Jak w 5 krokach złożyć ofertę w przetargu przez Miniportal i ePUAP?

biuro kancelarii

10 min czytania

Sprawdź czy jesteś gotowy na złożenie oferty

Zanim po raz pierwszy złożysz elektronicznie ofertę przez Miniportal i ePUAP radzę Ci upewnić się, że jesteś do tego przygotowany. Sprawdź kilka najważniejszych kwestii:

Czy w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający określił, że wymaga złożenia oferty właśnie przez Miniportal i ePUAP?

Jeśli zamawiający wymaga składania ofert w formie elektronicznej musi opisać sposób ich składania. Sama informacja, że oferta ma zostać złożona w formie elektronicznej to jeszcze nie wszystko. Istnieją różne portale umożliwiające elektroniczne złożenie oferty, a zamawiający ma prawo wyboru swojego rozwiązania. Z tego co widzę zamawiający korzystają z różnych rozwiązań np. Lasy Państwowe korzystają z portalu Josephine. Nie możesz automatycznie zakładać, że będzie to Miniportal wraz z ePUAP

Czy posiadasz kwalifikowany podpis elektroniczny dla osoby, która jest upoważniona do podpisania oferty? Czy umiesz go obsłużyć?

Podpisanie elektronicznej oferty przetargowej zawsze odbywa się z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Co oczywiste, podpisem takim musi dysponować osoba upoważniona do podpisania oferty. Ważne, by osoba ta umiała skorzystać ze swojego podpisu elektronicznego. Nie jest to trudne, ale wymaga trochę nauki za pierwszym razem. Sam doradzam swoim klientom, by wypróbowali swój podpis jak najszybciej. Dzięki temu mamy czas na rozwiązanie ewentualnych kłopotów z jego instalacją, a następnie używaniem.

Czy podmioty, których oświadczeń będziesz potrzebował również dysponują podpisem elektronicznym?

Łatwo o tym zapomnieć, ale jeśli występujesz w postępowaniu w konsorcjum lub korzystasz z zasobów podmiotu trzeciego to będziesz potrzebował dokumentów podpisanych przez te inne podmioty. Upewnij się więc czy i one są gotowe na elektroniczne podpisanie składanych dokumentów.

Czy posiadasz konto na platformie ePUAP?

Konto na platformie ePUAP wymagane jest do przesłania oferty zamawiającemu. To nie musi być konto firmowe. Będzie ono pełnić funkcję trochę jak poczta e-mail. Wykorzystasz je do przesłania oferty, a następnie dalszej komunikacji w postępowaniu. Możesz na nie otrzymać wezwania od zamawiającego w dalszym toku postępowania.

 

Gotowy? W takim razie poniżej przeprowadzę Cię przez całą procedurę złożenia oferty z wykorzystaniem szyfrowania przez aplikację Miniportalu oraz składania oferty przez portal ePUAP.

Krok 1. – Wypełnienie dokumentów

Pierwszy krok to elektroniczne wypełnienie np. w Wordzie dokumentów wymaganych przez zamawiającego. Mogą to być np. formularz oferty, kosztorys czy oświadczenie JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia).

Ten krok to żadna nowość. Dokumenty dla zamawiającego trzeba uzupełnić do każdego przetargu.

Jak uzupełnić informację stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w elektronicznej ofercie?

Jeżeli część informacji zawartych w Twojej ofercie to tajemnica przedsiębiorstwa powinieneś je przedstawić odrębnie od pozostałych dokumentów. Możesz to zrobić w dwojaki sposób:

  • przygotowując pierwszą wersję pliku zawierającą informacje, które nie zostały zastrzeżone oraz przygotowując drugą, pełną wersję pliku zawierającą wszystkie informacje – zastrzeżone oraz pozostałe, albo
  • przygotowując pierwszą wersję pliku zawierającą informacje, które nie zostały zastrzeżone oraz przygotowując plik tylko z informacjami zastrzeżonymi,

W ten sposób zamawiający będzie mógł łatwo udostępnić Twoją ofertę bez ujawniania zastrzeżonych informacji.

Co po wypełnieniu dokumentów?

Po wypełnieniu dokumentów, które składasz w terminie składania ofert nie drukuj ich i nie podpisuj odręcznie. Od razu możesz przejść do drugiego kroku, czyli ich podpisania.

Nie martw się, że sporządzone przez Ciebie pliki można będzie zmodyfikować. Po ich elektronicznym podpisaniu Twój podpis będzie pasował tylko do przygotowanej przez Ciebie treści pliku. Każda późniejsza modyfikacja nie zostałaby zweryfikowana jako podpisane przez Ciebie.

Krok 2. – Podpisanie dokumentów

Kolejny krok to podpisanie wszystkich dokumentów składanych zamawiającemu.

