Jak prawidłowo określić wysokość warunku doświadczenia w zapytaniu ofertowym w Bazie Konkurencyjności?

Określenie warunku to jedna z najważniejszych części zapytania

Prawidłowe określenie wysokości warunku doświadczenia to jedna z najważniejszych kwestii przy przygotowywaniu zapytania ofertowego do Bazy Konkurencyjności. Warto byś poświęcił temu więcej czasu niż innym elementom zapytania.

Jak prawidłowo określić wysokość warunku doświadczenia w zapytaniu ofertowym w Bazie Konkurencyjności?

Zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności warunki udziału muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia. W praktyce oznacza to zakaz ustanowienia warunku, który byłby nadmierny – nie pozwoliłby na złożenie ofert wykonawcom, którzy są w stanie należycie wykonać zamówienie.

Proporcjonalność sama w sobie nie działa w drugą stronę, czyli nie może stanowić podstawy do postawienia Ci zarzutu ustanowienia zbyt niskiego warunku udziału.

Jak oceniać proporcjonalność warunku?

Wiadomo, że brak doświadczenia wykonawcy w realizacji podobnych zamówień źle wróży szansom na należyte wykonanie udzielanego przez Ciebie zamówienia. Jest to jasne, a wytyczne kwalifikowalności wprost zezwalają na ustanowienie warunków udziału w postępowaniu, bez spełnienia których oferent nie może uzyskać zamówienia.

Problem leży gdzie indziej. Dla większości zamówień wytyczne nie dają możliwości żądania od oferentów wykazania się obiektywnie dużym doświadczeniem w danym zakresie (obojętnie jaki on by nie był w konkretnym przypadku). Po prostu nie masz możliwości ograniczenia kręgu podmiotów uprawnionych do złożenia oferty tylko do tych najbardziej doświadczonych na rynku. Musi Ci wystarczyć możliwość żądania doświadczenia na poziomie „średnio-niskim” tj. warunek może odrzucać podmioty niedoświadczone lub w niewielkim stopniu doświadczone, ale nie może odrzucać podmiotów przeciętnie doświadczonych.

Oczywiście zawsze punktem odniesienia jest przedmiot zamówienia, także o przeciętnym doświadczeniu będziemy mówić w kontekście realizacji zamówień o podobnym charakterze, wielkości i wartości.

Czy warunek doświadczenia może gwarantować należyte wykonanie zamówienia?

To co wskazałem powyżej może wymagać szerszego omówienia. Z doświadczenia widzę, że oczekiwanie klientów jest często takie, by tym warunkiem doświadczenia mocno ograniczyć grono wykonawców, którzy mogą złożyć ofertę w zapytaniu. Jednak patrząc od strony formalnej ma to swoje granice.

Warunek doświadczenia nie ma służyć wyborowi wykonawcy, który niemalże gwarantuje swoim doświadczeniem należyte wykonania zamówienia. Taki poziom oczekiwań jest zawyżony.

Warunek doświadczenia służy odrzuceniu wykonawców, którzy nie są w stanie należycie wykonać zamówienia. Mają pozostać Ci, którzy są w stanie należycie wykonać Twoje zamówienie. Ale pisząc wprost – mają pozostać nie tylko najlepsi, nie tylko bardzo doświadczeni wykonawcy, ale również rynkowi średniacy.

Z góry można założyć, że nieprawidłowe jest stwierdzenie, że na rynku jest tylko jeden, czy nawet dwóch wykonawców na tyle doświadczonych, by móc zrealizować Twoje zamówienie. Podkreślam, chodzi tu o kwestię doświadczenia, bez rozpatrywania jeszcze innych czynników i ograniczeń, w tym wynikających z samego opisu przedmiotu zamówienia.

Pamiętaj jednak również, że warunek doświadczenia to tylko jeden z elementów Twoich wymagań. Mogę one objąć inne warunki udziału, wymogi opisu przedmiotu zamówienia i sposobu ich wykazania na etapie postępowania oraz warunki umowne realizacji zamówienia. Wszystkie te elementy łącznie powinny pracować na wybór rzetelnego wykonawcy.

Jak oceniać warunek w odniesieniu do konkretnego zamówienia?

Jeśli żądasz wykonania jednego zamówienia o parametrach delikatnie niższych od obecnego – sytuacja wygląda na bezpieczną. Podobnie będzie w większości spraw z wymaganiem dwóch takich zamówień.

Przy trzech pojawi się już istotne grono osób, które będzie miało odczucia, że warunek jest zbyt wysoki. To może oznaczać dodatkowe (choć nieraz tymczasowe) przeszkody w rozliczeniu projektu.

Z pewnością uwagę wzbudzą warunki dotyczące wcześniejszego wykonania 6 podobnych dostaw czy 10 podobnych usług.

Powyższe to jednak tylko ogólne trendy, a poszczególne zamówienia różnią się od siebie dość znacznie.

Oczekiwane parametry wykazywanego zamówienia powinny być co najmniej nieco niższe niż parametry udzielanego zamówienia. Nie bez przyczyny. W końcu jakoś to doświadczenie jest zdobywane i naturalnie wykonawcy realizują najpierw trochę mniejsze zamówienia, by z czasem móc przejść do realizacji większych. Trudno też odmówić komuś doświadczenia do realizacji robót o wartości 3 000 000 złotych, kto wcześniej wykonał kilka podobnych robót o wartości w przedziale 2 500 000 – 2 800 000 złotych.

Jak wygląda kwestia sumowania doświadczenia?

