Jak skuteczniej startować w przetargu na usługi leśne dla nadleśnictwa?

realziacja zamówienia na usługi leśne - zrywka drewna forwarderem

12 min czytania

Czy do wygrania przetargu zawsze wystarczy tylko korzystna oferta?

Korzystna cenowo oferta to idealny punkt wyjścia dla wygrania przetargu.

Tyle tylko, że oferta korzystniejsza dla zamawiającego jest mniej korzystna dla Ciebie… Jak możesz sobie z tym poradzić? Spraw, by procedury przetargowe działały na Twoją korzyść. Nie tylko składaj ofertę, ale aktywnie uczestnicz w przetargu.

Jak możesz to osiągnąć?

  1. Sprawdź dokładnie warunki udziału dla wszystkich części postępowania, by móc złożyć ofertę z tym samym doświadczeniem, sprzętem i ludźmi na większą liczbę części.
  2. Zweryfikuj dodatkowo swoją ofertę przed jej złożeniem, by uniknąć błędów, które spowodują jej odrzucenie i utratę szansy na zamówienie.
  3. Przećwicz elektroniczne składanie oferty zanim zrobisz to po raz pierwszy.
  4. Sprawdź konkurencyjną ofertę, jeśli tylko ona dzieli Cię od wygranej w przetargu.
  5. Przygotuj się profesjonalnie do odpowiedzi na wezwanie zamawiającego do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, uzupełnienie dokumentów i innych, jakie otrzymasz w trakcie postępowania.

Poniżej opiszę dla Ciebie jak możesz realizować powyższe wskazania. Skorzystam tu ze swojego doświadczenia w pomocy firmom z branży usług leśnych. Ty też zacznij skuteczniej startować w przetargach prowadzonych przez Lasy Państwowe.

Jak złożyć ofertę na usługi leśne w jak największej liczbie części?

Wybór liczby części na jakie złożysz ofertę to często trudna decyzja.

Z jednej strony wiesz ile części dasz radę obsłużyć samodzielnie lub wspólnie ze swoimi stałymi partnerami. Z drugiej strony złożenie oferty tylko na taką ilość części, ile chcesz obsługiwać często stawia Cię w ryzykownym położeniu. Będzie tak w przypadku, gdy któryś z konkurentów postanowi zdecydowanie wkroczyć na ten sam teren oferując korzystne warunki cenowe.

Z tego powodu wiele firm składa oferty w zakresie liczby części znacznie większej niż są w stanie obsłużyć.

Jeśli chcesz złożyć ofertą na dużą ilość części zamówienia to możesz skorzystać z poniższych wskazówek:

  • wskazanie osób i sprzętu w przetargu dla jednego nadleśnictwa co do zasady nie stoi na przeszkodzie wskazaniu tych samych osób w zupełnie innym przetargu innego nadleśnictwa;
  • o ile nadleśnictwa ograniczają możliwość wykorzystania osób lub sprzętu do ograniczonej liczby części, o tyle za każdym razem od nowa przeanalizuj te ograniczenia, gdyż różnią się one w poszczególnych przetargach np. nie zakładaj, że osobę, która ukończyła szkolenie w zakresie pracy ze środkami chemicznymi możesz wskazać dla dwóch pakietów, bo tak było w poprzednich przetargach. Sprawdź to;
  • korzystanie z cudzego sprzętu, a w pewnych przypadkach również ludzi, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu i realizacji zamówienia nie musi odbywać się na zasadzie podwykonawstwa. Tym samym nie masz w takiej sytuacji problemów z realizacją zobowiązania do samodzielnej realizacji zamówienia;
  • możesz podjąć decyzję o niezłożeniu dokumentów wskazujących na Twoje zasoby w terminie składania ofert i uzupełnienie ich na dopiero na wezwanie zamawiającego, zwłaszcza jeśli uważasz, że Twoje ceny mają małe szanse na bycie najkorzystniejszymi.

Głównym Twoim ryzykiem jest wygranie większej liczby części niż planowałeś składając ofertę. Tak, nadmiar też może być problemem – zwłaszcza jeśli nie jesteś przygotowany na jego przyjęcie.

