Kiedy możesz otrzymać wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

30 procent różnicy w cenie

10 min czytania

Kiedy zamawiający musi, a kiedy może wezwać do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

Poniżej znajdziesz trzy podstawowe sytuacje, kiedy zamawiający powinien wezwać wykonawcę do wyjaśnienia zaoferowanej ceny:

  • cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia wraz z podatkiem VAT, a rozbieżność nie wynika z oczywistych okoliczności,
  • cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, a rozbieżność nie wynika z oczywistych okoliczności,
  • zaoferowana cena lub jej istotne części składowe wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami.

O ile w przypadku różnicy co najmniej 30 % decyduje arytmetyka, o tyle ostatni punkt dotyczy ogólniejszej przesłanki do żądania złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny przez zamawiającego. Wystarczy, że cena, ale także (na co musisz zwracać uwagę) jej istotne części, wydaje się rażąco niska.

Cena, która wydaje się rażąco niska (i budzi wątpliwości zamawiającego co do możliwości prawidłowej realizacji zamówienia) powoduje konieczność wezwania wykonawcy, choćby różniła się o mniej niż 30% od średniej ceny czy wartości zamówienia.

Jak udzielić odpowiedzi na wezwanie zamawiającego?

Jeśli szukasz wskazówek co do sporządzenia odpowiedzi na wezwanie do wyjaśnienia ceny oferty przeczytaj artykuł Zasady wyjaśnienia rażąco niskiej ceny.

Oczywiście nie da się prosto powiedzieć, kiedy cena powinna wydawać się rażąco niska. Decydujące znaczenie mają indywidualne okoliczności zamówienia. Tym samym zamawiający może zdecydować się wezwać do złożenia wyjaśnień wykonawcę, którego cena oferty jest tylko o 10% niższa od szacunkowej wartości zamówienia z VAT, ale w innym przetargu zaniechać wezwania do wykonawcy którego cena oferty jest niższa już o 25%. Wszystko to jest możliwe, o ile oczywiście jest uzasadnione warunkami realizacji zamówienia.

Pamiętaj, że zamawiający nie ma tu pełnej dowolności w uznawaniu, kiedy ma wątpliwości. Jeśli uważasz, że cena ofertowa konkurencyjnego wykonawcy jest rażąco niska powinieneś oczekiwać od zamawiającego, by wezwał go do wyjaśnienia tej ceny.

Czemu służy wezwanie do wyjaśnienia ceny oferty?

Wezwanie to pierwszy krok do odrzucenia oferty wykonawcy z powodu rażąco niskiej ceny. Zamawiający nie może odrzucić oferty wykonawcy uznając ją za rażąco niską bez wcześniejszego wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień.

Z tego powodu chciałbyś, by zamawiający wysłał wezwanie do Twojej konkurencji. Z tego samego powodu musisz poważnie traktować wezwanie, które sam otrzymałeś od zamawiającego.

Oczywiście wezwanie nie oznacza, że zamawiających planuje czy chce odrzucić Twoją ofertę. Pamiętasz sytuacje, kiedy zamawiający automatycznie wzywa do wyjaśnienia ceny oferty – tę różnicę 30%? Zamawiający nie ma wówczas za dużego wyboru, wysyła wezwania, choćby nie chciał odrzucić żadnej z ofert.

Nie zapominaj też, że zamawiający nie ma takiej wiedzy jak wykonawcy co do kosztów realizacji. Trudno mu ocenić realność ceny i zazwyczaj zdaje sobie z tego sprawę.

Czy 30% różnicy w cenie to 100% szansa otrzymania wezwania?

Od konieczności wezwania wykonawcy w przypadku różnicy co najmniej 30% ceny jego oferty do średniej ofert lub szacowania istnieje wyjątek. Zamawiający nie wezwie Cię do wyjaśnień, jeśli uzna, że ta różnica w cenie wynika z oczywistych okoliczności.

Jakie okoliczności są oczywiste? Raczej nieczęsto zamawiający będą się powoływać (choć mogą) na błąd w szacowaniu. Wątpliwe, by ktoś chciał tak otwarcie pokazywać jak ciężko mu prawidłowo oszacować wartość zamówienia. Taką podstawą może być również ewidentna zmianę okoliczności np. warunków rynkowych czy samego opisu przedmiotu zamówienia od czasu szacowania do terminu składania ofert.

