Jak ustalić czy złożone w przetargu referencje lub wykaz zamówień są fałszywe?

Czy możesz poprzestać na przypuszczeniach?

Masz podejrzenia co do prawdziwości referencji, wykazu wykonanych zamówień złożonych przez konkurencję? Pora działać.

Musisz zebrać informacje potwierdzające, że Twoje podejrzenia są uzasadnione. Zamawiający nie może w postępowaniu opierać się na Twojej intuicji czy rachunku prawdopodobieństwa („raczej mało prawdopodobne jest, by…”).

Oczywiście te podejrzenia mogą być wystarczające, by zamawiający we własnym zakresie zaczął badać sprawę. Często jednak spotkasz się z sytuacją, kiedy zamawiający nie podejmie żadnych działań zanim nie udowodnisz (lub chociaż uprawdopodobnisz) swoich podejrzeń.

Od czego należy rozpocząć weryfikację?

Po pierwsze, jeśli zamówienie było realizowane dla instytucji publicznej, masz duże szanse na ustalenie prawdy. Problematyczny może być jednak czas jej ustalenia. Zamawiający nie musi czekać z rozstrzygnięciem postępowania aż doprowadzisz swoje śledztwo do końca.

Jeśli zamówienie nie było realizowane bezpośrednio dla instytucji publicznej, to mogła być ona jego ostatecznym zamawiającym (np. konkurent wykazuje, iż pracował jako podwykonawca przy rozbudowie oczyszczalni ścieków – prace zlecał mu generalny wykonawca, ale inwestorem jest podmiot publiczny). Wówczas jest szansa na uzyskanie wiedzy przynajmniej o zakresie prac formalnie przekazanych do realizacji Twojemu konkurentowi.

Publiczna inwestycja to duża szansa, że poszukiwane zamówienie było realizowane ze stosowaniem prawa zamówień publicznych. Oznacza to co do zasady publiczne ogłoszenie o zamówieniu, ogłoszenie o udzieleniu zamówień i zazwyczaj dokumentację postępowania dostępną na stronie zamawiającego.

Oczywiście istnieje szereg wyłączeń od stosowania ustawy. Na tym etapie nie warto jednak się nimi przejmować.

Proponuję zacząć dość standardowo od wyszukiwarki Google:

• spróbuj wpisać nazwę zamówienia, jeśli jest podana,
• jeśli nie jest podana spróbuj wpisać „przetarg” oraz element charakterystyczny robót np. nazwę ulicy, która była przebudowywana i miejscowość, w której było realizowane zamówienie; nazwę wydarzenia, które było organizowane itp.

Celem jest wyszukanie strony zamówienia lub ogłoszenia o zamówieniu. Ogłoszenie o zamówieniu też powinno Ci posłużyć do lepszego wyszukania strony zamówienia. Zazwyczaj takie poszukiwania przynoszą pozytywny efekt.

Jeśli na stronie zamówienia widnieją jeszcze dokumenty z jego przebiegu (a zazwyczaj tak właśnie jest) możesz ustalić faktycznego wybranego wykonawcę (informacja o wyborze), zakres obowiązków wykonawcy, termin realizacji zamówienia (opis przedmiotu zamówienia) oraz jego wartość (informacja z otwarcia ofert lub ogłoszenie o udzieleniu zamówienia).

Oczywiście są to informacje aktualne w chwili rozstrzygania postępowania i możliwe, że później umowa została zmieniona. Ponieważ jednak szanse na radykalną zmianę umowy po jej podpisaniu są małe już w tym momencie powinieneś czuć czy informacje przedstawione w referencjach lub wykazie wykonanych zamówień pokrywają się z prawdą.

Pamiętaj, że jeśli szukasz archiwalnego zamówienia to może znajdować się ono w innym miejscu na stronie zamawiającego niż aktualne ogłoszenia. Czasami wręcz zamawiający przenoszą swoją stronę Biuletynu Informacji Publicznej pod nowy adres zostawiając wcześniej opublikowane zamówienia pod starym adresem. Możliwe więc, że szukane przez Ciebie zamówienie znajduje się na zupełnie innej stronie niż początkowo by się wydawało.

Zdobyte informacje musisz ocenić – w jakim stopniu podważają dokumenty złożone w przetargu przez Twoją konkurencję. Ja sam zawsze staram się taką ocenę przeprowadzić. Jeśli informacje łatwo dostępne nie są wystarczająco wiarygodne, by podważyć twierdzenia konkurencji należy skorzystać również z innych metod.

Jak uzyskać więcej informacji od publicznego zamawiającego?

Jeśli interesujące Cię informacje powinien posiadać podmiot zobowiązany do udostępniania informacji publicznej warto wystąpić do niego z wnioskiem o udzielenie takich informacji.

