Jak dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty w zapytaniu zgodnie z zasadą konkurencyjności?

Dlaczego wybór najkorzystniejszej oferty jest taki ważny?

Wybór najkorzystniejszej oferty jest kluczowym etapem zapytania ofertowego.

Czasem spokojnym, kiedy jest ewidentne, że oferta najkorzystniejsza spełnia jednocześnie wszystkie wymogi zawarte w zapytaniu. Czasem jednak jest to zmaganie z licznymi wątpliwościami. Prawdziwa walka o wynik postępowania, który będzie zgodny z wytycznymi kwalifikowalności, a więc i obroni się na etapie kontroli poprawności przeprowadzenia zapytania.

Od kiedy treść ofert jest widoczna w Bazie Konkurencyjności?

Pierwszym etapem na drodze do wyboru jest zebranie ofert. Przed upływem terminu składania ofert nie masz wglądu do treści złożonych ofert. Wchodząc w zakładkę „oferty” swojego zapytania ofertowego dowiesz się jedynie ile ofert zostało złożonych. Wynika to z treści wytycznych kwalifikowalności: „Zamawiający analizuje treść ofert po upływie terminu wyznaczonego na ich składanie”.

Pamiętaj, że Baza Konkurencyjności wyświetla jedynie liczbę złożonych ofert, nie wiesz czy są to oferty zgodne z zapytaniem lub w ogóle kompletne. Każdy podmiot, który posiada założone konto w Bazie może złożyć ofertę w odpowiedzi na Twoje zapytanie.

Po upływie terminu składania ofert wykonawcy nie mają już możliwości złożenia oferty. Tym samym nie musisz się zastanawiać czy złożone oferty wpłynęły w terminie, czy już po nim.

Jednocześnie uzyskujesz pełny dostęp do złożonych ofert, a wgrane przez wykonawców pliki z ofertami możesz pobrać i zweryfikować.

Jak przeprowadzić badanie ofert w zapytaniu ofertowym?

W trakcie badania ofert powinieneś zweryfikować:

• spełnianie wymagań formalnych wobec ofert (np. co do jej formy),
• kompletność złożonych dokumentów w stosunku do wymogów określonych w treści Twojego zapytania ofertowego,
• spełnianie merytorycznych wymogów postawionych w zapytaniu, które mają być wykazane dokumentami np. odnośnie warunku doświadczenia, odpowiednich parametrów technicznych, posiadania certyfikatów dla dostaw itp.
• czy cena oferty nie wymaga wyjaśnienia pod kątem rażąco niskiej ceny.

Jeśli dobrze przygotowałeś zapytanie ofertowe, to wszystkie wymogi są w nim jasno opisane. Najlepiej wówczas wypisać je w formie listy kontrolnej i odhaczać ich spełnienie, ewentualnie odnotowywać powstałe wątpliwości w celu dalszego zbadania.

Zwróć tutaj uwagę na dwie pułapki. Po pierwsze, czasem problemem może być samo dostrzeżenie problematycznych elementów oferty, zwłaszcza kiedy nie masz doświadczenia w tego rodzaju procedurze.

Po drugie, pułapką jest traktowanie rozwiązania„zdroworozsądkowego” jako zawsze poprawnego. Gdyby zawsze tak było, to „zdrowy rozsądek” byłby wpisany jako naczelna zasada udzielenia zamówień. Bez niespodzianki tutaj – nie jest wpisany.

Czy wzywać do uzupełnienia braków w ofercie?

Nie ma uniwersalnego „prawa” wykonawców do uzupełniania braków. Sprawdź najpierw, co napisałeś w treści zapytania ofertowego – to od tego zależy, czy możesz wezwać wykonawcę do uzupełnienia braków.

• Jeśli w zapytaniu przewidziałeś możliwość uzupełnienia braków, powinieneś wezwać wykonawcę i wskazać, co trzeba uzupełnić oraz w jakim terminie.
• Jeśli zapytanie nie przewiduje takiej możliwości, brak pozostaje wadą oferty (co zwykle, choć nie zawsze, skutkuje jej odrzuceniem).

Moje zalecenie: w przyszłych zapytaniach jasno określ procedurę postępowania w razie braków w ofercie. Nawet jeśli nie dopuszczasz takiego rozwiązania, czasem lepiej wprost to napisać, przynajmniej wykonawcy będą mieli większą świadomość wagi starannego kompletowania oferty. Oczywiście nie wszyscy wykonawcy tak dokładnie zapoznają się z treścią zapytania…

Jak wygląda badanie rażąco niskiej ceny?

Badanie rażąco niskiej ceny to praktycznie cały oddzielny wątek. Jeśli w Twoim zapytaniu pojawiła się kwestia wyjaśnienia niskiej ceny oferty polecam Ci mój wpis Jak przeprowadzić procedurę wyjaśniania rażąco niskiej ceny dla zapytań w Bazie Konkurencyjności?

Pamiętaj, by nie traktować tej sprawy jako drugorzędnego problemu. Sprawia ona często wiele problemów, które potrafią się ciągnąć również na etapie rozliczania projektu.

Jak punktować oferty w celu wyboru najkorzystniejszej?