Powyższe dotyczy jednak różnicy w stosunku do szacowania. Trudniej o taką oczywistość, jeśli różnica co najmniej 30% dotyczy średniej cen złożonych ofert. Sugerowałoby to, że cena niektórych ofert jest istotnie zawyżona. I choć rzeczywiście takie oferty w postępowaniach przetargowych są składane, to jednak zamawiający często nie mają wiedzy, by ocenić skąd wynika poziom cen poszczególnych ofert złożonych w postępowaniu. Najczęściej pozostają pewne wątpliwości, a przepis wymaga oczywistości do zaniechania wezwania.

Jak wyliczyć 30% różnicy pomiędzy ceną a wartością zamówienia?

Do porównanie powinieneś użyć ceny brutto oferty oraz wartości zamówienia powiększoną o wartość podatku VAT.

Wartość zamówienia to szacunkowa wartość zamówienia ustalona przez zamawiającego przed wszczęciem postępowania. W przypadku robót budowlanych jest ona ustalana na podstawie kosztorysu, a w przypadku innych zamówień na podstawie rozeznania rynku, wartości wcześniej udzielanych zamówień lub innej podobnej metody.

Wartość zamówienia jest wpisywana przez zamawiającego do protokołu prowadzonego postępowania. Po terminie składania ofert nie powinieneś mieć problemu z jej uzyskaniem od zamawiającego.

Zwróć uwagę, że do porównania nie wykorzystuje się budżetu przeznaczonego przez zamawiającego na realizację zamówienia, czyli tej kwoty, która jest podawana przed otwarciem ofert. Określa ona jedynie możliwości finansowe zamawiającego. Tym samym budżet zamawiającego może odpowiadać szacunkowej wartości zamówienia, ale może też być od niej wyraźnie niższy.

Jak wyliczyć 30% różnicy pomiędzy ceną a średnią cen złożonych ofert?

W tym przypadku do porównania z ceną brutto oferty należy użyć średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Jak wyliczysz taką średnią? Wystarczy, że zsumujesz wartość cen brutto wszystkich złożonych ofert, a sumę podzielisz przez liczbę złożonych ofert.

Czy przy wyliczeniu średniej należy uwzględnić oferty odrzucone?

Tak, należy wziąć pod uwagę ceny odrzuconych ofert, nawet tych nieodpowiadających treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Wynika z tego niestety konieczność przyrównywania ceny oferty spełniającej wymagania zamawiającego i takiej, która może odnosić się do zupełnie innego standardu świadczonych usług czy oferowanych dostaw.

Może to budzić wątpliwości natury praktycznej, ale sama treść przepisu nie pozostawia w tym zakresie wątpliwości.

Czy przy wyliczeniu średniej należy uwzględnić cenę oferty badanej?

Tak, choć to również potrafi wywołać problemy.

Kryterium średniej arytmetycznej jest tym bardziej miarodajne, im jest więcej ofert. W przypadku niewielu ofert niska cena jednej z nich wyraźnie wpływa na samą średnią cenę wszystkich złożonych ofert.

Najbardziej widać to w przypadku, gdy w postępowaniu złożono dwie oferty. Dopiero kiedy jedna z nich będzie o ponad 46% tańsza od drugiej, wtedy jej cena będzie równocześnie o ponad 30% niższa od średniej arytmetycznej cen obu złożonych ofert.

Tym samym przy dwóch ofertach cena jednej z nich może być o 30% niższa od ceny drugiej. Decydujące znaczenie ma porównanie do średniej cen złożonych ofert, która w takim przypadku będzie zaniżona właśnie przez tą niską ofertę.

Czy zamawiający może wezwać do złożenia wyjaśnień, kiedy badana różnica jest mniejsza niż 30%?

Oczywiście.

Próg 30% jest z góry narzuconym w prawie zamówień publicznych sygnałem ostrzegawczym dla zamawiającego. Jasne jest jednak, że nawet mniejsza różnica w cenie może świadczyć o rażąco niskiej cenie oferty.

Właśnie z tego powodu podstawową przesłanką do wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień są same wątpliwości zamawiającego co do możliwości realizacji zamówienia przez Ciebie lub innego wykonawcę za zaoferowaną cenę.

Wątpliwości te mogą dotyczyć oferty bez względu na to czy jest o 5% czy o 25% niższa od wartości zamówienia uwzględniającej podatek VAT. W ten sposób może się zdarzyć, że zamawiający będzie miał wątpliwości co do cen ofert wszystkich wykonawców.

