Jak elektronicznie poświadczyć za zgodność kopie dokumentów do przetargu?

Kiedy potrzebujesz elektronicznej kopii dokumentów i oświadczeń w przetargu?

Kiedy zamawiający wymaga składania ofert w formie elektronicznej (np. z wykorzystaniem Miniportalu i ePUAP) zmienia to cały sposób przygotowania oferty:

• dokumenty i oświadczenia, w tym te innych podmiotów składane w ofercie muszą mieć formę elektroniczną,
• dokumenty i oświadczenia muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• oferta składana jest przy pomocy platformy elektronicznej wskazanej przez zamawiającego.

Oczywiście wpływa to również na sposób poświadczania kopii dokumentów za zgodność z oryginałem. W końcu skoro dokument ma zostać złożony w formie elektronicznej to nie przybijesz na nim pieczątki „za zgodność z oryginałem” i nie skorzystasz z długopisu, by to potwierdzić.

Co ważne i trochę zaskakujące, poświadczenie za zgodność elektronicznej kopii dokumentu może być prostsze niż w przypadku poświadczenia w wersji pisemnej.

Jak łatwo przygotować elektroniczną kopię dokumentu dla zamawiającego?

Podstawowa zasada przygotowywania elektronicznej kopii dokumentu w przetargu:

Sam podpis jest potwierdzeniem zgodności z oryginałem!

W elektronicznym postępowaniu przetargowym zamiast oryginału dokumentu lub oświadczenia możesz złożyć zamawiającemu elektroniczną kopię poświadczoną przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Oznacza to, że posiadając dokument w formie pisemnej (czyli papierowej) wystarczy, że go zeskanujesz, a zeskanowany plik podpiszesz z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego. Jest on gotowy do złożenia zamawiającemu w postępowaniu wymagającym elektronicznej formy oferty.

Tak, sam Twój podpis kwalifikowany – jako wykonawcy składającego ofertę – oznacza, że kopia dokumentu została przez Ciebie poświadczona za zgodność z oryginałem.

Jak przygotować elektroniczną kopię dokumentu i nie utrudniać sobie życia?

Nie należy dokumentu kopiować przed skanowaniem, by na kopii umieścić adnotację pisemną „za zgodność z oryginałem”. Po prostu użyj skanu oryginału. W praktyce najwygodniejszy w użyciu jest skan do formatu .pdf.

Żadna elektroniczna adnotacja czy dodatkowy komentarz nie jest też wymagana podczas procedury składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nawet jeśli masz możliwość jej dodania, możesz z niej skorzystać, ale nie musisz. Szczerze mówiąc to z niej nie korzystaj, utrudnisz sobie życie, a zamawiającemu nie ułatwisz.

Czy trzeba oddzielnie potwierdzać każdy dokument?

Jeśli masz wiele dokumentów (plików) wymagających potwierdzenia za zgodność z oryginałem nie musisz podpisywać oddzielnie każdego z nich.

Po pierwsze, Twoje oprogramowanie do składania podpisu elektronicznego najprawdopodobniej posiada możliwość złożenia podpisu elektronicznego na wielu plikach w ramach jednej czynności. Dzięki temu wybierzesz więcej niż jeden plik do podpisu i tylko raz będziesz zmuszony przechodzić procedurę podpisu.

Po drugie, jeśli nie korzystasz z opcji pierwszej to wiedz, że prawodawca dał Ci możliwość poświadczenia wielu elektronicznych kopii dokumentów na raz. Aby z niej skorzystać musisz skompresować (zarchiwizować) pliki mające zostać poświadczone do odpowiedniego formatu np. .zip lub .rar. Otrzymasz jeden skompresowany plik zawierający wiele plików z kopiami dokumentów. Ten skompresowany plik podpisz elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Tym samym poświadczyłeś za zgodność z oryginałem całą jego zawartość.

Jak poświadczyć za zgodność dokumenty innego podmiotu?

Nie zmieniła się zasada określająca kto może poświadczyć kopie dokumentów za zgodność z oryginałem na potrzeby przetargu. Możesz to zrobić w stosunku do swoich dokumentów, ale już nie dokumentów podmiotu udostępniającego Ci swoje zasoby czy podwykonawcy.

Co wówczas? Masz do wyboru:

• elektroniczne potwierdzenie za zgodność z oryginałem dokumentów dotyczących tych podmiotów przez nie same, lub
• elektroniczne potwierdzenie za zgodność z oryginałem dokumentów dotyczących tych podmiotów przez Ciebie, na podstawie pełnomocnictwa tych podmiotów. Ale uwaga! Pełnomocnictwo musi być złożone w formie elektronicznej i nie wystarczy tu jego zwykła kopia.