Jak poświadczyć za zgodność kopie dokumentów do przetargu? Kto to może zrobić?

Które dokumenty możesz poświadczyć?

Możesz sam poświadczyć za zgodność większość dokumentów składanych w postępowaniach przetargowych, zarówno tych składanych z ofertą, jak i tych składanych na późniejszym etapie postępowania.

Są tu jednak i znaczące wyjątki. Po pierwsze, są nim dokumenty, które zawsze muszą zostać złożone w oryginale:

• oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu,
• zaświadczenia, które uzyskałeś w formie elektronicznej (więcej na ten temat w artykule opisującym jak uzyskać i złożyć urzędowe zaświadczenia do przetargu), podobnie jak inne dokumenty elektroniczne będące oryginałami.

Po drugie, to dokumenty, które dotyczą innego podmiotu lub pełnomocnictwo udzielone przez inny podmiot. Poniższe dokumenty mogłyby zostać złożone w kopii, ale poświadczonej przez inny podmiot:

• dokumenty dotyczące wykonawcy, z którym wspólnie ubiegasz się o udzielenie zamówienia,
• dokumenty dotyczące podmiotu trzeciego udostępniającego swoje zasoby, ewentualnie podwykonawcy,
• pełnomocnictwo udzielone przez inny podmiot.

Więcej o tym w dalszej treści artykułu.

Jak przygotować poświadczoną kopię dokumentu dla zamawiającego?

Elektroniczne poświadczenie za zgodność kopii dokumentu może być prostsze niż w przypadku poświadczenia w wersji pisemnej. To dlatego, że sam podpis jest potwierdzeniem zgodności z oryginałem!

Oznacza to, że posiadając dokument w formie pisemnej (czyli papierowej) wystarczy, że go zeskanujesz (choć może to być też i zdjęcie), a zeskanowany plik podpiszesz z wykorzystaniem podpisu elektronicznego (kwalifikowanego, ewentualnie podpisu z profilu zaufanego w postępowaniach o wartości mniejszej od progów unijnych). Jest on wówczas gotowy do złożenia zamawiającemu.

W przypadku dokumentów elektronicznych musisz zwrócić uwagę na to czy nie zostały już one podpisane przez ich wystawcę. Jeśli tak i podpis ten jest prawidłowy (dotyczy dokumentów prywatnych, poprawnością urzędowych podpisów się nie zajmuj) to taki dokument jest oryginałem, który nie wymaga Twojego podpisu.

Jak przygotować potwierdzoną kopię dokumentu i nie utrudniać sobie życia?

Nie należy dokumentu w formie fizycznej kopiować przed skanowaniem, by na kopii umieścić adnotację pisemną „za zgodność z oryginałem”. Po prostu użyj skanu oryginału. W praktyce najwygodniejszy w użyciu jest skan do formatu .pdf.

Żadna elektroniczna adnotacja czy dodatkowy komentarz nie jest też wymagana podczas procedury składania podpisu elektronicznego. Nawet jeśli masz możliwość jej dodania, możesz z niej skorzystać, ale nie musisz (szczerze mówiąc to z niej nie korzystaj, utrudnisz sobie życie, a zamawiającemu nie ułatwisz).

Czy trzeba oddzielnie potwierdzać każdy dokument?

Jeśli masz wiele dokumentów (plików) wymagających potwierdzenia za zgodność z oryginałem nie musisz podpisywać oddzielnie każdego z nich.

Po pierwsze, Twoje oprogramowanie do składania podpisu elektronicznego najprawdopodobniej posiada możliwość złożenia podpisu elektronicznego na wielu plikach w ramach jednej czynności. Dzięki temu wybierzesz więcej niż jeden plik do podpisu i tylko raz będziesz zmuszony przechodzić procedurę podpisu.

Po drugie, jeśli nie korzystasz z opcji pierwszej to wiedz, że prawodawca dał Ci możliwość poświadczenia wielu elektronicznych kopii dokumentów na raz. Aby z niej skorzystać musisz skompresować (zarchiwizować) pliki do poświadczenia do odpowiedniego formatu np. .zip lub.7Z (nie stosuj formatu .rar, często nieakceptowanego przez zamawiających, co jest osobnym zagadnieniem).

Otrzymasz jeden skompresowany plik zawierający wiele plików z kopiami dokumentów. Ten skompresowany plik podpisz podpisem elektronicznym. W ten sposób poświadczyłeś za zgodność z oryginałem całą jego zawartość. Musisz jednak pamiętać o przekazaniu zamawiającemu nie tylko podpisanego pliku archiwum, ale też pliku podpisu (w takim przypadku podpis będzie zawarty w oddzielnym pliku).

Jak poświadczyć za zgodność dokumenty innego podmiotu?

Cały czas funkcjonują takie same zasady określające kto może poświadczyć kopie dokumentów za zgodność z oryginałem na potrzeby przetargu.

Możesz to zrobić w stosunku do swoich dokumentów, ale już nie dokumentów Twojego konsorcjanta, z którym wspólnie składasz ofertę, czy podmiotu udostępniającego Ci swoje zasoby.

Co wówczas? Masz do wyboru:

• podmioty te mogą same elektronicznie poświadczyć za zgodność z oryginałem dokumenty, które je dotyczą,
• możesz sam poświadczyć za zgodność z oryginałem te dokumenty – na podstawie pełnomocnictwa tych podmiotów.

Ale uwaga! Pełnomocnictwo musi być złożone w postaci elektronicznej, opatrzone wymaganym dla danego rodzaju postępowania podpisem elektronicznym mocodawcy. Jeśli chcesz złożyć kopię pełnomocnictwa to musi być ona poświadczona przez mocodawcę lub notariusza. I również to poświadczenie musi odbyć się za pomocą wymaganego dla danego rodzaju postępowania podpisu elektronicznego.

W razie wątpliwości postępuj ostrożnie i skonsultuj swój problem.