Elektroniczne zaświadczenia (ZUS, US, KRK) i inne elektroniczne dokumenty z rejestrów składane w przetargu

8 min czytania

Jakie e-zaświadczenia zostaną omówione?

Część dokumentów wymaganych przez zamawiającego możesz uzyskać w formie elektronicznej. Co ważne, sposób składania elektronicznych wersji może się różnić od sposobu składania dokumentów wydawanych pisemnie.

Dzięki temu wpisowi odnajdziesz się w regulacjach dotyczących składania elektronicznych zaświadczeń, może nawet będziesz miał okazję do zakwestionowania formy dokumentów złożonych przez konkurencję.

Poniżej omówię zasady składania poniższych elektronicznych zaświadczeń oraz informacji:

  • zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
  • zaświadczenie z urzędu skarbowego,
  • informacja z Krajowego Rejestru Karnego,
  • informacja z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
  • informacja z Krajowego Rejestru Sądowego,
  • zaświadczenie z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Nasza pomoc może mieć dla Ciebie wielką wartość

  • pomożemy Ci złożyć bezbłędną ofertę w postępowaniu przetargowym,
  • zweryfikujemy dokumenty złożone przez Twoją konkurencję,
  • pomożemy Ci walczyć z przypadkami nieuprawnionych działań zamawiających, również składając odwołanie do KIO,
  • zapewnimy Ci wsparcie również w innych sprawach na etapie realizacji zamówienia publicznego.

Skontaktuj się ze mną (Grzegorz Rogalewicz) pod nr telefonu 510 506 503

Elektroniczne zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wymagane jest przez zamawiającego w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia wykonawcy za ewentualne naruszenie obowiązków dotyczących płatności opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

Zaświadczenie to możesz uzyskać zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Dokument elektroniczny możesz uzyskać z Platformy Usług Elektronicznych ZUS funkcjonującej pod adresem: https://www.zus.pl/pue.

W odpowiedzi na złożony tak wniosek uzyskasz dokument zaświadczenia. Samo zaświadczenie to de facto pliki xml do pobrania, jednak w praktyce dużo wygodniejszą formą jest korzystanie z podglądu (wizualizacji) zaświadczenia.

Po kliknięciu przycisku „Przeglądaj dokument”, dostępnego z ekranu szczegółów dokumentu odebranego masz możliwość wydrukowania podglądu, czyli wizualizacji pisma w tradycyjnej formie. Z opcji „drukowania” powinieneś skorzystać w celu zapisania wizualizacji w formacie pdf.

Obecnie już zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek oraz decyzje o odmowie wydania zaświadczenia, które ZUS wydał jako dokument elektroniczny można wykorzystywać w formie wydruku.

Jednoznacznie więc możesz przedłożyć zamawiającemu zaświadczenie z ZUS w formie wydruku dokumentu elektronicznego. Wydruki elektronicznych zaświadczeń z ZUS mają bowiem moc ustawowo zrównaną z ich papierowymi odpowiednikami.

Przedłożenie takiego dokumentu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest w pełni prawidłowe, szczególnie, iż ZUS umożliwia zamawiającemu dokonanie bezpłatnej weryfikacji  zaświadczenia lub decyzji z wykorzystaniem „Usługi poświadczania wydanych zaświadczeń o niezaleganiu” dostępnej na stronie internetowej: https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/zaswiadczenie-o-niezaleganiu/weryfikacja-zaswiadczen

Prawidłowość powyższej formy dokumentu potwierdza również orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej.

Elektroniczne zaświadczenie z urzędu skarbowego

Zaświadczenie z urzędu skarbowego potwierdza, iż nie podlegasz wykluczeniu z postępowania ze względna na ewentualne naruszenie obowiązków dotyczących płatności podatków.

Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć online przez portal biznes.gov.pl – do podpisania wniosku potrzebny będzie profil zaufany albo podpis elektroniczny.

Podczas składania wniosku masz możliwość wyboru sposobu odbioru wniosku tj. osobiście lub za pośrednictwem poczty, ale możesz również wybrać dostarczenie zaświadczenia na konto ePUAP. W tym ostatnim przypadku zaświadczenie to będzie miało postać elektronicznego zaświadczenia.

Jeżeli otrzymałeś zaświadczenie z US jako dokument elektroniczny, powinieneś przekazać go zamawiającemu w tej samej formie.

W odpowiedzi na wniosek o elektroniczne zaświadczenie z US, otrzymasz folder (skompresowany w formacie zip) zawierający:

  • plik xml z zaświadczeniem,
  • plik xml.xades z kwalifikowanym zewnętrznym podpisem elektronicznym,
  • wizualizację zaświadczenia w formacie pdf.

W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z postępowania masz obowiązek przekazać zamawiającemu co najmniej dwa pliki, które łącznie są dokumentem elektronicznym, czyli:

  • plik xml z zaświadczeniem,
  • plik xml.xades z kwalifikowanym zewnętrznym podpisem elektronicznym.

Te dokumenty elektroniczne mają status oryginału, więc nie powinieneś opatrywać ich dodatkowo swoim podpisem elektronicznym.

Jednocześnie musisz pamiętać, że z kolei wykonany samodzielnie wydruk wystawionego i przekazanego elektronicznie zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego nie jest dokumentem i nie można posłużyć się nim w postępowaniu, ponieważ aktualnie nie ma przepisu zrównującego moc wydruku dokumentu z US z dokumentem elektronicznym. W związku z tym, jeżeli otrzymasz zaświadczenie w formie elektronicznej, a nie w formie wydruku papierowego to nie możesz go wydrukować, a potem posłużyć się jego wydrukiem w postępowaniu.

