Ile wykonanych zamówień można wymagać w warunku doświadczenia w zapytaniu wg zasady konkurencyjności?
Czego dowiesz się z mojego wpisu:
Czy wymóg doświadczenia w wykonaniu trzech zamówień jest prawidłowy?
Masz do ogłoszenia zapytanie ofertowe w Bazie Konkurencyjności i chcesz jak najlepiej zabezpieczyć swój interes. Czy możesz wymagać od wykonawców wykazania się wykonaniem trzech zamówień o określonych przez Ciebie cechach, czy to jednak za dużo? A może to nadal dla Ciebie za niski warunek? Gdzie leży granica?
To bardzo ważne pytania, ale… jednocześnie takie na które nie ma jednej odpowiedzi. Dlaczego?
Zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności warunki udziału muszą być m.in. proporcjonalne do przedmiotu zamówienia.
Warunek doświadczenie oceniany jest tylko w kontekście danego zamówienia. Warunek adekwatny dla jednego zamówienia nie musi być prawidłowy nawet dla innego zamówienia kierowanego do tej samej branży i o podobnej wartości. Mogą się one różnić innymi elementami wpływającymi stopień złożoności zamówienia.
Biorąc za przykład moją pracę – to nie jest tak, że dwa zlecenia na przeprowadzenie zapytania ofertowego, każde o wartości 8 000 zł netto, cechują się automatycznie podobnym poziomem skomplikowania. Być może jedno z nich podzielone jest na większą liczbę części i spodziewać należy się większej ilości ofert do weryfikacji, natomiast drugie jest krótkie, ale wiąże się z rozstrzygnięciem istotnego problemu prawnego i wymaga dużo wyższego poziomu kompetencji.
Ten wpis to część serii artykułów przybliżających podstawy udzielania zamówień w projektach unijnych zgodnie z zasadą konkurencyjności.
Jaka ilość realizacji w warunku doświadczenia jest proporcjonalna do przedmiotu zamówienia?
Zasadniczo doświadczenie wiąże się z powtarzalnością wykonywania pewnych czynności. Trudno uznać, by dla większości sytuacji oczekiwanie wykonanie co najmniej dwóch zamówień o danych cechach było nadmierne (oczywiście pomijam tu kwestię prawidłowego wskazania tych cech).
Wszelkie zwiększenie tej ilości wymaganych zamówień musi mieć swoje podstawy w charakterze zamówienia (a jednocześnie pamiętaj, że nie możesz punktować większego doświadczenia wykonawcy niż Twój warunek udziału).
Taką cechą jest przede wszystkim duże zróżnicowanie możliwych do napotkania problemów w trakcie realizacji zamówienia. Zazwyczaj zamówienia złożone różnią się od standardowych tym, że więcej jest ryzyka wykonawcy, więcej elementów do wykonania, gdzie coś może pójść nie tak.
Im bardziej to samo zamówienie może różnie przebiegać na etapie realizacji, tym bardziej uzasadnione jest wymaganie większej ilości realizacji w warunku doświadczenia. W końcu dopiero przy realizacji większej ilości zamówień wykonawca zapoznał się ze znaczną ilością problemów, które występują na etapie realizacji.
W jaki sposób ilość wymaganych zamówień zależy od stopnia złożoności zamówienia?
Zwróć uwagę na ciekawą zależność. W sytuacji, kiedy przedmiot zamówienia jest bardziej skomplikowany niż „podstawowy” pojawia się większe uzasadnienie dla zwiększenia ilości wymaganych realizacji. Wówczas można uznać, że dopiero powtarzalność realizowanych zamówień jest równoznaczna z posiadaniem przez wykonawcę odpowiedniego potencjału do wykonania zamówienia.
Jednak z drugiej strony, jest też granica dla takiej oceny sytuacji. W sytuacji zamówień o dużym zakresie czy stopniu skomplikowania maleje znacznie ilość tego rodzaju realizacji na rynku. Trzeba wówczas uważać, by nie okazało się, że grono wykonawców, którzy mogą się pochwalić jakąkolwiek podobną realizacją, a już tym bardziej ich wielokrotnością, jest bardzo wąskie.
Oczywiście samo stwierdzenie, że grono wykonawców byłoby bardzo wąskie nie oznacza naruszenia wytycznych. Co jednak ważne, oznacza konieczność bardzo dobrego uzasadnienia takiego warunku oraz gotowości do bronienia go na etapie rozliczania wydatków.
Jaka jest różnica przy ustalaniu warunku doświadczenia pomiędzy robotami budowlanymi i usługami a dostawami?
