Rażąco niska cena – kiedy zamawiający wzywa do wyjaśnień?

30 procent różnicy w cenie

12 min czytania

Kiedy zamawiający musi wezwać do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

Poniżej znajdziesz dwie podstawowe sytuacje, kiedy zamawiający musi wezwać wykonawcę do wyjaśnienia zaoferowanej ceny:

  • cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia wraz z podatkiem VAT, a rozbieżność nie wynika z oczywistych okoliczności, lub
  • cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen złożonych ofert (praktycznie wszystkie są brane pod uwagę, w tym cena oferty badanej pod kątem rażąco niskiej ceny) , a rozbieżność nie wynika z oczywistych okoliczności.

Obie okoliczności opierają się na prostym porównaniu dwóch wartości – ceny badanej oferty oraz progu 70% wartości zamówienia lub średniej cen ofert. Jeżeli cena badanej oferty jest niższa od tego progu to zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia wyjaśnień w zakresie ceny oferty.

Tylko istnienie oczywistych okoliczności uzasadniających tak dużą rozbieżność umożliwia zamawiającemu odstąpienie od wysłania wezwania. Taką okolicznością może być zawyżona wartość zamówienia, co widać w sposób oczywisty w porównaniu do złożonych ofert (np. wszystkie trzy złożone oferty są o ok. 40% niższe od wartości zamówienia).

Pomagam w zakresie:

  • przygotowania wyjaśnień (sporządzenie wyjaśnień na podstawie informacji uzyskanych od Ciebie lub weryfikacja Twoich wyjaśnień przed przekazaniem zamawiającemu),
  • przekonania zamawiającego do wezwania konkurenta do wyjaśnienia ceny oferty,
  • analizy szans odrzucenia oferty z powodu rażąco niskiej ceny,
  • każdym innym związanym z tematem rażąco niskiej ceny w ofercie przetargowej

Skontaktuj się ze mną pod nr telefonu 510 506 503

Czy zamawiający może wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień, kiedy różnica w cenie jest mniejsza niż 30%?

Oczywiście.

Próg 30% jest z góry narzuconym w prawie zamówień publicznych sygnałem ostrzegawczym dla zamawiającego. Jasne jest jednak, że nawet mniejsza różnica w cenie może świadczyć o rażąco niskiej cenie oferty.

Właśnie z tego powodu wystarczającą podstawą do wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień są same wątpliwości zamawiającego co do możliwości realizacji zamówienia za zaoferowaną cenę przez Ciebie lub innego wykonawcę.

W ten sposób może się nawet zdarzyć, że zamawiający będzie miał wątpliwości co do cen wszystkich złożonych ofert.

Na podstawie wątpliwości zamawiającego badana może być nie tylko cena całkowita oferty, ale również jej istotne elementy.

Zamawiający nie ma przy tym pełnej dowolności w uznawaniu, kiedy ma wątpliwości. Jeśli uważasz, że cena ofertowa konkurencyjnego wykonawcy jest rażąco niska powinieneś oczekiwać od zamawiającego, by wezwał go do wyjaśnienia tej ceny, choćby nie była niższa o 30% od średniej cen ofert czy wartości zamówienia.

Oczywiście nie da się prosto powiedzieć, kiedy cena powinna wydawać się rażąco niska. Decydujące znaczenie mają indywidualne okoliczności zamówienia. W przypadku niektórych zamówień konieczne może być wezwanie do złożenia wyjaśnień wykonawcy, którego cena oferty jest tylko o 15% niższa od szacunkowej wartości zamówienia z VAT, ale w innym różnica 25% może nie budzić wątpliwości. To dlatego, że zamówienia są różne, w niektórych jest mniej miejsca do cięcia kosztów (tam gdzie istotne koszty to wynagrodzenie za pracę na stanowiskach z wynagrodzeniem minimalnym i z góry określoną ilość godzin), w innych więcej (zamówienia o złożonym charakterze lub wysokiej marży).

Miałem okazję pomóc wykonawcy, którego konkurencja zaoferowała cenę znacznie niższa niż rynkowa. Zamawiający nie chciał nawet wezwać drugiego wykonawcy do wyjaśnienia ceny, gdyż do progu 30% zabrakło kilku punktów procentowych. Na skutek złożonego odwołania KIO uznała, że wezwanie w tej sytuacji było konieczne, a nasz konkurent musi się ze swojej ceny wytłumaczyć.

Czemu służy wezwanie do wyjaśnienia ceny oferty?

Wezwanie ma doprowadzić do wglądu zamawiającego w źródła i wysokość kosztów realizacji zamówienia.

Nie zapominaj, że zamawiający nie ma takiej wiedzy jak wykonawcy co do kosztów realizacji. Trudno mu ocenić realność ceny i zazwyczaj zdaje sobie z tego sprawę.

Wezwanie to również pierwszy krok do odrzucenia oferty z powodu rażąco niskiej ceny. Zamawiający nie może tak odrzucić oferty bez wcześniejszego wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień.