Inaczej jest w przypadku, kiedy urząd skarbowy doręczy Ci wydruk elektronicznego zaświadczenia odzwierciedlający jego treść. Wówczas przepisy ordynacji podatkowej dają Ci prawo posłużenia się tą formą dokumentu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Elektroniczne zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego

Informacja z Krajowego Rejestru Karnego dość często pojawia się jako dokument, który należy złożyć w postępowaniu.

Zaświadczenie o niekaralności w wersji elektronicznej możesz pobrać samodzielnie z e-Platformy Ministerstwa Sprawiedliwości, pod adresem https://ekrk.ms.gov.pl/ep-web.

Aby złożyć wniosek za pośrednictwem platformy zobowiązany jesteś założyć tam konto oraz posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty.

Tu już sama strona startowa platformy wita Cię komunikatem: Wydany dokument ma postać pliku XML, który można zapisać na informatycznym nośniku danych (np. pamięć USB, płyta CD, DVD). Wizualizacja zaświadczenia możliwa jest przy wykorzystaniu funkcjonalności e-KRK. Wydruk nie jest dokumentem.”

 Gdy wystąpisz o elektroniczne zaświadczenie z KRK, to w odpowiedzi na wniosek otrzymasz folder (skompresowany w formacie ZIP) zawierający:

  • plik xml z zaświadczeniem,
  • plik xml.xades z kwalifikowanym zewnętrznym podpisem elektronicznym,
  • wizualizację zaświadczenia w formacie pdf.

Musisz pamiętać, że wydruk czy wizualizacja zaświadczenia z e-KRK nie jest dokumentem.

Oznacza to, że w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia masz obowiązek przekazać Zamawiającemu co najmniej dwa pliki, które łącznie są dokumentem elektronicznym, czyli:

  • plik xml z zaświadczeniem,
  • plik xml.xades z kwalifikowanym zewnętrznym podpisem elektronicznym

Możesz również złożyć cały komplet dokumentów zawartych w folderze otrzymanym z e-KRK. Dokumenty elektroniczne z e-KRK, o których mowa wyżej mają status oryginału, więc nie powinieneś opatrywać takiego oryginału dokumentu dodatkowo swoim podpisem elektronicznym.

Zamawiający, który otrzyma od Ciebie elektroniczne zaświadczenie e-KRK ma możliwość pobrania jego wizualizacji przy pomocy strony https://ekrk.ms.gov.pl/ep-web/visualize.

Elektroniczne informacje z KRS i CEIDiG

Zarówno informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, jak i informacja z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej są możliwe do pobrania bez opłat oraz przez każdego.

Informację z KRS uzyskasz korzystając z wyszukiwarki KRS dostępnej pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/

Zgodnie z przepisami ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, pobrane przez Ciebie samodzielnie elektroniczne dokumenty, zawierające aktualne informacje o podmiotach wpisanych do Rejestru mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację. Zwróć uwagę, że potwierdza to również informacja znajdująca się na pobranej elektronicznie wydruku z KRS o treści: „Wydruk informacji pobranej w trybie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, posiada moc dokumentu wydawanego przez Centralną Informację, nie wymaga podpisu i pieczęci”

Podobnie jest w przypadku zaświadczeń o wpisie do CEIDG. Zaświadczenie uzyskasz korzystając z wyszukiwarki firm dostępnej pod adresem https://ceidg.gov.pl/

Zgodnie z ustawą o centralnej ewidencji i informacji działalności gospodarczej i punkcie informacji dla przedsiębiorców zaświadczenia z CEIDG mają postać dokumentu elektronicznego albo wydruku z systemu teleinformatycznego i nie wymagają podpisu. Także na tych dokumentach znajdziemy stosowną adnotację:  „Wygenerowano ze strony http://prod.ceidg.gov.pl stan na …… Wydruk z systemu komputerowego nie wymaga podpisu”.

Jednoznacznie masz więc prawo przedłożyć Zamawiającemu samodzielnie wygenerowane z systemu elektroniczne zaświadczenie z KRS lub CEIDG, nie zawierające podpisu wystawcy. Takie dokumenty mają moc oryginalnych dokumentów urzędowych i nie należy ich potwierdzać jako „zgodne z oryginałem”.

Elektroniczna informacja z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych

Informacja z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych to dokument, którego Zamawiający może wymagać jedynie w przypadku, kiedy wartość danego postępowania jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych polskich równowartość kwoty 20 000 000 euro – dla robót budowlanych lub 10 000 000 euro – dla dostaw lub usług.

Informacja ta służy potwierdzeniu, że podmiot, który reprezentujesz nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ze względu na udaremnianie lub utrudnianie stwierdzenia przestępnego pochodzenia pieniędzy lub ukrywanie ich pochodzenia, w związku z brakiem możliwości ustalenia beneficjenta rzeczywistego, w rozumieniu art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2019 r. poz. 1115, 1520 i 1655).

Rejestr jest jawny, a dane w nim zawarte udostępniane są nieodpłatnie pod adresem: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/wyszukaj.

Informację z rejestru możesz pobrać samodzielnie w formie elektronicznej, dla swojej ważności nie wymaga podpisu.