6 błędów kalkulacji kosztów, których powinieneś unikać

Wstęp

Otrzymałeś wezwanie do wyjaśnienia ceny oferty i pracujesz nad przygotowaniem odpowiedzi i sporządzeniem kalkulacji cenowej. Bardzo dobrze. Taka kalkulacja to często podstawa wyjaśnienia ceny, która jest zagrożona uznaniem za rażąco niską.

Nie zadowalaj się bylejakością przy jej sporządzeniu. Nigdy nie wiesz czy taką bylejakość kalkulacji zaakceptuje zamawiający. Aby Ci pomóc w tym zadaniu przygotowałem listę sześciu częstych błędów (niektóre są wręcz powszechne), których powinieneś unikać.

1. Zbyt ogólna kalkulacja

Celem wyjaśnienia ceny jest, uwaga, wyjaśnienie źródła ceny zamawiającemu. Stąd prosty wniosek, że wyjaśnienia powinny umożliwić zamawiającemu przeanalizowanie Twojego toku rozumowania – tego jak ustaliłeś cenę oferty.

Nie umożliwi tego rozpisanie ceny i na dwadzieścia pozycji jeśli jedna z nich zawrze w sobie większość kosztów. Jest to szczególnie widoczne w przypadku usług, gdzie często przeważają koszty pracy.

Przykład

Cena netto oferty to 3 820 000 zł, w tym koszt pracy personelu to 3 200 000 zł. Brak rozbicia kosztu pracy w wyjaśnieniach uniemożliwi zamawiającemu ocenę rzetelności skalkulowania ceny. A to na wykonawcy spoczywa obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny.

Ponieważ zazwyczaj (choć przecież wiesz, że nie zawsze) wezwanie do wyjaśnienia niskiej ceny oferty trafia do wykonawców oferujących ceny niższe od średniej rynkowej, to zamawiający chciałby widzieć skąd ten niższy poziom wynika. Jeśli oszczędność kryje się w kosztach pracy to zbyt ogólna kalkulacja pozostawi pytania, skąd te oszczędności wynikają. Z ograniczenia czasu poświęconego na realizację zamówienia? Z niskich wynagrodzeń całego personelu? Z niskiego wynagrodzenia wybranych specjalistów przy przyzwoitym wynagrodzeniu pozostałych?

2. Zbyt szczegółowa kalkulacja

Równie niewłaściwe jest popadnięcie w drugą skrajność i sporządzenie zbyt szczegółowej kalkulacji. Nie chodzi o to, byś zawierał w niej koszt spinaczy i kopert do korespondencji z zamawiającym. Tak samo nie ma sensu zawieranie innych kosztów, które choć brzmią sensownie, w porównaniu do ceny ofertowej znaczą niewiele.

Pamiętaj

Nie ma obowiązku w ramach uczynienia zadość wezwaniu do wyjaśnienia elementów kalkulacyjnych oferty dokładnej, „co do grosza” kalkulacji ceny. Konieczne jest zaprezentowanie istotnych z perspektywy jej kalkulacji, elementów ceny. (sygn. akt KIO 1833/14)

Jaki jest sens takiego zalecenia? Przy bardzo szczegółowej kalkulacja łatwiej o zwykłą pomyłkę. Masz prawo do pomyłki, jeśli nie wpływa na rzetelność całej kalkulacji. Zauważ jednak, iż każda kolejna stawia pod znakiem zapytania również pozostałą część wyjaśnień Trudno jest dalej twierdzić, że kalkulacja została przygotowana z należytą starannością, jeśli w kilku miejscach naraz okazuje się to być nieprawdą.

3. Standardowa kalkulacja

Jeśli nie oferujesz jednego standardowego towaru, jednej standardowej usługi, to nie powinieneś wszędzie wysyłać tych samych standardowych wyliczeń. Zwłaszcza temu samemu zamawiającemu. Zwłaszcza jawnych wyjaśnień w postępowaniach z tą samą konkurencją.

4. Ignorowanie dodatkowych świadczeń

To świetnie, że przedmiotem zamówienia jest dostawa, ale jeśli zamawiający wymaga przeprowadzenia dodatkowych testów, szkoleń i przeglądów technicznych to pochyl się również nad kosztami tych świadczeń.

Możesz je pominąć jedynie jeśli ich koszt będzie marginalny. Gdy stanowią widoczną część kosztów, a z kalkulacji nie wynika, że uwzględniono je cenie grozi Ci uznanie, że Twoja oferta zawiera rażąco niską cenę.

5. Swoje to darmowe

Nie traktuj swojego sprzętu czy doświadczenia swoich pracowników jako czegoś darmowego. To, że dysponujesz spłaconymi pojazdami do wywozu odpadów nie znaczy, że nie generują one kosztów. I nie chodzi mi o paliwo, przeglądy techniczne czy ubezpieczenie. Te pojazdy najzwyczajniej w świecie się starzeją i zużywają. Twoim wymiernym kosztem są dodatkowe lata i dodatkowe dziesiątki tysięcy kilometrów przebiegu tych pojazdów.

Podobnie z doświadczeniem pracowników. Może i zdobyli je w Twoim przedsiębiorstwie, ale nadal to nie jest Twoja własność. Pracownik z doświadczeniem po prostu więcej zarabia.

6. Nieuwzględnienie ryzyka

Jeśli kwestionowałeś specyfikację istotnych warunków zamówienia, która przerzuca większość ryzyka kontraktowego na wykonawcę (czy to domagając się zmiany od zamawiającego, czy wnosząc odwołanie do KIO),

jeśli nie uzyskałeś żądanej zmiany,

to już na etapie wyjaśnienia ceny oferty nie pokazuj, że nie wyceniłeś tego ryzyka. Uwzględnij w swoich wyliczeniach rezerwę adekwatną do ponoszonego ryzyka.

I jeszcze jeden błąd

To, że zamawiający zaakceptował Twoje wyjaśnienia nie znaczy jeszcze, że są one dobrze sporządzone i będą skutkowały również w przyszłości. Niektórzy zamawiający akceptują wszystko co ma więcej niż jedną stronę długości i jedną liczbę w treści. W przypadku rozprawy przed Krajową Izbą Odwoławczą nie będzie tak łatwo.

Czemu to piszę? Czasu na przygotowanie wyjaśnień jest zazwyczaj bardzo mało, kilka dni roboczych. Trzeba go dobrze wykorzystać, by wyjaśnienia były dobre, nie tylko przeciętne. Włożyłeś trud w przygotowanie oferty, teraz pora na jej obronę.