Jak szukać błędów w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny?

16 min czytania

Od czego zacząć?

Jeśli cena konkurencyjnej oferty jest rażąco niska, ale zamawiającemu to nie przeszkadza i akceptuje wyjaśnienia konkurencji musisz działać we własnym zakresie. Jak to zrobić?

Twoje pierwsze zadanie to jak najszybsze uzyskanie wyjaśnień. Terminy złożenia odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej nie są długie, a w tym czasie chciałbyś:

  • zapoznać się z wyjaśnieniami,
  • sprawdzić wyliczenia, przyjęte założenia, złożone dowody,
  • dać wyjaśnienia do weryfikacji prawnikowi,
  • omówić z nim szanse na skuteczne zaskarżenie wyboru zamawiającego,
  • zebrać kontrdowody,
  • dać prawnikowi czas na sporządzenie dobrze przygotowanego odwołania.

Dlatego jak najszybciej zwróć się do zamawiającego o udzielenie treści wyjaśnień, a w przypadku opóźnienia intensywnie monituj w swojej sprawie. Skoro zamawiający był gotowy do dokonania wyboru, to znaczy, że powinien być też gotowy do udostępnienia dokumentacji postępowania.

Wyjaśnienia niskiej ceny warto weryfikować. Stosunkowo często zamawiający akceptują wyjaśnienia, które nie spełniają ustawowych standardów. Czasem jest to kwestia błędnej oceny, czasem wola zaoszczędzenia środków za wszelką cenę.

Zapewniam Cię, że w tej kwestii warto skorzystać z mojej pomocy!

Być może jesteś w stanie ocenić czy cena konkurencyjnej oferty pozwala na należyte wykonanie zamówienia. Ale czy potrafisz określić czy wyjaśnienia nadają się do podważenia? Jedno i drugie nie jest tożsame. Czasem wykonawcy oferują realne ceny, ale nie dbają odpowiednio o jakość swoich wyjaśnień. Innym razem cena może być rażąco niska, ale brak jest możliwości udowodnienia tego zamawiającemu oraz KIO.

W celu współpracy skontaktuj się ze mną pod numerem telefonu 510 506 503 (Grzegorz Rogalewicz).

Czy wyliczenia są poprawne?

Podstawowa i obowiązkowa rzecz – sprawdź wszystkie wyliczenia zawarte w wyjaśnieniach. Jeśli masz tabelkę czy inne wyliczenie to nie przyjmuj na wiarę wpisanych tam wyników. Iloczyn ceny jednostkowej i ilości wymaga sprawdzenia, suma wartości poszczególnych pozycji wymaga sprawdzenia, iloczyn zużycia paliwa, ilości przejechanych kilometrów i kosztu paliwa wymaga sprawdzenia… Każde działanie wymaga sprawdzenia.

W wyjaśnieniach zdarzają się pomyłki (nieraz spore). Wynikają one zarówno z niechlujności przy ich sporządzaniu, jak i późniejszych poprawek (gdy okazuje się, że suma kosztów jest zbyt wysoka i wykonawca wprowadza „poprawki”, ale już nie wszędzie wprowadza konsekwencje tych poprawek), a nawet celowych błędów mających ukryć realny poziom kosztów.

Czy wyliczenia są kompletne?

Tam, gdzie wykonawca podaje dane (np. wynagrodzenie na danym stanowisku), a potem od razu wynik (np. koszt godziny pracy osoby z takim wynagrodzeniem) bez wskazywania sposobu wyliczenia sam poprowadź poszczególne wyliczenia, by mieć możliwość sprawdzenia wyniku (w moim przykładzie ustal koszt pracodawcy dla danego wynagrodzenia brutto, ale także przeciętną ilość godzin pracujących w miesiącu, by móc wyliczyć koszt godziny pracy dla pracodawcy).

Takie luki dają niemałą szansę na wykrycie błędów.

Czy stopień szczegółowości wyjaśnień jest wystarczający?

Wyjaśnienia mają dawać zamawiającemu możliwość ich weryfikacji. To wykonawca ma być głównym źródłem informacji niezbędnych dla przeprowadzenia badania realności zaoferowanej ceny.

Czy do weryfikacji nadaje się taka pozycja jak: „materiał: 620 000 złotych”? Nie.

No… Być może w szczególnej sytuacji, kiedy w ramach kosztu mamy do czynienia z jednym materiałem, który zostanie pozyskany w wiadomej ilości.

Poza tą rzadką sytuacją jednak takie wyjaśnienia nie są wystarczające. Jeśli do realizacji zamówienia wymagane jest pozyskanie wielu różnych pozycji materiałowych to nie jest rolą zamawiającego rozdzielanie ogólnie wskazanej kwoty na jej składowe, a dopiero następnie weryfikowanie realności tak pokazanych kosztów.