Dodatkowym ryzykiem jest niewłaściwe zaplanowanie składania ofert, bez rozeznania jak dalej mogą się potoczyć losy przetargu.

Co robić w przypadku uzyskania najlepszej punktacji w zbyt wielu częściach zamówienia?

Kiedy po otwarciu ofert okaże się, że Twoja oferta zawiera najkorzystniejsze warunki realizacji musisz zastanowić się nad swoimi opcjami.

Pierwsza to rezygnacja, z którejś części zamówienia i możliwość utrata wadium. Możliwość, gdyż w pewnych sytuacjach wadium można uratować, a zawsze warto spróbować je ratować.

I o ile perspektywa utraty wadium, które zazwyczaj wynosi od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych pewnie Cię nie cieszy to zwróć też uwagę, czy czasem nie jest to nadal mniejsze zło. Jeśli alternatywą jest udział w kolejnym przetargu w sąsiednim nadleśnictwie z obniżonymi cenami, to być może ta alternatywa oznacza utratę większych pieniędzy? Odleglejszy teren pracy, niższe ceny za realizację – to też potrafi być spory koszt. Nie odrzucaj więc od razu pierwszej opcji, przemyśl ją dokładnie.

Druga opcja to zlecenie części prac podwykonawcom. O ile Lasy Państwowe standardowo stosują kryterium oceny ofert dotyczące samodzielnej realizacji kluczowych elementów zamówienia (punktują realizację zamówienia bez podwykonawców) to jednak w szczegółach te przetargi się różnią.

Nieraz oprócz zastrzeżonych do samodzielnej realizacji elementów zamówienia pozostaje dużą część prac np. zastrzeżone kluczowe elementy zamówienia to prace związane z sadzeniem drzew i krzewów, podczas gdy większość wartości zamówienia stanowi pozyskanie i zrywka drewna.

Sprawdź dokładnie ten zakres i zastanów się nad swoimi możliwościami pozyskania podwykonawców i zyskownej realizacji zamówienia.

Kiedy warto sprawdzić swoją ofertę przed złożeniem w nadleśnictwie?

Wyobraź sobie, że przygotowałeś już ofertę i jesteś gotowy do jej wysłania zamawiającemu. Czy przekazujesz ją innej osobie do weryfikacji przed przekazaniem zamawiającemu?

Jeśli nie, to wystawiasz się na niepotrzebne ryzyko. Błędy zdarzają się każdemu: Tobie, innym wykonawcom, ale też zamawiającemu nadleśnictwu. Nie zdarzają się często, ale zdarzają się regularnie. Nie każdy spowoduje odrzucenie Twojej oferty, ale czy rzeczywiście chcesz się o tym dowiadywać, kiedy już niewiele możesz zrobić?

Moim zdaniem zawsze warto sprawdzać swoją ofertę przed złożeniem zamawiającemu.

Oferta jest prosta i wydaje Ci się, że nie ma w niej miejsca na błędy? Tym prościej będzie ją sprawdzić. Przecież to, że „wydaje Ci się” nie ma znaczenia dla zamawiającego. A błędy potrafią wcisnąć się do najprostszej nawet oferty.

Po sporządzeniu oferty daj ją zaufanej osobie do sprawdzenia. Może to być na przykład inny wykonawca, z którym wspólnie ubiegasz się o zamówienie w konsorcjum. Jemu również zależy, by oferta była poprawnie złożona. Jednocześnie zabezpieczasz się przed pretensjami, gdyby to Twój błąd spowodował odrzucenia Waszej wspólnej oferty.

Ważne, by taka osoba weryfikująca ofertę znała warunki zamówienia i widziała już niejedną ofertę. Jeśli dasz ofertę do sprawdzenie osobie bez takiej wiedzy to sam rezultat sprawdzania może być niewiarygodny.

Uwaga! Jeśli jednak nie masz pod ręką takiej osoby i nie zdecydujesz się na pomoc prawnika to pamiętaj, że nawet sprawdzenie oferty przez osobę, które nie ma obycia w zamówieniach jest lepsze niż złożenie oferty bez jakiejkolwiek weryfikacji.

Dlaczego powinieneś z wyprzedzeniem spróbować elektronicznego składania oferty?

