Odrzucenie oferty bez uzasadnienia

odrzucenie oferty bez uzasadnienia

7 min czytania

Odrzucenie oferty

Co jakiś czas otrzymujesz informację od zamawiającego o odrzuceniu Twojej oferty. Nie unikniesz tego. Mogę nawet stwierdzić, iż nie uchroni Cię przed tym nawet prawidłowo przygotowana oferta. Pierwsze co Cię interesuje to powód takiej decyzji zamawiającego, czyli jej uzasadnienie. No dobrze, ale co  jeśli tego uzasadnienia nie ma? Jeśli jest tak zdawkowe, że nadal nie wiesz, gdzie zamawiający dopatrzył się nieprawidłowości w Twojej ofercie? Czy sam brak uzasadnienia może być powodem do złożenia odwołania? Czy termin na wniesienie odwołania nie zacznie biec aż zamawiający uzupełni brak? Co warto zrobić w takiej sytuacji?

Brak uzasadnienia

Brak uzasadnienie odrzucenia oferty narusza art. 92 ust. 1 pkt 2 prawa zamówień publicznych, który nakazuje zawiadomienie wykonawców o odrzuconych ofertach wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego.

I to uzasadnienie jest bardzo ważne. Bez niego często brak jest możliwości zweryfikowania toku rozumowania zamawiającego. A jest to zapewne pierwsza rzecz jaką chcesz zrobić po otrzymaniu informacji o odrzuceniu oferty. Patrząc z innej strony, jest możliwe, że zamawiający ma rację odrzucając Twoją ofertę. Aby to zrozumieć musisz widzieć jakie ma argumenty. Jeśli jednak te argumentów wydadzą Ci się słabe? Brak uzasadnienia uniemożliwia przygotowanie merytorycznego odwołania. Po prostu nie ma z czym polemizować.

wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 30 kwietnia 2013 r. (KIO 918/13)
Zamawiający jest zobowiązany podać uzasadnienie podejmowanych czynności, tak aby zagwarantować wykonawcom możliwość ich weryfikacji w toku procedury odwoławczej. W szczególności uzasadnienie faktyczne zawiadomienia o wykluczeniu wykonawcy i odrzuceniu oferty powinno wyczerpująco obrazować, jakie przyczyny legły u podstaw decyzji zamawiającego, tak aby wykonawca, gdy oceny zamawiającego nie podziela mógł do wskazanych przez zamawiającego okoliczności w pełni ustosunkować się wnosząc odwołanie.

Szczątkowe uzasadnienie

Szczątkowe uzasadnienie, na podstawie którego nie można jednoznacznie określić co było podstawą odrzucenia oferty jest traktowane tak jak brak uzasadnienia.

W uzasadnieniu faktycznym wymagane jest dokładne wskazanie na czym polega dostrzeżona wada oferty – na czym polega jej niezgodność ze specyfikacją, gdzie występuje błąd w obliczeniu ceny lub dlaczego cena oferty została uznana za rażąco niską. Sama niezgodność ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia powinna być określona przez dokładne podanie niespełnionego wymagania i odpowiadającego mu fragmentu oferty.

Na przykład, nie wystarczy podanie w uzasadnieniu faktycznym jedynie informacji:

 

  • o zaoferowaniu urządzenia niezgodnego ze specyfikacją,
  • o niezgodności z pkt 17 specyfikacji, jeśli zawiera on więcej niż jedno wymaganie, a nie jest jasne, o które z nich chodziło zamawiającemu,
  • o błędzie w obliczeniu ceny bez wskazania na czym polega ten błąd,
  • o braku równoważności zaoferowanych dostaw,
  • o niezadowalającej jakości urządzenia.

W uzasadnieniu prawnym wymagane jest podanie co najmniej podstawy prawnej przez wskazanie przepisu, nie jest konieczne przytoczenie jego treści.

wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 20 grudnia 2013 r. (KIO 2812/13)
Stwierdzenie o niespełnieniu określonych wymagań (kompatybilności i wydajności) jest zbyt ogólne i nie może być uznane za uzasadnienie faktyczne realizujące cel tego przepisu.

wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 12 listopada 2013 r. (KIO 2509/13)
Samo wskazanie, że oferta zawiera błąd w obliczeniu ceny, bez podania na czym ów błąd polega i wskazania szczegółowych powodów odrzucenia oferty jest niewystarczające dla wypełnienia dyspozycji art. 92 ust. 1 pkt 2 p.z.p. Wykonawca winien powziąć informację o faktycznych powodach odrzucenia swojej oferty z treści zawiadomienia o decyzji zamawiającego, a nie z informacji uzyskanych telefonicznie od przedstawiciela zamawiającego.

wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 14 kwietnia 2015 r. (KIO 652/15)
Jedyne rozwinięcie – poza przywołaniem brzmienia przepisów art. 89 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, zawierało się w stwierdzeniu, iż wykonawca nie potwierdził wykonania zamówienia zgodnie z ofertą, a uzupełnionymi dokumentami wprowadził istotne zmiany do treści oferty. Z tak lakonicznego stwierdzenia nie można ustalić, w jakim elemencie oferta nie potwierdza wykonania zamówienia w sposób wymagany przez Zamawiającego w siwz.

