Odwołanie do KIO, czyli jak walczyć o zamówienie publiczne?

Jak się odwołać od wyniku przetargu lub innych czynności zamawiającego?

Czynności zamawiającego w postępowaniu przetargowym podlegają kontroli odwoławczej Krajowej Izby Odwoławczej (KIO). Izba to nie sąd, ale… funkcjonuje na podobnych zasadach.

Wnosisz pismo procesowe wszczynające postępowania (odwołanie), następnie zamawiający ma czas na wniesienie swojego pisma procesowego. W sprawie jako uczestnicy mogą wziąć udział inni wykonawcy zainteresowani jej rozstrzygnięciem (oczywiście zazwyczaj na Twoją niekorzyść).

Częścią całej procedury jest rozprawa, która odbywa się w siedzibie Izby w Warszawie. Od niedawna w większości spraw masz możliwość zdalnego uczestnictwa w rozprawie.

Na podstawie stanowisk stron wyrażonych w pismach i na rozprawie Izba wydaje wyrok, w którym może uchylić czynność zamawiającego.

Kiedy przysługuje Ci odwołanie do KIO?

Odwołanie do KIO możesz wnieść na praktycznie każdą czynności zamawiającego naruszającą prawo zamówień publicznych.

Podam kilka przykładów tych czynności (i zaniechań), by pokazać Ci, że odwołanie dotyczy nie tylko wyboru najkorzystniejszej oferty:

• niekonkurencyjny opis przedmiotu zamówienia,
• wygórowane warunki udziału w postępowaniu,
• brak odtajnienia dokumentów zastrzeżonych przez Twoją konkurencję,
• brak wezwania innego wykonawcy do złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny,
• zmiana treści specyfikacji po pytaniach wykonawców,
• odrzucenie Twojej oferty,
• unieważnienie postępowania przetargowego.

Skontaktuj się w przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do możliwości wniesienia odwołania. Z pewnością uda się je szybko rozwiać, a Ty będziesz mógł podjąć decyzję co do dalszego toku działania.

Jakie są koszty wniesienia odwołania do KIO?

Wniesienie odwołania do KIO wymaga poniesienia kosztów wpisu. Wpis to wynikająca z przepisów opłata za rozpatrzenie sprawy przez Izbę.

Wysokość tej opłaty zależy od rodzaju zamówienia:

• dla robót budowlanych to 10 000 zł,
• dla dostaw lub usług to 7 500 zł.

W postępowaniach o wartości osiągającej tzw. progi unijne wpis jest wyższy:

• dla robót budowlanych to 20 000 zł,
• dla dostaw lub usług to 15 000 zł.

Wysokość opłaty nie zależy od liczby zarzutów, ani od liczby części zamówienia, których dotyczy odwołanie.

Co ważne, w przypadku uwzględnienia odwołania przez Izbę – czyli uzyskania przez Ciebie korzystnego wyroku – koszt wpisu poniesie ostatecznie zamawiający. Odbywa się to w ten sposób, że Izba zobowiązuje zamawiającego, by zwrócił Ci ten koszt.

Co więcej, w przypadku korzystnego dla Ciebie wyroku, Izba zobowiązuje zamawiającego, by zwrócił Ci również koszty Twojego prawnika. W przypadku tego kosztu obowiązuje limit zwrotu w wysokości 3600 zł.

W przypadku przegranej nie uzyskasz zwrotu poniesionych kosztów wpisu. Dodatkowo, jeśli zamawiający poniósł takie koszty, zostaniesz zobowiązany do zwrotu kosztów prawnika zamawiającego. Tu również obowiązuje limit zwrotu w wysokości 3600 zł.

Jak widzisz, ostatecznie poniesione przez Ciebie koszty całego postępowania przed Krajową Izbą Odwoławczą mogą się znacząco różnić. W przypadku wygranej otrzymasz zwrot większości poniesionych kosztów (wynagrodzenia pełnomocnika zapewne będzie wyższe niż 3600 zł, typowe wynagrodzenie dla naszych spraw sprawdzisz tutaj). Ponoszone koszty są wówczas niewielkie w stosunku do znaczenia wygranej sprawy.

