w jednym z wyroków Izba wyraziła stanowisko, iż w trybach obejmujących negocjacje kosztorys ofertowy może być podstawą przygotowania zamawiającego do przeprowadzenia negocjacji służących obniżeniu ceny oferty.

Zupełnie różną jest sytuacja, kiedy zamawiający nie określa (czasem mimo wyraźnych próśb wykonawców) celów dla jakich składanych jest kosztorys, ani jego charakteru, co sugeruje, że dokument ten żądany był bez wyraźnej potrzeby po jego stronie.

Na marginesie, warto tu zwrócić uwagę na pewną pułapkę, którą mogłoby być nadmierne poleganie na stanowisku zamawiającego wyrażonym dopiero na etapie postępowania odwoławczego przed KIO. W takiej sytuacji zamawiający mógłby dowolnie wskazywać cel złożenia kosztorysu zależnie od swoich chęci dokonania danego wyboru najkorzystniejszej oferty.

Jakie znaczenie ma sposób wykorzystania kosztorysu na etapie realizacji?

Wcześniej wskazane cele złożenia kosztorysu dotyczyły wykorzystania go jeszcze na etapie postępowania przetargowego. Równie istotne są jednak przewidywane przez zamawiającego przypadki wykorzystania kosztorysu ofertowego na etapie realizacji zamówienia:

• do rozliczenia częściowego wykonanych robót (w odróżnieniu od rozliczenia na podstawie harmonogramu lub jednej płatności końcowej),
• do rozliczenia prac w przypadku odstąpienia od umowy, zaniechania wybranych robót lub wykonania robót dodatkowych.

Jest ogromna różnica pomiędzy wzorem umowy, który bezpośrednio odnosi się do kosztorysu ofertowego wybranego wykonawcy, a takim, który jest ogólnie sformułowaną umową, gdzie nawet słowem nie pada odwołanie do kosztorysu ofertowego.

Czy błędy kosztorysu mogą zostać poprawione?

Ważna uwaga, więc ją przypomnę. Na samym początku artykułu napisałem wprost, że nie zajmuję się tutaj kwestią możliwości poprawienia błędów kosztorysu jako oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych, czy jako innych omyłek podlegających poprawieniu zgodnie z zasadami prawa zamówień publicznych.

Pamiętaj jednak, że należy zweryfikować czy ewentualne błędy kosztorysu nie powinny zostać poprawione przez zamawiającego jeszcze przed rozpoczęciem rozważań nad skutkiem pozostawania tych błędów w złożonym kosztorysie.