Jak wyjaśnić niską cenę w przetargu na catering?

Potrzebujesz pomocy?

Piszesz wyjaśnienia niskiej ceny usługi cateringowej (wyżywienia)?

Przygotowałem dla Ciebie poniżej pomocny poradnik. Odnosi się on konkretnie do pisania wyjaśnień dla Twojej branży, ogólne zasady pisania wyjaśnień opisałem już wcześniej, z nimi również warto się zapoznać

Mój artykułu nie jest wyczerpujący, ale ma za zadanie pomóc Ci rozpocząć pisanie wyjaśnień i odpowiedzieć na najważniejsze wątpliwości. Zaryzykuję stwierdzenie, że po jego przeczytaniu będziesz wiedzieć znacznie więcej o wyjaśnianiu niskiej ceny niż przeciętna osoba sporządzająca wyjaśnienia przy tego rodzaju zamówieniach…

Jeśli zaś potrzebujesz pomocy przy bardziej szczegółowych kwestiach, chcesz by ktoś sprawdzić Twoją pracę i rozbudował pismo o pomocne orzecznictwo to zapraszam do skorzystania z mojej pomocy.

Jak wyjaśnić koszty surowców?

Największą i najtrudniejszą do wyjaśnienia pozycją kosztową są koszty zakupu surowców (artykułów spożywczych koniecznych do przygotowania potraw).

Najprostszą stosowaną metodą jest oszacowanie tych kosztów na podstawie własnego osądu bez przedstawiania jakichkolwiek wyliczeń. Lepsze to niż brak wyjaśnień, ale na tym koniec zalet tego rozwiązania. Daje ono efekty zupełnie nieweryfikowalne przez zamawiającego.

Ze stosowaniem takich uproszczeń powinieneś ograniczyć się do sytuacji, kiedy masz przekonanie, że konkurencja nie złoży odwołania do KIO a sam zamawiający nie będzie podchodził wrogo lub w sposób wymagający do otrzymanych wyjaśnień.

W przypadku potrzeby przygotowania realnych wyjaśnień proponuję przygotowanie menu dla krótkiego, ale reprezentatywnego okresu realizacji zamówienia. Przyjmijmy, że będą to dwa tygodnie (w konkretnym przypadku zależnie od wymagań zamawiającego może być konieczne przyjęcie innego okresu). I dla tego menu należałoby następnie wypisać wymagane surowce, również co do ilości, oraz co najważniejsze, ich kosztu.

Brzmi jak sporo pracy, prawda? Na szczęście dalej będzie już prościej.

Jak wyliczyć koszty pracy przy przygotowaniu posiłków?

Trudno o jednoznaczne określenie kosztów pracy przygotowania posiłków w ramach konkretnego zamówienia. Zazwyczaj czas pracy personelu kuchennego dotyczy niepodzielnie pracy przy realizacji większej ilości zamówień.

Proponuję Ci więc uproszczenie całej tej sytuacji i uwzględnienie czasu pracy w części równej proporcji ilości posiłków przygotowywanych dla danego zamówienia do ogólnie przygotowywanej ilości posiłków.

I tak, jeżeli zamówienie obejmuje miesięczne przygotowanie 2500 obiadów szkolnych, a obecnie miesięcznie przygotowujesz ok. 22 000 obiadów (zakładając znikomy udział innych posiłków), to udział nowego zamówienia w łącznej ilości przygotowywanych posiłków wyniesie nieco ponad 10% (piszę w przybliżeniu na potrzeby tego artykułu, w przypadku pisania wyjaśnień najlepiej być tak precyzyjnym, jak się da).

Tym samym możesz przyjąć do celów wyjaśnień właśnie ten ponad 10-procentowy udział kosztów pracy pracowników kuchennych. Jeśli więc ten koszt wynosi u Ciebie miesięcznie 12 000 złotych, to dla naszego zamówienia właściwe będzie przyjęcie kosztu 1225 złotych.

Oczywiście propozycja ta oparta jest na uproszczeniach, przede wszystkim zakłada podobny czas przygotowania każdego posiłku. Jeśli jednak nie ma tu radykalnych różnic to przybliżenie powinno być wystarczająco wierne dla celu sporządzania wyjaśnień.

Jak wyjaśnić inne koszty?