  • Materiał: X zł
  • Robocizna: Y zł
  • Koszty pośrednie: Z zł
  • X+Y+X < cena ofertowa.

Koniec dowodu.

  • Stawka dziennego kosztu produktów żywnościowych obiadu dwudaniowego: 6 zł
  • Stawka dziennego kosztu przygotowania i dostarczenia obiadu dwudaniowego: 0,48 zł

To nie jest wyjaśnienie ceny, ale jakaś gra liczbowa, do której wykonawca zaprasza zamawiającego.

Oczywiście, że stopień szczegółowości wyjaśnień jest różny. Różny jest też poziom akceptowalności ogólnych wyjaśnień przez składy Izby. Zazwyczaj wymagane jest szczegółowe wyjaśnienie wątpliwych kosztów, ale też zdarzały mi się sytuację, gdy Izba „przyklepywała” wyjaśnienia składające się ze zwykłego hasłowego wskazania pewnych liczba dla kilku głównych kategorii kosztowych bez opisywania sposobu ich wyliczenia.

Nie zmienia to faktu, że podzielenie ceny na kilka ogólnych kategorii kosztowych, bez ich rozbicia czy wyliczenia jak zostały osiągnięte, jest dla Ciebie, jako osoby weryfikującej zawsze dobrą wiadomością. Jest po prostu duża szansa, by te wyjaśnienia obalić jako nieuzasadniające podanej w ofercie ceny.

Czy uwzględniono treść wezwania do wyjaśnień?

W szerokiej kwestii ogólności wyjaśnień mieści się kolejny problem: dostosowanie treści wyjaśnień do treści wezwania zamawiającego.

Jeśli zamawiający oczekuje wyjaśnienia konkretnych, istotnych kwestii kosztowych to wyjaśnienia nie będą wystarczające, jeśli te kwestie są pominięte lub tylko odhaczone ogólnikowymi twierdzeniami, choćby pozostała część wyjaśnień nie stwarzała dodatkowych wątpliwości co do wiarygodności ceny.

Czy pierwotne wyjaśnienia były wystarczające?

Nawet jeśli całość wyjaśnienie przygotowanych przez wykonawcę wygląda bardzo dobrze zwróć uwagę czy wynika to z pierwotnej treści wyjaśnień, czy dopiero ich uzupełnienia.

O ile zamawiający ma prawo dopytania o dodatkowe kwestie wynikłe z udzielonych mu wyjaśnień niskiej ceny to nie może formułować kolejnego wezwania, kiedy pierwsze wyjaśnienia są po prostu ogólnikowe i niewystarczające w swojej istocie. Kolejne wezwanie nie może być rzuceniem koła ratunkowego wykonawcy, który swoją kalkulację ceny zmieścił w czterech ogólnych pozycjach zbiorczych oraz dodał kilka ogólników o uzyskiwanych oszczędnościach.

Jeśli pierwotne wyjaśnienia zupełnie nie wyjaśniły ceny możesz domagać się odrzucenia konkurencyjnej oferty, choćby po kolejnym wezwaniu przeistoczyły się w obszerne i kompletne wyliczenia poparte stosownymi dowodami.

To kwestia warta uwagi, ponieważ również dość część występuje w praktyce.

Czy treść wyjaśnień jest zgodna z wymogami SWZ?

Wymogi zamawiającego takiej jak obecność dwóch pracowników przez cały okres realizacji zamówienia, konieczność zatrudnienia danych osób na podstawie umowy o pracę, konieczność zapewnienia dojazdu wykonawcy na wezwanie zamawiającego w określonym czasie itp. mają swój wymiar w postaci ponoszonych kosztów wykonawcy.

Pamiętaj o sprawdzeniu zgodności wyliczeń i założeń wykonawcy ze wszystkimi wymogami zamawiającego. Pamiętaj przy tym o treści udzielonych wyjaśnień i zmian.

Sprawdź pod tym kątem również treść dowodów dołączonych do treści wyjaśnień.

Czy treść wyjaśnień jest zgodna z ofertą wykonawcy?

Pamiętaj, że zakres obowiązków wykonawcy wynika nie tylko z wymogów zamawiającego, ale również z deklaracji samego wykonawcy takich jak oferowany czas gwarancji czy czas realizacji zamówienia, czy też wskazania konkretnego asortymentu, który zostanie dostarczony zamawiającemu.