Jak reagować?

Jedyna w pełni skuteczna reakcja na brak uzasadnienia to złożenia odwołania i zaskarżenie samego braku uzasadnienia. Podobnie warto uczynić kiedy uzasadnienie jest tak zdawkowe, że nie da się z niego ustalić faktycznej podstawy odrzucenia oferty.

Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej takie niedostatki uzasadnienia stanowią naruszenie prawa zamówień publicznych, które może mieć istotny wpływ na wynik postępowania. Taki wpływ jest wymagany, by naruszenie ustawy mogło stanowić podstawę uwzględnienia odwołania.

wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 10 lipca 2014 r. (KIO 1316/14)
Zamawiający w rozpoznawanym postępowaniu wskazał tylko podstawę prawną odrzucenia oferty odwołującego i pominął uzasadnienie faktyczne. W związku z tym skład orzekający Izby stwierdza, że czynność odrzucenia oferty odwołującego była niezgodna z przepisami ustawy przez sam fakt zaniechania podania uzasadnienia faktycznego odrzucenia oferty.

wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 22 listopada 2011 r. (KIO 2428/11)
Wykonawca ma pełne prawo aby posiadać pełną wiedzę jakimi przesłankami kierował się Zamawiający odrzucając jego ofertę. Dlatego też Izba akceptuje stanowisko Odwołującego, że ustalenie zarzucanych przez Zamawiającego uchybień złożonej oferty nie może być uzależnione od aktywności wykonawcy i domniemywania powodów odrzucenia oferty. Obowiązek wskazania podstaw faktycznych i prawnych odrzucenia oferty spoczywa w całości na Zamawiającym.

Izba uznała, że naruszenie art. 92 ust. 1 pkt 2 P.z.p. może mieć istotny wpływ na wynik postępowania, dlatego też przedmiotowy zarzut zasługuje na uwzględnienie.

Odrzucenie oferty i wykluczenie z postępowania jeśli dotyczą Ciebie lub Twojej oferty mogą stanowić podstawę do wniesienia odwołania również w postępowaniach poniżej progów unijnych, czyli tam gdzie ta podstawa odwołania jest ograniczona do kilku ściśle określonych czynności zamawiającego.

Pamiętaj również, że brak uzasadnienie nie powoduje, że nie biegnie termin na wniesienie odwołania.

Co jednak jeśli na razie nie jesteś gotowy na złożenie odwołania?

 

  • Po pierwsze, pisz, dzwoń, przekonuj zamawiającego, że popełnił błąd. Nie oczekuj wytłumaczenia czy ustnej informacji, lecz oficjalnego pisma z dokładnym określeniem i uzasadnieniem decyzji o odrzuceniu oferty.
  • Po drugie, cokolwiek zrobisz pamiętaj, by zostawić sobie jeszcze czas na złożenie odwołania (co do zasady termin to 5 i 10 dni od dnia przesłania informacji o wyborze, odpowiednio dla postępowań poniżej i powyżej progów unijnych).

Zwróć uwagę!

Częścią uzasadnienia nie są:

  • niewyrażone wprost w uzasadnieniu powody odrzucenia oferty, kryjące się za określeniami typu „między innymi”,
  • przyczyny odrzucenia przekazane ustnie przez pracownika zamawiającego,
  • przyczyny ujawnione jedynie w dokumentach wewnętrznych zamawiającego, choćby w protokole postępowania,
  • przyczyny nieujawnione z powodu zastrzeżenia przez Ciebie tajemnicy przedsiębiorstwa (tajemnica nie dotyczy korespondencji z samym wykonawcą ją zastrzegającym),
  • przyczyny wskazane dopiero w trakcie postępowania odwoławczego przed Krajową Izbą Odwoławczą.

Wykluczenie wykonawcy

Identycznie wyglądałaby sytuacja w przypadku otrzymania przez Ciebie informacji o wykluczeniu z postępowania nie zawierającej wymaganego uzasadnienia. Jest to naruszenie prawa zamówień publicznych, które może mieć istotny wpływ na wynik postępowania.

Taki brak sam w sobie jest podstawą do złożenia odwołania.