Kiedy wezwanie może dotyczyć istotnych części składowych ceny oferty?

Podstawą wezwania mogą być wątpliwości zamawiającego co do istotnych części składowych ceny ofertowej.

Dotyczy to nawet takiej sytuacji, kiedy cena całkowita teoretycznie nie budzi wątpliwości zamawiającego.

Prawo zamówień publicznych wśród podstaw odrzucenia oferty nie wymienia wprost sytuacji, kiedy istotna część składowa ceny oferty jest rażąco niska. Szersze rozumienie tejże podstawy odrzucenia pojawiło się jednak w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. Stąd baczną uwagę musisz zwracać również na wyjaśnienie istotnych elementów ceny, nawet jeśli cena całkowita Twojej oferty jest dobrze uzasadniona.

Nie ma precyzyjnego miernika, który element ceny całkowitej jest istotny, a więc i może być badany samodzielnie. Na pewno jednak dokładniejszego badania elementów ceny należy dokonać w przypadku, kiedy całkowita cena ofert może ulec zmianie w trakcie realizacji zamówienia lub może zmienić się proporcja pomiędzy poszczególnymi częściami składowymi oferty. Takie  sytuacja to w szczególności kosztorysowe rozliczenie zamówienia oraz rozliczenie przy zamówieniach, gdzie zamawiający zastrzega sobie prawo do istotnego zmniejszenia zakresu zamówienia.

Wówczas nieadekwatna wycena tylko pewnych części zamówienia może się okazać jeszcze ważniejsza, jeśli dotyczy elementów, których udział w kosztach realizacji zamówienia może wzrosnąć z uwagi na charakter wynagrodzenia kosztorysowego lub przewidywane zmiany zakresu zamówienia.

Warto przygotować się do wezwania z wyprzedzeniem

Wyjaśnienie, że cena oferty nie jest rażąco niska wymaga pracy i pomysłu, warto przygotować się tego wcześniej niż z momentem otrzymania wezwania.

Moja rada: sprawdź niezwłocznie po otwarciu ofert, czy nie spełniasz któregoś z kryteriów różnicy 30% w stosunku do ceny Twojej oferty. W tym celu możesz wypytać zamawiającego o podanie szacunkowej wartości zamówienia lub zażądać kopii protokołu postępowania, w którym ta informacja jest odnotowywana.

Dzięki temu uzyskasz dodatkowy czas na przygotowanie wyjaśnień. Jest to szczególnie istotne, kiedy nabywasz przedmiot dostawy lub ważne komponenty czy usługi za granicą, a potrzebujesz dobrego udokumentowania tych kosztów.

Zamawiający różnie wyznaczają terminy na złożenie wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Zazwyczaj jest to 3 do 5 dni roboczych. To odpowiedni termin na napisanie wyjaśnień, ale trochę krótki na uzyskanie niektórych dowodów czy na wypracowanie dodatkowych argumentów. Jeśli wiesz już, że na 99% otrzymasz wezwanie to nie trać czasu na czekanie.

Pamiętaj, że jeśli zamawiający odrzuci Twoją ofertę to w odwołaniu do Krajowej Izby Odwoławczej nie napiszesz nowych wyjaśnień wysokości swojej ceny. Wszystko musi być gotowe już na etapie wyjaśnień.

 

Jak mogę Ci pomóc przy wyjaśnianiu ceny oferty?

  • Omówię z Tobą typowe argumenty za niższym poziomem kosztów
  • Poszukam możliwości wskazania indywidualnych okoliczności wpływających na obniżenie ceny
  • Wyjaśnię, które argumenty są zasadne, a które lepiej zatrzymać dla siebie
  • Pomogę sporządzić prawidłową kalkulację kosztów
  • Dodam orzecznictwo popierające Twoje stanowisko
  • Przygotuję końcową treść wyjaśnień

W typowej sprawie moje wynagrodzenie za powyższe czynności to wedle Twojego wyboru:

wariant 1.   400 zł netto, a w razie podpisaniu umowy dodatkowo 800 zł netto,

wariant 2.   800 zł netto niezależnie od podpisania umowy

 

Jak mogę Ci pomóc przy badaniu realności ceny konkurencyjnej oferty?

  • Sprawdzę wyjaśnienia Twoich konkurentów
  • Sporządzę pismo do zmawiającego w sprawie ceny oferty konkurencyjnej oferty
  • I wszystko inne czego potrzebujesz w związku z procedurą wyjaśniania niskiej ceny oferty w przetargu