Jaki jest termin na złożenie odwołania?

Termin na wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej to 10 dni, a w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych to 5 dni.

Termin ten liczony jest w dniach kalendarzowych.

Trudno natomiast zliczyć mi sytuacje, kiedy klienci byli przekonani, że chodzi o dni robocze. Niestety tak nie jest, a te parę dni mija bardzo szybko.

5 czy nawet 10 dni to naprawdę niewiele czasu w stosunku do potrzeby właściwej analizy sytuacji i najlepszego możliwego przygotowania odwołania.

Jak liczyć termin na wniesienie odwołania?

• Jeśli chcesz zaskarżyć ogłoszenie o zamówieniu czy specyfikację warunków zamówienia, termin biegnie od dnia ich publikacji.
• Jeśli chcesz zaskarżyć inne czynności zamawiającego, termin biegnie od dnia przekazania Ci informacji o tej czynności (zazwyczaj za pośrednictwem platformy zakupowej).

Aby nie było żadnych wątpliwości, podam kilka przykładów.

• Jeśli chcesz zaskarżyć określenie warunków udziału w postępowaniu – termin to 10 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (postępowanie o wartości powyżej progów unijnych) lub 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (postępowanie o wartości poniżej progów unijnych).
• Jeśli chcesz zaskarżyć wprowadzoną zmianę specyfikacji warunków zamówienie – termin biegnie od dnia publikacji zmiany na stronie postępowania.
• Jeśli chcesz zaskarżyć wybór najkorzystniejszej oferty, wykluczenie Cię z postępowania lub odrzucenie Twojej oferty – termin biegnie od dnia wysłania Ci przez zamawiającego informacji o tych czynnościach.

Dlaczego odwołanie ma takie znaczenie?

Wyobrażasz sobie rzeczywistość, w której każda decyzja zamawiającego jest ostateczna? To byłby koszmar. Wiadomo, ze zamawiający popełniają błędy (niekoniecznie ze złymi intencjami). Bez kontroli odwoławczej byłoby z tym jeszcze gorzej.

Dlatego wiedz, że w publicznych przetargach jedyną naprawdę skuteczną metodą walki z niekorzystnymi działaniami zamawiającego jest wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej.

Choć zwykłe pisma do zamawiającego, czyli „prośby i groźby” mogą odnieść skutek, zazwyczaj nie wystarczają. Problem w tym, że w przypadku polegania na takim piśmie Twoja sprawa nadal pozostaje w dyspozycji zamawiającego i to on podejmie ostateczną decyzję. A wiadomo jak trudno jest przyznać się do błędu, zwłaszcza podmiotom publicznym.

Ponadto zamawiający może najzwyczajniej w świecie nie mieć odpowiedniego poziomu wiedzy z zakresu prawa zamówień publicznych. Jeśli wierzy, że postępuje prawidłowo, to raczej nie zmieni stanowiska na podstawie zwykłego pisma.

I oczywiście zdarzają się sytuacje, kiedy zamawiający nie chce zmienić swojej decyzji na skutek przekazanego mu pisma z zastrzeżeniami, ale jak tylko wpływa odwołanie, to okazuje się, że sprawa jednak warta jest przemyślenia, a zmiana decyzji możliwa jeszcze przed rozstrzygnięciem Izby.

Jakie są skutki wniesienia odwołania?

Wniesienie odwołania oznacza, że:

• zamawiający musi wstrzymać się z podpisaniem umowy z wybranym wykonawcą do czasu zakończenia postępowania odwoławczego,
• czas trwania postępowania przetargowego wydłuży się o czas rozpatrzenia odwołania – co może mieć zarówno pozytywny, jak i negatywny wymiar dla Twoich interesów, zależnie od indywidualnej sytuacji (ten aspekt również wymaga przemyślenia),
• spór zostanie rozstrzygnięty przez Krajową Izbę Odwoławczą, której wyrokowi zamawiający musi się podporządkować (możliwe jest zaskarżenie wyroku Izby, ale w praktyce skuteczne zaskarżenie wyroku Izby to bardzo rzadki przypadek).