Składanie oferty całkowicie elektronicznie to dla Ciebie nowość? To normalne. Pamiętaj, by do pierwszego składania oferty w formie całkowicie elektronicznej dobrze się przygotować. Tu jest więcej rzeczy, które mogą pójść nie tak niż w przypadku samodzielnego zawiezienia oferty do nadleśnictwa.

Mój ostatni klient przy mojej pomocy bez problemu poradził sobie ze złożeniem oferty w formie elektronicznej. Wszystkie jego wątpliwości rozwiązywałem na bieżąco. I wiesz co? Na sam koniec stwierdził, że nie spodziewał się, że pójdzie to tak sprawnie…

Portal Josephine, czyli portal który wykorzystują Lasy Państwowe do składania ofert jest dość intuicyjny w obsłudze. Być może mniej niż niektóre dopracowane aplikacje, z którymi stykasz się na co dzień. Jednak w porównaniu do innych portali umożliwiających elektroniczne złożenia oferty (choćby Miniportalu Urzędu Zamówień Publicznych) ten jest naprawdę dobry.

Co nie znaczy, że nie wywołuje wątpliwości przy pierwszych próbach jego użycia. Powinieneś wypróbować portal do składania oferty przed właściwym złożeniem oferty lub przynajmniej za pierwszym razem złożyć ofertę z kilkudniowym wyprzedzeniem. Nie możesz pozwolić, by jeden problem po stronie portalu, po stronie Twojego komputera, lub wreszcie, po Twojej stronie, zamienił się w stresującą próbę poprawnego złożenia oferty tuż przed upływem terminu składania ofert.

Niestety, ale zdarzają się sytuację, kiedy wykonawcy składają ofertę niepoprawnie lub nie dają rady jej złożyć w wymaganym terminie właśnie ze względu na problemy przy składaniu oferty drogą elektroniczną. To są ogromne nerwy, których byłem świadkiem, a których Ty możesz łatwo uniknąć.

Dlaczego miałbyś rezygnować z dodatkowej szansy na wygraną przetargu dla nadleśnictwa?

No właśnie. Czy uważasz, że nie warto walczyć o zamówienie, bo przed Tobą jest jeszcze jedna oferta z niższą ceną?

Pamiętaj, że walczysz o ważną część pracy dla swoje firmy, najczęściej na cały kolejny rok. Jeśli składasz ofertę na daną część zamówienia, jeśli chcesz ją wygrać i realizować, to działaj rzeczywiście tak jakbyś chciał ją wygrać.

Co sugeruję? Sprawdzenie oferty z korzystniejszą ceną, jeżeli to Twoja jest kolejna w rankingu ofert. To dodatkowa szansa na uzyskanie tego zamówienia.

Znam argumenty przeciw… najczęściej w konkurencyjnej ofercie nie ma poważnych błędów, zazwyczaj trafiają się braki, które można uzupełnić.

I to prawda. Tyle, że nawet jeżeli w co trzeciej ofercie znajdowałby się błąd, a z tych błędów tylko 30% byłaby poważna, to nadal masz ponad 10% dodatkowych szans na wygraną.

10% to mało? Powiedz to temu, kto dzięki tym 10% wygrywa przetargi. Nie każdy przetarg, tylko co dziesiąty. A jednak opłaca mu się to.

Dlaczego klienci współpracy ze mną? Po pierwsze, zajmuję się sprawdzaniem ofert zawodowo. Staram się, by dzięki mojej wiedzy i zdolności przygotowania argumentacji dla zamawiającego te 10% zwiększyło się o kolejne procenty. Po drugie, mogę zaoferować Ci model wynagrodzenia, w którym główny ciężar finansowy poniesiesz dopiero w przypadku wyeliminowania oferty konkurencji.

A może uważasz, że na tym nie skorzystasz? Zapytaj o moje warunki finansowe i sprawdź, czy się nie mylisz.

Jak odpowiadać na wezwania zamawiającego?