Tę samą proporcję możesz zastosować do innych kosztów, które są bezpośrednio związane z przygotowywaniem posiłków (koszt energii i gazu do przygotowania posiłków).

W przypadku kosztów ogólnych działalności (koszty utrzymania lokalu i wyposażenia, koszty administracyjne) możesz je wyliczyć w podobnej proporcji lub w proporcji przychodów z danego zamówienia do łącznych przychodów z działalności (dla tego samego okresu czasu).

Pamiętaj, by odrębnie policzyć koszty pracy związane z dowozem i innymi czynnościami, dla których podobne proporcje nie będą miały już tyle sensu (np. czas dostarczenia posiłków jest mocno powiązany z czasem samego dojazdu, nie tylko z ilością dowożonych posiłków).

Inne koszty, jak koszt opakowania, w którym ma zostać dostarczony posiłek (jeżeli dotyczy) łatwo wyliczyć jako iloczyn ceny jednej sztuki i wykorzystanej ilości opakowań.

Jak pokazać koszty dowozu?

W przypadku usług cateringowych świadczonych na przestrzeni dłuższego czasu (np. obiady dla dzieci w placówkach edukacyjnych) istotną rolę odgrywają również koszty dowozu.

Te koszty zdecydowanie łatwiej pokazać w sposób precyzyjny. Tak też trzeba to zrobić, co pokaże zamawiającemu, że Twoje wyjaśnienia są ogólniejsze w części dotyczącej kosztów przygotowania posiłków jedynie z uwagi na trudności w ich precyzyjniejszym wskazaniu. Inaczej całe wyjaśnienia zaczną ciążyć w kierunku ogólnikowości.

Koszty dowozu to przede wszystkim koszty paliwa, ale również inne koszty utrzymania auta i koszt pracy kierowcy.

Tutaj ważnym czynnikiem pozwalającym na obniżenie kosztów może być realizowanie innych zamówień z dowozem w inne pobliskie lokalizacje. Pozwoli to na wskazanie nie całkowitych kosztów dowozu, a jedynie kosztów związanych z wydłużeniem trasy dowozu.

Czy warto porównać cenę z innymi zamówieniami?

Każde zamówienie jest inne, ale to nie znaczy, że nie ma zamówień podobnych. Dobrym argumentem dla zamawiającego o rynkowym poziomie Twojej ceny jest porównanie jej do cen innych podobnych zamówień.

Oczywiście taki argument nie jest wystarczający do zamknięcia sprawy wyjaśnień, ale pozwala zamawiającemu znaleźć właściwą perspektywę, szczególnie w sytuacji kiedy cena proponowana przez konkurencję jest znacznie wyższa.

Przedstawiając ten argument również nie idź na łatwiznę i poza porównaniem cen wynikających z różnych zamówień pokaż, w jakim stopniu są one podobne w realizacji do aktualnego zamówienia (skala zamówienia, wymogi co do posiłków, odległość dowozu, ilość punktów do których są dowożone posiłki itp.).

Czego musisz unikać?

Szczegółowość wyjaśnień to kwestia ocenna. Mam świadomość, że rzadko masz jednocześnie dużo czasu na przygotowanie wyjaśnień, pełną wiedzę na temat struktury swoich kosztów oraz jeszcze wiedzę prawniczą umożliwiającą najlepsze przedstawienie swoich argumentów.

W miarę możliwości unikaj jednak:

• argumentów na wysokim poziomie ogólności – „koszty dowozu zostaną obniżone ze względu na optymalizację trasy dowozu”;
• wskazywania pozytywnych czynników, które dotyczą praktycznie każdego wykonawcy np. hurtowych ilości zakupu składników. Powinieneś pokazać co wpłynęło na obniżenie ceny Twojej oferty w stosunku do konkurencji. I mogą to być wielkości zakupu składników z tym, że powinny być one istotnie większe niż u konkurencji, najlepiej też gdybyś potrafił wskazać konkretną korzyść, która z tego wynika (jak dodatkowe procenty upust dla danego poziomu obrotu);
• niezałączania dowodów do wyjaśnień – nawet jeśli uznajesz swoje wyjaśnienia za wystarczające bez nich poprzyj najważniejsze pozycje kosztowe dowodami.