Jak na wniesienie odwołania może zareagować zamawiający?

Zamawiający może zmienić zaskarżoną decyzję jeszcze przed jej rozpatrzeniem przez Izbę. Nie potrzebuje na to żadnego dodatkowego zezwolenia ze strony Izby. To mechanizm, który umożliwia zamawiającemu samodzielne naprawienie popełnionych błędów.

Czasem zamawiający uznaje swój błąd pod wpływem argumentacji odwołania. Czasem zaś zmiana stanowiska wynika z faktu, że po złożeniu odwołania sprawa trafia u zamawiającego do analizy przez inną osobę, mającą odmienny pogląd na sprawę.

W przypadku uwzględnienia w całości zarzutów odwołania przez zamawiającego lub zwyczajnego uchylenia przez zamawiającego zaskarżonej czynności, Izba umorzy postępowanie odwoławcze oraz zwróci Ci wpłacony wpis.

Jeśli zaś zamawiający będzie trzymał się swojego pierwotnego stanowiska, sprawa zostanie zbadana i rozstrzygnięta przez skład orzekający KIO.

W jakim terminie sprawa zostanie rozstrzygnięta przez Izbę?

Ustawowy termin na rozpoznanie odwołania przez Krajową Izbę Odwoławczą to 15 dni.

Do 2025 roku zwykle mniej więcej tyle czasu upływało od złożenia odwołania do terminu rozprawy przed Izbą. Później czas ten jednak się wydłużył i w moich ostatnich sprawach wynosił nieco ponad miesiąc oraz półtora miesiąca.

Niezależnie od możliwych opóźnień terminy rozpoznawania spraw są krótkie w porównaniu do czasu trwania postępowań sądowych. Bywa zresztą często, że zamawiający dłużej prowadzą etap badania i oceny ofert w postępowaniu przetargowym niż wynosi czas trwania postępowania odwoławczego.

Co musisz wiedzieć o rozstrzyganiu sporów przez Izbę?

Izba rozstrzyga sprawy jedynie w zakresie wniesionego odwołania i na podstawie przedstawionych jej dowodów, co oznacza, że w odwołaniu nie możesz ograniczyć się do opisania swojej sprawy, ale powinieneś precyzyjnie wskazać swoje zarzuty oraz wykazać poprawność swojego stanowiska.

Oznacza to, że skład orzekający Izby ani nie będzie doszukiwał się z własnej inicjatywy błędów w czynnościach zamawiającego, ani nawet nie weźmie ich pod uwagę, choćby miał o nich wiedzę, jeśli dane błędy nie zostaną wskazane w treści odwołania.

Jaki z tego wniosek? Kluczowy jest etap przygotowania odwołania. Wielu rzeczy nie da się uzupełnić później.

Moja dodatkowa rada jest taka, że jest jeśli zdecydujesz się na odwołanie, to weź też udział w rozprawie obok swojego pełnomocnika. Czasem taka obecność jest wskazana ze względów merytorycznych (Twojej wiedzy branżowej), ale w rozprawie warto wziąć udział choć raz również ze względów poznawczych. Kiedy zobaczysz jak w praktyce przebiega rozprawa, będziesz miał na przyszłość lepszą wiedzę co do sposobu w jaki Izba bada sprawę. Wielokrotnie nasi klienci przyznawali, że taka obecność była dla nich pouczająca.

Jak sobie radzić z krótkim terminem na złożenie odwołania?

Terminy na złożenia odwołania są krótkie – to zaledwie 5 lub 10 dni. To naprawdę niezbyt wiele czasu na podjęcie decyzji o krokach prawnych, zapoznanie się ze sprawą przez prawnika, a następnie przygotowanie i złożenie odwołania. Spóźnienie o choćby jeden dzień nie wchodzi w grę.