Kwalifikowany podpis elektroniczny wymaga użycia specjalnej karty kryptograficznej (wkładanej do czytnika lub karty micro zazwyczaj na stałe włożonej do czytnika) zawierającej dane konieczne do złożenia podpisu oraz oprogramowania dostarczanego przez wydawcę podpisu.

Sama procedura podpisu przebiega zazwyczaj podobnie. Wybierasz jeden lub więcej plików (możesz od razu podpisać za jednym zamachem wszystkie pliki do złożenia w przetargu), klikasz na przycisk uruchamiający procedurę podpisu i wreszcie podajesz PIN, który ustanowiłeś dla swojego podpisu.

Na koniec powinieneś otrzymać komunikat czy rzeczywiście procedura podpisu zakończyła się powodzeniem. Możesz też samodzielnie zweryfikować podpisane pliki czy rzeczywiście zostały podpisane.

Jak wygląda podpisany plik?

Zazwyczaj podpis elektroniczny pojawia się jako dodatkowy plik w folderze, w którym widnieje podpisywany dokument. Pamiętaj, że sam dokument bez pliku podpisu nie zostanie odczytany jako podpisany przez Ciebie. Potrzebujesz i pliku z dokumentem, i pliku z podpisem do tego dokumentu.

W przypadku formatu PDF podpis zazwyczaj jest zapisywany w samym pliku. Oznacza to, że nie pojawi Ci się dodatkowy plik z podpisem, lecz jest on dodany już do samego pliku PDF. Taki podpis jest też widoczny standardowo przy każdym otworzeniu takiego pliku.

Krok 3. – Stworzenie pliku ZIP

Podpisałeś już wszystkie składane zamawiającemu pliki? Pora je spakować do jednego pliku archiwum ZIP.

Najprostsze narzędzie do tworzenia pliku ZIP zawiera sam Windows. Oto jak je wykorzystać:

  1. Zaznacz wszystkie plik składane zamawiającemu – wszystkie składane pliki dokumentów oraz pliki podpisu to tych dokumentów.
  2. Kliknij na jeden z tych zaznaczonych plików prawym przyciskiem myszy – otworzy Ci się menu z wyborem poleceń.
  3. Wybierz „Wyślij do”, a następnie „Folder skompresowany (zip)” – pojawi się nowy plik w formacie ZIP zawierający wszystkie zaznaczone przez Ciebie pliki (polecenia Windows 8, w innych wersjach tego systemu figurują one pod zbliżonymi nazwami).
  4. Zmień nazwę swojego pliku ZIP na jakąś czytelną dla Ciebie np. „podpisana oferta na prowadzenie usług promocyjnych dla UM Gdańsk”.

Na etapie przesyłania oferty będziesz miał możliwość załączenia tylko jednego pliku – stąd konieczność stworzenia pliku ZIP – o rozmiarze do 150 MB.

Krok 4. – Szyfrowanie pliku ZIP

Kiedy już stworzyłeś plik ZIP musisz go zaszyfrować. Po złożeniu oferty system ePUAP od razu przekaże Twoją ofertę zamawiającemu. Bez szyfrowania mógłby on zaznajomić się z jej treścią przed terminem składania ofert.

Pobranie identyfikatora i klucza do zaszyfrowania oferty

Do zaszyfrowania pliku ZIP będziesz potrzebował dwóch informacji: identyfikatora postępowania oraz klucza publicznego postępowania, który posłuży do zaszyfrowania Twojej oferty.

Obie te informacje zamawiający powinien zamieścić na stronie internetowej postępowania. Klucz publiczny to plik, który musisz pobrać na swój komputer.

Jeśli informacji tych nie ma na stronie postępowania możesz je znaleźć na stronie Miniportalu. Otwórz listę postępowań wykorzystujących Miniportal i znajdź swoje postępowanie. Pomocne będą pola wyszukiwania na górze tabeli z listą przetargów. Po odnalezieniu swojego przetargu w tabeli kliknij w link „szczegóły” przy jego nazwie. Na stronie przetargu na Miniportalu znajdziesz identyfikator postępowania oraz będziesz mógł pobrać klucz publiczny.

Uwaga! Nie otwieraj sam pliku z kluczem publicznym. Może ona wówczas zostać zapisany w zmienionym formacie i już go nie wykorzystasz do szyfrowania. W razie takich problemów pobierz po prostu klucz ponownie.

Jak użyć aplikacji szyfrującej Miniportalu?

Pobierz na swój komputer aplikację szyfrującą Miniportalu (kliknij menu w prawym górnym rogu okna Miniportalu i wybierz „Aplikacja do szyfrowania” lub wejdź bezpośrednio na link https://miniportal.uzp.gov.pl/AplikacjaSzyfrowanie.aspx) i zainstaluj ją.