Z tego powodu chciałbyś, by zamawiający wysłał takie wezwanie do Twojej konkurencji. I z tego samego powodu musisz poważnie traktować wezwanie, które sam otrzymałeś od zamawiającego.

Oczywiście wezwanie nie oznacza, że zamawiających planuje czy chce odrzucić Twoją ofertę. Opisałem Ci wcześniej sytuacje, kiedy zamawiający automatycznie wzywa do wyjaśnienia ceny oferty. Wiedz jednak, że nawet jeśli zamawiający łagodnie potraktuje Twoją odpowiedź, to nie znaczy, że to samo zrobią konkurenci – dysponujący przecież prawem zaskarżenia wszystkich czynności zamawiającego.

Czy 30% różnicy w cenie to 100% szans na otrzymania wezwania?

Od konieczności wezwania wykonawcy w przypadku różnicy co najmniej 30% ceny jego oferty do średniej ofert lub szacowania istnieje wyjątek. Zamawiający nie wezwie Cię do wyjaśnień, jeśli uzna, że ta różnica w cenie wynika z oczywistych okoliczności.

Jakie okoliczności są oczywiste? Możliwą podstawą jest istotny błąd w oszacowaniu wartości zamówienia. Raczej nieczęsto jednak zamawiający chcą tak otwarcie pokazywać jak ciężko jest czasem prawidłowo oszacować wartość zamówienia.

Podstawą do odstąpienia od wezwania może być również ewidentna zmiana okoliczności np. warunków rynkowych czy samego opisu przedmiotu zamówienia, które nastąpiły już po ogłoszeniu postępowania.

Trudniej o taką oczywistość, jeśli różnica co najmniej 30% dotyczy średniej cen złożonych ofert. Sugerowałoby to, że cena niektórych ofert jest znacznie zawyżona. I choć rzeczywiście takie oferty w postępowaniach przetargowych są składane, to jednak zamawiający często nie mają wiedzy, by ocenić skąd wynika poziom cen poszczególnych ofert złożonych w postępowaniu. W przypadkach ewidentnych (jedna wysoka oferta i wiele ofert w niższym przedziale cenowym) jest to jednak podstawa, która ma oparcie w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej.

Jak wyliczyć 30% różnicy pomiędzy ceną a wartością zamówienia?

Do porównanie powinieneś użyć ceny brutto oferty oraz wartości zamówienia powiększoną o wartość podatku VAT.

Wartość zamówienia to szacunkowa wartość zamówienia ustalona przez zamawiającego przed wszczęciem postępowania. W przypadku robót budowlanych jest ona ustalana na podstawie kosztorysu, a w przypadku innych zamówień na podstawie rozeznania rynku, wartości wcześniej udzielanych zamówień lub innej podobnej metody.

Wartość zamówienia jest wpisywana przez zamawiającego do protokołu prowadzonego postępowania. Po terminie składania ofert nie powinieneś mieć problemu z uzyskaniem takiej informacji od zamawiającego.

Zwróć uwagę, że do porównania nie wykorzystuje się budżetu przeznaczonego przez zamawiającego na realizację zamówienia, czyli tej kwoty, która jest podawana przed otwarciem ofert. Określa ona jedynie możliwości finansowe zamawiającego. Budżet zamawiającego może odpowiadać szacunkowej wartości zamówienia, ale może też być od niej wyraźnie niższy.

Jak wyliczyć 30% różnicy pomiędzy ceną a średnią cen złożonych ofert?

W tym przypadku do porównania z ceną brutto oferty należy użyć średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Jak wyliczysz taką średnią? Wystarczy, że zsumujesz wartość cen brutto wszystkich złożonych ofert, a sumę podzielisz przez liczbę złożonych ofert.

Czy przy wyliczeniu średniej należy uwzględnić oferty odrzucone?

Tak, należy wziąć pod uwagę ceny odrzuconych ofert, nawet tych nieodpowiadających treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Wynika z tego niestety konieczność przyrównywania ceny oferty spełniającej wymagania zamawiającego i takiej, która może odnosić się do zupełnie innego standardu świadczonych usług czy oferowanych dostaw.

Może to budzić wątpliwości natury praktycznej, ale sama treść przepisu nie pozostawia w tym zakresie wątpliwości.

Jedyny wyjątek dotyczy ofert złożonych po terminie oraz odrzuconych ze względu na zawarte w nich błędy w obliczeniu ceny lub koszt – te nie są wliczane do średniej.

Czy przy wyliczeniu średniej należy uwzględnić cenę oferty badanej?

Tak, choć to również potrafi wywołać problemy.

Kryterium średniej arytmetycznej jest tym bardziej miarodajne, im jest więcej ofert. W przypadku niewielu ofert niska cena jednej z nich wyraźnie wpływa na samą średnią cenę wszystkich złożonych ofert.