Przede wszystkim pamiętaj, że ocenie, czyli punktacji, podlegają jedynie oferty, które nie zostały odrzucone.

Ma to znaczenie również przy podstawianiu do wzorów służących do wyliczeniu punktacji. Przykład: przy ocenie kryterium ceny porównuj oferty do najniższej ceny spośród poprawnych ofert. Nie bierz pod uwagę ofert, które zostają odrzucone w zapytaniu.

Punktację bezwzględnie musisz przeprowadzić dokładnie tak jak zostało to opisane w treści zapytania ofertowego, choćbyś obecnie widział, że nie było to najszczęśliwszy wybór. Nie masz na tym etapie możliwości poprawy czy zmiany sposobu oceny ofert. Co najwyżej możesz rozważyć czy opisany sposób punktacji stanowi przesłankę do unieważnienia całego zapytania.

Jeśli zdecydowałeś się na stosowanie kryterium oceny ofert o charakterze choć częściowo subiektywnym, to zadbaj o przygotowanie wyczerpującego uzasadnienia przyznanej punktacji. Ta kwestia na pewno będzie uważnie weryfikowana podczas kontroli prawidłowości udzielenia zamówienia.

Jak dokonać wyboru w przypadku podziału zapytania na części?

Pamiętaj, że jeśli dokonałeś podziału zapytania ofertowego na części, rozstrzygasz odrębnie każdą z części.

W samej Bazie Konkurencyjności będziesz dysponował wówczas odrębną zakładką dla każdej części, gdzie oznaczysz oferty odrzucone i wybraną ofertę najkorzystniejszą. Możesz nawet dokonać wyboru w jednej lub kilku częściach, które udało się rozstrzygnąć szybciej, a wyboru w pozostałych częściach dokonać później. Dla przejrzystości należy wówczas w polu tekstowym uzasadnienia wyboru wskazać, że zapytanie w tym zakresie zostanie dokonane później.

Przy rozstrzyganiu zapytania ofertowego podzielonego na części miej na uwadze czy określiłeś maksymalną liczbę części zamówienia, na które zamówienie może zostać udzielone temu samemu wykonawcy (tak, jest taka możliwość…). Jeśli tak, to weź to pod uwagę, pamiętając, że zasady postępowania w takim przypadku powinieneś już zawczasu zawrzeć w treści zapytania ofertowego.

W jaki sposób ogłosić wybór?

Do ogłoszenia wyniku postępowania w Bazie Konkurencyjności służy zakładka „oferty”, gdzie system umożliwi Ci oznaczenie oferty najkorzystniejszej oraz na dodanie uzasadnienia dokonanego wyboru.

Zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności informacja o wyniku postępowania zawiera nazwę wybranego wykonawcy, jego siedzibę oraz cenę najkorzystniejszej oferty. W praktyce Baza wymusza podanie tych danych w stosunku do każdego z wykonawców, który złożył ofertę. Informacje te będą publicznie widoczne dla wszystkich na stronie zapytania w Bazie Konkurencyjności.

Nie będą natomiast widoczne pliki oferty widniejące w zakładce „oferty”. Te pliki są widoczne dla Ciebie, jako osoby dysponującej kontem w Bazie, na którym prowadzone jest zapytanie ofertowe. Dodatkowo, dostęp do nich mają osoby nadzorujące realizację projektu po stronie instytucji przekazującej dofinansowanie.

Czy można zmienić dokonany wybór?

Wydaje się, że póki nie została podpisana umowa z wybranym wykonawcą możliwa jest zmiana dokonanego wyboru.

Wybór najkorzystniejszej oferty w zapytaniu ofertowym nie jest swobodną decyzją zamawiającego, a jedynie wynikiem zastosowania określonych wcześniej w zapytaniu ofertowym postanowień dotyczących badania i oceny ofert. Jeśli wybór okazuje się być niezgodny z treścią zapytania ofertowego, to trudno uznać, by wybranemu błędnie wykonawcy przysługiwało roszczenie o zawarcie umowy.

Patrząc pod kątem bezpieczeństwa prawnego zmiana wyboru jest lepszą sytuacją niż pozostawienie wyboru opartego na błędzie popełnionym podczas badania lub oceny ofert.

Dodatkowo zwróć uwagę, iż nie ma problemów technicznych z dokonaniem zmiany wyboru w Bazie Konkurencyjności.

Natomiast samo podpisanie umowy rozpoczyna już okres realizacji zamówienia, a kończy etap zapytania ofertowego. W tym momencie nie ma już powrotu do etapu wyboru najkorzystniejszej oferty.

Protokół postępowania jako podsumowanie wyboru

Wybór najkorzystniejszej oferty jest dokumentowany pisemnie za pomocą protokołu postępowania. Termu zagadnieniu poświęciłem wpis Na co uważać przygotowując protokół z przebiegu zapytania ofertowego? Jeśli potrzebujesz dowiedzieć się o tym więcej, zapraszam.

Co dalej?

Bezpośrednio po wyborze powinno nastąpić podpisanie umowy z wybranym wykonawcą, choć czasem i przed podpisaniem umowy treść zapytania ofertowego przewiduje dodatkowe formalności (np. wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, złożenie harmonogramu prac itp.).