Uruchom aplikację szyfrującą Miniportalu, a następnie wybierze opcję: „Wykonawca (szyfrowanie ofert)”. W celu zaszyfrowania oferty podaj aplikacji identyfikator postępowania oraz wybierz swój plik z ofertą, a także wybierz miejsce na dysku, gdzie zapisałeś klucz publiczny postępowania. Kliknij przycisk „szyfruj”.

Następnie wyskoczy Ci okno, w którym będziesz mógł wybrać, gdzie chcesz zapisać plik z zaszyfrowaną ofertą oraz będziesz musiał wpisać jego nazwę. To ważne. Wpisz nazwę, z której będzie wynikało, że plik jest już zaszyfrowany np. „zaszyfrowana oferta na prowadzenie usług promocyjnych dla UM Gdańsk”.

Powinieneś otrzymać informację o poprawnym zaszyfrowaniu pliku, a nowy plik ZIP pojawi się w wybranej przez Ciebie lokalizacji. Zobacz jak łatwo byłoby pomylić plik ze spakowaną ofertą i plik z zaszyfrowaną ofertą. To dlatego od początku dbaj o porządek ze swoimi plikami. To Twoja oferta i nie chcesz pomyłek w trakcie jej składania.

Oferta jest już gotowa do złożenia. Pozostało jedynie przekazanie jej zamawiającemu.

Krok 5. – Składanie oferty przy wykorzystaniu formularza ePUAP

Wejdź na stronę https://obywatel.gov.pl/nforms/ezamowienia i wybierz „Formularz do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku”. Wypełnienie formularza i przesłanie go wraz z ofertą będzie wymagało konta na ePUAP. Nie musi to być konto podmiotu składającego ofertę, ale trzeba być przygotowanym, że zamawiający mógł przewidzieć dalsze prowadzenie korespondencji w postępowaniu przy pomocy platformy ePUAP, więc konto to musi być dla Ciebie dostępne.

Na platformie ePUAP musisz wykonać następujące czynności:

  1. Podać dane identyfikacyjne postępowania – numer ogłoszenia znajdziesz na ogłoszeniu o zamówieniu, ale również na stronie postępowania na Miniportalu.
  2. Uzupełnić dane formularza, czyli swoje dane oraz nazwę skrzynki ePUAP zamawiającego.
  3. W kolejnym kroku formularza dodać jako załącznik swoją przygotowaną ofertę (w naszym przykładzie byłby to plik „zaszyfrowana oferta na prowadzenie usług promocyjnych dla UM Gdańsk”). Nie musisz wpisywać swoich uwag.
  4. Ostatni krok formularz to podgląd wniosku. Sprawdź wszystkie informacje, a następnie wyślij wniosek. Możesz skorzystać z opcji „wyślij bez podpisu”. Podpisana jest sama oferta, nie musisz po raz kolejny potwierdzać woli jej złożenia.
  5. Powinieneś zostać przekierowany do strony z potwierdzeniem złożenia oferty. Widnieje na niej identyfikator potwierdzenia złożenia oferty. Skopiuj sobie ten numer. Bez niego nie uda Ci się zmienić lub wycofać oferty w przypadku takiej potrzeby.

Pamiętaj, że Twoja zaszyfrowana oferta jest od razu przekazywana zamawiającemu. Tym samym zamawiający widzi, że otrzymał ofertę w postępowaniu, z jakiej skrzynki została wysłana oraz jaka jest nazwa pliku z ofertą.

 

Napisałem ten artykuł z myślą o poprowadzeniu Cię przez proces elektronicznego składania oferty z wykorzystaniem Miniportalu i ePUAP. Chciałbym, by był dla Ciebie pomocny.

Nie możesz jednak zapomnieć o sprawdzeniu treści SIWZ. To ona ma decydujące znaczenie, a zamawiający ustanawia warunki składania ofert.

 

Jak pomagam wykonawcom składającym ofertę?

  • Przygotowuję listę dokumentów wymaganych w przetargu i pomagam w ich przygotowaniu
  • Sprawdzam ofertę przed jej złożeniem zamawiającemu
  • Wyjaśniam jak złożyć ofertę w sposób elektroniczny i pomagam przy jej złożeniu
  • Weryfikuję wątpliwe działania zamawiających
  • Sprawdzam konkurencyjne oferty w poszukiwaniu błędów, które spowodują ich odrzucenie
  • Sporządzam odwołania i reprezentuję wykonawców przed Krajową Izbą Odwoławczą
  • Przygotowuję wyjaśnienia w odpowiedzi na wezwania otrzymane z nadleśnictwa
  • Sporządzam umowy konsorcjum i inne umowy potrzebne do realizacji zamówienia
  • I wykonuję wszelkie inne czynności, które pomogą Ci w walce o uzyskanie zamówienia publicznego.