Najbardziej widać to w przypadku, gdy w postępowaniu złożono tylko dwie oferty. Dopiero kiedy jedna z nich będzie o ponad połowę tańsza od drugiej, wtedy jej cena będzie równocześnie o ponad 30% niższa od średniej arytmetycznej cen obu złożonych ofert.

Tym samym przy dwóch ofertach cena jednej z nich może być o 30% niższa od ceny drugiej. Decydujące znaczenie ma porównanie do średniej cen złożonych ofert.

Kiedy wezwanie może dotyczyć tylko części składowych ceny oferty?

Podstawą wezwania mogą być wątpliwości zamawiającego co do istotnych części składowych ceny ofertowej. Nie ma jednocześnie precyzyjnego miernika, który określałby jaki element ceny całkowitej jest istotny, a więc i może być badany samodzielnie.

Możliwość badania istotnych części składowych ceny oznacza, iż nie ma konieczności, by jednocześnie cena całkowita również budziła wątpliwości zamawiającego.

Prawo zamówień publicznych wśród podstaw odrzucenia oferty nie wymienia wprost sytuacji, kiedy istotna część składowa ceny oferty jest rażąco niska. Szersze rozumienie tejże podstawy odrzucenia pojawiło się jednak w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. Stąd baczną uwagę musisz zwracać również na wyjaśnienie istotnych elementów ceny, nawet jeśli cena całkowita Twojej oferty jest dobrze uzasadniona.

W pewnych okolicznościach zamawiający powinien szczególnie przyjrzeć się poszczególnym częściom składowym ceny – są to rozliczenie kosztorysowe oraz zamówienia, w których zamawiający zastrzega sobie prawo do istotnego zmniejszenia zakresu zamówienia.

W obu tych sytuacjach zmienić może się całkowita cena za realizację zamówienia lub sama proporcja pomiędzy poszczególnymi częściami składowymi oferty. Przez to nieadekwatna wycena tylko pewnych części zamówienia może się okazać jeszcze ważniejsza, jeśli ich udział w kosztach realizacji zamówienia wzrośnie z uwagi na charakter wynagrodzenia kosztorysowego lub przewidywane zmiany zakresu zamówienia.

Warto przygotować się do wezwania z wyprzedzeniem

Wyjaśnienie, że cena oferty nie jest rażąco niska wymaga pracy i pomysłu, warto przygotować się do tego wcześniej niż z momentem otrzymania wezwania. Co więcej, jeśli zamawiający odrzuci Twoją ofertę to w odwołaniu do Krajowej Izby Odwoławczej nie napiszesz nowych wyjaśnień wysokości swojej ceny. Wszystko musi być gotowe już na etapie odpowiedzi na wezwanie zamawiającego.

Moja rada: sprawdź niezwłocznie po otwarciu ofert, czy Twoja oferta nie spełnia któregoś z kryteriów różnicy 30%. W tym celu możesz wypytać zamawiającego o podanie szacunkowej wartości zamówienia lub zażądać kopii protokołu postępowania, w którym ta informacja jest odnotowywana.

Dzięki temu uzyskasz dodatkowy czas na przygotowanie wyjaśnień. Jest to szczególnie istotne, kiedy nabywasz przedmiot dostawy lub ważne komponenty czy usługi za granicą, a potrzebujesz dobrego udokumentowania tych kosztów.

Zamawiający różnie wyznaczają terminy na złożenie wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Zazwyczaj jest to od 3 do 5 dni roboczych. To odpowiedni termin na napisanie wyjaśnień, ale trochę krótki na uzyskanie niektórych dowodów czy na wypracowanie dodatkowych argumentów. Jeśli wiesz już, że otrzymasz wezwanie to nie trać czasu i przygotuj się zawczasu.

Jak mogę Ci pomóc przy wyjaśnianiu ceny oferty?

  • Omówię z Tobą typowe argumenty za niższym poziomem kosztów.
  • Poszukam możliwości wskazania indywidualnych okoliczności wpływających na obniżenie ceny.
  • Wyjaśnię, które argumenty są zasadne, a które lepiej zatrzymać dla siebie.
  • Pomogę sporządzić prawidłową kalkulację kosztów.
  • Dodam orzecznictwo popierające Twoje stanowisko.
  • Przygotuję końcową treść wyjaśnień.

W typowej sprawie moje wynagrodzenie za powyższe czynności to wedle Twojego wyboru:

wariant 1.   600 zł netto, a w razie podpisaniu umowy dodatkowo 1200 zł netto,

wariant 2.   1200 zł netto niezależnie od podpisania umowy

Jak mogę Ci pomóc przy badaniu realności ceny konkurencyjnej oferty?

  • Sprawdzę wyjaśnienia Twoich konkurentów
  • Sporządzę pismo do zmawiającego w sprawie ceny oferty konkurencyjnej oferty
  • I wszystko inne czego potrzebujesz w związku z wyjaśnieniami niskiej ceny oferty w przetargu