Kto lubi otrzymać w piątek po południu pracę na poniedziałek? Nie ja, choć czasem właśnie tak pracuję. Ale to nawet nie chodzi o komfort pracy prawnika – jeśli jako kancelaria nie damy rady przygotować profesjonalnego odwołania, nie podejmiemy się tego. Odwołanie jest jednak lepsze, kiedy jest więcej czasu na dopracowanie wszystkich niuansów.

Jaka jest moja rada? Przy każdym istotnym i niekorzystnym dla Ciebie działaniu zamawiającego zastanów się, czy warto złożyć odwołanie. Od samego początku bądź otwarty na taką możliwość.

Wiem, że ciężko każdy problem wysyłać do prawnika, ale jeśli widzisz, że decyzja zamawiającego jest dla Ciebie jednocześnie i ważna, i niekorzystna, to kiedy się konsultować, jak nie w takiej sytuacji?

Dlaczego nie warto pomijać oceny szans odwołania?

Niezbędnym elementem wszelkich poważniejszych działań jest ocena szans na wygraną przed Krajową Izbą Odwoławczą.

Nie opieraj się wyłącznie na swoim przekonaniu, że masz rację.

Podobnie, nie rezygnuj od razu, nawet jeśli sprawa wygląda na przegraną. Spraw z góry wygranych lub przegranych jest mniej niż się początkowo wydaje.

Potrzebujesz rzetelnej analizy, przede wszystkim obejmującej sprawdzenie orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej w zbliżonych sprawach. W ten sposób trafniej podejmiesz decyzję – walczyć o zmianę stanowiska zamawiającego czy tym razem odpuścić.

Pamiętaj też, że w niektórych przypadkach dodatkową korzyścią dla Ciebie może być samo opóźnienie podpisania umowy spowodowane wniesieniem odwołania. Do czasu zakończenia postępowania odwoławczego zamawiający nie może zawrzeć umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Czy warto składać odwołanie bez profesjonalnej pomocy?

Tu moja odpowiedź jest jasna – nie.

Niezależnie od tego czy wybierzesz właśnie moją kancelarię pomoc profesjonalisty jest bardzo wskazana.

Po pierwsze, błędy formalne są łatwe do uniknięcia, ale jednak się zdarzają i mogą uniemożliwić wygranie sprawy przed Izbą.

Choćby ostatnio miałem do czynienia z odwołaniem konkurencji, w którym nie wskazano interesu prawnego we wniesieniu odwołania – obowiązkowego elementu odwołania niepodlegającego uzupełnieniu. W tej sprawie i tak mieliśmy mocne argumenty, ale takiego prezentu od strony przeciwnej się nie spodziewałem.

Po drugie, prawnik po prostu zwiększa Twoje szanse na wygraną. Nie zastępuje Twojej wiedzy, a dokłada swoją wraz z wieloletnim doświadczeniem w prowadzeniu podobnych sporów przed Izbą.

Składanie odwołania to nie jest doświadczenie z rodzaju „damy radę?” Nawet jeśli dasz radę, to pozbawiając się profesjonalnego wsparcia zmniejszasz swoje szanse na wygraną.

Po trzecie, w niektórych przypadkach możesz tak zaoszczędzić pieniądze. Jeśli okaże się, że szanse Twojej sprawy są dużo mniejsze niż sądziłeś, możesz zainwestować czas i pieniądze w inne działania. To nie znaczy, że Twoje odwołanie musi mieć wysokie szanse, by warto było je składać. Powinieneś jednak otrzymać niezależną ocenę w tym zakresie.

Jeszcze raz najważniejsze

Na sam koniec tego wpisu muszę się powtórzyć… pamiętaj o krótkich terminach na złożenie odwołania! Nikt nie lubi słyszeć, że miał wygraną sprawę, ale to było dwa dni temu, a teraz jest już za późno, by cokolwiek zrobić.

Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się jak najwcześniej. Chcesz w końcu wygrać ten przetarg, a nie tylko w nim uczestniczyć, prawda?