Kto jest zobowiązany do ich udzielania? Najogólniej rzecz biorąc jest to każdy organ władzy lub dysponujący majątkiem publicznym, czyli np. urzędy państwowe, władze wszystkich szczebli samorządu – województwa, powiatu i gminy, spółki komunalne, szpitale, szkoły itp.

Termin na udostępnienie żądanych informacji to 14 dni. Czasami jest to trochę zbyt długo, biorąc pod uwagę terminy rozstrzygania mniejszych postępowań przez zamawiających. Stąd warto również nawiązać kontakt telefoniczny lub osobisty z odpowiedzialnym pracownikiem podmiotu, do którego składasz wniosek. W ten sposób masz szansę uzyskania potrzebnych informacji, ale również sama rozmowa może przyczynić się do przyspieszenia odpowiedzi na Twój wniosek.

Sam wniosek nie musi mieć formy pisemnej. Postaraj się jednak przesłać go przynajmniej mailem w formie skanu pisma. Dlaczego? Nie ma potrzeby tracić czasu na tłumaczenie odbiorcy (często nieskuteczne), że wniosek o udostępnienie informacji publicznej nie wymaga żadnej szczególnej formy.

Weryfikacja na miejscu to również dobry sposób na ustalenie stanu faktycznego

Czasami, by stwierdzić jakiś fakt wystarczająca jest obecność w miejscu realizacji zamówienia.

Tutaj mogę przywołać jako przykład domniemaną robotę budowlaną, która miała polegać na wymianie nawierzchni boiska. Na miejscu jasno było widać, że żadne tego typu prace nie były zrealizowane.

Pomocna może być również usługa Google Street View. Utrwaliła ona wygląd sporej części Polski, więc masz wgląd w widok zewnętrzny wielu miejsc nawet się tam nie wybierając. Korzystając z tej usługi pamiętaj, by zwrócić uwagę na widniejącą informację o dacie wykonania zdjęć.

Jakie dodatkowe możliwości weryfikacji referencji ma zamawiający?

Pamiętaj, że nawet jeśli nie udało Ci się jeszcze zgromadzić jednoznacznych dowodów, że złożone przez konkurencję referencje są fałszywe, to możesz zachęcić do ich dodatkowej weryfikacji zamawiającego.

Zamawiający standardowo nie badają referencji inaczej niż na podstawie samej ich treści. Takie zachowanie jest zgodne z prawem zamówień publicznych.

Kiedy jednak pojawiają się wątpliwości co do prawdziwości informacji przedstawionych w referencjach zamawiający ma aż kilka sposobów na dalsze badanie sprawy:

1. Zwrócenie się do wykonawcy o złożenie wyjaśnień dotyczących referencji
   
   Zamawiający może zwrócić się o złożenie wyjaśnień dotyczących referencji. Wykonawca powinien ich udzielić w wyznaczonym terminie. W ten sposób zamawiający może poznać stanowisko wykonawcy dotyczące istniejących wątpliwości co do prawdziwości referencji oraz uzyskać dodatkowe informacje. Wyjaśnienia mogą obejmować nie tylko referencje, ale również inne składane wraz z ofertą dokumenty lub oświadczenia, np. wykaz robót budowlanych.

2. Zwrócenie się do zamawiającego określonego w referencjach zamówienia o przekazanie dodatkowych informacji lub dokumentów.
   
   Zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do zamawiającego, na rzecz którego było realizowane zamówienie służące wykazaniu doświadczenia o udzielenie dodatkowych informacji lub dokumentów.
   
   Często takie zapytanie u źródła wystarczy to do wyjaśnienia wątpliwości co do referencji lub innych złożonych dokumentów.

Te trzy metody dają zamawiającemu wiele możliwości, więc zachęcaj go do ich wykorzystania. Najprawdopodobniej ich zastosowanie przyniesie odpowiedź na pytanie czy referencje rzeczywiście stwierdzają nieprawdę.

Nawet jeśli zamówienie realizowane było na rzecz podmiotu prywatnego i podejrzewasz, że nie udzieli on wiarygodnych informacji i tak warto oczekiwać od zamawiającego takich działań. Więcej pozyskanych informacji, to większa szansa na odkrycie niespójności lub nieprawdy.

Jaka kara grozi wykonawcy składającemu fałszywe dokumenty?

Ponieważ nie zbierasz informacji potwierdzających nieprawdziwość dokumentów konkurencji dla własnej przyjemności sprawdź, jak może je wykorzystać w celu wykluczenia konkurencji z udziału w postępowaniu. A nawet z udziału w przyszłych postępowaniach.