W tym zakresie mieści się także badanie zgodności wyjaśnień z deklaracją co do korzystania z usług podwykonawców. Nie jest to już jednak tak jednoznaczna kwestia (być może poświęcę jej kiedyś oddzielny wpis).

Czy wyjaśnienia opierają się na ogólnych twierdzeniach?

Jeśli wykonawca wskazuje na ogólne sposoby uzyskiwania oszczędności sprawdź:

  • czy pokazuje ich wymierny, szacowany wpływ na koszty,
  • czy te „oszczędności” nie są czasem standardem na rynku.

Poniżej przykłady stwierdzeń, które bez ich doszczegółowienia i wycena konkretnego wpływu na koszt realizacji zamówienia nic nie wnoszą do wyjaśnień (przynajmniej od strony prawnej, nie ukrywam, że w lepszym wydaniu przynajmniej dobrze wyglądają i rozbudowują pismo):

„Dysponujemy własną ekipą montażystów, którzy poznali zagrożenia oraz możliwości szybkiego rozwiązania problemów na etapie montażowym w całej Polsce, jako kolejny czynnik ograniczenia kosztów przy dostawie, wniesieniu, montażu oraz posprzątaniu po pracach monterskich”.

Brzmi bardzo „oszczędnie”, prawda?

„Cena zaproponowany w ww. postępowaniu wiąże się z tym, iż powiększyliśmy naszą stolarnię zakupiliśmy nowe maszyny”.

Tylko czy to przyniesie dodatkowe oszczędności, czy koszty zależy już od szczegółów. Tych oczywiście brak.

„Jako wyjątkowo sprzyjające warunki wykonania zamówienia w okresie wykonania ewentualnego zlecenia nie posiadamy żadnego innego zlecenia, co wiąże się z szybką realizacją”.

Rzadko wykonawcy chwalą się brakiem zleceń, ale tutaj jest inaczej. Tylko, że zazwyczaj niski wolumen produkcji nie kojarzy się z niskim kosztami…

Czy pozycje „bezkosztowe” rzeczywiście takie są?

Twierdzenia typu (rzeczywisty przykład): „Rozładunek i montaż oferowanego asortymentu przez pracowników zatrudnionych na umowę o pracę – brak dodatkowych kosztów związanych z realizacją, niezależenie od zwarcia umowy, Spółka ponosi koszty utrzymania pracowników” nie jest prawidłowe i całkowicie wypaczyłoby przygotowywanie wyjaśnień niskiej ceny.

Zazwyczaj koszty pracy, koszty wcześniej zakupionych materiałów będących na magazynie, koszty bieżących rat leasingowych za sprzęt są ponoszone niezależnie od zawarcia umowy z zamawiającym. Tyle, że pojęcie rażąco niskiej ceny (jak wskazuje orzecznictwo) odnosi się do wyniku porównania ceny oferty do poziomu kosztów wykonawcy związanych z realizacją umowy, a nie jedynie kosztów powstałych po zawarciu umowy.

Zresztą łatwo zauważyć, że akceptowanie takiego argumentu prowadziłoby do absurdu, kiedy np. każdą cenę usług utrzymania czystości można uzasadnić tym, że pracownicy są już zatrudnieni i koszty ich wynagrodzeń będą ponoszone niezależnie od zawarcia umowy.

Czy złożono wymagane dowody?

Zastanów się, które twierdzenia zamawiającego wymagają dowodów. Pamiętaj, że im niższe od ugruntowanych rynkowych koszty w danym zakresie, tym większa konieczność ich wykazania.

Następnie sprawdź obecność tych dowodów. Nawet jeśli niektóre z nich są zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa (już załóżmy, że skutecznie) sprawdź jakie dowody zostały złożone wraz z wyjaśnieniami. Jeśli widzisz, że informacje, które wymagają dowodów nie zostały nimi poparte, jest to mocna przesłanka do uznania wyjaśnień w tym zakresie za nieudowodnione.

Czy załączone oferty są adekwatne do zakresu zamówienia?

Zwróć uwagę na kompletność ofert przedstawionych dla wykazywania kosztów. Czy obejmuję one rzeczywiście taki zakres jak wskazuje w wyjaśnieniach wykonawca? Przykładowe „braki” ofert dostawców i podwykonawców to:

  • Warunki gwarancji producenta nieprzystające do wymagań zamawiającego, a więc i stwarzające zagrożenie dodatkowych kosztów świadczenia usług gwarancyjnych.
  • Brak uwzględnienia kosztów transportu materiałów do wykonawcy lub miejsca realizacji zamówienia.
  • Brak uwzględnienia kosztów wymaganego przez zamawiającego ubezpieczenia.
  • Brak wskazania, że usługi będą realizowane na podstawie umowy o pracę, co było wymogiem zamawiającego (zwłaszcza kiedy nie jest standardem w branży np. utrzymanie czystości).