Bardzo ogólna zasada jest też taka, że zamówienia na roboty budowlane lub usługi są bardziej skomplikowane niż te na dostawy. Piszę „bardzo ogólna”, ponieważ oczywiście decyduje charakterystyka danego zamówienia.
W przypadku dostaw, zwłaszcza tych obejmujących dostawę produktów bez większych wymogów w zakresie konfiguracji, montażu czy utrzymania, warunki udziału w postępowaniu nie mogą być wysokie, a swoje oczekiwania należy skupić na wymogach odnoszących się do samego przedmiotu dostawy wyrażonych w opisie przedmiotu zamówienia.
Oczywiście, ograniczony warunek doświadczenia rodzi pewne dodatkowe ryzyko dla prawidłowej realizacji zamówienia. Kluczowe jest jednak pytanie o porównanie tego ryzyka do ryzyka otrzymania korekty zmniejszającej wartość dofinansowania z uwagi na zastrzeżenie nadmiernych warunków udziału. Dopiero wówczas masz informacje konieczne do podjęcia decyzji o ostatecznej treści warunków w przygotowywanym zapytaniu ofertowym.
Nasza pomoc teraz to spokój przy rozliczeniu Twojego projektu!
- Chcesz, by Twoje zapytanie było przygotowane i przeprowadzone na najwyższym poziomie?
- Nie jesteś pewny czy dasz radę uniknąć pułapek przy przeprowadzeniu zapytania?
- Nie znasz orzecznictwa związanego ze stosowaniem zasady konkurencyjności?
Warto, byś skorzystał z naszego doświadczenia w zakresie zapytań opartych na zasadzie konkurencyjności. Wiedz, że specjalizujemy się nie tylko w prawie zamówień publicznych, ale także w postępowaniach przeprowadzanych zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności.
Skontaktuj się pod nr telefonu 510 506 503 (Grzegorz Rogalewicz).
Na co jeszcze zwrócić uwagę formułując wymóg doświadczenia w zamówieniu na dostawy?
Analizy wymaga również kwestia zależności pomiędzy wymaganą ilością wykonanych zamówień, a ich zakresem.
Jeśli przedmiotem dostawy są trzy urządzenia danego typu, to pojawia się zagadnienie: żądać wykonania min. dwóch dostaw po co najmniej dwie sztuki, czy może łącznego dostarczenia trzech urządzeń, czy jeszcze inną kombinację…
W przypadku dostaw mniejsze znaczenie ma ilość czy zakres poszczególnych dostaw, a bardziej łączne cechy tych dostaw. Jedno zamówienie obejmujące dostarczenie trzech urządzeń przemysłowych zazwyczaj odpowiada trzem zamówieniom obejmującym dostarczenie jednego urządzenia przemysłowego.
Nie dotyczy to wszystkich sytuacji i nie można tego rozciągać w nieskończoność (sto pojedynczych dostaw już istotnie różni się od jednej obejmującej stukrotnie większy zakres), ale jest to dobry punkt wyjścia przy refleksji nad treścią warunku doświadczenia.
Dlaczego Twoje przygotowanie ma znaczenie?
Już wiesz, że poziom złożoności danego zamówienia wpływa bezpośrednio na to czego możesz żądać. Możesz postawić wyższy warunek doświadczenia dla bardziej złożonych zamówień.
Znaczenie ma jednak również coś jeszcze – Twoja umiejętność wykazania złożoności danego zamówienia. Jeśli masz do czynienia ze złożonym zamówieniem wymagającym określenia wysokiego warunku doświadczenia, to musisz być gotowy zapewnić dobre uzasadnienie istnienia tej złożoności.
Z mojego doświadczenia wynika, że klienci poprzestają często na swoim ogólnym przekonaniu, że zamówienie jest złożone. Niezależnie czy jest ono oparte na rzeczywistej znajomości zamówienia, czy na zrozumiałej chęci uzyskania prawidłowego efektu realizacji zamówienia, takie przekonanie nie stanowi jeszcze uzasadnienia.
Uzasadnienie to przekonujący wywód oparty na konkretnych informacjach i obiektywnych źródłach informacji. Uzasadnienie to nie jest częścią zapytania. To jest jednak coś, do czego staram się dotrzeć w kontakcie z klientem – czy rzeczywiście jest ten potencjał do realnego udowodnienia na etapie rozliczania wydatków, że warunek został ustanowiony w sposób proporcjonalny. Jeśli tego nie ma, to od razu sygnalizuję potencjalne ryzyko.
