Jak prawidłowo przedłużyć związanie ofertą w przetargu?

Związanie ofertą

Okres związania ofertą to czas, kiedy nie możesz się wycofać z udziału w przetargu, a odmowa podpisania umowy oznacza utratę wniesionego wadium.

Jednak jego upływ nie oznacza końca postępowania przetargowego, braku możliwości wyboru najkorzystniejszej oferty przez zamawiającego czy podpisania umowy. Dla wykonawców oznacza brak obowiązku podpisania umowy z zamawiającym i brak konieczności utrzymywania wadium.

Długość okresu związania ofertą określa indywidualnie zamawiający, jednak ustawa narzuca tu wyraźne limity – 30 dni w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych i 90 lub 120 dni dla pozostałych. Zwłaszcza ten pierwszy okres często okazuje się niewystarczający dla zakończenia postępowania. Co wówczas?

Przedłużenie terminu związania – samodzielnie czy na wezwanie?

Przed upływem terminu związania ofertą to zamawiający wzywa wszystkich wykonawców do wyrażenia zgody na przedłużenie swojego związania.

Wezwanie musi zostać skierowane do wykonawców jeszcze przed upływem terminu związania. Nie ma możliwości przedłużenia terminu, który już upłynął.

Takie wezwanie zamawiający może sformułować tylko raz. Nie ma więc możliwości przedłużenia już raz przedłużonego terminu związania ofertą.

Jeżeli zamawiający nie zwróci się o przedłużenie terminu związania ofertą nie musisz samodzielnie dokonywać przedłużenia. Tym samym nie musisz zwracać tak bacznej uwagi na upływ terminu związania ofertą w postępowaniach przetargowych, w których bierzesz udział.

Choć oczywiście nie jest to takie proste. Jeśli potrzebujesz więcej czasu na podjęcie decyzji w sprawie przedłużenia terminu związania lub uzyskania przedłużenia wniesionego wadium to lepiej jednak zbliżanie się tego terminu monitorować. Niestety nie masz gwarancji z jakim wyprzedzeniem zamawiający zwróci się o przedłużenie terminu związania ofertą.

Jak i w jakiej formie przedłużyć związanie?

Twoja zgoda na przedłużenie terminu związania ofertą musi być wyrażona zgodnie ze sposobem komunikacji określonym przez zamawiającego dla danego postępowania. Czasem więc będzie to poczta elektroniczna, czasem wiadomość przekazana przez platformę elektroniczną.

Inaczej niż w przypadku oferty nie jest tu wymagamy podpis w formie elektronicznej – wystarczy nawet sama treść wiadomości. To co natomiast musi być jednoznaczne to fakt, że zgoda na przedłużenie pochodzi od osoby uprawnionej do reprezentacji Twojego przedsiębiorstwa.

Zgoda musi zostać przekazana zamawiającemu przed upływem dotychczasowego terminu związania ofertą.

Co z wadium w przypadku przedłużenia terminu związania ofertą?

Jeśli zamawiający wymagała wniesienia wadium, to aby skutecznie przedłużyć termin związania ofertą musisz dodatkowo swoje wadium przedłużyć na cały okres wydłużenia.

Jeśli wniosłeś wadium w formie pieniężnej – nic dodatkowego nie musisz robić. Oświadczenie o przedłużeniu związania ofertą domyślnie oznacza zgodę na dalsze przetrzymywanie pieniędzy na rachunku zamawiającego. Dodatkowo, wniesione w ten sposób wadium nie ma określonej żadnej daty końcowej obowiązywania.

Jeśli wniosłeś wadium w innej formie (np. gwarancja ubezpieczeniowa, poręczenie) i jednocześnie:

• jego termin obowiązywania obejmuje cały nowy (przedłużony) termin związania ofertą – nic dodatkowego nie musisz robić;
• jego termin obowiązywania nie obejmuje całego przedłużonego terminu związania ofertą – musisz przedłużyć już wniesione wadium (np. składając aneks wydłużający termin obowiązywania złożonego dokumentu wadialnego) lub wnieść kolejne wadium obowiązujące przez okres po upływie terminu obowiązywania pierwotnie wniesionego wadium do czasu upływu przedłużonego terminu związania ofertą.

Obowiązują te same wymogi formalne odnośnie wadium, co w terminie składania ofert.

Co jeśli nie chcesz przedłużyć terminu związania ofertą? Co z ofertą i wadium?

Jeśli nie chcesz przedłużyć terminu związania ofertą nie musisz przekazywać zamawiającemu żadnego oświadczenia – nie musisz pisać, że nie wyrażasz zgody na przedłużenie terminu związania.

Masz pełne prawo, by nie przedłużać terminu związania na żądanie zamawiającego, ale oznacza to jednocześnie wycofanie się z udziału w postępowaniu – Twoja oferta zostanie odrzucona.

Musisz rozróżniać tu:

• upływ terminu związania ofertą, w sytuacji gdy zamawiający nie żądał jego przedłużenia (np. ponieważ terminu już był wcześniej przedłużany, co wyczerpało tę możliwość) – tu postępowanie nadal się toczy, a upływ ten nie ma wpływu na status złożonych ofert,
• upływ terminu związania ofertą, pomimo tego że zamawiający zwrócił się o jego przedłużenie – tu brak zgody na przedłużenie wiąże się z odrzuceniem złożonej oferty.

W żadnej sytuacji nie powoduje to utraty wadium. Oczywiście nie chroni też przed utratą wadium, jeżeli zamawiający zatrzymał je wcześniej z innego powodu.

Zwrot Twojego wadium powinien nastąpić niezwłocznie (maksymalny termin to 7 dni od upływu terminu związania ofertą).

I jeszcze drobna uwaga ode mnie

Jeśli otrzymałeś wezwanie do przedłużenia terminu związania ofertą to nie znaczy, że:

• Twoja oferta ma zostać wybrana jako najkorzystniejsza,
• Twoja oferta nie zostanie odrzucona.

Zamawiający zwraca się o wydłużenie terminu związania ofertą do wszystkich wykonawców.