Czy daty załączników są właściwe?

Inaczej pisząc – czy daty dowodów przystają do realiów realizacji zamówienia?

Może nie jest to takie częste, ale zdarzało mi się, że wykonawcy składali na potwierdzenie uzyskiwanych cen faktury zakupowe sprzed dwóch lat. Otóż w tym miejscu i czasie, w którym żyjemy nie da się wykorzystać tak starych dokumentów bez stwarzania istotnych wątpliwości co do ich przydatności dla wykazywania poziomu kosztów wykonawcy.

Dodatkowo istotną kwestią bywa termin ważności oferty, a w przypadku braku jego określenia nawet dorozumiany. Oferta podwykonawcy zawierająca termin realizacji do 31 sierpnia bieżącego roku wystawiona na 6 miesięcy przed tą datą najprawdopodobniej nie będzie już aktualna 3 miesiące później, nawet jeśli postępowanie przetargowe tyle się przeciągnęło.

Czy załączone oferty są wiarygodne?

Trudno jest podważać wiarygodność dołączonych ofert podwykonawców lub dostawców, ale czasami jest to możliwe.

Dotyczy to szczególnie sytuacji, kiedy:

  • podmiot o małej skali działania oferuje wykonanie zakresu zamówienia, który znacznie przekracza jego możliwości realizacji/produkcji,
  • nieznany na rynku podmiot działający w branży bez widocznego doświadczenia oferuję realizację zakresu o znacznym stopniu skomplikowania (wymagającego pracowników o specjalistycznych umiejętnościach, specjalistycznego sprzętu czy zaplecza produkcyjnego),
  • oferta pozbawiona jest istotnych elementów identyfikujących (np. zaczerniona nazwa dostawcy czy data oferty),
  • złożone dokumenty wskazują na to, że są jedynie częścią oferty, a całość nie została udostępniona.

W takiej sytuacji warto podważać złożone wyjaśnienia domagając się (zależnie od skali istniejących wątpliwości) dodatkowego wyjaśnienia tych kwestii w procedurze wyjaśnień niskiej ceny lub nawet uznania przedłożonych ofert za niewiarygodnych, za czym idzie brak możliwości ich uwzględnienia przy ocenie złożonych wyjaśnień niskiej ceny.

Oczywiście odpowiedzialność za realizację zamówienia spoczywa na wykonawcy, a nie jego dostawcach, jednak trudno uznać, że np. oferta złożona przez podmiot, który nie ma potencjału do realizacji zamówienia, który nie ma historii współpracy z wykonawcą lub jakimikolwiek innymi klientami w podobnym zakresie może wskazywać na poziom cen rynkowych. Samo prowadzenie działalności gospodarczej w zbliżonym zakresie nie znaczy, że taka oferta może potwierdzić rzeczywisty charakter ceny.

Czy wyjaśnienia uwzględniają podatek VAT?

Zwróć uwagę na sposób uwzględnienia podatku VAT w wyliczeniach. Podatek VAT nie stanowi przychodu wykonawcy.

Zdarzają się sytuację, że wykonawca nie sumuje swoich kosztów do ceny netto oferty, a do ceny brutto. Mogłoby się wydawać, że w przypadku wskazywania również kosztów jako wartości brutto nie ma w tym wiele złego. Jest jednak inaczej.

Dobry przykład błędu to wyjaśnienia w drobnej sprawie (pełnienie funkcji inspektora nadzoru), w których przewidziano:

  • Koszt wynagrodzeń na poziomie 34 180 zł,
  • Koszty pośrednie na poziomie 49 66,25 zł.

Zostało to zsumowane do kwoty 83 841,25 zł brutto i przyrównane do ceny ofertowej brutto. Tyle, że VAT należny liczony jest od całej wartości netto oferty, natomiast podatku VAT naliczonego będzie znacznie mniej już z racji tego, że co najmniej 40% kosztów nie jest nim obciążonych (koszt wynagrodzeń).

Jak pomijać całkowicie koszt podatku VAT w wyliczeniach, skoro będzie musiał częściowo zostać poniesiony przez wykonawcę?

Co z rabatami?

Przedkładane jako załączniki do wyjaśnień informacje o wysokości rabatów u dostawców są znacznie słabsze niż konkretna oferta obejmująca poszczególne pozycje materiałowe. Jeśli oświadczenia nie składa producent to czasami nawet trudno określić czy stwierdzenia typu „najwyższe rabaty” czy nawet „rabat w wysokości … % dla asortymentu …” coś rzeczywiście wykazują, skoro:

  • pierwotny poziom cen może być wyższy niż u konkurencyjnych dostawców,
  • nie wiadomo czy czasem wskazany rabat nie jest jednocześnie dość standardowy, a więc taki, w którym trudno upatrywać jakiejkolwiek przewagi kosztowej wykonawcy.