Złożenie oferty to nie wszystko:

  • Jeśli zaoferowałeś w przetargu nadleśnictwa korzystną cenę możesz otrzymać wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny Twojej oferty.
  • Jeżeli Twoja oferta wymaga wyjaśnień lub uzupełnień również otrzymasz wezwanie od zamawiającego.
  • Jeżeli Twoja oferta została najwyżej oceniona otrzymasz wezwanie do złożenia pozostałych dokumentów żądanych przez zamawiającego.
  • Jeżeli zamawiający wybrał ofertę, którą złożyłeś wspólnie w konsorcjum z innymi wykonawcami, to zostaniesz najpewniej poproszony o złożenia umowy konsorcjum.

Co istotne, wezwanie do wyjaśnienia ceny możesz otrzymać nawet jeśli Twoja cena nie wydaje Ci się wcale taka niska.

To dlatego, że przy rozliczeniu za faktycznie wykonane czynności istotna jest nie tylko cena ogólna, ale również wycena poszczególnych pozycji kosztorysu. Oto standardowy wymóg przetargów ogłaszanych przez nadleśnictwa: „Każda cena jednostkowa musi być tak podana, aby pokrywać wszelkie koszty i ryzyka Wykonawcy związane z realizacją czynności, której dotyczy. Wykonawca nie może kosztów realizacji danej czynności doliczać do kosztów realizacji innych czynności”.

A więc możesz otrzymać wezwanie do wyjaśnienia poszczególnych pozycji kosztorysu, a nie ceny całkowitej. Co więcej, Twoja oferta może zostać odrzucona jeśli z Twojej odpowiedzi nie będzie wynikało, że cena każdej wyjaśnianej pozycji pokrywa koszt jej realizacji.

Również inne wezwanie wymagają podobnej staranności przy odpowiedzi. Dlaczego? Być może ufasz, że zamawiający uzna odpowiedź, która nie została właściwie przygotowana, ale czy rzeczywiście tak zrobi? A jeśli nawet, to czy konkurenci nie złożą z tego powodu odwołania? Jeżeli zamówienie realizujesz porządnie, to zachowaj ten sam poziom w trakcie ubiegania się o jego uzyskanie.

A więc jak odpowiadać na wezwanie zamawiającego? Przede wszystkim starannie i profesjonalnie.

Jak realizować zamówienie i nie stracić?

Oczywiście wiesz lepiej ode mnie jak realizować swoje zamówienia. Mam jednak dla Ciebie dodatkową radę.

Realizujesz zamówienie w konsorcjum? Zadbaj o jasny i czytelny podział obowiązków oraz przychodów, by uniknąć sporów na etapie realizacji zamówienia.

Umowę konsorcjum będziesz potrzebował nawet jeśli startujesz w konsorcjum z tak zaufanymi partnerami, że nawet nie pomyślałeś o spisywaniu Waszych ustaleń. Nadleśnictwo będzie wymagało jej przekazania przed podpisaniem z Tobą umowy. Postaraj się, by umowa konsorcjum przekazywana nadleśnictwu:

  • nie była sprzeczna z rzeczywiście ustalonym sposobem realizacji zamówienia,
  • nie sprawiała wrażenia napisanej dzień wcześniej w trakcie pięciominutowej przerwy w innej pracy.

Umowę konsorcjum można zmienić na późniejszym etapie realizacji zamówienia.

Więc jak? Wiesz już jak skuteczniej startować w przetargu na usługi leśne?

 

Jak pomagam wykonawcom usług leśnych takim jak Ty?

  • Przygotowuję listę dokumentów wymaganych w przetargu i pomagam w ich przygotowaniu
  • Sprawdzam ofertę przed jej złożeniem zamawiającemu
  • Wyjaśniam jak złożyć ofertę w sposób elektroniczny i pomagam przy jej złożeniu
  • Weryfikuję wątpliwe działania zamawiających
  • Sprawdzam konkurencyjne oferty w poszukiwaniu błędów, które spowodują ich odrzucenie
  • Przygotowuję wyjaśnienia w odpowiedzi na wezwania otrzymane z nadleśnictwa
  • Sporządzam umowy konsorcjum i inne umowy potrzebne do realizacji zamówienia
  • I wykonuję wszelkie inne czynności, które pomogą Ci w walce o uzyskanie zamówienia publicznego.