Kiedy zamierzasz ustanowić warunek i masz już w miarę skonkretyzowany pomysł np. planujesz wymagać 3 dostaw we wskazanym zakresie o wartości 200 000 złotych każda do głowy powinno przyjść Ci pytanie – a czy alternatywnie nie wystarczy jedna dostawa o większej wartości np. 600 000 złotych?

I tu odpowiedzi mogą być różne.

Na pewno realizacja trzech mniejszych zamówień nie jest tym samym co realizacja jednego większego. Powtarzająca się realizacja mniejszych zamówień daje powtarzalność doświadczenia, natomiast w przypadku większego zamówienia czynności będą realizowane jednorazowo, co niekoniecznie świadczy o poziomie doświadczenia umożliwiającym rzetelne wykonanie zamówienia (ale też tego nie wyklucza, zamówienia są bardzo różnorodne).

Z drugiej strony są zamówienia realizowane (w przybliżeniu) praktycznie w taki sam sposób przez cały okres trwania umowy, składające się z wielu podobnych, powtarzalnych czynności. Jeśli zamawiana jest usług analizy próbek do badań rozwojowych to nie ma dużej różnicy pomiędzy zrealizowaniem analizy 300 próbek w ramach jednej czy w ramach trzech umów. W takim przypadku warto dopuścić wykazanie wymaganego zakresu doświadczenia w ramach i jednej, i kilku osobnych umów.

Osobny przypadek to zamówienia składające się z prac różnego typu. Wówczas, jeśli chciałbyś, by warunek obejmował różne rodzaje prac, zazwyczaj okoliczności będą wymagały rozdzielania warunku doświadczenia.

Najprostszy przykład jaki mi przychodzi do głowy: jeśli zamówienie obejmuje postawienie hali przemysłowej wraz ze stacją transformatorową, a chciałbyś by warunek doświadczenia obejmował również stację, to nie powinieneś wymagać doświadczenia w budowie hali wraz ze stacją transformatorową, lecz raczej doświadczenia w budowie hali oraz oddzielnie doświadczenia w budowie stacji transformatorowej (przy czym stacja mogłaby zostać wykonana w ramach budowy hali lub w ramach zupełnie innych robót).

Za jaki okres czasu badać doświadczenie?

Warunek doświadczenie zawsze odnosi się do jakiegoś okresu czasu – np. ostatnich dwóch, trzech czy pięciu lat. Konieczność ustanowienia jakiejś graniczy czasowej badania doświadczenia jest oczywista. Naturalna wymiana kadr, zmienność warunków realizacji (w tym wynikająca z postępu technologicznego) i zwyczajny proces zapominania dewaluują zdobyte doświadczenie wraz z upływem czasu.

Jaki więc okres czasu wskazać w zapytaniu dla wykazywania doświadczenia? Punktem wyjścia są tu progi wynikające z przepisów dotyczących zamówień publicznych – 3 lata dla dostaw i usług oraz 5 lat dla robót budowlanych.

Dlaczego to dobry punkt wyjścia dla Ciebie? Ponieważ jest to również punkt wyjścia dla osób weryfikujących Twoje zapytanie. Moim zdaniem trudno o bardziej przekonujący argument.

Kiedy warto przyjąć inny okres? Poniżej kilka przykładów:

• w przypadku szybkiego postępu technologicznego i pionierskiego charakteru zamówienia warto rozważyć skrócenie tego okresu,
• dla zamówień o niskiej wartości czy niskim poziomie skomplikowania można rozważyć skrócenie tego okresu – w końcu trudno oczekiwać, by wykonawca działający na danym rynku przez np. dwa lata nie zrealizował żadnego prostego zamówienia w oczekiwanym przez Ciebie zakresie,
• dla zamówień bardzo rzadko udzielanych, a tym samym i rzadko realizowanych przez podmioty, które działają w danej branży warto rozważyć wydłużenie tego okresu.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę?

Pamiętaj, że Twoje zapytanie będzie oceniania już po jego zakończeniu, a zatem na ocenę warunku udziału w postępowaniu wpłynąć może sam przebieg zapytania ofertowego np. wątpliwości zgłaszane przez wykonawców w pytaniach, liczba złożonych ofert (jedna…) czy ofert, które zostały pozytywnie zweryfikowane jako spełniające warunki udziału.

Oczywiście w większości nie jesteś w stanie przewidzieć co się wydarzy podczas zapytania, ale przewiduj chociaż, że coś może się wydarzyć i warunek udziału, który teraz dla Ciebie wygląda na jeszcze akceptowalny, w tym nowym świetle może wyglądać znacznie gorzej.

Jaka jest wysokość korekty za zbyt wysoko postawiony warunek udziału w zapytaniu?

Ponieważ zawsze powinieneś mieć świadomość rozmiaru ryzyka, pora jeszcze na dodatkową informację: zastrzeżenie nadmiernego warunku udziału w postępowaniu zagrożone jest korektą (obniżeniem dofinansowania) w wysokości 25% kwoty dofinansowania przedmiotowego zamówienia.

Są klienci, którzy wolą zaakceptować takie ryzyko i wybierają ustanowienie wysokiego warunku udziału w postępowaniu. Bardziej przeraża ich wizja otrzymania najkorzystniejszej oferty, której nie będą w stanie zaakceptować. Zazwyczaj jednak w takiej sytuacji można minimalizować ryzyko obniżenia dofinansowania przy jednoczesnym postawieniu wymagań (nie tylko warunków udziału) na sensownym poziomie.

Na sam koniec podkreślę jeszcze raz – treść warunku udziału w postępowaniu jest jedną z pierwszych rzeczy, które będą weryfikowane przy badaniu prawidłowości przeprowadzonego zapytania. Z tego powodu powinna być przygotowana starannie i profesjonalnie.