Co z cennikiem samego wykonawcy?

Zdarzają się sytuację, kiedy wykonawcy załączają swoje cenniki na potwierdzenie realności oferowanych cen. Otóż takie cenniki wnoszą bardzo mało albo zgoła nic do wykazania, że cena oferty nie jest rażąco niska.

Dostaję potem taki „cennik” do ręki (a w rzeczywistości dostaję do pamięci komputera) i się zastanawiam co z niego miałoby wynikać. Poziomu kosztów on w żadnej mierze nie obrazuje.

Czy podano pełne koszty pracy?

Sprawdź czy w wyjaśnieniach uwzględniono nie tyko kwotę brutto wynagrodzenia pracownika, ale też koszty pracodawcy.

Co więcej, jeśli istotny dla wyjaśnień jest dokładny czas pracy sprawdź jaką ilość godzin realnego wykonywania pracy w miesiącu przyjęto przy wyliczaniu kosztu godziny pracy. Przy zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę nierealna jest nie tylko wartość przepracowanych przez pracownika 160/168h miesięcznie, ale nawet powyżej 150h miesięcznie (przy uwzględnieniu okresu przysługującego urlopu oraz przeciętnego czasu zwolnienia chorobowego).

Czy uwzględniono aktualne minimalne wynagrodzenie za pracę?

Zwróć uwagę na wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, jeśli takie zostało przyjęte dla kosztu pracy przy realizacji zamówienia. Zdarza się dość regularnie, że wykonawcy pod koniec roku składają wyjaśnienia zakładające aktualną stawkę minimalnego wynagrodzenia, a nie nową, dla kolejnego roku, pomimo tego, że okres realizacji zamówienia obejmuje (w całości lub większości) właśnie kolejny roku.

Wysokość stawki dla kolejnego roku jest już znana przed ostatnim kwartałem roku poprzedzającego. Jeśli stawka była znana w terminie składania ofert to powinna zostać uwzględniona w cenie oferty oraz wyjaśnieniach niskiej ceny.

Czy prawidłowo wykazywane jest dofinansowania z PFRON?

Kolejnym popularnym przewinieniem wykonawców jest nieprawidłowe wykazywanie dofinansowania z PFRON jako czynnika zmniejszającego koszty pracy. Dofinansowanie może być wykazywane, ale tylko w odniesieniu do konkretnych osób, które będą realizowały zamówienie.

Wykonawcy idą tu na skróty i wskazują dofinansowanie:

  • jako ogólną kwotę uzyskiwaną w stosunku do wszystkich osób zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie,
  • jako planowane do uzyskania dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników, których dopiero zamierzają pozyskać (bez żadnego potwierdzenia dla swoich optymistycznych założeń).

Czasem wskazują konkretne zatrudnione już osoby, ale wątpliwość budzi rzetelność takiego wskazania np. przy realizacji zamówienia w zupełnie innej i odległej miejscowości od miejsca dotychczasowego prowadzenia działalności.

Czy uwzględniono koszt koordynacji?

Często zagubionym kosztem jest koordynacja i sprawozdawczość realizacji zamówienia. Różny jest poziom intensywności komunikacji z zamawiającym, sprawozdawczości oraz nakładu wymaganego do organizowania pracy osób bezpośrednio wykonujących czynności przy realizacji zamówienia, ale zawsze jest to zajęcie bardziej czasochłonne niż się wydaje z zewnątrz…

Tym bardziej, że niektórym wykonawcom wprost nic się nie wydaje i nie uwzględniają takiego kosztu.

Nasza pomoc może mieć dla Ciebie wielką wartość!

  • zweryfikujemy wyjaśnienia rażąco niskiej ceny konkurencji,
  • ocenimy możliwość ich podważenia,
  • w razie potrzeby sporządzimy odwołanie do KIO.

Skontaktuj się pod nr telefonu 510 506 503 (Grzegorz Rogalewicz).

Co jeszcze warto sprawdzić?

Warto dokładnie sprawdzić całe wyjaśnienia. Powyżej wypisałem te błędy wykonawców, które są na tyle charakterystyczne, by przyszły mi do głowy podczas pisania. Prawda jest jednak taka, że błędy można popełniać na dziesiątki różnych sposobów. W swojej pracy specjalizuję się w ich wyłapywaniu.